Endurgreiðslur til starfsmanna

Eftir að útgjaldaskýrsla hefur verið bókuð í bókhaldsdagbók er næsta skref að endurgreiða starfsmanninum. Rétt eins og við samþykki og bókun útgjalda er hægt að endurgreiða starfsmenn á tvo vegu: með reiðufé, ávísun eða millifærslu (einstaklingsbundið eða í hóp), eða sem hluti af launaseðli.

Stillingar

Hægt er að greiða endurgreiðslur með launaávísun, ávísun, reiðufé eða bankamillifærslu. Til að setja upp greiðslumöguleika þarf fyrst að stilla viðeigandi stillingar með því að fara í Útgjöld > Stillingar > Stillingar.

Til að endurgreiða starfsmönnum útgjöld í launaseðlum þeirra skal haka við gátreitinn við hliðina á Endurgreiða í launaseðli undir hlutanum Útgjöld.

Næst skal stilla hvernig greiðslur eru framkvæmdar í hlutanum Bókhald. Smelltu á fellivalmyndina undir Greiðslumátar og veldu þann greiðslumáta sem óskað er eftir. Sjálfgefnir valkostirnir eru m.a. Handvirkt (reiðufé), Ávísanir (banki), NACHA (banki) og fleiri. Ef þetta svæði er skilið eftir autt eru allir tiltækir greiðslumátar leyfðir.

Þegar allar stillingar eru tilbúnar skal smella á Vista til að virkja þær.

Einstaklingsbundin endurgreiðsla

Til að endurgreiða einstaka útgjaldaskýrslu skal fara í Útgjöld > Útgjaldaskýrslur. Allar útgjaldaskýrslur birtast í sjálfgefinni listayfirliti. Smelltu á þá útgjaldaskýrslu sem á að endurgreiða til að skoða upplýsingarnar.

Smelltu á hnappinn Skrá greiðslu efst til vinstri í útgjaldaskýrslunni og gluggi með titlinum Skrá greiðslu opnast. Fylltu inn eftirfarandi upplýsingar í gluggann:

• Dagbók: Veldu bókhaldsdagbókina sem greiðslan á að bókast í með fellivalmyndinni. Sjálfgefnir valkostirnir eru Banki eða Reiðufé.
• Greiðslumáti: Veldu hvernig greiðslan er framkvæmd með fellivalmyndinni. Ef Reiðufé er valið fyrir Dagbók er eini valkosturinn Handvirkt. Ef Banki er valið eru sjálfgefnir valkostirnir Handvirkt eða Ávísanir.
• Bankareikningur viðtakanda: Veldu bankareikninginn sem greiðslan er send á. Ef starfsmaðurinn hefur bankareikningsskráningu í flipanum Persónulegar upplýsingar á starfsmannaformi sínu í forritinu Starfsmenn, fyllir sá bankareikningur sjálfkrafa inn í þetta svæði.
• Upphæð: Heildarupphæð endurgreiðslunnar fyllir sjálfkrafa inn í þetta svæði. Hægt er að breyta gjaldmiðlinum, sem er til hægri við svæðið, með fellivalmyndinni.
• Greiðsludagur: Sláðu inn dagsetninguna sem greiðslurnar eru gefnar út. Dagurinn í dag fyllir sjálfkrafa inn í þetta svæði.
• Athugasemd: Textinn sem var sleginn inn í svæðið Samantekt útgjaldaskýrslu fyllir sjálfkrafa inn í þetta svæði.

Þegar svæðin í glugganum eru fyllt út skal smella á hnappinn Stofna greiðslu til að skrá greiðsluna og endurgreiða starfsmanninum.

Endurgreiðsla í hóp

Til að endurgreiða margar útgjaldaskýrslur í einu skal fara í Útgjöld > Útgjaldaskýrslur til að skoða allar útgjaldaskýrslur í listayfirliti. Næst skal stilla síurnar STAÐA til vinstri þannig að aðeins útgjaldaskýrslur með stöðuna Bókuð birtist.

Hakaðu við gátreitinn við hliðina á dálkfyrirskriftinni Starfsmaður til að velja allar skýrslurnar í listanum. Þegar hakað er við birtist fjöldi valinna útgjaldaskýrslna efst á síðunni ((#) Valdar). Að auki birtist hnappurinn Skrá greiðslu efst til vinstri.

Smelltu á hnappinn Skrá greiðslu og gluggi með titlinum Skrá greiðslu opnast. Fylltu inn eftirfarandi upplýsingar í gluggann:

• Dagbók: Veldu bókhaldsdagbókina sem greiðslan á að bókast í með fellivalmyndinni. Sjálfgefnir valkostirnir eru Banki eða Reiðufé.
• Greiðslumáti: Veldu hvernig greiðslan er framkvæmd með fellivalmyndinni. Ef Reiðufé er valið fyrir Dagbók er eini valkosturinn Handvirkt. Ef Banki er valið eru sjálfgefnir valkostirnir Handvirkt eða Ávísanir.
• Hópagreiðslur: Þegar margar útgjaldaskýrslur eru valdar fyrir sama starfsmann birtist þessi valkostur. Hakaðu við gátreitinn til að senda aðeins eina greiðslu í stað þess að gefa út margar greiðslur til sama starfsmannsins.
• Greiðsludagur: Sláðu inn dagsetninguna sem greiðslurnar eru gefnar út. Dagurinn í dag fyllir sjálfkrafa inn í þetta svæði.

Þegar svæðin í glugganum eru fyllt út skal smella á hnappinn Stofna greiðslur til að skrá greiðslurnar og endurgreiða starfsmönnum.

Tilkynna í næsta launaseðil

Ef valkosturinn Endurgreiða í launaseðli er virkjaður á síðunni Stillingar er hægt að bæta greiðslum við næsta launaseðil starfsmannsins í stað þess að gefa þær út handvirkt.

Farðu í Útgjöld > Útgjaldaskýrslur og smelltu á þá einstaka útgjaldaskýrslu sem á að endurgreiða í næsta launaseðli. Smelltu á hnappinn Tilkynna í næsta launaseðil og útgjöldin bætast við næsta launaseðil sem gefinn er út fyrir þann starfsmann. Að auki er skilaboð skráð í samskiptaþræðinum þar sem fram kemur að útgjöldin hafi verið bætt við næsta launaseðil.

Staða útgjaldaskýrslunnar helst Samþykkt. Staðan breytist aðeins í Bókuð (og síðan Lokið) þegar launaseðillinn er afgreiddur.