Endurreikningur útgjalda
Ef útgjöld eru skráð á verkefni viðskiptavinar er hægt að rukka þau sjálfkrafa til baka á viðskiptavininn. Þetta er gert með því að stofna útgjaldafærslu, vísa í sölupöntunina sem hún tengist, og síðan stofna útgjaldaskýrslu.
Næst samþykkja stjórnendur útgjaldaskýrsluna, áður en bókhaldsdeildin bókar færslubókarfærslurnar.
Að lokum, þegar útgjaldaskýrslan hefur verið bókuð í dagbók, birtast útgjöldin á tilgreindri sölupöntun. Sölupöntunin er síðan reikningsfærð, þar með er viðskiptavinurinn rukkaður fyrir útgjöldin.
Mikilvægt
Samþykki útgjalda, bókun útgjalda í bókhald og endurreikningur útgjalda á sölupantanir er eingöngu mögulegt fyrir notendur með viðeigandi aðgangsréttindi.
Sjá einnig
Þetta skjal veitir leiðbeiningar á lægra stigi um að stofna, senda inn, samþykkja og bóka útgjöld. Fyrir ítarlegar leiðbeiningar um hvert þessara skrefa, sjá eftirfarandi skjöl:
Uppsetning
Forritin Sala og Bókhald verða að vera uppsett fyrir þessa stillingu.
Í forritinu Útgjöld skal tilgreina reikningsfærslustefnu fyrir hverja útgjaldaflokk. Farðu í Útgjöld > Stillingar > Útgjaldaflokkar. Smelltu á útgjaldaflokk til að skoða eyðublaðið.
Undir hlutanum REIKNINGSFÆRSLA, smelltu á hnappavalið við hliðina á þeirri valkost sem þú vilt fyrir Endurreikningur útgjalda:
- Nei: Útgjaldaflokkurinn er ekki hægt að endurreikningsfæra.
- Á kostnaðarverði: Útgjaldaflokkurinn reikningsfærir útgjöld á þeim verði sem er stillt á eyðublaði útgjaldaflokksins.
- Söluverð: Útgjaldaflokkurinn reikningsfærir á söluverðinu sem er stillt á útgjaldaeyðublaðinu.
Sjálfgefnir útgjaldaflokkar hafa eftirfarandi endurreikningsstefnur:
| Á kostnaðarverði | Söluverð | Ekki virkt | |
|---|---|---|---|
| Flokkur | COMM | FOOD | EXP_GEN |
| Lýsing | Samskiptakostnaður eins og símareikningar, póstkostnaður o.fl. | Máltíðakostnaður eins og veitingastaðir, viðskiptahádegisverðir o.fl. | Annað |
| Flokkur | TRANS & ACCT | MIL | GIFT |
| Lýsing | Ferða- og gistikostnaður eins og hótel, flugmiðar, leigubílar o.fl. | Kílómetragjald. | Gjafir til viðskiptavina eða birgja. |
Stilla endurreikningsstefnu
Til að stilla endurreikningsstefnu á útgjaldaflokk, farðu í Útgjöld > Stillingar > Útgjaldaflokkar. Opnaðu þann útgjaldaflokk sem þú vilt, eða stofnaðu nýjan.
Í hlutanum REIKNINGSFÆRSLA, veldu annaðhvort Á kostnaðarverði eða Söluverð fyrir reitinn Endurreikningur kostnaðar.
Stofna útgjaldafærslu
Til að endurreikningsfæra útgjöld, stofnaðu fyrst útgjaldafærslu. Í reitnum Viðskiptavinur til endurreiknings, notaðu fellivalmyndina til að velja þá sölupöntun sem á að bæta útgjaldinu við.
Mikilvægt
Það er afar mikilvægt að velja réttu sölupöntunina í reitnum Viðskiptavinur til endurreiknings, þar sem þannig eru útgjöld sjálfkrafa reikningsfærð eftir að útgjaldaskýrsla er samþykkt.
Valfrjálst: Kostnaðardreifingargreining
Mikilvægt
Til að reiturinn Kostnaðardreifingargreining sé sýnilegur verður forritið Bókhald að vera uppsett, og Kostnaðarbókhald og Kostnaðargreiningaráætlanir verða að vera stilltar. Sjá Kostnaðarbókhald fyrir frekari upplýsingar.
Næst, veldu þá Kostnaðardreifingargreiningu sem útgjaldið er bókað á. Hægt er að velja marga reikninga ef þess er óskað.
Til að bæta við annarri Kostnaðardreifingargreiningu, smelltu á línuna til að opna sprettiglugga Greining. Smelltu á Bæta við línu, og veldu síðan þá Kostnaðardreifingargreiningu sem þú vilt úr fellivalmyndinni.
Ef fleiri en ein Kostnaðardreifingargreining er valin, verður að breyta reitum Hlutfall. Sjálfgefið eru báðir reitirnir stilltir á 100%. Stilltu hlutföllin þannig að samtala allra valinna reikninga sé 100%.
Dæmi
Málningafyrirtæki samþykkir að mála skrifstofubyggingu þar sem tvær mismunandi fyrirtæki eru til húsa. Við kostnaðarmat er fundur haldinn á staðnum til að ræða verkefnið.
Bæði fyrirtækin samþykkja að greiða ferðakostnað starfsmanna málningafyrirtækisins. Þegar útgjöld eru stofnuð fyrir kílómetragjald og hótel eru bæði fyrirtækin skráð í línu Kostnaðardreifingargreiningar, 50% hvort.
Stofna útgjaldaskýrslu
Þegar útgjöldin hafa verið stofnuð, smelltu á Stofna skýrslu. Þegar útgjaldaskýrslan hefur verið send inn, birtast snjalltakkarnir Sölupantanir og Útgjöld efst á útgjaldaskýrslunni. Snjalltakkarnir sýna fjölda sölupantana og útgjalda sem tengjast útgjaldaskýrslunni.
Næst, smelltu á Senda til stjórnanda til að óska eftir samþykki frá þeim stjórnanda sem er úthlutaður.
Mikilvægt
Reitinn Viðskiptavinur til endurreiknings er aðeins hægt að breyta þar til útgjaldaskýrsla er samþykkt. Eftir að útgjaldaskýrsla er samþykkt er ekki lengur hægt að breyta reitnum Viðskiptavinur til endurreiknings.
Samþykkja og bóka útgjöld
Áður en útgjaldaskýrsla er samþykkt, gakktu úr skugga um að allar upplýsingar í hverri útgjaldslínu séu réttar, og smelltu síðan á Samþykkja.
Athugasemd
Hnappurinn Samþykkja birtist eingöngu eftir að útgjaldaskýrsla hefur verið send inn.
Bókhaldsdeildin ber venjulega ábyrgð á bókun færslubókafærslna. Til að bóka útgjöld í færslubók skal smella á Bóka færslubókafærslur. Þegar útgjaldaskýrsla hefur verið samþykkt er hægt að bóka hana.
Sölupöntunin uppfærist eingöngu eftir að færslubókafærslurnar hafa verið bókaðar. Þegar færslurnar eru bókaðar birtast útgjöldin á viðkomandi sölupöntun.
Reikningsfæra útgjöld til viðskiptavinar
Þegar útgjaldaskýrslan hefur verið samþykkt og samsvarandi færslubókafærslur bókaðar uppfærist sölupöntunin sjálfkrafa, sem gerir kleift að reikningsfæra viðskiptavininn. Bókhaldsdeildin ber venjulega ábyrgð á útgáfu lokareikningsins.
Veldu viðkomandi útgjaldaskýrslu og smelltu á Sölupantanir hnappinn til að opna sölupöntunina. Útgjöldin sem á að endurreikningsfæra birtast nú á sölupöntuninni.
Athugasemd
Hægt er að vísa í fleiri en eina sölupöntun á útgjaldaskýrslu. Ef fleiri en ein sölupöntun er skráð mun smella á Sölupantanir hnappinn opna lista yfir allar sölupantanir sem tengjast þeirri útgjaldaskýrslu. Smelltu á sölupöntun til að opna upplýsingar um hana.
Dæmi
Rafrænt viðgerðarfyrirtæki á stóran viðskiptavinahóp. Þjónustugjöld þess eru mismunandi eftir því hvaða vöru er þjónustað. Tæknimaður notar mismunandi íhluti eftir vörunni sem hann þjónustar og þjónustar að meðaltali fimm viðskiptavini á dag.
Eftir hvert verk sendir tæknimaðurinn inn útgjald og tengir við viðeigandi sölupöntun. Í lok dags velur tæknimaðurinn öll útgjöldin og stofnar útgjaldaskýrslu til yfirferðar og samþykkis hjá yfirmanni.
Þegar útgjaldaskýrslan er stofnuð eru nokkrar sölupantanir tengdar henni. Útgjöld og Sölupantanir hnappar sýna fjölda tengdra færslna efst á útgjaldaskýrslunni.
Á sölupöntunarforminu birtast útgjöldin nú sem línuatriði í flipanum Pöntunarlínur, með útfylltan dálkinn Afhent, og eru tilbúin til reikningsfærslu.
Smelltu á Stofna reikning og gluggi með titlinum Stofna reikninga birtist.
Veldu hvort reikningurinn er Venjulegur reikningur, Fyrirframgreiðsla (hlutfall) eða Fyrirframgreiðsla (föst upphæð), og smelltu á Stofna drög að reikningi. Gluggi með drögum að reikningi birtist þar sem vörur og útgjöld eru sýnd í flipanum Reikningslínur.
Athugasemd
Ef sölupöntun inniheldur bæði vöru og útgjald, og varan hefur ekki verið afhent viðskiptavininum, birtist eingöngu útgjaldið í flipanum Reikningslínur á reikningnum. Hægt er að stofna tvo reikninga fyrir eina sölupöntun.
Smelltu á Staðfesta til að breyta stöðu reikningsins úr Drög í Bókað.
Til að senda reikninginn með tölvupósti til viðskiptavinarins skal smella á Senda og prenta. Gluggi til að stilla útlit skjalsins birtist þar sem hægt er að sérsníða útlit.
Smelltu á Vista og gluggi birtist með fyrirfram útbúið tölvupóstsskilaboð og PDF-reikning í meginmáli þess. Hægt er að yfirfara og breyta skilaboðunum ef þörf krefur.
Smelltu á Senda og prenta til að senda reikninginn með tölvupósti til viðskiptavinarins. Glugginn hverfur og Odoo sendir reikninginn til viðskiptavinarins. Að auki er PDF-afrit af reikningnum sjálfkrafa sótt niður til varðveislu og prentunar.
Greiðsla reiknings
Það eru nokkrar leiðir til að afgreiða greiðslu reiknings, allt eftir greiðslustillingum í forritinu Bókhald. Þetta verkflæði felur í sér viðskiptavinagátt og handvirka staðfestingu. Viðskiptavinurinn ber ábyrgð á að senda inn greiðslu og bókhaldsdeildin ber ábyrgð á staðfestingu.
Athugasemd
Til að nota netgreiðslur í gegnum viðskiptavinagáttina verður að virkja eiginleikann Netgreiðsla reikninga í forritinu Bókhald. Einnig verður að setja upp greiðslumáta.
Farðu á reikninginn með því að smella á Útgjaldaforrit → Útgjaldaskýrslur og veldu viðkomandi útgjaldaskýrslu.
Smelltu á Sölupantanir hnappinn og veldu síðan viðkomandi sölupöntun. Smelltu á Reikningar hnappinn.
Eftir að smellt er á Senda og prenta er reikningurinn sendur til viðskiptavinarins með tölvupósti og birtur á netinu í viðskiptavinagáttinni. Smelltu á Forskoðun til að sjá hvernig reikningurinn og greiðslumöguleikarnir líta út frá sjónarhorni viðskiptavinarins.
Þegar viðskiptavinurinn greiðir á netinu fær reikningurinn merkinguna Í greiðslu. Greiðslur og Greiðslufærslur hnappar birtast efst á reikningsforminu.
Smelltu á Greiðslur hnappinn til að fara á Greiðslu-formið. Smelltu á Staðfesta til að staðfesta að greiðsla reikningsins hafi borist. Greiðsluformið uppfærist sjálfkrafa í Greitt.