Bókhaldsspjaldið

Það sem fyrirtækið á (eign) hefur verið fjármagnað með skuldum sem þarf að greiða (skuldir) eða eigin fé (hagnaður, hlutafé).

Greint er á milli eigna og gjalda:

• Eign er auðlind með efnahagslegt gildi sem einstaklingur, fyrirtæki eða ríki á eða ræður yfir með þeirri von að hún muni skila framtíðarábata. Eignir eru skráðar í efnahagsreikningi fyrirtækis. Þær eru keyptar eða skapaðar til að auka verðmæti fyrirtækisins eða styðja við rekstur þess.
• Gjald er rekstrarkostnaður sem fyrirtæki ber til að afla tekna.

Bókhaldslykillinn

Bókhaldslykillinn listar alla reikninga fyrirtækisins: bæði efnahagsreikninga og rekstrareikninga. Sérhver færsla er skráð með debetfærslu og kreditfærslu á marga reikninga í dagbókarfærslu. Á vissan hátt er bókhaldslykillinn eins og DNA fyrirtækisins!

Sérhver reikningur í bókhaldslyklinum tilheyrir tiltekinni flokki. Í Odoo hefur sérhver reikningur einkvæman kóða og tilheyrir einum af eftirfarandi flokkum:

• Eigið fé og víkjandi lán
  • Eigið fé er sú fjárhæð sem hluthafar fyrirtækis hafa lagt til til að fjármagna starfsemi þess.
  • Víkjandi lán eru þær fjárhæðir sem þriðji aðili lánar fyrirtæki til að fjármagna starfsemi þess. Við slit fyrirtækis fá þessir þriðju aðilar endurgreitt á undan hluthöfum.
• Fastafjármunir eru áþreifanlegar (þ.e. líkamlegar) eignir eða fasteignir sem fyrirtæki kaupir og notar til að framleiða vörur sínar og þjónustu. Fastafjármunir eru langtímaeignir, þ.e. þær hafa nýtingartíma lengri en eitt ár. Þeir fela einnig í sér fasteignir, vélar og búnað (einnig þekktur sem „PP&E") og eru skráðir í efnahagsreikningi undir þeim flokki.
• Veltufjármunir og skammtímaskuldir
  • Veltufjármunir eru lína í efnahagsreikningi undir eignahlutanum sem tekur til allra eigna fyrirtækisins sem hægt er að breyta í handbært fé innan árs. Veltufjármunir fela í sér handbært fé, jafngildi handbærs fjár, viðskiptakröfur, birgðir, markaðsverðbréf, fyrirframgreidd gjöld og aðrar lausar eignir.
  • Skammtímaskuldir eru skammtímaskuldbindingar fyrirtækis sem gjaldfalla innan árs. Dæmi um skammtímaskuld er skuld við birgja í formi viðskiptaskulda.
• Bankareikningar og sjóðsreikningar
  • Bankareikningur er fjárhagsreikningur sem banki eða annar fjármálastofnun heldur utan um, þar sem fjárhagsfærslur milli bankans og viðskiptavinar eru skráðar.
  • Sjóðsreikningur, eða sjóðsbók, getur vísað til bókar þar sem allar sjóðsfærslur eru skráðar. Sjóðsreikningurinn felur í sér bæði sjóðstekjur og sjóðsgreiðslur.
• Gjöld og tekjur
  • Gjald er rekstrarkostnaður sem fyrirtæki ber til að afla tekna. Það er einfaldlega skilgreint sem kostnaður sem þarf að greiða til að fá eitthvað. Algeng gjöld eru greiðslur til birgja, laun starfsmanna, leigu á framleiðsluhúsnæði og afskriftir búnaðar.
  • Hugtakið „tekjur" vísar almennt til þeirrar fjárhæðar í peningum, eignum og öðrum verðmætum sem berast yfir tiltekið tímabil í skiptum fyrir þjónustu eða vörur.

Dagbókarfærslur

Sérhvert fjármálaskjal fyrirtækisins (t.d. reikningur, bankayfirlýsing, launaseðill, samningur um hlutafjáraukningu) er skráð sem dagbókarfærsla sem hefur áhrif á marga reikninga.

Til að dagbókarfærsla sé í jafnvægi verður summa allra debetfærslna að vera jöfn summu allra kreditfærslna.

Afstemmingar

Afstemming er ferlið við að tengja saman dagbókarliði á tilteknum reikningi og para saman kredit og debet.

Megintilgangurinn er að tengja greiðslur við tilheyrandi reikninga til að merkja þá sem greidda. Þetta er gert með afstemmningu á viðskiptakröfureikningi og/eða viðskiptaskuldareikníngi.

Afstemming fer sjálfkrafa fram þegar:

• greiðsla er skráð beint á reikninginn
• tengsl milli greiðslna og reikninga greinast við bankajöfnunarferlið

Bankaafstemmingar

Bankaafstemming

Bankaafstemming felst í því að para saman línur í bankayfirliti (frá bankanum þínum) við færslur sem skráðar hafa verið innbyrðis (greiðslur til birgja eða frá viðskiptavinum). Fyrir hverja línu í bankayfirliti getur eftirfarandi átt við:

• Pörun við fyrirliggjandi greiðslu: greiðsla er skráð þegar ávísun berst frá viðskiptavini og síðan pöruð við yfirferð bankayfirlits.
• Skráð sem ný greiðsla: færslubókhald greiðslunnar er búið til og tengt við viðeigandi reikning við vinnslu bankayfirlits.
• Skráð sem önnur færsla: millifærsla, bein skuldfærsla o.fl.

Odoo ætti sjálfkrafa að afstemma flestar færslur; aðeins fáar þurfa handvirka yfirferð. Þegar bankaafstemmingferlinu er lokið ætti staða bankareikningsins í Odoo að stemma við stöðu bankayfirlitsins.

Meðhöndlun ávísana

Tvær leiðir eru til að stjórna ávísunum og innbyrðis millifærslum:

• Tvær dagbókarfærslur og pörun
• Ein dagbókarfærsla og bankaafstemming