Flýtileiðarspjald fyrir bókhald

Því sem fyrirtækið á (eignir) er fjármagnað með skuldum sem verða endurgreiddar (skuldir) eða eigin fé (hagnaður, hlutafé).

Aðgreina ber eignir og gjöld:

• Eign er auðlind með efnahagslegt virði sem einstaklingur, fyrirtæki eða ríki á eða ræður yfir í þeirri von að hún skili framtíðarávinningi. Eignir birtast á efnahagsreikningi. Þær eru keyptar eða skapaðar til að auka virði fyrirtækis eða styðja rekstur þess.
• Gjöld eru kostnaður við rekstur sem fyrirtæki ber til að afla tekna.

Reikningslykill

Reikningslykill listar alla reikninga fyrirtækisins: bæði reikninga efnahagsreiknings og rekstrarreiknings. Hver viðskiptafærsla er skráð með því að debeta og kredita marga reikninga í bókhaldsfærslu. Að vissu leyti er reikningslykillinn eins og DNA fyrirtækis!

Hver reikningur í reikningslykli tilheyrir ákveðnum flokki. Í Odoo hefur hver reikningur einkvæman kóða og fellur í einn af eftirfarandi flokkum:

• Eigið fé og víkjandi skuldir
  • Eigið fé er það fjármagn sem hluthafar leggja inn til að fjármagna starfsemi fyrirtækis.
  • Víkjandi skuldir eru fjárhæðir sem þriðji aðili lánar fyrirtæki til að fjármagna starfsemi þess. Við slitin eru þessir aðilar greiddir á undan hluthöfum.
• Varanlegir rekstrarfjármunir eru áþreifanlegir (líkamlegir) munir eða eignir sem fyrirtæki kaupir og notar til að framleiða vörur og þjónustu. Þeir eru langtímaeignir, þ.e. nýtast lengur en eitt ár. Þeir fela einnig í sér fasteignir, verksmiðjur og búnað (PP&E) og eru færðir á efnahagsreikning með þeirri flokkun.
• Veltufjármunir og skammtímaskuldir
  • Veltufjármunir eru liður undir Eignum á efnahagsreikningi og ná til allra eigna sem má umbreyta í reiðufé innan eins árs. Þeir fela m.a. í sér handbært fé, jafngildi handbærs fjár, viðskiptakröfur, birgðir, markaðsverðbréf, fyrirframgreidd gjöld og aðrar lausar eignir.
  • Skammtímaskuldir eru skammtímafjárskuldbindingar sem gjaldfalla innan eins árs. Dæmi er skuld við birgja í formi viðskiptaskulda.
• Bankareikningar og sjóðsreikningar
  • Bankareikningur er reikningur hjá banka eða annarri fjármálastofnun þar sem fjármagnsfærslur milli bankans og viðskiptavinar eru skráðar.
  • Sjóðsreikningur, eða sjóðsbók, er bók þar sem allar sjóðsfærslur eru skráðar. Sjóðsreikningur felur í sér bæði móttökubók og útgjaldabók sjóðs.
• Gjöld og tekjur
  • Gjöld eru kostnaður sem fyrirtæki ber til að afla tekna; það sem þarf að verja til að afla einhvers. Algeng gjöld eru greiðslur til birgja, laun, húsaleiga verksmiðju og afskriftir búnaðar.
  • Tekjur vísa almennt til fjárhæða, eigna og annarra verðmæta sem berast yfir tiltekið tímabil í skiptum fyrir þjónustu eða vörur.

Dæmi

Bókhaldsfærslur

Öll fjármálaskjöl fyrirtækisins (t.d. reikningar, bankayfirlit, launaseðlar, samningar um hlutafjáraukningu) eru skráð sem bókhaldsfærsla sem hefur áhrif á marga reikninga.

Til að færsla sé jöfnuð þarf samtala allra debetliða að vera jöfn samtölu allra kreditliða.

Jöfnun

Jöfnun er ferlið við að tengja færsluliði á tilteknum reikningi og para debet og kredit.

Meginmarkmiðið er að tengja greiðslur við samsvarandi reikninga og merkja þá greidda. Þetta er gert með jöfnun á reikningum viðskiptakrafna og/eða viðskiptaskulda.

• Jöfnun fer fram sjálfvirkt þegar greiðslan er skráð beint á reikninginn
• Eða þegar tengsl milli greiðslna og reikninga finnast við bankaafstemmingu

Bankafstemming

Bankafstemming felst í að para saman línur í bankayfirliti (frá bankanum) við færslur sem skráðar eru í kerfinu (greiðslur til birgja eða frá viðskiptavinum). Fyrir hverja línu í bankayfirliti getur eftirfarandi átt við:

• færð á móti áður skráðri greiðslu: greiðsla er skráð þegar ávísun berst frá viðskiptavini og henni síðan jafnað við bankayfirlitið.
• skráð sem ný greiðsla: færsla fyrir greiðsluna er stofnuð í Færslubókhaldi og henni jafnað við tengdan reikning þegar bankayfirlitið er unnið.
• skráð sem önnur færsla: bankamillifærsla, bein skuldfærsla o.s.frv.

Odoo ætti að afstemma flestar færslur sjálfvirkt; einungis fáar ættu að krefjast handvirkrar yfirferðar. Að lokinni bankafstemmingu ætti staða bankareiknings í Odoo að samsvara stöðu bankayfirlitsins.

Meðhöndlun ávísana

Tvær leiðir eru við meðhöndlun ávísana og innri bankamillifærslna:

• Tvær færslur í Færslubókhaldi og afstemming
• Ein færsla í Færslubókhaldi og bankafstemming