Kostnaðarskýrslur

Þegar útgjöld eru tilbúin til að senda inn (t.d. í lok ferðalags í þágu fyrirtækis eða einu sinni í mánuði) þarf að búa til kostnaðarskýrslu. Opnaðu aðalyfirlit forritsins Útgjöld, sem sýnir Mín útgjöld sjálfkrafa. Einnig er hægt að fara í Útgjöld ‣ Mín útgjöld ‣ Mín útgjöld.

Útgjöld eru litakóðuð eftir stöðu. Öll útgjöld með stöðuna Til skráningar (útgjöld sem þarf enn að bæta við kostnaðarskýrslu) birtast með bláum texta. Öll önnur stöður (Til innsendingar, Sent inn og Samþykkt) birtast með svörtum texta.

Búa til kostnaðarskýrslur

Byrjaðu á því að velja þau útgjöld sem á að bæta við skýrsluna á yfirlitinu Mín útgjöld, með því að haka við gátreitinn við hliðina á hverri færslu, eða veldu öll útgjöld í listanum í einu með því að haka við gátreitinn við hliðina á dálkfyrirsögninni Dagsetning útgjalda, ef þörf krefur.

Önnur leið til að bæta fljótt við öllum útgjöldum sem eru ekki á kostnaðarskýrslu er að smella á hnappinn Búa til skýrslu án þess að velja nein útgjöld. Þá velur Odoo sjálfkrafa öll útgjöld með stöðuna Til innsendingar sem eru ekki þegar á skýrslu.

Þegar útgjöldin hafa verið valin skaltu smella á hnappinn Búa til skýrslu. Nýja skýrslan birtist með öllum útgjöldunum skráðum í flipanum Útgjöld. Ef kvittun er hengd við einstakt útgjald birtist 📎 (bréfklemmutákn) á milli dálkanna Viðskiptavinur til endurreiknings og Kostnaðarskipting.

Þegar skýrslan er búin til birtist dagsetningabil útgjaldanna sjálfkrafa í reitnum Samantekt kostnaðarskýrslu. Mælt er með því að breyta þessum reit og skrifa stutta lýsingu fyrir hverja skýrslu til að halda útgjöldum skipulögðum. Sláðu inn lýsingu, t.d. Viðskiptaferð NYC eða Skrifstofuvörur fyrir kynningu, í reitinn Samantekt kostnaðarskýrslu.

Reitirnir Starfsmaður, Greitt af og Fyrirtæki fyllast sjálfkrafa út með upplýsingum úr einstaklingsbundnum útgjöldum.

Veldu síðan Yfirmann úr fellivalmyndinni til að úthluta yfirmanni sem fer yfir skýrsluna. Uppfærðu reitinn Dagbók með fellivalmyndinni ef þörf krefur.

Ef einhver útgjöld vantar í skýrsluna er hægt að bæta þeim við beint úr þessu skýrsluformi. Til að gera það skaltu smella á Bæta við línu neðst í flipanum Útgjöld.

Sprettigluggi með heitinu Bæta við: Útgjaldslínur birtist og sýnir öll tiltæk útgjöld (með stöðuna Til innsendingar) sem hægt er að bæta við skýrsluna.

Ef bæta þarf við nýjum útgjöldum sem birtast ekki á listanum skaltu smella á Nýtt til að stofna ný útgjöld og bæta þeim við skýrsluna.

Hakaðu við gátreitinn við hliðina á hverri útgjaldslínu sem á að bæta við og smelltu síðan á Velja.

Þetta lokar sprettiglugganum og liðirnir birtast nú á skýrslunni.

Senda inn kostnaðarskýrslur

Þegar kostnaðarskýrsla er tilbúin er næsta skref að senda hana til yfirmanns til samþykktar. Til að skoða allar kostnaðarskýrslur skaltu fara í Útgjöld ‣ Mín útgjöld ‣ Mínar skýrslur. Opnaðu viðkomandi skýrslu úr listanum.

Ef listinn er langur getur verið gagnlegt að flokka niðurstöðurnar eftir stöðu, þar sem aðeins skýrslur með stöðuna Til innsendingar þurfa að vera sendar inn; skýrslur með stöðuna Samþykkt eða Sent inn þurfa það ekki.

Útgjöld með stöðuna Til innsendingar eru auðþekkjanleg bæði af stöðunni og bláa textanum, á meðan allur annar texti útgjalda birtist í svörtu.

Smelltu á skýrslu til að opna hana og smelltu síðan á Senda til yfirmanns. Eftir að skýrslan hefur verið send inn er næsta skref að bíða eftir samþykki yfirmanns.