Kostnaðarskýrslur

Þegar kostnaður er tilbúinn til innsendingar (t.d. í lok viðskiptaferðar eða einu sinni í mánuði) þarf að stofna kostnaðarskýrslu. Opnaðu aðalskjáborð Kostnaðarforritsins, sem birtir sjálfgefið skjáborðið Mín útgjöld. Einnig má fara í Kostnaður --> Mín útgjöld --> Mín útgjöld.

Kostnaður er litakóðaður eftir stöðu. Færslur með stöðuna Til skýrslugerðar (kostnaður sem þarf enn að bæta í kostnaðarskýrslu) birtast í bláum texta. Allar aðrar stöður (Til samþykktar, Sent inn og Samþykkt) birtast í svörtum texta.

Stofna kostnaðarskýrslur

Veldu fyrst þann kostnað sem á að fara í skýrsluna á skjáborðinu Mín útgjöld með því að haka í gátreit við hverja færslu, eða veldu allar færslur í listanum með því að haka í gátreitinn við dálkheitið Dagsetning kostnaðar ef þörf er á.

Önnur leið til að bæta fljótt öllum færslum sem ekki eru í skýrslu er að smella á hnappinn Stofna skýrslu án þess að velja færslur; Odoo velur þá sjálfkrafa allan kostnað með stöðuna Til samþykktar sem ekki er þegar í skýrslu.

Eftir að hafa valið kostnaðinn skaltu smella á Stofna skýrslu. Ný skýrsla birtist og allur valinn kostnaður er skráður á flipanum Kostnaður. Ef fylgiskjal er skráð við einstaka færslu birtist táknmynd (bréfaklemma) milli dálkanna Viðskiptavinur til endurleggningar og Kostnaðarbókhaldsdreifing.

Þegar skýrslan er stofnuð birtist dagabil kostnaðar sjálfgefið í reitnum Samantekt kostnaðarskýrslu. Mælt er með að breyta þessum reit og setja stutta lýsingu á hverja skýrslu til að halda utan um kostnað. Skrifaðu t.d. „Viðskiptavinaferð NYC“ eða „Skrifstofuvörur fyrir kynningu“ í reitinn Samantekt kostnaðarskýrslu.

Reitirnir Starfsmaður, Greitt af og Fyrirtæki fyllast sjálfkrafa út frá upplýsingum á einstökum færslum.

Veldu síðan Yfirmann í fellivalmynd til að úthluta yfirmanni til yfirferðar. Uppfærðu reitinn Dagbók ef þörf er á, með fellivalmynd.

Ef einhverjar færslur vantar í skýrsluna er enn hægt að bæta þeim við úr þessari skýrslu. Smelltu á Bæta við línu neðst á flipanum Kostnaður.

Sprettigluggi Bæta við: Kostnaðarlínum birtist og sýnir allan tiltækan kostnað (með stöðuna Til samþykktar) sem hægt er að bæta við skýrsluna.

Ef bæta þarf við nýjum kostnaði sem ekki birtist á listanum, smelltu á Nýtt til að stofna nýjan kostnað og bæta honum við skýrsluna.

Hakaðu við gátreitinn við hverja færslu sem á að bæta við og smelltu svo á Velja.

Þá lokast sprettiglugginn og línurnar birtast í skýrslunni.

Senda inn kostnaðarskýrslur

Þegar kostnaðarskýrsla er tilbúin er næsta skref að senda hana til yfirmanns til samþykktar. Til að skoða allar kostnaðarskýrslur, farðu í Kostnaður --> Mín útgjöld --> Mínar skýrslur. Opnaðu viðeigandi skýrslu úr listanum.

Ef listinn er langur getur hjálpað að hópa eftir stöðu, því aðeins þarf að senda inn skýrslur með stöðuna Til samþykktar; skýrslur með stöðuna Samþykkt eða Sent inn þarf ekki að senda inn.

Skýrslur með stöðuna Til samþykktar sjást bæði á stöðunni og bláum texta, en allur annar texti birtist í svörtu.

Smelltu á skýrslu til að opna hana og smelltu síðan á Senda til yfirmanns. Eftir innsendingu þarf að bíða eftir samþykki yfirmanns.