Bókhald og reikningsfærslur

Odoo Reikningsfærslur er sjálfstæð forritseining sem er hönnuð til að búa til reikninga, senda þá til viðskiptavina og stjórna greiðslum. Hún sér einnig um flæði tengd reikningum frá birgjum. Bókhaldsforritið er hins vegar heildræn bókhaldslausn sem gerir kleift að framkvæma sömu aðgerðir og bætir við frekari eiginleikum eins og stöðluðum fjárhagsskýrslum, bankajöfnun, fjárhagsáætlunum, eignastýringu og fleira.

Efnisyfirlit

• Hafist handa – Grunnhugtök bókhalds og upphafsuppsetning
• Skattar – Skattar, skattastaðsetningar og samþættingar
• Reikningar til viðskiptavina – Reikningar, greiðsluskilmálar og rafræn reikningsfærsla
• Reikningar frá birgjum – Reikningar frá birgjum, eignir og stafræn skráning reikninga (OCR)
• Greiðslur – Greiðslur reikninga (á netinu, ávísanir, runur) og eftirfylgni
• Bankar og sjóðsreikningar – Banksamstilling, jöfnun og sjóðsskrár
• Skýrslur – Skýrslur, skattskýrslur og kostnaðarbókhald

Tvöfalt bókhaldskerfi

Odoo býr sjálfkrafa til allar undirliggjandi dagbókarfærslur fyrir allar bókhaldsfærslur (t.d. reikninga til viðskiptavina, reikninga frá birgjum, pantanir í sölukerfi, útgjöld, birgðamat o.fl.).

Odoo notar tvöfalt bókhaldskerfi þar sem sérhver færsla þarf samsvarandi og gagnstæða mótfærslu á öðrum reikningi – annar reikningurinn er debetfærður og hinn kreditfærður. Þetta tryggir að allar færslur séu skráðar nákvæmlega og samræmt og að reikningarnir séu alltaf í jafnvægi.

Gjaldfærsluaðferð og sjóðsgrundvöllur

Bæði gjaldfærsluaðferð (accrual basis) og sjóðsgrundvöllur (cash basis) eru studd í Odoo. Þetta gerir kleift að skrá tekjur og gjöld annað hvort þegar viðskiptin eiga sér stað (gjaldfærsluaðferð) eða þegar greiðsla er innt af hendi eða móttekin (sjóðsgrundvöllur).

Fjölfyrirtæki

Mörg fyrirtæki er hægt að stjórna innan sömu gagnagrunns. Hvert fyrirtæki hefur sinn eigin bókhaldslykil, en hægt er að deila reikningum á milli fyrirtækja, sem er gagnlegt þegar skoðaðar eru samstæðuskýrslur. Notendur geta skoðað færslur og skýrslur frá mörgum fyrirtækjum samtímis en geta aðeins unnið í bókhaldi eins fyrirtækis í einu.

Umhverfi með mörgum gjaldmiðlum

Í Odoo er í boði umhverfi með mörgum gjaldmiðlum með sjálfvirkri gengisskráningu til að auðvelda alþjóðleg viðskipti. Sérhver færsla er skráð í sjálfgefnum gjaldmiðli fyrirtækisins; fyrir færslur í öðrum gjaldmiðli geymir Odoo bæði gildið í gjaldmiðli fyrirtækisins og gildið í gjaldmiðli viðskiptanna. Odoo reiknar út gjaldmiðilshagnað og -tap eftir jöfnun dagbókarliða.

Útibú

Hægt er að stjórna móðurfyrirtækjum og útibúum þeirra innan eins gagnagrunns, sem starfa samkvæmt sameiginlegum bókhalds- og skýrslureglum, þar á meðal:

• Bókhaldslykill móðurfyrirtækisins, aðalgjaldmiðill og skattar gilda fyrir öll útibú.
• Útibú geta stjórnað eigin dagbókum og tengdum færslum.
• Móðurfyrirtækið stjórnar sameiginlegu reikningsári, þannig að læsingar- og lokadagsetningar þess gilda fyrir öll útibú. Útibú geta þó sett fyrri læsingardagsetningar ef þörf krefur.
• Móðurfyrirtækið hefur aðgang að öllum skýrslum, reikningum til viðskiptavina, reikningum frá birgjum o.fl. frá útibúum sínum, á meðan hvert útibú getur aðeins skoðað eigin gögn.

Skýrslur

Móðurfyrirtækið sameinar bókhaldsaðgerðir frá öllum útibúum og veitir miðlægt yfirlit yfir fjárhagsskýrslur, svo sem rekstrarreikning og efnahagsreikning.

VSK

Hvert fyrirtæki og útibú þarf að vera stillt með eigin lagalegar upplýsingar, þar á meðal VSK-númer þar sem við á. Eftir uppbyggingu geta útibú deilt VSK-númeri móðurfyrirtækisins eða haft sitt eigið, sem leiðir til sameiginlegrar eða aðskilinnar VSK-skýrslu.

Þessi sveigjanleg uppsetning gerir notendum kleift að búa til einstakar skýrslur og skattskýrslur fyrir hverja einingu ef þörf krefur.

Alþjóðlegar staðlar

Odoo Bókhald styður yfir 100 lönd og veitir staðlaða eiginleika og mekanisma sem eiga við í öllum svæðum. Landsbundnar einingar eru innifaldar til að uppfylla staðbundnar bókhaldsreglur. Staðfærslupakkar sjá um svæðisbundnar kröfur, svo sem bókhaldslykla, skatta eða aðrar lagalegar skyldur.

Viðskiptakröfur og viðskiptaskuldir

Sjálfgefið er að einn reikningur er ætlaður fyrir viðskiptakröfufærslur og annar fyrir viðskiptaskuldir. Þar sem færslur eru tengdar tengiliðum er hægt að búa til skýrslu á hvern viðskiptavin, birgja eða birgi.

Skýrslan Tengiliðabók sýnir stöðu viðskiptavina og birgja. Til að nálgast hana, farðu í Bókhald → Skýrslur → Tengiliðabók.

Skýrslur

Eftirfarandi fjárhagsskýrslur eru í boði og uppfærðar í rauntíma:

Fjárhagsskýrslur
Yfirlit	Efnahagsreikningur
	Rekstrarreikningur
	Sjóðstreymisyfirlit
	Framkvæmdayfirlit
	Skattskýrsla
	EC sölulisti
Endurskoðun	Aðalbók
	Prófjöfnuður
	Dagbókarskýrsla
	Intrastat-skýrsla
	Ávísanaskrá
Viðskiptavinur	Viðskiptavinabók
	Aldursgreining útistandandi krafna
	Aldursgreining skulda
Stjórnun	Reikningsgreining
	Kostnaðarbókhaldsskýrsla
	Endurskoðunarslóð
	Óinnleystur gengismunur
	Frestaðar tekjur
	Frestaðar gjöld
	Afskriftaáætlun
	Óheimilar útgjöld
	Fjárhagsáætlunargreining
	Vöruframlegð
	1099-skýrsla

Skattskýrsla

Í skattskýrslunni reiknar Odoo út allar bókhaldsfærslur fyrir tiltekið skatttímabil og notar þær samtölur til að reikna skattskyldu.

Bankajöfnun

Bankajöfnunarkerfið tengist beint við fjármálastofnanir til að flytja sjálfkrafa inn allar færslur í gagnagrunninn. Það gefur yfirlit yfir sjóðstreymi án þess að þurfa að skrá sig inn í netbanka eða bíða eftir pappírsbankayfirlitum.

Birgðamat

Bæði reglubundið (handvirkt) og stöðugt (sjálfvirkt) birgðamat eru studd í Odoo. Tiltækar aðferðir eru Staðalverð, Meðalkostnaður (AVCO) og Fyrst inn, fyrst út (FIFO).

Óráðstafað eigið fé

Óráðstafað eigið fé er sá hluti tekna sem fyrirtæki heldur eftir. Odoo reiknar út tekjur yfirstandandi árs í rauntíma, þannig að engin árslokafærsla eða yfirfærsla er nauðsynleg. Staðan á rekstrarreikningi er sjálfkrafa birt í efnahagsreikningnum.

Bókhaldsstofa

Hægt er að virkja stillinguna Bókhaldsstofa með því að fara í Bókhald → Stillingar → Stillingar. Þegar hún er virkjuð:

• Númeraröð skjala verður breytanleg á öllum skjölum;
• Reiturinn Heildarupphæð (með VSK) birtist til að flýta fyrir og stjórna skráningu með því að búa sjálfkrafa til línur með réttan reikning og skatt;
• Reikningsdagsetning og Reikningsdagsetning birgis eru forútfylltar við skráningu færslu;
• Valkosturinn Skjótleg skráning er tiltækur fyrir reikninga viðskiptavina og reikninga birgja.

Deildu reikningum með ytri endurskoðanda

Odoo býður upp á margar leiðir til að deila reikningum með ytri endurskoðanda, þar á meðal möguleikann á að veita aðgangsréttindi að gagnagrunninum og að hlaða niður ZIP-skrám sem innihalda alla reikninga.

Aðgangsréttindi endurskoðanda

Til að veita endurskoðanda fyrirtækisins aðgang skaltu bæta endurskoðandanum við sem nýjum notanda og stilla viðeigandi aðgangsréttindi í hlutanum Bókhald til að gefa aðgang að fjárhagsupplýsingum fyrirtækisins:

• Bókhald: Veldu Endurskoðandi.
• Banki: Leyfðu staðfestingu bankareiknings.

Í umhverfi með mörgum fyrirtækjum skaltu stilla viðeigandi aðgang.

ZIP-skráarútflutningur

Hægt er að flytja hópa reikninga út í ZIP-skrár. Til að flytja reikninga út í ZIP-skrár skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Farðu í Bókhald → Viðskiptavinir → Reikningar eða Bókhald → Birgjar → Reikningar birgja.
2. Veldu þá reikninga sem á að hafa með í ZIP-skránni.
3. Smelltu á ⚙ Aðgerðir valmyndina og smelltu á Flytja út ZIP.

Þegar ZIP-skráin hefur verið flutt út er hægt að senda hana til ytri endurskoðanda til að veita honum allar upplýsingar um reikninga þína.