Skrá útgjöld

Áður en hægt er að endurgreiða útgjöld þarf að skrá hvert einstakt útgjald í kerfið. Hægt er að búa til útgjaldafærslur á þrjá vegu: skrá útgjöld handvirkt, hlaða upp kvittun eða senda kvittun í tölvupósti á fyrirfram stilltan netfang.

Skrá útgjöld handvirkt

Til að skrá ný útgjöld skaltu opna Útgjaldaforritið sem birtir síðuna Mín útgjöld sjálfkrafa.

Smelltu síðan á Nýtt og fylltu út eftirfarandi reiti í eyðublaðinu sem birtist:

• Lýsing: Sláðu inn stutta lýsingu á útgjaldinu. Hún ætti að vera hnitmiðuð og upplýsandi, t.d. hádegisverður með viðskiptavini eða hótel fyrir ráðstefnu.
• Flokkur: Veldu útgjaldaflokk úr fellivalmyndinni sem best á við útgjaldið.
• Samtals: Sláðu inn heildarupphæð sem greidd var fyrir útgjaldið á einn af tveimur leiðum:
  1. Ef útgjaldið er fyrir einn hlut/eitt útgjald og valinn flokkur er fyrir einn hlut, sláðu inn kostnaðinn í reitinn Samtals (reiturinn Magn er falinn).
  2. Ef útgjaldið er fyrir marga eins hluti/útgjöld með fast verð, birtist Einingarverð. Sláðu inn magnið í reitinn Magn og heildarupphæðin uppfærist sjálfkrafa. Heildarupphæðin birtist undir Magni.

  Dæmi

  Þegar um aksturskílómetra er að ræða er Einingarverð fylltur út sem kostnaður á kílómetra. Stilltu Magn á fjölda keyrdra kílómetra og heildarupphæðin reiknast sjálfkrafa.

• Innifalinn skattur: Ef skattar eru stilltir á útgjaldaflokkinn birtast skattaprósenta og upphæð sjálfkrafa þegar annaðhvort Samtals eða Magn er slegið inn.

  Athugasemd

  Þegar skattur er stilltur á útgjaldaflokk uppfærist gildið í Innifalinn skattur í rauntíma þegar Samtals eða Magn er breytt.

• Starfsmaður: Veldu þann starfsmann sem útgjaldið tilheyrir úr fellivalmyndinni.
• Greiddi: Smelltu á viðeigandi valkost til að gefa til kynna hver greiddi útgjaldið og á að fá endurgreiðslu. Veldu annaðhvort Starfsmaður (til endurgreiðslu) eða Fyrirtæki. Þessi reitur birtist hugsanlega ekki, allt eftir völdum útgjaldaflokki.
• Dagsetning útgjalds: Sláðu inn dagsetningu þegar útgjaldið átti sér stað með því að nota dagatalsgluggann sem birtist þegar smellt er á þennan reit.
• Lykill: Veldu útgjaldareikninginn sem útgjaldið á að skráast á úr fellivalmyndinni.
• Viðskiptavinur til endurreiknings: Ef útgjaldið á að greiðast af viðskiptavini, veldu sölupöntunina og viðskiptavininn sem á að fá reikning fyrir útgjaldið úr fellivalmyndinni. Allar sölupantanir í fellivalmyndinni sýna bæði sölupöntunina og fyrirtækið sem hún er skrifuð fyrir. Eftir að útgjaldið er vistað hverfur nafn viðskiptavinarins og aðeins sölupöntunin er sýnileg á útgjaldinu.

  Dæmi

  Viðskiptavinur óskar eftir fundi á staðnum vegna hönnunar og uppsetningar á sérsniðnum garði og samþykkir að greiða tengdan kostnað (t.d. ferðir, hótel, máltíðir o.s.frv.). Öll útgjöld tengd þeim fundi myndu tilgreina sölupöntunina fyrir sérsniðna garðinn (sem vísar einnig til viðskiptavinarins) sem Viðskiptavinur til endurreiknings.

• Kostnaðarskipting: Veldu lykilinn sem útgjaldið á að skráast á úr fellivalmyndinni, annaðhvort undir Verkefni, Deildir eða báðum. Hægt er að skrá marga lykla í hverjum flokki ef þörf krefur. Stilltu hlutfallið fyrir hvern kostnaðarlykil með því að slá inn prósentugildið við hliðina á hverjum lykli.
• Fyrirtæki: Ef mörg fyrirtæki eru skráð, veldu það fyrirtæki sem útgjaldið á að skráast hjá úr fellivalmyndinni. Núverandi fyrirtæki fyllir sjálfkrafa út þennan reit.
• Athugasemdir... Ef einhverjar athugasemdir þarf til að skýra útgjaldið, sláðu þær inn í athugasemdareitinn.

Hengja kvittanir við

Þegar útgjaldafærslan er búin til er næsta skref að hengja kvittun við. Smelltu á hnappinn Hengja kvittun við og skráarsafnsglugginn opnast. Flettu að kvittuninni sem á að hengja við og smelltu á Opna.

Nýja kvittunin er skráð í samskiptastreyminu og fjöldi kvittana birtist við hliðina á 📎 (bréfaklemma) tákninu. Hægt er að hengja margar kvittanir við einstaka útgjaldafærslu eftir þörfum.

Hlaða upp útgjöldum

Hægt er að búa til útgjaldafærslur sjálfkrafa með því að hlaða upp PDF kvittun. Þessi eiginleiki krefst þess að kveikt sé á tilteknum stillingum og keypt séu IAP (in-app purchase) inneign.

Stillingar fyrir stafræna skannun

Til að virkja kvittunaskönnun skaltu fara í Útgjaldaforrit → Stillingar → Stillingar og haka við gátreitinn við hliðina á Stafræn skráning útgjalda (OCR). Smelltu síðan á Vista. Þegar þetta er virkjað birtast fleiri valkostir. Smelltu á viðeigandi valkost til að velja einn af eftirfarandi:

• Ekki stafræna: Slær af stafrænni skráningu kvittana.
• Stafræna aðeins eftir beiðni: Skannar kvittanir aðeins þegar beðið er um það. Hnappurinn Stafræna skjal birtist á útgjaldafærslum. Þegar smellt er á hann er kvittunin skannuð og útgjaldafærslan uppfærð.
• Stafræna sjálfkrafa: Skannar sjálfkrafa allar kvittanir þegar þær eru hlaðnar upp.

Undir þessum valkostum eru tveir viðbótartenglar. Smelltu á tengilinn Kaupa inneign til að kaupa inneign fyrir stafrænna skráningu kvittana. Smelltu á tengilinn Skoða þjónustur mínar til að sjá lista yfir allar núverandi þjónustur og eftirstandandi inneignir þeirra.

Fyrir frekari upplýsingar um stafræna skráningu skjala og IAP, sjá skjölunina um In-app purchase (IAP).

Hlaða upp kvittunum

Opnaðu Útgjaldaforritið og á mælaborðinu Mín útgjöld, smelltu á Hlaða upp og skráarsafnsglugginn opnast. Flettu að viðkomandi kvittun, veldu hana og smelltu á Opna.

Kvittunin er skannuð og ný útgjaldafærsla búin til. Reiturinn Dagsetning útgjalds fyllir sjálfkrafa út með deginum í dag, ásamt öðrum reitum sem byggjast á skannuðum gögnum, t.d. Samtals.

Smelltu á nýju færsluna til að opna einstaka útgjaldaeyðublaðið og gerðu breytingar ef þörf krefur. Skannuð kvittun birtist í samskiptastreyminu.

Senda útgjöld í tölvupósti

Í stað þess að búa til hvert útgjald fyrir sig í Útgjaldaforritinu er hægt að búa til útgjöld sjálfkrafa með því að senda tölvupóst á netfangssamnefni.

Til að gera þetta þarf fyrst að stilla netfangssamnefni. Farðu í Útgjaldaforrit → Stillingar → Stillingar. Gakktu úr skugga um að gátreiturinn við hliðina á Innkomandi tölvupóstar sé hakað við. Sjálfgefið netfangssamnefni er expense@(domain).com. Breyttu netfangssamnefninu með því að slá inn viðkomandi netfang í reitinn til hægri við Samnefni. Smelltu síðan á Vista.

Sjá lénsnafnaskjölin fyrir leiðbeiningar um uppsetningu og frekari upplýsingar.

Þegar lénssamheiti hefur verið stillt birtist netfangasvæðið undir eiginleikanum Incoming Emails á síðunni Stillingar í forritinu Útgjöld.

Þegar netfangið hefur verið slegið inn er hægt að senda tölvupóst á það samheiti til að búa til ný útgjöld, án þess að vera innskráður í Odoo gagnagrunninn.

Til að skrá útgjöld í gegnum tölvupóst skaltu búa til nýjan tölvupóst og slá inn innri tilvísunarkóða vörunnar (ef hann er til staðar) og upphæð útgjaldanna sem efnislínu tölvupóstsins. Festu svo kvittunina við tölvupóstinn. Odoo stofnar útgjaldið með því að nota upplýsingarnar úr efnislínunni ásamt kvittuninni.

Til að athuga innri tilvísun útgjaldaflokks skaltu fara í Útgjöld > Stillingar > Útgjaldaflokkar. Ef innri tilvísun er skráð á útgjaldaflokkinn birtist hún í dálkinum Innri tilvísun.

Til að bæta innri tilvísun við útgjaldaflokk skaltu smella á flokkinn til að opna eyðublaðið. Sláðu inn Innri tilvísun í viðeigandi reit. Undir reitnum Innri tilvísun birtist þessi setning: Notaðu þessa tilvísun sem forskeyti í efnislínu þegar þú sendir inn með tölvupósti.