Reikningsferlið

Það eru mismunandi leiðir til að gera reikninga sjálfvirka í Odoo, allt eftir starfsemi fyrirtækisins og hvaða forrit eru í notkun. Venjulega býr kerfið til drög að reikningum (með upplýsingum úr öðrum skjölum eins og sölupöntunum eða samningum) og bókhaldsfólk þarf bara að staðfesta drögin og senda reikningana í lotu (með venjulegum pósti eða tölvupósti).

Eftir því hvernig starfsemin er háttað getur þú valið eina af eftirfarandi leiðum til að búa til drög að reikningum:

Sala

Sölupöntun ‣ Reikningur

Í flestum fyrirtækjum búa sölumenn til tilboð sem verða að sölupöntunum þegar þau eru staðfest. Síðan eru drög að reikningum búin til út frá sölupöntuninni. Þú hefur mismunandi valkosti eins og:

• Reikningsfæra handvirkt: notaðu hnapp á sölupöntuninni til að búa til drög að reikningi
• Reikningsfæra fyrir afhendingu: reikningsfærðu alla pöntunina áður en afhendingin er ræst
• Reikningsfæra út frá afhendingu: sjá næsta kafla

Reikningsfærsla fyrir afhendingu er venjulega notuð í rafrænum viðskiptum þegar viðskiptavinurinn greiðir við pöntun og við afhendum síðar (fyrirframgreitt).

Í flestum öðrum tilvikum er mælt með handvirkri reikningsfærslu. Það gerir sölumanni kleift að ræsa reikninginn eftir þörfum með valkostum: reikningsfæra alla pöntunina, reikningsfæra hlutfall (fyrirframgreiðslu), reikningsfæra tilteknar línur, reikningsfæra fasta fyrirframgreiðslu.

Þetta ferli hentar bæði fyrir þjónustu og efnislegar vörur.

Sölupöntun ‣ Afhending ‣ Reikningur

Smásalar og rafræn viðskipti reikningsfæra venjulega út frá afhendingum í stað sölupantana. Þessi aðferð hentar fyrirtækjum þar sem afhentar magnir geta verið frábrugðnar pöntuðum magni: matvörur (reikningsfæra út frá raunverulegum kg).

Þannig, ef þú afhendir hluta af pöntun, reikningsfærirðu aðeins fyrir það sem þú afhendir í raun. Ef þú gerir hlutaafhendingar (afhendir hluta og afganginn síðar), fær viðskiptavinurinn tvo reikninga, einn fyrir hverja afhendingu.

Rafræn pöntun ‣ Reikningur

Rafræn pöntun mun einnig ræsa stofnun pöntunar þegar hún er að fullu greidd. Ef þú leyfir greiðslu pantana með ávísun eða millifærslu, býr Odoo aðeins til pöntun og reikningurinn verður ræstur þegar greiðslan berst.

Samningar

Venjulegir samningar ‣ Reikningar

Ef þú notar samninga geturðu ræst reikninga út frá tíma og efni sem varið er, kostnaði eða föstum línum af þjónustu/vörum. Í hverjum mánuði mun sölufólkið ræsa reikninga út frá aðgerðum á samningnum.

Aðgerðir geta verið:

• fastar vörur/þjónusta, sem koma úr sölupöntun tengdri þessum samningi
• efni sem keypt er (sem þú munt endurreikningsfæra)
• tími og efni út frá vinnuskýrslum eða innkaupum (undirverktaka)
• kostnaður eins og ferðir og gisting sem þú endurreikningsfærir á viðskiptavininn

Þú getur reikningsfært í lok samnings eða ræst millireikninga. Þessi aðferð er notuð af þjónustufyrirtækjum sem reikningsfæra aðallega út frá tíma og efni. Fyrir þjónustufyrirtæki sem reikningsfæra á föstu verði nota þau venjulega sölupöntun.

Endurteknir samningar ‣ Reikningar

Fyrir áskriftir er reikningur ræstur reglulega, sjálfkrafa. Tíðni reikningsfærslunnar og þjónustan/vörurnar sem reikningsfærðar eru eru skilgreindar á samningnum.

Annað

Búa til reikning handvirkt

Notendur geta einnig búið til reikninga handvirkt án þess að nota samninga eða sölupöntun. Þetta er ráðlögð aðferð ef þú þarft ekki að stjórna söluferlinu (tilboðum) eða afhendingu vöru eða þjónustu.

Jafnvel þótt þú búir til reikninginn úr sölupöntun gætir þú þurft að búa til reikninga handvirkt í undantekningartilvikum:

• ef þú þarft að búa til kreditreikning
• ef þú þarft að veita afslátt
• ef þú þarft að breyta reikningi sem búinn var til úr sölupöntun
• ef þú þarft að reikningsfæra eitthvað sem tengist ekki kjarnastarfseminni

Sérstök forrit

Sum sérstök forrit geta einnig búið til drög að reikningum:

• membership: reikningsfærðu félagsmenn þína á hverju ári
• repairs: reikningsfærðu viðgerðarþjónustu þína

Endurröðun reikninga

Það er enn mögulegt að endurraða reikningum en með ákveðnum takmörkunum:

1. Eiginleikinn virkar ekki þegar færslur eru fyrir læsingardagsetningu.
2. Eiginleikinn virkar ekki ef röðin er ósamkvæm mánuði færslunnar.
3. Hann virkar ekki ef röðin leiðir til tvítekningar.
4. Röð reikningsins helst óbreytt.
5. Þetta er gagnlegt fyrir þá sem nota númerakerfi úr öðrum hugbúnaði og vilja halda áfram núverandi ári án þess að byrja aftur frá byrjun.

Stafræn vinnsla reikninga með sjónrænum stafakennslum (OCR)

Stafræn vinnsla reikninga er ferlið við að umbreyta hefðbundnum pappírsreikningum sjálfkrafa í reikningseyðublöð í bókhaldinu þínu.

Odoo notar OCR og gervigreindartækni til að þekkja innihald skjalanna. Eyðublöð fyrir reikninga birgja og reikninga viðskiptavina eru sjálfkrafa búin til og fyllt út út frá skönnuðum reikningum.