Greiðslukort fyrirtækja / innkaupakort

Hér er leiðbeiningin um hvernig á að setja upp og meðhöndla greiðslur lánardrottna með kreditkortum í Odoo 17, skref fyrir skref.

Ferlið tryggir að reikningar séu merktir greiddir strax, en bókhaldlega séð haldist skuldin inni þar til kreditkortayfirlitið berst.

Fasi 1: Uppsetning (Bara gert í upphafi)

Þú þarft sérstaka Dagbók (Journal) fyrir kreditkortið. Ekki blanda þessu saman við venjulega bankareikninginn þinn.

1. Farðu í: Accounting (Bókhald) > Configuration (Stillingar) > Journals (Dagbækur).
2. Búðu til nýja dagbók:
   • Journal Name: T.d. "Visa Fyrirtækiskort" eða "Mastercard".
   • Type: Veldu Bank (Notaðu "Bank" fyrir kreditkort, ekki "Miscellaneous").
3. Journal Entries flipi:
   • Bank Account: Veldu (eða búðu til) skammtímaskuldareikning (t.d. "210000 Kreditkortaskuld").
   • Ath: Odoo mun sjálfkrafa setja upp "Outstanding Payments" (Útistandandi greiðslur) reikninga. Þetta virkar sem millireikningur.
4. Incoming/Outgoing Payments flipar: Gakktu úr skugga um að "Manual" sé valið.
5. Vistaðu.

Af hverju skiptir þetta máli: Þetta gerir Odoo kleift að halda utan um "skuldina" við kreditkortafyrirtækið 

Fasi 2: Að greiða reikninginn (Dagleg vinna)

Þegar þú greiðir lánardrottni með kortinu viltu merkja reikninginn sem greiddan strax, jafnvel þótt að tæknilega séð sé ekki búið að framkvæma peningageiðslu.

1. Opnaðu reikning lánardrottins: Farðu í Accounting > Vendors > Bills.
2. Staðfestu (Confirm) reikninginn: Gakktu úr skugga um að hann sé bókaður.
3. Smelltu á "Register Payment" (Skrá greiðslu):
   • Journal: Veldu Kreditkortadagbókina sem þú bjóst til í Fasa 1.
   • Payment Method: Manual.
   • Amount/Date: Staðfestu að upphæð og dagsetning sé rétt.
4. Smelltu á "Create Payment".

Niðurstaða:

• Staða reikningsins breytist í "In Payment" (Í greiðslu).
• Kerfið býr til færslu sem flytur upphæðina af Viðskiptaskuldum (Accounts Payable) yfir á Outstanding Payments reikninginn sem tengist kreditkortadagbókinni.

Fasi 3: Afstemming við yfirlit (þegar kortayfirlit er lesið inn)

Þegar kortayfirlit hefur verið lesið inn

1. Farðu á Bókhaldsmælaborðið (Dashboard).
2. Finndu Kreditkortadagbókina og smelltu á "Create" (eða "Sync" ef þú ert með bankatengingu).
3. Skráðu línur af yfirlitinu:
   • Ef handvirkt: Dagsetning, Skýring (t.d. "Adobe Áskrift") og Upphæð (neikvæð tala fyrir útgjöld).
4. Afstemming (Reconcile):
   • Smelltu á Reconcile hnappinn.
   • Odoo sýnir yfirlitslínuna vinstra megin. Hægra megin ætti kerfið að stinga upp á Greiðslunni sem þú skráðir í Fasa 2.
   • Veldu hana til að para saman.

Niðurstaða:

• "Outstanding Payments" reikningurinn hreinsast út.
• Staðan færist yfir á "Kreditkortaskuld" (Liability account).
• Staða reikningsins breytist úr "In Payment" í "Paid".

Fasi 4: Að greiða upp kreditkortið (Uppgjör)

Þegar þú greiðir kreditkortareikninginn (leggur inn á kortið) af aðal bankareikningnum þínum, skaltu ekki búa til nýjan lánardrottnarreikning (Vendor Bill). Líttu frekar á þetta sem Innri millifærslu (Internal Transfer).

1. Farðu á Bókhaldsmælaborðið.
2. Finndu AÐAL Bankadagbókina þína.
3. Smelltu á "New Transaction" (eða fluttu inn bankayfirlitið).
4. Skráðu greiðsluna:
   • Label: "Greiðsla inn á kreditkort".
   • Amount: Neikvæð upphæð (t.d. -500.000 kr.).
5. Stemma af (Reconcile):
   • Þegar þú stemmir þessa línu af í Aðalbankanum, veldu flipann "Internal Transfer" (eða Liquidity Transfer).
   • Veldu Kreditkortadagbókina sem viðtakanda (Destination Journal).

Lokaskref (Að hreinsa kreditkortahliðina):

1. Farðu aftur í Kreditkortadagbókina á mælaborðinu.
2. Þú munt sjá nýja færslu (innkomuna frá aðalbankanum).
3. Stemmdu innkomuna af á móti neikvæðri stöðu kortsins. Þetta færir stöðu kreditkortsins aftur í 0 kr. (eða þá stöðu sem eftir stendur).

Samantekt á flæðinu