Rafrænir reikningar

Viðbót Exigo tengir Odoo við skeytamiðlara sem sendir og tekur við rafrænum reikningum í Peppol-netinu. Þegar þú bókar reikning eða kreditreikning sendir Odoo hann sem rafrænan Peppol-reikning til viðskiptavina sem geta tekið við honum.

Rafrænir reikningar og kreditreikningar frá birgjum berast sjálfkrafa í Odoo sem drög að birgjareikningum.

Áður en þú byrjar

Þetta þarf að vera til staðar:

• Aðgangur hjá skeytamiðlaranum (API-notandi og lykilorð) fyrir hvert fyrirtæki í Odoo sem sendir eða tekur við rafrænum reikningum. Hvert fyrirtæki hefur sína eigin tengingu.
• Appið Fjárhagur í Odoo. Appið Sala þarf aðeins ef þú tekur við rafrænum pöntunum frá viðskiptavinum.
• Réttar upplýsingar um fyrirtækið: kennitala, Company ID, heimilisfang, póstnúmer og land.
• Réttar upplýsingar um viðskiptavini: nafn, kennitala, netfang, heimilisfang, póstnúmer og land.

Verkaskiptingin er þessi:

Uppsetning

Það sem Exigo gerir

Exigo sér um tæknilegu uppsetninguna. Aðeins notendur með fullan aðgang að Stillingum sjá stillingarnar.

1. Exigo setur upp viðbótina. Þá verður til ein tenging fyrir hvert fyrirtæki í Odoo, og fyrirtæki sem eru stofnuð síðar fá sína tengingu sjálfkrafa.
2. Exigo skráir aðgangsupplýsingarnar frá skeytamiðlaranum í Stillingar, í hlutanum Exigo - Electronic Business Document: User, Password og Environment Mode stillt á Production.
3. Í reitnum Notify user on error er valinn notandinn sem fær skilaboð þegar ekki tekst að lesa rafrænan reikning frá birgi. Sjálfgefið er það stjórnandinn. Láttu Exigo vita ef einhver annar á að fá skilaboðin.
4. Exigo hakar við Enable E-Invoicing (Accounting) í hlutanum E-Invoicing (Accounting). Þessi eini rofi kveikir bæði á sjálfvirkri sendingu reikninga og á móttöku reikninga frá birgjum.
5. Exigo velur Tax Source, sem ræður hvaða skattur fer á línur í reikningum frá birgjum: Odoo Chart of Accounts (sjálfgefið) eða Peppol-valkostinn.
6. Ef fleiri en eitt fyrirtæki eru í Odoo skiptir Exigo yfir í hvert þeirra og endurtekur skref 2–5, því stillingarnar gilda fyrir virka fyrirtækið.
7. Exigo prófar tenginguna.
8. Eftir uppfærslu úr Odoo 17 tæmir Exigo staðlaða Odoo-reitinn eInvoice format á viðskiptavinum.

[Skjámynd: Stillingar, hlutinn Exigo - Electronic Business Document með reitunum User, Password, Environment Mode og Enable E-Invoicing (Accounting)]

Það sem þú gerir

1. Opnaðu Stillingar ‣ Notendur og fyrirtæki ‣ Fyrirtæki og veldu fyrirtækið. Skráðu kennitölu fyrirtækisins í reitinn Kennitala, fylltu út Company ID og skráðu heimilisfang, póstnúmer og land. Ef Company ID er tómt mistekst sending allra rafrænna reikninga.
2. Skráðu kennitölu hvers viðskiptavinar í reitinn Kennitala. Odoo sendir reitinn óbreyttan til skeytamiðlarans, svo hann má ekki innihalda neitt annað en kennitöluna.
3. Skráðu líka netfang, heimilisfang, póstnúmer og land á tengilið fyrirtækisins sem þú sendir reikninga til.
4. Fyrir viðskiptavini sem eiga ekki að fá rafræna reikninga: opnaðu viðskiptavininn, farðu á flipann Reikningagerð og hakaðu við Disable Peppol E-Invoicing í hópnum Peppol E-Invoicing. Stillingin gildir líka fyrir alla tengiliði undir fyrirtækinu.

[Skjámynd: Viðskiptavinur, flipinn Reikningagerð með hópnum Peppol E-Invoicing og reitnum Disable Peppol E-Invoicing]

Dagleg notkun

Senda reikning eða kreditreikning

Sendingin er sjálfvirk: Odoo sendir reikninginn um leið og þú bókar hann.

1. Búðu til reikninginn í Fjárhagur ‣ Viðskiptavinir ‣ Reikningar, eða kreditreikninginn í Fjárhagur ‣ Viðskiptavinir ‣ Kreditreikningar.
2. Ef viðskiptavinurinn gaf upp pöntunarnúmer skaltu skrá það í Tilvísun viðskiptavinar á flipanum Aðrar upplýsingar. Ef reiturinn er tómur er reikningsnúmerið sent í staðinn.
3. Til að senda PDF-skjöl með reikningnum skaltu setja þau í Peppol Attachments á flipanum E-Invoice. Aðeins PDF-skjöl eru leyfð: aðrar skrár eru fjarlægðar með viðvöruninni Invalid Attachment Type.
4. Smelltu á Staðfesta. Odoo bókar reikninginn, kannar hjá skeytamiðlaranum hvort viðskiptavinurinn geti tekið við honum og sendir þá reikninginn, PDF-útgáfu hans og viðhengin.
5. Í spjallinu birtist E-invoice sent via Peppol ásamt GUID, sem er auðkenni sendingarinnar hjá skeytamiðlaranum.

[Skjámynd: Bókaður reikningur með hnöppunum Send E-Invoice, E-Invoice PDF og Check Status, flipanum E-Invoice og skilaboðunum E-invoice sent via Peppol í spjallinu]

Staða rafræns reiknings

Á bókuðum reikningi eða kreditreikningi eru þessir hnappar efst:

• Send E-Invoice: sendir reikninginn. Hnappurinn birtist aðeins á reikningi sem Odoo hefur ekki skráð sem sendan.
• E-Invoice PDF: sækir PDF-útgáfuna sem skeytamiðlarinn er með af reikningnum.
• Check Status: sækir nýjustu stöðuna frá skeytamiðlaranum.

Á flipanum E-Invoice sérðu E-Document GUID, E-Document Status og E-Invoice Order Ref.

Í reikningalistanum geturðu bætt við dálkinum E-Document Status. Hann er grænn þegar reikningurinn er afhentur, appelsínugulur þegar hann er móttekinn eða í endurtekningu og rauður þegar sendingin mistókst.

Staðan uppfærist sjálfkrafa á klukkustundar fresti og þegar þú smellir á Check Status.

DELIVERED, FAILED og PARKED eru lokastöður.

Reikningar frá birgjum

Rafrænir reikningar og kreditreikningar frá birgjum eru sóttir sjálfkrafa á klukkustundar fresti. Hver þeirra verður að drögum í Fjárhagur ‣ Birgjar ‣ Reikningar eða Fjárhagur ‣ Birgjar ‣ Kreditreikningar.

• Birgirinn er fundinn eftir kennitölu, síðan eftir VSK-númeri og loks eftir nafni ef aðeins einn birgir í Odoo ber það nafn og er ekki skráður með aðra kennitölu. Finnist enginn stofnar Odoo nýjan birgi með nafni, heimilisfangi, netfangi, síma og kennitölu.
• Vörur eru fundnar eftir Vörunúmer, síðan eftir Strikamerki og loks eftir nákvæmu vöruheiti. Ef engin vara finnst helst línan inni án vöru og athugasemd er skráð á reikninginn.
• Skatturinn á línunum fer eftir stillingunni Tax Source. Með Odoo Chart of Accounts fær línan sjálfgefinn innkaupaskatt bókhaldslykilsins. Með Peppol-valkostinum fær hún innkaupaskatt með sama hlutfalli og á reikningnum.
• PDF-útgáfa skeytamiðlarans af reikningnum fylgir sem viðhengi, ásamt skjölunum sem birgirinn sendi.

Farðu yfir drögin og bókaðu þau eins og aðra birgjareikninga. Ef sami reikningur berst aftur uppfærast drögin, en bókaður reikningur breytist ekki.

Ef ekki tekst að lesa reikninginn rétt birtist Error while parsing the E-Invoice í spjallinu, aðgerðin E-Invoice error er stofnuð á reikningnum og notandinn í Notify user on error fær skilaboð.

Rafrænar pantanir frá viðskiptavinum

Með viðbótinni fyrir rafrænar pantanir verða pantanir sem viðskiptavinir senda rafrænt að tilboðsdrögum í Sala ‣ Pantanir ‣ Tilboð. Pantanirnar eru sóttar á klukkustundar fresti, og Odoo sendir ekkert til baka til viðskiptavinarins.

• Pöntunarnúmerið fer í Tilvísun viðskiptavinar og útgáfudagur pöntunarinnar í Dagsetning pöntunar.
• Viðskiptavinurinn er fundinn eftir kennitölu, eða stofnaður ef hann er ekki til.
• Afhendingarstaðurinn er fundinn eftir GLN-númerinu í reitnum GLN og kennitölu viðskiptavinarins. Finnist hann ekki er hann stofnaður sem afhendingarheimilisfang undir viðskiptavininum, með nafni, GLN-númeri og heimilisfangi.
• Vörur eru fundnar eftir Strikamerki og síðan Vörunúmer. Lína með vöru sem finnst ekki er felld niður og athugasemdin Product … not found skráð.
• Verðið kemur úr Odoo, ekki úr pöntuninni.
• Ef sama pöntun berst aftur uppfærist tilboðið, svo framarlega sem það er enn í drögum. Staðfest eða læst pöntun breytist ekki.
• Tilkynningar um villur fara til sölumanns tilboðsins, eða til sölumanns viðskiptavinarins ef tilboðið hefur engan.
• Staðan sést í reitnum Staða rafræns skjals á pöntuninni.

Reiturinn GLN sést aðeins á afhendingarheimilisföngum, á flipanum Sala og innkaup í hópnum Ýmislegt. Hann er notaður bæði fyrir pantanir sem berast og á reikningum sem þú sendir.

Sjálfvirkar keyrslur

Tvær sjálfvirkar keyrslur sjá um samskiptin við skeytamiðlarann. Sending reikninga er ekki keyrsla: Odoo sendir reikning um leið og þú bókar hann.

Villur í keyrslunum sjálfum eru aðeins skráðar í kerfisannál Odoo. Ef staða reiknings breytist ekki eða reikningar frá birgjum hætta að berast skaltu hafa samband við Exigo.

Þegar eitthvað fer úrskeiðis

Sending mistókst eftir bókun

Reikningurinn er bókaður, en í spjallinu stendur Send failed eða Document send failed með GUID og textanum Please contact support.

Athugaðu þetta:

• Eru heimilisfang, póstnúmer og land skráð á viðskiptavininum og á afhendingarheimilisfanginu?
• Eru neikvæðar línur á reikningnum, til dæmis afsláttarlínur, eða er þetta kreditreikningur með bæði neikvæðu magni og neikvæðu verði?

Lagaðu það sem vantar og hafðu síðan samband við Exigo með reikningsnúmerinu og GUID-inu úr spjallinu. Ekki senda reikninginn aftur.

Ef skilaboðin nefna Company Registry vantar Company ID á fyrirtækið, og þá mistekst sending allra reikninga. Fylltu reitinn út í Stillingar ‣ Notendur og fyrirtæki ‣ Fyrirtæki og hafðu síðan samband við Exigo vegna reikninganna sem fóru ekki.

Reikningurinn var ekki sendur rafrænt

Reikningurinn er bókaður en hefur ekkert GUID og enga E-Document Status. Í spjallinu stendur E-invoice send skipped eða E-invoice not sent, eða ekkert um rafrænan reikning.

Athugaðu þetta:

• Er hakað við Disable Peppol E-Invoicing á viðskiptavininum?
• Er kennitalan í reitnum Kennitala, og ekkert annað í honum?
• Er viðskiptavinurinn skráður sem móttakandi rafrænna reikninga fyrir þessa tegund skjals? Kannað er sérstaklega hvort hann taki við reikningum og hvort hann taki við kreditreikningum.
• Er upphæð reikningsins núll? Reikningar sem standa á núlli eru ekki sendir.
• Vantar nafn, netfang, land eða götuheiti á viðskiptavininn? Þá segir spjallið hvaða reitir það eru.
• Var reikningurinn bókaður áður en kveikt var á rafrænum reikningum, eða áður en viðskiptavinurinn var skráður sem móttakandi?

Ef skilaboðin í spjallinu innihalda Could not verify Peppol registration, eða ef viðskiptavinurinn segist vera skráður sem móttakandi, skaltu hafa samband við Exigo.

Annars geturðu smellt á Send E-Invoice á bókaða reikningnum þegar búið er að laga upplýsingar viðskiptavinarins. Gerðu það aðeins ef spjallið sýnir E-invoice send skipped, E-invoice not sent eða ekkert um rafrænan reikning, aldrei ef þar er GUID.

Staðan er DELIVERED en viðskiptavinurinn fékk ekkert

DELIVERED þýðir að skeytamiðlarinn hefur unnið úr reikningnum og afhent hann. Eftir það er reikningurinn í höndum kerfis viðskiptavinarins eða þjónustuaðila hans.

• Smelltu á Check Status til að sækja nýjustu stöðuna.
• Opnaðu E-Invoice PDF til að sjá nákvæmlega hvað skeytamiðlarinn er með.
• Biddu viðskiptavininn að kanna málið hjá þjónustuaðila sínum fyrir rafræna reikninga.

Ef málið leysist ekki getur Exigo fengið afhendingarferil sendingarinnar hjá skeytamiðlaranum. Hafðu þá samband við Exigo.

Reikningar frá birgjum berast ekki

Birgir segist hafa sent rafrænan reikning, en hann er ekki kominn í Odoo.

• Reikningar eru sóttir á klukkustundar fresti. Bíddu í klukkustund áður en þú leitar lengra.
• Leitaðu að aðgerðinni E-Invoice error á birgjareikningum í drögum. Hún sýnir að reikningurinn barst en ekki tókst að lesa hann að fullu.
• Notandi með fullan aðgang að Stillingum getur athugað hvort hakað sé við Enable E-Invoicing (Accounting) og hvort User og Password séu útfyllt. Ef slökkt er á rafrænum reikningum er ekkert sótt og reikningarnir bíða hjá skeytamiðlaranum.

Hafðu samband við Exigo og gefðu upp sendanda og dagsetningu reikningsins sem vantar. Exigo getur sótt reikninga aftur, líka reikninga sem skeytamiðlarinn hefur þegar merkt afhenta.

Reikningur barst tvisvar eða ófullgerður

Viðskiptavinurinn fékk sama reikninginn tvisvar, eða afrit sem vantar PDF-skjal eða línur í.

Þetta gerist þegar svar frá skeytamiðlaranum glatast, til dæmis við sambandsrof eða þegar margir reikningar eru bókaðir í einu. Odoo veit þá ekki að reikningurinn fór út, og ef hann er sendur aftur fer annað afrit til viðskiptavinarins. Ef PDF-skjalið eða viðhengin komust ekki til skila stendur sendingin opin hjá skeytamiðlaranum.

Ekki senda reikninginn aftur ef spjallið sýnir GUID. Hafðu samband við Exigo með GUID-inu svo hægt sé að fletta sendingunni upp hjá skeytamiðlaranum fyrst.

Reikningur ekki sendur vegna upplýsinga sem vantar

Í spjalli reikningsins stendur E-invoice not sent: customer … is missing …, which Peppol requires.

Peppol krefst nafns, netfangs, lands og götuheitis á viðskiptavininum. Fylltu út reitina sem vantar á tengilið fyrirtækisins og smelltu síðan á Send E-Invoice á bókaða reikningnum. Ef viðskiptavinurinn á ekki að fá rafræna reikninga skaltu haka við Disable Peppol E-Invoicing í staðinn.

Ekki tekst að senda reikning í tölvupósti

Ef ekki tekst að senda viðskiptavini reikning í tölvupósti eftir uppfærslu úr Odoo 17, opnaðu viðskiptavininn og athugaðu reitinn eInvoice format. Hann á að vera tómur, því á meðan hann er útfylltur mistekst tölvupóstsendingin.

Pöntunarnúmer vantar á rafræna reikninginn

Skráðu pöntunarnúmer viðskiptavinarins í Tilvísun viðskiptavinar á flipanum Aðrar upplýsingar áður en þú bókar reikninginn. Ef reiturinn er tómur er reikningsnúmerið sent í staðinn.

Odoo sendir GLN-númer afhendingarstaðar með reikningnum þegar það er skráð í reitinn GLN á afhendingarheimilisfangi reikningsins. Sjálfgefið er það afhendingarheimilisfang viðskiptavinarins. Reiturinn Afhendingarstaður sést á reikningnum þegar stillingin Heimilisföng viðskiptavina er virk í stillingum Fjárhags. Ef viðskiptavinur krefst GLN-númers skaltu skrá það á afhendingarheimilisfangið áður en þú bókar reikninginn.

Línur á birgjareikningi eru rangar

• Varan er röng eða vantar: athugaðu Vörunúmer og Strikamerki á vörunum þínum, því Odoo finnur vörur eftir þeim.
• Skatturinn er rangur: athugaðu stillinguna Tax Source. Ef enginn innkaupaskattur með sama hlutfalli finnst fær línan sjálfgefinn skatt bókhaldslykilsins og athugasemd er skráð á reikninginn.
• Nýr birgir var stofnaður: Odoo finnur birgja eftir kennitölu og VSK-númeri. Ef hvorugt passar við reikninginn, og enginn einn birgir ber sama nafn, stofnar Odoo nýjan birgi. Ef kennitalan er á birgi í geymslu notar Odoo þann birgi, skráir athugasemd í spjall reikningsins og stofnar aðgerðina E-Invoice error. Hún er aðeins til upplýsingar: athugaðu birgjann og bókaðu reikninginn eins og venjulega.

Odoo 17

Í Odoo 17 er eldri útgáfa viðbótarinnar. Exigo setur tenginguna upp á fyrirtækinu, á flipanum Uppsetning rafrænna reikninga. Þetta er það helsta sem er öðruvísi en í Odoo 19.

Hverjir fá rafræna reikninga

Í Odoo 17 virkar þetta öfugt: viðskiptavinur fær aðeins rafræna reikninga ef hakað er við Tekur við rafrænum reikningum í hópnum Rafrænir reikningar á bókhaldsflipa tengiliðarins. Sjálfgefið er ekki hakað við reitinn, svo þú þarft að haka við hann fyrir hvern viðskiptavin sem á að fá rafræna reikninga.

Við uppfærslu í Odoo 19 helst valið: viðskiptavinir sem tóku ekki við rafrænum reikningum fá hak í Disable Peppol E-Invoicing.

Sending og staða

• Eins og í Odoo 19 er reikningurinn sendur sjálfkrafa þegar þú bókar hann, ef viðskiptavinurinn tekur við rafrænum reikningum. Ef sendingin mistekst stendur E-invoice send failed í spjallinu og bókunin helst.
• Hnappurinn Send E-Invoice efst á reikningnum birtist aðeins ef viðskiptavinurinn tekur við rafrænum reikningum.
• Þegar reikningur er bakfærður er kreditreikningurinn sendur rafrænt.
• Staðan sést í reitnum Staða rafrænna reikninga á reikningnum og sem dálkur í reikningalistanum. Nýjustu stöðuna sækirðu með Athuga rafræna stöðu í aðgerðavalmyndinni.
• PDF-viðhengi setur þú inn á flipanum Upplýsingar um rafrænan reikning, í Add Peppol Attachments (PDF only).
• Staðan PARKED í Odoo 17 þýðir að skeytamiðlarinn tilkynnti að sendingin hefði mistekist. Í Odoo 19 þýðir PARKED að sendingin var lögð til hliðar handvirkt hjá skeytamiðlaranum.
• Á rafræna reikningnum koma fram nafn, netfang og sími sölumannsins á reikningnum. Í Odoo 19 eru það nafn, netfang og sími fyrirtækisins sjálfs.
• Reiturinn Tilvísun á afhendingarheimilisfanginu er sendur sem auðkenni afhendingarstaðar (GLN).
• Við uppfærslu í Odoo 19 er GLN-númer sem byrjar á 0088: í reitnum Tilvísun fært í reitinn GLN.

Móttaka og sjálfvirkar keyrslur

• Í reikningum frá birgjum eru vörur aðeins fundnar eftir heiti.
• Stillingin í bókhaldsstillingunum sem stofnar vörur úr rafrænum reikningum er ekki til í Odoo 19.
• Hnappurinn Sækja rafrænt PDF á birgjareikningum sækir PDF-útgáfu reikningsins frá skeytamiðlaranum.
• Pöntunarnúmer birgisins sést á birgjareikningnum.
• Rafrænar pantanir virka eins og í Odoo 19 en eru sóttar einu sinni á dag.

Sjá einnig

• Reikningar til viðskiptavina
• Kreditnótur og endurgreiðslur
• Birgjareikningar
• Tengiliðir
• Fjölfyrirtæki
• Hafa samband við Exigo