Sjálfvirkar aðgerðir
Sjálfvirkar aðgerðir eru forstilltar aðgerðir sem gera notendum kleift að gera ákveðin verkefni sjálfvirk í gagnagrunninum, byggt á ákveðinni áætlun eða fjölda tilvika. Þessi verkefni geta falið í sér að senda tölvupóst, búa til reikninga, hreinsa gögn og margt fleira.
Í Odoo eru sumar sjálfvirkar aðgerðir virkar sjálfgefið til að tryggja að ákveðin virkni sé ræst sjálfkrafa, en það eru einnig margir valkostir sjálfvirkra aðgerða sem birtast í gagnagrunninum sem eru ekki virkjaðir sjálfgefið.
Í Odoo Áskriftum eru tvær sjálfvirkar aðgerðir sem hefja innheimtuferli fyrir virkar endurteknar áskriftir, auk þess að ákvarða hvenær innheimtu á að ljúka vegna útrunninna áskrifta.
Þær eru sjálfgefið virkar og hægt er að gera þær óvirkar hvenær sem er til að stjórna áskriftum handvirkt.
Aðgangur að sjálfvirkum aðgerðum
Mikilvægt
Til að fá aðgang að sjálfvirkum aðgerðum verður að virkja forritarastillingu.
Þegar forritarastilling er virk skaltu fara í .
Þetta opnar sérstakt Sjálfvirkar aðgerðir yfirlit. Á þessari síðu er heildarlisti yfir sjálfvirkar aðgerðir fyrir allan gagnagrunninn.
Sláðu inn Subscription í leitarstikuna. Þetta skilar þremur áskriftartengdum niðurstöðum. Eftirfarandi leiðbeiningar fjalla um síðustu tvær niðurstöður á listanum:
- Sale Subscription: generate recurring invoices and payments
- Sale Subscription: subscriptions expiration
Athugaðu hvort sjálfvirk aðgerð sé virk með því að skoða dálkinn Active í viðkomandi röð á yfirlitinu Sjálfvirkar aðgerðir; ef gátreiturinn er grænn með haka er sjálfvirka aðgerðin virk.
Ef þarf að virkja sjálfvirka aðgerð skaltu smella á viðkomandi sjálfvirka aðgerð af listanum.
Á eyðublaði sjálfvirkrar aðgerðar skaltu færa rofa í reitnum Active til hægri. Þetta gerir rofann grænan og gefur til kynna að sjálfvirka aðgerðin sé nú virk.
Einnig er hægt að stilla hversu oft sjálfvirka aðgerðin keyrir á eyðublaði sjálfvirkrar aðgerðar, í reitnum Execute Every.
Mikilvægt
Sjálfvirka aðgerðin virkar ekki rétt ef keyrslutíminn er minni en fimm mínútur. Þetta er almenn regla fyrir allar sjálfvirkar aðgerðir.
Fyrir frekari upplýsingar skaltu lesa Algengar tæknilegar spurningar leiðbeiningarnar.
Búa til endurtekna reikninga og greiðslur
Til að sjálfvirka aðgerðin Sale Subscription: generate recurring invoices and payments geti búið til endurtekna reikninga og greiðslur á áskriftum verður að setja upp Deferred Expense og Deferred Revenue reikninga svo Odoo geti unnið úr ýmsum reikningum og greiðslum tengdum áskriftum.
Til að setja upp Deferred Expense og Deferred Revenue reikninga skaltu fara í . Báða reikninga er hægt að stilla í hlutanum Default Accounts.
Þegar réttir reikningar hafa verið færðir inn í fellivalmyndirnar Deferred Expense og Deferred Revenue skaltu smella á Vista efst til vinstri.
Búa til reikning
Þættir tengdir sjálfvirku aðgerðinni Sale Subscription: generate recurring invoices and payments má finna á staðfestum áskriftarsölupöntunum.
Til að skoða þessa þætti skaltu opna hvaða staðfesta sölupöntun sem er í Áskriftir forritinu til að opna eyðublað áskriftarsölupöntunar.
Á staðfestu eyðublaði áskriftarsölupöntunar skaltu einbeita þér að reitunum Recurring Plan og Date of Next Invoice.
Sjálfvirka aðgerðin býr til reikning þegar dagsetning dagsins í dag er sú sama og dagsetningin í Date of Next Invoice.
Odoo notar upplýsingarnar í reitnum Recurring Plan til að uppfæra næstu reikningsdagsetningu í samræmi við það.
Viðvörun
Ef reikningsstefna vöru er stillt á Based on Delivered Quantities (Manual) og afhent magn er 0 býr Odoo ekki til reikning og viðskiptavinurinn er ekki rukkaður.
Þess í stað er áskriftin unnin sem ókeypis endurtekin vara og endurspeglast sem slík í spjallinu á áskriftarsölupöntuninni.
Þegar þetta gerist birtist eftirfarandi skilaboð: Automatic renewal succeeded. Free subscription. Next invoice:[dagsetning]. No email sent.
Þegar reikningur fyrir áskriftarsölupöntunina hefur verið búinn til er hægt að skoða reikninginn með því að smella á snjallhnappinn Invoices sem birtist efst á áskriftarsölupöntuninni.
Tölvupóstur er sendur til viðskiptavinarins til að tilkynna honum um endurtekna áskriftargjaldtöku, ef það er Payment Token á reikningnum.
Til að athuga hvort það sé Payment Token skaltu opna flipann Other Info og skoða reitinn Payment Token undir hlutanum Subscription.
Ef það er enginn Payment Token er reikningurinn búinn til og sendur til viðskiptavinarins. Greiðsluna verður að skrá handvirkt í þessu tilviki.
Loka reikningum
Sjálfvirka aðgerðin Sale Subscription: generate recurring invoices and payments hefur einnig getu til að loka áskrift ef eftirfarandi skilyrði eru uppfyllt:
- Ef áskriftin hefur engan Payment Token, búðu til og bókaðu reikninginn.
- Ef áskriftin hefur Payment Token, reyndu að rukka.
- Ef gjaldtaka tekst, búðu til og bókaðu reikninginn.
- Ef gjaldtaka mistekst, sendu áminningar reglulega.
- Lokaðu áskriftinni ef hún heldur áfram að mistakast í meira en fjórtán daga.
Útrunnin áskrift
Sjálfvirka aðgerðin Sale Subscription: subscriptions expiration athugar öll önnur skilyrði sem geta valdið því að áskrift lokist sjálfkrafa. Ef ákveðin skilyrði eru uppfyllt lokar sjálfvirka aðgerðin þeirri áskrift.
Fyrst athugar sjálfvirka aðgerðin Sale Subscription: subscriptions expiration hvort lokadagsetningin sé liðin, sem er stillt á áskriftarsölupöntuninni.
Síðan athugar sjálfvirka aðgerðin Sale Subscription: subscriptions expiration hvort reikningurinn hafi ekki verið greiddur innan greiðsluskilmálafrestsins.
Til að fá aðgang að reikningum sem tengjast áskrift skaltu opna sölupöntunina fyrir áskriftarvöruna og smella á snjallhnappinn Invoices. Skoðaðu síðan dálkinn Invoice Date.
Ógreiddar áskriftir með Invoice Date sem eru fram yfir ákveðinn fjölda daga í reitnum Automatic Closing á Recurring Plan eru sjálfkrafa lokaðar af sjálfvirku aðgerðinni Sale Subscription: subscriptions expiration.
Til dæmis, ef næsta reikningsdagsetning er 1. júlí og Automatic Closing er stillt á „30 Days" myndi sjálfvirka aðgerðin loka áskriftinni 1. ágúst.
Sjá einnig