Eftirfylgni með reikningum
Hægt er að senda viðskiptavinum skilaboð þegar greiðsla er komin fram yfir gjalddaga. Odoo hjálpar þér að bera kennsl á seinkaðar greiðslur og gerir þér kleift að skipuleggja og senda viðeigandi áminningar með eftirfylgniaðgerðum sem kveikja sjálfkrafa á einni eða fleiri aðgerðum eftir fjölda daga í vanskilum. Þú getur sent eftirfylgni með ýmsum leiðum, svo sem tölvupósti, bréfpósti eða SMS.
Uppsetning
Til að stilla Eftirfylgniaðgerð, farðu í Bókhald → Stillingar → Eftirfylgnistig og veldu eða búðu til nýtt eftirfylgnistig (eitt eða fleiri). Nokkrar eftirfylgniaðgerðir eru tiltækar sjálfgefið undir flipanum Tilkynning, og hægt er að breyta heiti og fjölda daga. Eftirfarandi aðgerðir eru í boði:
- Senda tölvupóst (Send Email);
- Senda bréf (Send a Letter);
- Senda SMS-skilaboð (Send an SMS message).
Þú getur notað forskilgreint sniðmát fyrir skilaboðin með því að velja Innihaldssniðmát (Content Template). Til að breyta sniðmátinu sem er notað, sveima yfir reitinn og smelltu á →. Ef SMS er virkjað, er til sérstakur reitur fyrir SMS-sniðmát.
Hægt er að senda áminningu sjálfkrafa með því að virkja valkostinn Sjálfvirkt (Automatic), og hengja við opna reikninga með því að virkja Hengja við reikninga (Attach Invoices), innan tiltekinnar eftirfylgniaðgerðar.
Með því að smella á flipann Aðgerð (Activity) er hægt að skipuleggja aðgerðir (verkefni). Þannig er aðgerð sjálfkrafa áætluð þegar eftirfylgnin er ræst. Til að gera það, virkjaðu Skipuleggja aðgerð (Schedule Activity) og veldu Ábyrgðarmann (Responsible) fyrir verkefnið. Veldu Aðgerðartegund (Activity Type) og sláðu inn Samantekt (Summary) um hvernig eigi að meðhöndla aðgerðina, ef þess er óskað.
Ábending
Settu neikvæðan fjölda daga til að senda áminningu áður en gjalddagi rennur upp.
Eftirfylgniskýrslur
Gjaldfallnir reikningar sem þarf að fylgja eftir eru aðgengilegir í Bókhald → Viðskiptavinir → Eftirfylgniskýrslur. Sjálfgefið síar Odoo eftir Gjaldfallnum reikningum (Overdue Invoices), en þú getur einnig síað eftir Þarfnast aðgerðar (In need of action) í valmyndinni Síur (Filters).
Þegar þú velur reikning, sérðu alla ógreidda reikninga viðskiptavinarins (gjaldfallna eða ekki), þar sem gjalddagar seinkaðra reikninga birtast með rauðum lit. Þú getur útilokað reikninga frá áminningu með því að smella á Útiloka frá eftirfylgni (Exclude from Follow-ups). Þú getur stillt annaðhvort Sjálfvirkar eða Handvirkar áminningar, sem og Ábyrgðarmann (Responsible) fyrir þann viðskiptavin.
Til að senda áminningar, smelltu á Eftirfylgni (Follow up) og veldu þær aðgerðir sem þú vilt framkvæma:
- Prenta (Print);
- Tölvupóstur (Email);
- SMS;
- Með bréfpósti (By post).
Þú getur hengt við reikninga (Attach Invoices) og breytt innihaldssniðmátum í þessum glugga. Þegar þú ert búinn, smelltu á Senda (Send) eða Senda og prenta (Send & Print).
Athugasemd
- Tengiliðaupplýsingarnar á reikningnum eða tengiliðaforminu eru notaðar til að senda áminningu.
- Þegar áminningin er send, er hún skráð í samskiptastreymi reikningsins (chatter).
- Ef það er ekki réttur tími fyrir áminningu, getur þú tilgreint dagsetningu Næstu áminningu (Next Reminder). Þú færð næstu skýrslu í samræmi við þá dagsetningu.
Ábending
Afstemdu allar bankayfirlitsfærslur rétt áður en eftirfylgniferillinn er ræstur til að forðast að senda áminningu til viðskiptavinar sem hefur þegar greitt.
Trúverðugleikastig skuldara
Til að vita hvort viðskiptavinur greiðir venjulega seint eða ekki, getur þú stillt trúverðugleikastig með því að merkja hann sem Góður skuldari (Good Debtor), Venjulegur skuldari (Normal Debtor) eða Slæmur skuldari (Bad Debtor) í eftirfylgniskýrslu hans. Til að gera það, smelltu á hringinn við hliðina á nafni viðskiptavinarins og veldu trúverðugleikastig.
Senda áminningar í hópum
Þú getur sent tölvupóstáminningar í hópum af síðunni Eftirfylgniskýrslur. Til að gera það, veldu allar skýrslurnar sem þú vilt vinna úr, smelltu á Aðgerð-tannhjólið (Action) og veldu Vinna úr eftirfylgni (Process follow-ups).