Reikningagerð byggð á tíma og efni

Reikningagerð byggð á tíma og/eða efni er notuð þegar ekki er unnt að áætla stærð verkefnis nákvæmlega, eða þegar kröfur verkefnis geta breyst.

Þetta er ólíkt föstu verðsamningi, þar sem viðskiptavinur samþykkir að greiða fyrirfram ákveðna heildarupphæð fyrir efndir samningsins — óháð því hvað þarf að greiða starfsmönnum, undirverktökum, birgjum o.s.frv.

Sala-forrit Odoo getur gefið út reikninga fyrir tíma og ýmis önnur útgjöld (t.d. flutning, gistingu), sem og innkaup sem þarf til að uppfylla pöntun.

Uppsetning forrita og stillinga

Til að fylgjast nákvæmlega með framvindu verkefnis þarf að setja upp Verkefni- og Bókhald-forritin.

Til að setja upp Verkefni-forritið, farðu í Aðalstjórnborð Odoo --> Forrit. Á síðunni Forrit, finndu kubbinn Project og smelltu á Activate. Síðan endurhleðst og fer aftur á aðalstjórnborð Odoo, þar sem Verkefni-forritið er nú aðgengilegt.

Endurtaktu sama ferli til að setja upp Bókhald-forritið.

Eftir uppsetningu, opnaðu Accounting af aðalstjórnborði Odoo og farðu í Configuration --> Settings. Á síðunni Settings, skrunaðu niður í Analytics og tryggðu að gátreiturinn við Analytic Accounting sé virkur.

Smelltu síðan á Save til að vista breytingar.

Farðu svo í Aðalstjórnborð Odoo --> Project app --> Configuration --> Settings. Á síðunni Settings, í hlutanum Time Management, tryggðu að gátreiturinn við eiginleikann Timesheets sé virkur.

Smelltu síðan á Save til að vista breytingar.

Uppsetning þjónustuvöru

Með Tímaskráning virka í Verkefni-forritinu er hægt að reikningsfæra tíma sem fer í verkefni, en aðeins þegar eftirfarandi stillingar á vöru hafa verið gerðar.

Til að stilla þjónustuvöru, farðu í Sales app --> Products --> Products. Á síðunni Products, veldu viðeigandi þjónustuvöru eða smelltu á New til að stofna nýja vöru.

Á vörublaði, á flipanum General Information, stilltu Product Type á Service. Opnaðu síðan fellivalmyndina í Invoicing Policy og veldu Based on Timesheets.

Veldu næst úr fellivalmyndinni Create on Order valkostinn Project & Task. Sú stilling þýðir að þegar sölupöntun er stofnuð með þessari þjónustuvöru, þá verður til nýtt verkefni og verk í Verkefni-forritinu.

Bæta unnum tíma á sölupöntun

Eftir að þjónustuvörunni hefur verið stillt rétt með viðeigandi Invoicing Policy og Create on Order, er hægt að bæta við unnum tíma á sölupöntun.

Til að sjá dæmi, farðu í Sales app --> New til að opna tómt tilboð. Bættu svo við Customer og á flipanum Order Lines skaltu smella á Add a product og velja rétt stillta þjónustuvöru úr fellivalmyndinni.

Smelltu næst á Confirm til að staðfesta pöntunina.

Eftir staðfestingu birtast tveir snjallhnappar efst á pöntunarforminu: Projects og Tasks.

Ef smellt er á snjallhnappinn Projects birtist viðkomandi verkefni tengt þessari sölupöntun. Ef smellt er á Tasks birtist viðkomandi verk tengt þessari sölupöntun. Bæði eru einnig aðgengileg í Verkefni-forritinu.

Til að bæta við unnum tíma á sölupöntun skaltu smella á snjallhnappinn Tasks.

Á verkforminu, veldu flipann Timesheets. Á Timesheets-flipanum er hægt að úthluta starfsmönnum á verkið og skrá þann tíma sem fer í vinnuna, annaðhvort af starfsmönnunum sjálfum eða þeim sem stofnaði sölupöntunina.

Til að bæta við starfsmanni og unnum tíma, smelltu á Add a line á Timesheets-flipanum. Veldu síðan viðeigandi Date og Employee. Einnig er hægt að bæta við stuttri lýsingu á vinnunni í dálknum Description, en það er valkvætt.

Settu að lokum inn fjölda vinnustunda í dálkinn Hours Spent og smelltu utan við línuna til að klára hana á Timesheets-flipanum.

Athugið

Tíminn sem skráður er í dálkinn Hours Spent endurspeglast samstundis í reitnum Allocated Time (efst á verkformi) sem prósenta, sem sýnir hversu mikið af úthlutuðum heildarvinnustundum hefur verið unnið.

Sömu upplýsingar má sjá sem tölulegar klukkustundir í reitunum Hours Spent og Remaining Hours neðst á Timesheets-flipanum.

Endurtaktu þetta ferli fyrir alla starfsmenn og klukkustundir sem hafa verið unnar í verkefnið.

Reikningsfæra unninn tíma

Þegar búið er að skrá alla nauðsynlega starfsmenn og tíma á verkið, skaltu fara aftur á sölupöntunina til að reikningsfæra viðskiptavininn fyrir tímana. Smelltu á snjallhnappinn Sales Order efst á verkforminu, eða farðu aftur á sölupöntunina í brauðmolaslóðinni efst til vinstri.

Aftur á sölupöntuninni endurspeglast tíminn sem var bætt við verkið í Order Lines-flipanum (í dálknum Delivered) og í nýja snjallhnappinum Recorded Hours efst á pöntuninni.

Til að reikningsfæra viðskiptavin fyrir unninn tíma skaltu smella á Create Invoice og velja Regular invoice í sprettiglugganum Create invoices. Smelltu síðan á Create Draft Invoice.

Þá birtast Customer Invoice Draft, sem sýnir skýrt alla unnu vinnu á Invoice Lines-flipanum.

Ábending

Gaumgæfðu dálkinn Analytic Distribution á Customer Invoice, þar sem þær upplýsingar eru nauðsynlegar til að tryggja að önnur verkefni tengd reikningagerð fyrir tíma/efni séu kláruð rétt og nákvæmlega.

Smelltu á Confirm til að staðfesta reikninginn og halda áfram ferlinu.

Uppsetning Útgjalda

Til að fylgjast með og reikningsfæra útgjöld sem tengjast sölupöntun þarf að setja upp Útgjöld-forritið.

Til að setja upp Útgjöld-forritið, farðu í Aðalstjórnborð Odoo --> Forrit. Á síðunni Apps, finndu kubbinn Expenses og smelltu á Activate.

Síðan endurhleðst og fer aftur á aðalstjórnborðið, þar sem forritið Expenses er nú aðgengilegt.

Bæta útgjöldum við sölupöntun

Til að bæta útgjöldum við sölupöntun, farðu fyrst í forritið Útgjöld. Á aðalskjá Útgjöld, smelltu á „Nýtt“ til að opna tómt eyðublað fyrir útgjald.

Á eyðublaðinu skaltu fylla út „Lýsing“ á útgjaldinu (t.d. „Hótelgisting“, „Flugmiði“). Veldu síðan „Flokkur“ úr fellivalmynd (t.d. „Máltíðir“, „Kílómetrar“, „Ferðir og gisting“).

Sláðu inn heildarupphæð útgjaldsins í „Samtals“ og alla „Innifalda skatta“ sem eiga við. Tryggðu að réttur „Starfsmaður“ sé valinn og stilltu „Greitt af“ sem annaðhvort „Starfsmanni (endur­greiða)“ eða „Fyrirtæki“.

Veldu síðan viðeigandi sölupöntun í „Viðskiptavinur til endurreikningsfærslu“. Veldu sömu sölupöntun í „Kostnaðardreifing“.

Ef kvittanir eiga að fylgja útgjaldinu, smelltu á „Hengja kvittun við“ og hlaðið upp skjölum. Þetta er ekki skilyrði, en getur haft áhrif á samþykkt.

Þegar allt er fyllt út, smelltu á „Búa til skýrslu“ til að stofna útgjaldaskýrslu.

Síðan má velja „Senda til yfirmanns“ til samþykktar. Eftir samþykkt birtist „Skýrsla á næsta launaseðli“.

Til að sýna ferlið í heild skaltu velja „Senda til yfirmanns“. Yfirmaðurinn myndi þá smella á „Samþykkja“ og „Bóka færslur“ til að bóka útgjöldin í bókhaldsdagbók.

Reikningsfæra útgjöld

Til að reikningsfæra viðskiptavini fyrir útgjald á sölupöntun, opnaðu viðkomandi sölupöntun, annaðhvort úr forritinu Sala eða úr útgjaldaskýrslu í Útgjöld. Í útgjaldaskýrslunni, smelltu á snjallhnappinn „Sölupantanir“ efst á síðunni.

Ef útgjaldaskýrslan var tengd sölupöntuninni birtist útgjaldið sem eigin lína á „Pöntunarlínur“ og er þá tilbúið til reikningsfærslu.

Til að reikningsfæra útgjald úr sölupöntun, smelltu á „Stofna reikning“, veldu „Venjulegur reikningur“ í sprettiglugganum „Stofna reikninga“ og smelltu síðan á „Stofna drög að reikningi“.

Þá myndast „Drög að reikningi viðskiptavinar“ fyrir útgjaldslínuna. Ljúktu síðan við reikningsferlið eins og venjulega.

Stillingar fyrir Innkaup

Til að geta reikningsfært viðskiptavini fyrir innkaup sem gerð eru fyrir sölupöntun þarf forritið Innkaup að vera uppsett.

Til að setja upp Innkaup, farðu á aðalskjá Odoo → Forrit. Finndu „Innkaup“ og smelltu á „Virkja“. Síðan endurnýjast og fer aftur á aðalskjá Odoo og „Innkaup“ verður aðgengilegt.

Bæta innkaupum við sölupöntun

Til að bæta innkaupum við sölupöntun þarf fyrst að stofna innkaupapöntun. Farðu í Innkaup → „Nýtt“ til að opna tómt eyðublað innkaupapöntunar.

Bættu fyrst við „Birgi“. Undir flipanum „Vörur“, smelltu á fellivalmyndina fyrir „aukadálka“ (táknuð með tveimur láréttum línum með punktum lengst til hægri). Veldu „Kostnaðardreifing“.

Eftir að dálknum „Kostnaðardreifing“ hefur verið bætt við hausana á „Vörur“, bættu vörum á pöntunina. Smelltu á „Bæta við vöru“ og veldu vöru úr fellivalmynd. Endurtaktu fyrir allar vörur sem á að bæta við.

Mikilvægt

Til að hægt sé að reikningsfæra innkaup á sölupöntun verður varan á innkaupapöntun að vera merkt „Má færa sem útgjald“, hafa „Reikningsstefnu“ stillta á „Afhent magn“ og valkostinn „Á kostnaðarverði“ valinn í „Endurreikningsfæra útgjöld“ á vörueyðublaðinu.

Veldu síðan viðeigandi „Kostnaðardreifingu“ sem tengist sölupöntuninni. Smelltu í tóman reit „Kostnaðardreifing“ til að opna sprettiglugga „Greining“.

Veldu úr fellivalmyndinni „Deildir“ þá kostnaðardreifingu sem tengist sölupöntuninni sem á að reikningsfæra.

Þegar öllum upplýsingum er lokið á „Vörur“ skaltu smella á „Staðfesta pöntun“. Smelltu á „Móttaka vara“ þegar varan hefur borist; þá myndast móttaka.

Smelltu síðan á „Staðfesta“ til að staðfesta móttöku/innkaupapöntun.

Farðu aftur á innkaupapöntunina með brauðmolaslóðinni efst á síðunni og smelltu á „Stofna birgjareikning“ til að stofna birgjareikning sem má reikningsfæra á viðskiptavininn á tengdri sölupöntun.

Smelltu svo á „Staðfesta“ til að staðfesta birgjareikninginn. Hann bætist þá sjálfkrafa við sölupöntunina og er tilbúinn til að reikningsfæra beint á viðskiptavininn sem tengdur er við pöntunina.

Reikningsfæra innkaup

Til að reikningsfæra viðskiptavini fyrir innkaup á sölupöntun skaltu fyrst bæta innkaupunum við sölupöntun, farðu síðan í forritið Sala og opnaðu viðkomandi sölupöntun.

Á sölupöntuninni sem var tengd innkaupapöntuninni er keypta varan nú með eigin línu undir flipanum Pöntunarlínur og er tilbúin til reikningsgerðar.

Til að reikningsfæra viðskiptavininn, smelltu á Stofna reikning, veldu Venjulegur reikningur í sprettiglugganum Stofna reikninga og smelltu svo á Stofna reikningsdrög.

Þá birtast drög viðskiptareiknings með nýju innkaupavörunni undir flipanum Reikningslínur.

Til að ljúka reikningsgerðinni, smelltu á Staðfesta til að staðfesta reikninginn og smelltu síðan á Skrá greiðslu í sprettiglugganum Skrá greiðslu.