Aðgerðir

Aðgerðir eru eftirfylgniverkefni sem tengjast færslum í Odoo gagnagrunni.

Táknið sem notað er til að sýna aðgerðir er breytilegt eftir tegund aðgerðar:

• (klukka) tákn: sjálfgefið tákn aðgerða.
• (sími) tákn: símtal er áætlað.
• (umslag) tákn: tölvupóstur er áætlaður.
• (hak) tákn: „verkefni" er áætlað.
• (fólk) tákn: fundur er áætlaður.
• (hlaða upp) tákn: skjal er áætlað til upphleðslu.
• (undirskriftarbeiðni) tákn: undirskriftarbeiðni er áætluð.

Áætla aðgerðir

Hægt er að áætla aðgerðir á hvaða síðu sem er í gagnagrunninum sem inniheldur samskiptaþráð, Kanban-yfirlit, listyfirlit eða aðgerðayfirlit forrits.

Samskiptaþráður

Hægt er að búa til aðgerðir úr samskiptaþræðinum á hvaða færslu sem er.

Til að áætla nýja aðgerð skal smella á hnappinn Aðgerðir, sem er efst í samskiptaþræðinum. Í sprettiglugganum Áætla aðgerð sem birtist skal fylla út eyðublaðið Áætla aðgerð.

Kanban-yfirlit

Einnig er hægt að búa til aðgerðir úr Kanban-yfirlitinu.

Til að gera það skal smella á (klukku)-táknið neðst á einstakri færslu.

Smelltu á + Áætla aðgerð og fylltu út eyðublaðið Áætla aðgerð.

Listyfirlit

Einnig er hægt að búa til aðgerðir úr listayfirlitinu.

Ef dálkurinn Aðgerðir er falinn skal birta hann með því að smella á (stillingar)-táknið lengst til hægri í efstu röð.

Smelltu síðan á (klukku)-táknið við þá færslu sem á að bæta aðgerð við og smelltu á + Áætla aðgerð. Fylltu út eyðublaðið Áætla aðgerð sem birtist.

Aðgerðayfirlit

Flest forrit í Odoo hafa aðgerðayfirlit tiltækt. Ef það er tiltækt er (klukku)-tákn sýnilegt efst til hægri í aðalvalmyndastikunni, meðal annarra yfirlitsvalkosta.

Til að opna aðgerðayfirlit skal smella á (klukku)-táknið.

Í þessu yfirliti eru allar tiltækar aðgerðir skráðar í dálkum, en láréttir línur tákna einstaka færslur.

Aðgerðir sem birtast með grænum lit hafa gjalddaga í framtíðinni, aðgerðir sem birtast með appelsínugulum lit eru á gjalddaga í dag, en aðgerðir sem birtast með rauðum lit eru komnar fram yfir gjalddaga.

Litaðar stikur í hverjum dálki tákna færslur fyrir tilteknar aðgerðartegundir og sýna tölu sem gefur til kynna hversu margar aðgerðir eru áætlaðar fyrir þá tegund.

Ef margar aðgerðartegundir eru áætlaðar fyrir eina færslu birtist tala í reitnum sem gefur til kynna heildarfjölda áætlaðra aðgerða.

Til að áætla aðgerð fyrir færslu skal fara með músina yfir viðkomandi reit. Smelltu á (plús)-táknið sem birtist og fylltu út eyðublaðið Áætla aðgerð.

Eyðublað: Áætla aðgerð

Hægt er að áætla aðgerðir frá mörgum stöðum, svo sem úr samskiptaþræðinum færslu eða úr einu af mörgum yfirlitum forrits þegar þau eru tiltæk: Kanban-yfirlit, listyfirlit eða aðgerðayfirlit.

Sláðu inn eftirfarandi upplýsingar á eyðublaðið:

• Aðgerðartegund: veldu tegund aðgerðar úr fellivalmyndinni. Sjálfgefnir valkostir eru: Tölvupóstur, Símtal, Fundur eða Verkefni. Eftir því hvaða önnur forrit eru uppsett geta fleiri valkostir verið tiltækir.
• Samantekt: sláðu inn stuttan titil fyrir aðgerðina, t.d. Ræða tillögu.
• Gjalddagi: veldu gjalddaga aðgerðarinnar með dagatalssprettiglugganum.
• Úthlutað til: sjálfgefið er að núverandi notandi fylli þennan reit. Til að úthluta öðrum notanda aðgerðinni skal velja hann úr fellivalmyndinni.
• Athugasemdir: bættu við hvaða viðbótarupplýsingum sem er um aðgerðina í þennan reit.

Þegar sprettiglugganum Áætla aðgerð er lokið skal smella á einn af eftirfarandi hnöppum:

• Opna dagatal: opnar dagatal notandans til að bæta við og áætla aðgerðina.

  Smelltu á æskilegan dag og tíma fyrir aðgerðina og sprettigluggi Nýr viðburður birtist. Samantektin úr sprettiglugganum Áætla aðgerð fyllir sjálfkrafa í reitinn Titill.

  Sláðu inn upplýsingarnar í sprettigluggann Nýr viðburður og smelltu síðan á Vista & loka til að áætla hann. Þegar búið er að áætla aðgerðina bætist hún við samskiptaþráðinn undir hlutanum Áætlaðar aðgerðir.

  Mikilvægt

  Hnappurinn Opna dagatal birtist aðeins ef Aðgerðartegund er stillt á annaðhvort Símtal eða Fundur.

• Áætla: áætlar aðgerðina og bætir henni við samskiptaþráðinn undir Áætlaðar aðgerðir.
• Áætla & merkja sem lokið: bætir upplýsingum um aðgerðina við samskiptaþráðinn undir Í dag. Aðgerðin er ekki áætluð og er sjálfkrafa merkt sem lokið.
• Lokið & áætla næstu: bætir upplýsingum um aðgerðina við samskiptaþráðinn undir Í dag. Aðgerðin er ekki áætluð, er sjálfkrafa merkt sem lokið og nýr sprettigluggi Áætla aðgerð birtist.
• Hætta við: fleygir öllum breytingum sem gerðar voru í sprettiglugganum Áætla aðgerð.

Allar áætlaðar aðgerðir

Til að skoða sameinaðan lista yfir aðgerðir, skipulagðar eftir forriti, skal smella á (klukku)-táknið í haus valmyndarinnar, efst til hægri.

Ef einhverjar aðgerðir eru áætlaðar birtist fjöldi aðgerða í rauðum bólu á (klukku)-tákninu.

Allar aðgerðir hvers forrits eru frekar skiptar í undirhluta sem gefa til kynna hvar í forritinu á að ljúka aðgerðinni. Hver undirhluti sýnir fjölda áætlaðra aðgerða sem eru Seinar, á gjalddaga Í dag og áætlaðar í Framtíðinni.

Biðja um skjal

Valkosturinn Óska eftir skjali er tiltækur neðst á lista yfir allar áætlaðar aðgerðir. Smelltu á Óska eftir skjali og gluggi með heitinu Óska eftir skrá opnast.

Fylltu inn eftirfarandi upplýsingar í eyðublaðið:

• Heiti skjals: sláðu inn heiti á skjalinu sem óskað er eftir.
• Óska eftir frá: veldu notandann sem skjalið er óskað eftir frá með fellivalmyndinni.
• Skiladagur eftir: sláðu inn tölugildi sem gefur til kynna hvenær skjalið á að berast. Við hliðina á þessum reit er Dagar reitur sýnilegur. Smelltu á Dagar, sjálfgefna valkostinn, til að birta fellivalmynd. Veldu þann tímaramma sem þú vilt af listanum. Valkostirnir eru Dagar, Vikur eða Mánuðir.
• Vinnusvæði: veldu með fellivalmyndinni það vinnusvæði sem skjalið er hlaðið upp á.
• Merki: veldu öll æskileg merki úr fellivalmyndinni. Tiltæk merki eru byggð á merkjum sem eru stillt fyrir valið Vinnusvæði.
• Skilaboð: sláðu inn skilaboð til að skýra skjalabeiðnina í þessum reit.

Þegar öllum reitum er lokið, smelltu á Óska eftir til að senda skjalabeiðnina.

Tegundir aðgerða

Til að skoða þær tegundir aðgerða sem eru stilltar í gagnagrunninum skaltu fara í Stillingar > Hlutinn Umræður > Stillingar aðgerða > Tegundir aðgerða.

Þetta opnar síðuna Tegundir aðgerða þar sem núverandi tegundir aðgerða eru að finna.

Breyta tegundum aðgerða

Til að breyta núverandi tegund aðgerðar, smelltu á tegundina og eyðublaðið fyrir tegund aðgerðar hleðst inn.

Gerðu þær breytingar sem þú vilt á eyðublaðinu. Eyðublaðið vistar sjálfkrafa, en hægt er að vista það handvirkt hvenær sem er með því að smella á valkostinn Vista handvirkt, sem er táknaður með (skýjaupphleðslu) tákninu efst til vinstri á síðunni.

Búa til nýjar tegundir aðgerða

Til að búa til nýja tegund aðgerðar, smelltu á Nýtt á síðunni Tegundir aðgerða og autt eyðublað fyrir tegund aðgerðar hleðst inn.

Sláðu inn Heiti fyrir tegund aðgerðarinnar efst á eyðublaðinu og fylltu síðan inn eftirfarandi upplýsingar.

Hlutinn Stillingar aðgerðar

• Aðgerð: veldu með fellivalmyndinni þá aðgerð sem tengist þessari nýju tegund aðgerðar. Sumar aðgerðir kveikja á tilteknum hegðunum eftir að aðgerð er áætluð, svo sem:
  • Hlaða upp skjali: ef þetta er valið, er tengill til að hlaða upp skjali sjálfkrafa bætt við áætlaða aðgerð í spjallinu.
  • Símtal eða Fundur: ef þetta er valið, geta notendur opnað dagatal sitt til að velja dagsetningu og tíma fyrir aðgerðina.
  • Óska eftir undirskrift: ef þetta er valið, er tengill til að opna undirskriftarbeiðnigluggann sjálfkrafa bætt við áætlaða aðgerð í spjallinu. Þetta krefst þess að Odoo Sign forritið sé uppsett.

• Mappa: veldu tiltekna vinnusvæðismöppu til að vista skjal í. Þessi reitur birtist aðeins ef Hlaða upp skjali er valið fyrir Aðgerð. Notaðu fellivalmyndina til að velja þá Möppu sem skjalið er vistað í.
• Sjálfgefinn notandi: veldu notanda úr fellivalmyndinni til að úthluta þessari aðgerð sjálfkrafa á þann notanda þegar þessi tegund aðgerðar er áætluð. Ef þessi reitur er skilinn eftir auður, er aðgerðin úthlutað á notandann sem stofnar aðgerðina.
• Sjálfgefin samantekt: sláðu inn athugasemd sem á að fylgja í hvert skipti sem þessi tegund aðgerðar er búin til.

• Halda loknum: hakaðu við þennan gátreit til að halda aðgerðum sem hafa verið merktar sem Lokið sýnilegar í aðgerðayfirlitinu.
• Sjálfgefin athugasemd: sláðu inn allar athugasemdir sem eiga að birtast með aðgerðinni.

Hlutinn Næsta aðgerð

Hægt er að hafa aðra aðgerð annaðhvort lagt til eða kveikt á. Til að gera það, stilltu hlutann Næsta aðgerð.

• Keðjutegund: veldu annaðhvort Leggja til næstu aðgerð eða Kveikja á næstu aðgerð úr fellivalmyndinni. Eftir því hvað er valið, birtist annaðhvort reiturinn Leggja til eða Kveikja á.

• Leggja til/Kveikja á: eftir því hvað er valið fyrir Keðjutegund, sýnir þessi reitur annaðhvort Leggja til eða Kveikja á. Notaðu fellivalmyndina til að velja þá aðgerð sem á að mæla með eða áætla sem eftirfylgniverkefni við tegund aðgerðarinnar.
• Áætlun: stilltu hvenær næsta aðgerð er lögð til eða kveikt á.
  • Sláðu fyrst inn tölugildi sem gefur til kynna hvenær aðgerðin er lögð til eða kveikt á.
  • Við hliðina á þessum reit er Dagar reitur sýnilegur. Smelltu á Dagar, sjálfgefna valkostinn, til að birta fellivalmynd. Veldu þann tímaramma sem þú vilt af listanum. Valkostirnir eru Dagar, Vikur eða Mánuðir.
  • Að lokum, notaðu fellivalmyndina til að velja hvort aðgerðin sé áætluð eða kveikt á annaðhvort eftir skiladag fyrri aðgerðar eða eftir lokadagsetningu.