Kólumbía

Íslenska staðfæringarpakkinn fyrir Kólumbíu í Odoo veitir bókhalds-, skatta- og lagalegar aðgerðir fyrir gagnagrunna í Kólumbíu – svo sem bókhaldslykla, skatta og rafræna reikningagerð.

Að auki eru til röð myndbanda um efnið. Þessi myndbönd fjalla um hvernig á að byrja frá grunni, setja upp stillingar, ljúka algengum verkferlum og veita ítarlegar útskýringar á tilteknum notkunartilvikum.

Uppsetning

Uppsetning eininga

Settu upp eftirfarandi einingar til að fá allar aðgerðir kólumbísku staðfæringarinnar:

Heiti	Tæknilegt heiti	Lýsing
Colombia - Accounting	l10n_co	Sjálfgefinn ríkisfjármálastaðfæringarpakki. Þessi eining bætir við grunnbókhaldsaðgerðum fyrir kólumbíska staðfæringu: bókhaldslyklar, skattar, staðgreiðslur og gerð auðkennisskjals.
Colombian - Accounting Reports	l10n_co_reports	Inniheldur bókhaldsskýrslur til að senda vottorð til birgja vegna beittra staðgreiðslna.
Electronic invoicing for Colombia with Carvajal	l10n_co_edi	Þessi eining inniheldur þær aðgerðir sem þarf til samþættingar við Carvajal og myndar rafræna reikninga og stuðningsskjöl tengd reikningum frá birgjum, í samræmi við reglur DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
Colombian - Point of Sale	l10n_co_pos	Inniheldur kvittanir fyrir kassakerfi í kólumbísku staðfæringunni.

Uppsetning fyrirtækis

Til að stilla upplýsingar um fyrirtækið þitt skaltu fara í forritið Contacts og leita að fyrirtækinu þínu.

Að öðrum kosti skaltu virkja þróunarham og fara í General Settings → Company → Update Info → Contact. Breyttu síðan tengiliðaforminu og stilltu eftirfarandi upplýsingar:

• Company Name – Heiti fyrirtækis.
• Address – Þar á meðal City, Department og ZIP póstnúmer.
• Identification Number – Veldu Identification Type (NIT, Cédula de Ciudadanía, Registro Civil o.fl.). Þegar Identification Type er NIT verður Identification Number að hafa staðfestingartöluna aftast á kennitölunni, með bandstriki (-) á undan.

Næst skaltu stilla Fiscal Information í flipanum Sales & Purchase:

• Obligaciones y Responsabilidades – Veldu skattaábyrgð fyrirtækisins (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación simple, R-99-PN No Aplica).
• Gran Contribuyente – Ef fyrirtækið er Gran Contribuyente skal velja þennan valkost.
• Fiscal Regimen – Veldu skattaheiti fyrirtækisins (IVA, INC, IVA e INC eða No Aplica).
• Commercial Name – Ef fyrirtækið notar tiltekið viðskiptaheiti og það þarf að birtast á reikningnum.

Uppsetning Carvajal-innskráningarskilríkja

Þegar einingarnar eru uppsettar verður að stilla notandaskilríki til að tengjast Carvajal-vefþjónustunni. Til að gera það skaltu fara í Accounting → Configuration → Settings og skruna niður að hlutanum Colombian Electronic Invoicing. Fylltu síðan inn nauðsynlegar stillingar sem Carvajal veitir:

• Username og Password – Notandanafn og lykilorð (gefið upp af Carvajal) fyrir fyrirtækið.
• Company Registry – NIT-númer fyrirtækisins án staðfestingartölunnar.
• Account ID – NIT-númer fyrirtækisins með _01 aftast.
• Colombia Template Code – Veldu eitt af tveimur tiltækum sniðmátum (CGEN03 eða CGNE04) sem nota á á PDF-sniði rafræna reikningsins.

Virkjaðu gátreitinn Test mode til að tengjast prófunarumhverfi Carvajal.

Þegar Odoo og Carvajal eru að fullu stillt og tilbúin til framleiðslu skaltu afvirkja gátreitinn Test mode til að nota framleiðslugagnagrunninn.

Uppsetning skýrslugagna

Hægt er að skilgreina skýrslugögn fyrir skattahlutann og bankupplýsingar á PDF-skjalinu sem hluta af stillanlegum upplýsingum sem sendar eru í XML-skránni.

Farðu í Accounting → Configuration → Settings og skrunaðu niður að hlutanum Colombian Electronic Invoicing til að finna reitina Report Configuration. Hér er hægt að stilla hausgögn fyrir hverja skýrslugerð:

• Gran Contribuyente
• Tipo de Régimen
• Retenedores de IVA
• Autorretenedores
• Resolución Aplicable
• Actividad Económica
• Bank Information

Uppsetning aðalgagna

Tengiliður

Hægt er að búa til tengiliðasnið í forritinu Contacts. Til að gera það skaltu fara í Contacts og smella á hnappinn Create.

Gefðu síðan tengiliðnum nafn og veldu með hnapparöðinni hvort tengiliðurinn er Individual eða Company.

Fylltu út alla Address, þar á meðal City, State og ZIP póstnúmer. Fylltu síðan út auðkenningar- og skattaupplýsingar.

Auðkenningarupplýsingar

Auðkenningargerðir, skilgreindar af DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), eru tiltækar á tengiliðaforminu sem hluti af kólumbísku staðfæringunni. Kólumbískir tengiliðir verða að hafa Identification Number (VSK-númer) og Document Type stillt.

Skattaupplýsingar

Ábyrgðarkóðar tengiliðar (hluti 53 í RUT (Registro único tributario)-skjalinu) eru innifaldir sem hluti af einingu rafrænnar reikningagerðar, þar sem DIAN krefst þeirra.

Nauðsynlega reiti má finna undir Partner → Sales & Purchase Tab → Fiscal Information section:

• Obligaciones y Responsabilidades – Veldu skattaábyrgð fyrirtækisins (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación simple eða R-99-PN No Aplica).
• Gran Contribuyente – Ef fyrirtækið er Gran Contribuyente skal velja þennan valkost.
• Fiscal Regimen – Veldu skattaheiti fyrirtækisins (IVA, INC, IVA e INC eða No Aplica).
• Commercial Name – Ef fyrirtækið notar tiltekið viðskiptaheiti og það þarf að birtast á reikningnum.

Vörur

Til að stjórna vörum skaltu fara í Accounting → Customers → Products og smella síðan á vöru.

Þegar almennar upplýsingar eru bættar við vöruskjámyndina er nauðsynlegt að annaðhvort UNSPSC Category (flipinn Accounting) eða Internal Reference (flipinn General Information) sé stillt. Gættu þess að vista vöruna þegar hún er stillt.

Skattar

Til að búa til eða breyta sköttum skaltu fara í Accounting → Configuration → Taxes og velja viðkomandi skatt.

Ef sölufærslur innihalda vörur með sköttum þarf að stilla reitinn Value Type í flipanum Advanced Options fyrir hvern skatt. Staðgreiðsluskattsgerðir (ICA, IVA, Fuente) eru einnig innifaldar. Þessi stilling er notuð til að birta skatta rétt á PDF-reikningnum.

Sölubækur

Uppsetning söludagbóka

Þegar DIAN hefur úthlutað opinberri númeraröð og forskeyti fyrir rafræna reikningsútgáfuheimild, þarf að uppfæra söludagbækurnar sem tengjast reikningsskjölunum í Odoo. Til að gera það, farðu í Bókhald → Stillingar → Dagbækur og veldu fyrirliggjandi söludagbók, eða búðu til nýja með hnappinum Búa til.

Á eyðublaði söludagbókarinnar, sláðu inn Heiti dagbókar, Tegund og settu inn einstakt Stutt kóðaheiti í flipanum Dagbókarfærslur. Stilltu síðan eftirfarandi gögn í flipanum Ítarlegar stillingar:

• Rafræn reikningsfærsla: Virkjaðu UBL 2.1 (Colombia).
• Reikningsútgáfuheimild: Heimildarnúmerið sem DIAN gefur út til fyrirtækisins.
• Dagsetning heimildar: Upphafsdagur gildistöku heimildarinnar.
• Lokadagsetning heimildar: Lokadagur gildistöku heimildarinnar.
• Númeraröð (lágmark): Fyrsta leyfða reikningsnúmerið.
• Númeraröð (hámark): Síðasta leyfða reikningsnúmerið.

Númeraröð reikninga

Númeraröð reikninga og forskeyti verða að vera rétt stillt þegar fyrsta skjalið er búið til.

Innkaupsdagbækur

Þegar DIAN hefur úthlutað opinberri númeraröð og forskeyti fyrir stuðningsskjal sem tengist reikningum frá birgjum, þarf að uppfæra innkaupsdagbækurnar sem tengjast stuðningsskjölunum í Odoo. Ferlið er svipað og uppsetning söludagbóka.

Bókhaldslyklar

Bókhaldslykillinn er settur upp sjálfkrafa sem hluti af staðfærslumódúlnum; lyklarnir eru sjálfkrafa tengdir við skatta, sjálfgefinn viðskiptaskuldalykil og sjálfgefinn viðskiptakröfulykil. Bókhaldslykillinn fyrir Kólumbíu byggir á PUC (Plan Unico de Cuentas).

Helstu verkferlar

Rafrænir reikningar

Hér er yfirlit yfir helsta verkferli rafrænna reikninga með kólumbísku staðfærslunni:

1. Sendandi stofnar reikning.
2. Rafrænn reikningsveitandi myndar lögformlegt XML-skjal.
3. Rafrænn reikningsveitandi stofnar CUFE (rafrænt reikningskóðanúmer) með rafrænum undirskrift.
4. Rafrænn reikningsveitandi sendir tilkynningu til DIAN.
5. DIAN staðfestir reikninginn.
6. DIAN samþykkir eða hafnar reikningnum.
7. Rafrænn reikningsveitandi myndar PDF-reikning með QR-kóða.
8. Rafrænn reikningsveitandi sendir reikninginn til viðtakanda.
9. Viðtakandi sendir staðfestingarkvittun og samþykkir eða hafnar reikningnum.
10. Sendandi sækir .zip-skrá með PDF og XML.

Stofnun reikninga

Rafrænir reikningar eru myndaðir og sendir bæði til DIAN og viðskiptavinar í gegnum vefþjónustusamþættingu Carvajal. Hægt er að búa þessi skjöl til úr sölupöntun eða handvirkt. Til að búa til nýjan reikning, farðu í Bókhald → Viðskiptavinir → Reikningar og veldu Búa til. Á reikningseyðublaðinu, stilltu eftirfarandi reiti:

• Viðskiptavinur: Upplýsingar um viðskiptavin.
• Dagbók: Dagbókin sem notuð er fyrir rafræna reikninga.
• Tegund rafræns reiknings: Veldu tegund skjalsins. Sjálfgefið er Factura de Venta valið.
• Reikningslínur: Tilgreindu vörur með réttum sköttum.

Þegar þessu er lokið, smelltu á Staðfesta.

Staðfesting reikninga

Eftir staðfestingu reikningsins er XML-skrá búin til og send sjálfkrafa til Carvajal. Reikningurinn er síðan unninn ósamstillt af rafræna reikningaþjónustunni UBL 2.1 (Colombia). Skráin birtist einnig í spjallþræðinum.

Reiturinn Heiti rafræns reiknings birtist nú í flipanum EDI-skjöl með heiti XML-skrárinnar. Að auki birtist reiturinn Staða rafræns reiknings með upphafsgildi Til sendingar. Til að vinna reikninginn handvirkt, smelltu á hnappinn Vinna núna.

Móttaka lögformlegt XML og PDF

Rafræni reikningsveitandinn (Carvajal) tekur við XML-skránni og fer í kjölfarið í staðfestingu á uppbyggingu hennar og upplýsingum.

Eftir staðfestingu rafræna reikningsins er lögformlegt XML-skjal myndað sem inniheldur stafræna undirskrift og einstakt kóðanúmer (CUFE). PDF-reikningur með QR-kóða og CUFE er einnig myndaður. Ef allt er rétt breytist gildið í reitnum Rafræn reikningsfærsla í Sent.

.zip-skrá sem inniheldur lögformlegan rafrænan reikning (á XML-sniði) og reikninginn (á PDF-sniði) er sótt og birt í spjallþræði reikningsins:

Staða rafræna reikningsins breytist í Samþykkt.

Kreditreikningar

Ferlið fyrir kreditreikninga er það sama og fyrir reikninga. Til að búa til kreditreikning með tilvísun í reikning, farðu í Bókhald → Viðskiptavinir → Reikningar. Á reikningnum, smelltu á Bæta við kreditreikningi og fylltu inn eftirfarandi upplýsingar:

• Kreditaðferð: Veldu tegund kreditaðferðar.
  • Hlutaendurgreiðsla: Notaðu þennan valkost þegar um er að ræða hlutaupphæð.
  • Full endurgreiðsla: Notaðu þennan valkost ef kreditreikningurinn er fyrir fulla upphæð.
  • Full endurgreiðsla og nýr drög að reikningi: Notaðu þennan valkost ef kreditreikningurinn er sjálfkrafa staðfestur og jafnaður við reikninginn. Upprunalegi reikningurinn er afritaður sem nýtt drög.
• Ástæða: Sláðu inn ástæðu kreditreikningsins.
• Bakfærsludagsetning: Veldu hvort þú viljir tiltekna dagsetningu fyrir kreditreikninginn eða hvort nota eigi dagsetningu dagbókarfærslunnar.
• Nota tiltekna dagbók: Veldu dagbókina fyrir kreditreikninginn eða skildu eftir autt ef þú vilt nota sömu dagbók og upprunalegi reikningurinn.
• Endurgreiðsludagsetning: Ef þú valdir tiltekna dagsetningu, veldu dagsetningu endurgreiðslunnar.

Þegar yfirfarið er, smelltu á hnappinn Bakfæra.

Debetreikningar

Ferlið fyrir debetreikningana er svipað og fyrir kreditreikninga. Til að búa til debetreikning með tilvísun í reikning, farðu í Bókhald → Viðskiptavinir → Reikningar. Á reikningnum, smelltu á hnappinn Bæta við debetreikning og sláðu inn eftirfarandi upplýsingar:

• Ástæða: Sláðu inn ástæðu debitreikningsins.
• Dagsetning debitreiknings: Veldu viðeigandi valkosti.
• Afrita línur: Veldu þennan valkost ef þú þarft að skrá debetreikning með sömu línum og reikningurinn.
• Nota tiltekna dagbók: Veldu prentpunkt fyrir debitreikninginn, eða skildu eftir autt ef þú vilt nota sömu dagbók og upprunalegi reikningurinn.

Þegar þessu er lokið, smelltu á Búa til debetreikning.

Stuðningsskjal fyrir reikninga frá birgjum

Þegar aðalgögn, innskráningarupplýsingar og innkaupsdagbók eru stillt fyrir stuðningsskjöl sem tengjast reikningum frá birgjum, er hægt að byrja að nota stuðningsskjöl.

Stuðningsskjöl fyrir reikninga frá birgjum er hægt að búa til úr innkaupspöntun eða handvirkt. Farðu í Bókhald → Birgjar → Reikningar og fylltu inn eftirfarandi gögn:

• Birgir: Sláðu inn upplýsingar um birginn.
• Reikningsdagsetning: Veldu dagsetningu reikningsins.
• Dagbók: Veldu dagbókina fyrir stuðningsskjöl sem tengjast reikningum frá birgjum.
• Reikningslínur: Tilgreindu vörur með réttum sköttum.

Þegar yfirfarið er, smelltu á hnappinn Staðfesta. Við staðfestingu er XML-skrá búin til og send sjálfkrafa til Carvajal.

Algeng villur

Við staðfestingu XML-skrárinnar eru algengustu villurnar tengdar vantar aðalgögnum (Skattnúmer tengiliðar, Heimilisfang, Vörur, Skattar). Í slíkum tilvikum birtast villuboð í spjallþræðinum eftir að staða rafræna reikningsins er uppfærð.

Eftir að aðalgögnin hafa verið leiðrétt er hægt að endurvinna XML-skrána með nýju gögnunum og senda uppfærðu útgáfuna með hnappinum Reyna aftur.

Fjárhagsskýrslur

Certificado de Retención en ICA

Þessi skýrsla er vottorð til birgja fyrir staðgreiðslur vegna kolombísks iðnaðar- og verslunarskatt (ICA). Skýrsluna má finna undir Bókhald → Skýrslur → Colombian Statements → Certificado de Retención en ICA.

Certificado de Retención en IVA

Þessi skýrsla gefur út vottorð um þá upphæð sem hefur verið dregin frá birgjum vegna VSK-staðgreiðslu. Skýrsluna má finna undir Bókhald → Skýrslur → Colombian Statements → Certificado de Retención en IVA.

Certificado de Retención en la Fuente

Þetta vottorð er gefið út til viðskiptaaðila vegna staðgreiðslu sem þeir hafa greitt. Skýrsluna má finna undir Bókhald → Skýrslur → Colombian Statements → Certificado de Retención en Fuente.