Stafræn skráning skjala
Stafræn skráning skjala vísar til þess ferlis að umbreyta pappírsskjölum eða stafrænum skjölum í færslur í gagnagrunni. Með því að nota OCR (sjálfvirk textaþekkjun) og gervigreindartækni les Odoo innihald skjalsins og stofnar og fyllir sjálfkrafa inn upplýsingar í færsluna. Þetta ferli er aðallega notað fyrir reikninga frá birgjum (eða kreditreikninga).
Athugasemd
Þótt það sé sjaldgæfara er einnig hægt að nota þetta ferli fyrir reikninga til viðskiptavina og kreditreikninga. Stillingar þurfa að vera leiðréttar í samræmi við það.
Sjá einnig
Stillingar
Farðu í Bókhald → Stillingar → Stillingar og flettu að hlutanum Stafræn skráning. Virkjaðu valkostinn Stafræn skráning skjala og veldu hvort Birgjareikningar skuli unnir sjálfkrafa eða eftir þörfum.
Athugasemd
Ef valkosturinn Ein reikningslína á skatt er virkjaður er aðeins ein lína stofnuð á hvern skatt í nýja birgjareikningnum, óháð fjölda lína á honum.
Hleðsla birgjareiknings
Birgjareikningar eru hlaðnir upp handvirkt eða sendir á tiltekið netfangssamnefni til að vera skráðir stafrænt. Þegar reikningurinn hefur verið hlaðinn upp birtist forskoðun skjalsins hægra megin á skjánum.
Athugasemd
Handvirk hleðsla
Á Yfirliti bókhalds skaltu smella á Hlaða upp í dagbókinni Birgjareikningar.
Hleðsla með netfangssamnefni
Hægt er að hlaða upp birgjareikningum með netfangssamnefni sem tengt er viðkomandi dagbók á tvo vegu:
- skannaðir úr tengdum skanna sem er stilltur til að senda tölvupóst á netfangssamnefni;
- sendir beint á netfangssamnefni.
Sérhvert PDF sem fylgir tölvupóstinum er sjálfkrafa breytt í nýjan drög að birgjareikningi.
Athugasemd
- Aðeins PDF og XML snið eru unnin með netfangssamnefni sem tengt er dagbók.
- JPEG skrár verða að vera unnar með netfangssamnefni í Documents forritinu.
Til að bæta netfangssamnefni við dagbók skaltu fylgja þessum skrefum:
- Gakktu úr skugga um að lénsheiti samnefnis hafi verið stillt.
- Sjálfgefið netfangssamnefni
vendor-bills@á eftir lénsheiti samnefnisins er sjálfkrafa stofnað og tiltækt í flipanum Ítarlegar stillingar í dagbókinni Birgjareikningar. - Til að breyta sjálfgefnu netfangssamnefni skaltu fara í Bókhald → Stillingar → Dagbækur, velja viðkomandi dagbók og breyta Netfangssamnefni í flipanum Ítarlegar stillingar.
- Stilltu tengdan skanna til að senda skannuð skjöl á netfangssamnefnið, ef þörf krefur.
Athugasemd
Að öðrum kosti er hægt að nota netfangssamnefni í Documents forritinu til að senda birgjareikningana sjálfkrafa á Fjármál vinnusvæðið (t.d. inbox-financial@example.odoo.com).
Stafræn skráning og gagnathekking með gervigreind
Eftir stillingum eru skjöl annað hvort skráð stafrænt sjálfkrafa eða þarfnast handvirkrar vinnslu ef stafræn skráning er stillt á eftir þörfum.
Til að skrá hlaðið upp skjal stafrænt handvirkt skaltu smella á Skrá skjal stafrænt.
Þegar skjalið hefur verið skráð stafrænt birtist blár borði; smelltu á Uppfæra ef þörf krefur. Farðu yfir og leiðréttu allar upplýsingar sem voru hlaðnar upp við stafræna skráningu: smelltu á viðkomandi reit/reiti til að breyta þeim, eða smelltu á Endurhlaða gervigreindargögn til að uppfæra gögnin.
Smelltu síðan á Staðfesta til að bóka skjalið.
Ábending
Þegar skjal hefur verið skráð stafrænt er reiturinn Birgir tómur ef birgirinn er ekki til í gagnagrunninum. Til að bæta honum við skaltu smella á (niðurör) í reitnum Birgir; nafn birgisins birtist auðkennt í forskoðun skjalsins hægra megin. Smelltu á það til að opna nýtt birgjaform með nafnið forútfyllt.
Athugasemd
Eftirfarandi reitir birgjareiknings eru þekktir af OCR:
- Birgir, Tilvísun reiknings, Dagsetning reiknings, Greiðslutilvísun (aðeins á belgísku sniðinu +++xxx/xxxx/xxxxx+++), Móttakandi banki, Gjalddagi og gjaldmiðill (í fjölgjaldmiðla umhverfi og ef gjaldmiðillinn er virkur).
- Í flipanum Reikningslínur: lýsing/heiti Vöru, Magn, einingaverð Verð, Skattar (ef skatturinn er virkur; þessi reitur er ekki þekktur af OCR fyrir indverska staðfærslu), Upphæð án skatts og Samtals.
Samsvörun birgjareiknings við innkaupapantanir
Þegar stafrænt skráður birgjareikning er þekktur af OCR leitar Odoo fyrst í gagnagrunninum að samsvarandi innkaupapöntun og númer hennar. Ef samsvörun finnst afritar kerfið eins margar upplýsingar og mögulegt er úr innkaupapöntuninni yfir í birgjareikninginn. Til dæmis er Tilvísun reiknings birgisins yfirskrifuð af Tilvísun birgis úr innkaupapöntuninni.
Athugasemd
- Allar breytingar eru skráðar í samskiptasvæðinu.
- Flýtihnappur sem tengist viðkomandi innkaupapöntun er tiltækur á birgjareikningnum.
Til að leiðrétta misræmi skaltu uppfæra ranga reiti á birgjareikningnum.
Ábending
- Rafrænar birgjareikningar með innbyggt XML tryggja nákvæmari og skilvirkari vinnslu.
- Að öðrum kosti er hægt að nota eiginleikann Sjálfvirk útfylling til að flytja upplýsingar úr innkaupapöntuninni yfir í birgjareikninginn, án þess að nota OCR.
Verðlag
Eiginleikinn fyrir stafræna skráningu skjala er þjónusta með innkaupaþjónustu í forriti (IAP) sem krefst fyrirframgreiddra eininga. Stafræn skráning eins skjals notar eina einingu.
Til að kaupa einingar skaltu fara í Stillingar forritið eða Bókhald → Stillingar → Stillingar, fletta að hlutanum Stafræn skráning og smella á Kaupa einingar.
Athugasemd
- Odoo Enterprise notendur með gilt áskriftarsamning fá ókeypis einingar til að prófa IAP eiginleika áður en þeir kaupa fleiri einingar fyrir gagnagrunninn. Þetta á við um sýni-/þjálfunargagnagrunna, menntunargagnagrunna og gagnagrunna með eitt forrit ókeypis.
- XML skrár þurfa ekki OCR einingar vegna þess að þær innihalda skipuleg gögn sem hægt er að vinna beint, án OCR.