Reikningsferlingar

Það eru mismunandi leiðir til að gera sjálfvirka stofnun reikninga í Odoo, allt eftir fyrirtæki þínu og þeim forritum sem þú notar. Venjulega stofnar kerfið drög að reikningum (með upplýsingum úr öðrum skjölum eins og sölupöntunum eða samningum) og bókarinn þarf einungis að staðfesta drög og senda reikningana í hóp (með hefðbundnum pósti eða tölvupósti).

Eftir eðli fyrirtækisins getur þú valið eina af eftirfarandi leiðum til að stofna drög að reikningum:

Sala

Sölupöntun ‣ Reikningur

Í flestum fyrirtækjum búa sölumenn til tilboð sem verða að sölupöntunum þegar þau eru staðfest. Þá eru drög að reikningum stofnuð á grundvelli sölupöntunarinnar. Þú hefur mismunandi möguleika, svo sem:

• Reikningsfæra handvirkt: nota hnapp á sölupöntuninni til að kveikja á drögum að reikningi
• Reikningsfæra fyrir afhendingu: gefa út reikning fyrir alla pöntunina áður en afhending er ræst
• Reikningsfæra á grundvelli afhendingar: sjá næsta kafla

Reikningsfærsla fyrir afhendingu er venjulega notuð af netverslanaforritinu þegar viðskiptavinurinn greiðir við pöntun og varan er afhent síðar (fyrirframgreiðsla).

Í flestum öðrum tilvikum er mælt með handvirkri reikningsfærslu. Hún gefur sölumanni kost á að gefa út reikning eftir þörfum með eftirfarandi valkostum: reikningsfæra alla pöntunina, reikningsfæra hlutfall (fyrirframgreiðslu), reikningsfæra tilteknar línur eða reikningsfæra fasta fyrirframgreiðslu.

Þetta ferli hentar bæði þjónustu og efnislegum vörum.

Sölupöntun ‣ Afhending ‣ Reikningur

Smásalar og netverslanir reikningsfæra oft á grundvelli afhendingarpantana í stað sölupantana. Þessi nálgun hentar fyrirtækjum þar sem afhentar magntölur geta verið frábrugðnar pöntuðum magntölum, til dæmis matvæli (reikningsfærsla á grundvelli raunverulegs þyngdar í kílógrömmum).

Með þessum hætti, ef þú afhendir hluta pöntunar, reikningsfærir þú aðeins það sem þú afhentir í raun. Ef þú notar bakpantanir (afhendir að hluta og restina síðar), fær viðskiptavinurinn tvo reikninga, einn fyrir hverja afhendingarpöntun.

Netverslunarpöntun ‣ Reikningur

Netverslunarpöntun ræsir einnig stofnun pöntunar þegar hún er að fullu greidd. Ef þú leyfir greiðslu með ávísun eða millifærslu stofnar Odoo aðeins pöntunina og reikningurinn er gefinn út þegar greiðslan berst.

Samningar

Reglulegir samningar ‣ Reikningar

Ef þú notar samninga getur þú gefið út reikninga á grundvelli tíma og efnis sem varið er, útgjalda eða fastra þjónustu-/vörulína. Á hverjum mánuði mun sölumenn gefa út reikninga á grundvelli aðgerða á samningnum.

Aðgerðir geta verið:

• Fastar vörur/þjónustur sem koma úr sölupöntun tengdri þessum samningi
• Keyptar efnisvörur (sem þú endurreikningsfærir)
• Tími og efni á grundvelli tímaskráningar eða innkaupa (undirverktaka)
• Útgjöld eins og ferðakostnaður og gisting sem þú endurreikningsfærir til viðskiptavinarins

Þú getur gefið út reikning við lok samnings eða gefið út millireikningana. Þessa nálgun nota þjónustufyrirtæki sem reikningsfæra aðallega á grundvelli tíma og efnis. Þjónustufyrirtæki sem reikningsfæra á föstu verði nota venjulegar sölupantanir.

Endurteknar samningar ‣ Reikningar

Fyrir áskriftir er reikningur gefinn út reglulega og sjálfkrafa. Tíðni reikningsfærslu og þjónusta/vörur sem reikningsfærðar eru eru skilgreindar í samningnum.

Annað

Stofnun reiknings handvirkt

Notendur geta einnig stofnað reikninga handvirkt án þess að nota samninga eða sölupöntun. Þetta er ráðlögð nálgun ef þú þarft ekki að stjórna söluferli (tilboðum) eða afhendingu á vörum eða þjónustu.

Jafnvel þótt þú búir til reikning úr sölupöntun gætir þú þurft að stofna reikninga handvirkt í sértilfellum:

• Ef þú þarft að stofna kreditreikning
• Ef þú þarft að veita afslátt
• Ef þú þarft að breyta reikningi sem stofnaður var úr sölupöntun
• Ef þú þarft að reikningsfæra eitthvað sem tengist ekki kjarnastarfsemi þinni

Sértækar einingar

Sumar sértækar einingar geta einnig búið til drög að reikningum:

• Félagsaðild: reikningsfærðu félaga þína árlega
• Viðgerðir: reikningsfærðu þjónustu eftir sölu

Endurröðun reikninga

Það er mögulegt að endurraða reikningum en með ákveðnum takmörkunum:

1. Eiginleikinn virkar ekki þegar færslur eru eldri en læsingardagsetning.
2. Eiginleikinn virkar ekki ef röðin er ósamræmi við mánuð færslunnar.
3. Hann virkar ekki ef röðin leiðir til tvítekninga.
4. Röð reikninganna helst óbreytt.
5. Þetta er gagnlegt fyrir þá sem nota númeraröð úr öðrum hugbúnaði og vilja halda áfram yfirstandandi ár án þess að byrja upp á nýtt.

Stafræn skráning reikninga með sjálfvirkri textaþekkingu (OCR)

Stafræn skráning reikninga er ferlið við að kóða hefðbundna pappírsreikninga sjálfkrafa inn í reikningsform í bókhaldskerfi þínu.

Odoo notar OCR og gervigreindartækni til að þekkja innihald skjala. Reikningsform birgja og viðskiptavina eru sjálfkrafa stofnuð og fyllt út á grundvelli skannaðra reikninga.