Birgjareikningar
Birgjareikninga má skrá annaðhvort handvirkt eða sjálfvirkt í Odoo. Aldursgreint yfirlit viðskiptaskulda gefur yfirsýn yfir alla útistandandi reikninga til að tryggja réttum upphæðum sé greitt á réttum tíma.
Sjá einnig
Stofnun reiknings
Handvirkt
Til að stofna birgjareikning handvirkt, farðu í Bókhald --> Birgjar --> Reikningar og smelltu á Nýtt.
Ábending
Þú getur líka stofnað birgjareikning af stjórnborði bókhalds:
- smelltu annaðhvort á Búa til handvirkt á dagbókinni Birgjareikningar;
- eða smelltu á táknið (lóðréttur þrípunktur) á dagbókinni Birgjareikningar og veldu svo Reikningur undir hlutanum Nýtt.
Sjálfvirkt
Birgjareikninga er hægt að búa til sjálfvirkt með því að senda tölvupóst á tölvupóstsfang sem tengt er innkaupadagbókinni, eða með því að hlaða upp PDF.
Athugið
- Eftir upphleðslu birtist PDF-skjalið hægra megin á skjánum og auðveldar útfyllingu reikningsins.
- Hægt er að nota Greining reikninga (AI) til sjálfvirkrar útfyllingar og tengja við innkaupapantanir þannig að upplýsingar úr pöntun komi í stað OCR-gagna.
- Þjónustur eins og greining skannaðra eða PDF reikninga í Odoo krefjast In-App Purchase (IAP) inneigna eða tákna.
Útfylling reiknings
Hvort sem reikningur er stofnaður handvirkt eða sjálfvirkt, gakktu úr skugga um að eftirfarandi reitir séu rétt útfylltir:
- Birgir: Odoo fyllir sjálfkrafa inn upplýsingar út frá tengiliðakorti birgis sem og fyrri innkaupapöntunum og reikningum.
- Tilvísun reiknings: Bættu við tilvísun sölupöntunar frá birgi. Þessi reitur er notaður til að para vörurnar þegar þær berast.
- Sjálfvirk útfylling: Veldu eldri reikning/innkaupapöntun til að fylla skjalið út sjálfvirkt. Reiturinn Birgir þarf að vera útfylltur áður.
- Dagsetning reiknings: Veldu útgáfudag skjalsins.
- Dagsetning bókunar: Uppfærðu bókunardagsetningu ef þarf.
- Greiðslutilvísun: Reiturinn Minnistexti fyllist sjálfkrafa með greiðslutilvísun þegar greiðsla er skráð.
- Banki móttakanda: Gefur upp það reikningsnúmer sem greiðsla fer á. Þetta er krafist ef greitt er með magngreiðsluskrám (s.s. NACHA og SEPA).
- Gjalddagi eða Greiðsluskilmálar verða að vera tilgreind fyrir greiðslu reiknings.
- Dagbók: Veldu í hvaða dagbók reikningurinn er bókaður og í hvaða gjaldmiðli.
Athugið
Hægt er að gefa út marga reikninga fyrir sömu innkaupapöntun ef birgir er á biðpöntun og sendir reikninga eftir því sem vörur eru sendar, eða ef birgir sendir hlutareikninga eða óskar eftir fyrirframgreiðslu. Í slíkum tilvikum geta margir reikningar haft sömu Tilvísun reiknings.
Staðfesting reiknings
Smelltu á Staðfesta þegar skjalið er tilbúið. Staðan breytist í Bókað og færsla í Færslubókhaldi myndast út frá upplýsingum reikningsins. Við staðfestingu fær hver birgjareikningur einstakt númer úr skilgreindri röð.
Athugið
Eftir staðfestingu er ekki hægt að uppfæra reikning. Smelltu á Setja aftur í drög ef gera þarf breytingar.
Afreikningur
Afreikningur er verkferli þar sem viðskiptavinur býr til birgjareikning fyrir hönd birgis og sendir honum afrit til skráningar. Þetta gerir birgi óþarft að senda viðskiptavininum reikning og er algengt þar sem viðskiptavinurinn hefur áreiðanlegri færslugögn. Þetta flýtir einnig greiðslum þar sem ekki þarf að bíða eftir útgáfu reiknings frá birgi.
Odoo styður gerð afreiknings og kreditreiknings vegna afreiknings, og hægt er að senda bæði um Peppol.
Stillingar
Til að stilla afreikning í Odoo skaltu fyrst stofna sérstaka innkaupadagbók eingöngu fyrir afreikning:
- Farðu í Bókhald --> Stillingar --> Dagbækur.
- Smelltu á hnappinn Nýtt.
- Sláðu inn Heiti dagbókar og stilltu Tegund sem Innkaup.
- Í flipanum Dagbókarfærslur skaltu stilla Sjálfgefinn kostnaðarreikning og setja Stuttkóða.
- Í flipanum Ítarlegar stillingar skaltu virkja Afreikning.
Stofna afreikning
Afreikninga má stofna bæði handvirkt og sjálfvirkt. Þegar þú býrð til afreikning skaltu annaðhvort stofna hann beint úr afreiknings-innkaupadagbókinni á stjórnborði bókhalds eða stilla reitinn Dagbók handvirkt á þá dagbók.
Athugið
Röð númera á afreikningum inniheldur gagnagrunnsauðkenni (einnig kallað innra auðkenni) aðilans, sem gerir röðina einstaka fyrir hvern aðila.
Senda afreikning
Til að senda afreikning eftir stofnun og staðfestingu skaltu smella á Senda og prenta. Í sprettiglugganum Senda og prenta velurðu sendingarleiðir (þ.e. Tölvupóstur, Með pósti og/eða viðeigandi Peppol-snið) og smellir á Senda og prenta.
Athugið
- Ef sent er um Peppol skaltu fyrst stilla Peppol-skráninguna og staðfesta síðan að birgir sé skráður á Peppol. Farðu í Bókhald --> Birgjar --> Birgjar og farðu í staðfestingarferli tengiliðar.
- Hnappurinn Senda og prenta birtist aðeins þegar Birgir reikningsins er skráður á Peppol.
- Ekki allir Peppol-aðgangspunktar styðja afreikning. Staðfestu hjá birgjum þínum að þeirra aðgangspunktur styðji það.
Greiðsla og jöfnun
Til að skrá greiðslu skaltu smella á Skrá greiðslu. Í glugganum Skrá greiðslu velurðu Dagbók, Greiðslumáti, Upphæð og Gjaldmiðil.
Ef Upphæð er lægri en heildarútistandandi upphæð á birgjareikningi er um hlutagreiðslu að ræða og reiturinn Greiðslumismunur sýnir eftirstöðvar.
Reiturinn Minnistexti fyllist sjálfkrafa ef Greiðslutilvísun hefur verið stillt rétt á birgjareikningnum. Ef reiturinn er tómur skaltu velja reikningsnúmer birgis sem tilvísun.
Smelltu síðan á Búa til greiðslu. Borði með textanum Í greiðslu/Hlutagreitt birtist á reikningnum þar til hann er jafnaður og staða hans uppfærð í Greitt.
Sjá einnig
Aldursgreining viðskiptaskulda
Til að fá yfirlit yfir ógreidda birgjareikninga og gjalddaga þeirra, farðu í Bókhald → Skýrslur → Aldursgreining viðskiptaskulda.
Smelltu á táknið (ör til hægri) við hlið birgis til að skoða nánar alla ógreidda birgjareikninga þess birgis, þ.m.t. gjalddaga og fjárhæðir.
Athugið
Smelltu á PDF eða XLSX til að búa til samsvarandi PDF- eða XLSX-skrá.