Birgjareikningar
Hægt er að skrá birgjareikninga annaðhvort handvirkt eða sjálfvirkt í Odoo. Skýrsla um yfirstaðnar skuldir (Aged Payable) gefur yfirsýn yfir alla ógreidda reikninga og hjálpar til við að greiða réttar upphæðir á réttum tíma.
Sjá einnig
Stofnun birgjareiknings
Handvirkt
Farðu í og smelltu á Nýtt.
Ábending
Einnig er hægt að stofna birgjareikning af Stjórnborði bókhalds:
- smelltu á Nýtt á Innkaupa-dagbókinni; eða
- smelltu á þriggja punkta hnappinn (lóðrétt) á Innkaupa-dagbókinni og veldu Reikningur undir hlutanum Nýtt.
Sjálfvirkt
Birgjareikningar geta myndast sjálfkrafa með því að senda tölvupóst á tölvupóstsauðkenni (email alias) sem tengt er innkaupadagbókinni, eða með upphleðslu PDF.
Athugið
- Þegar reikningur er hlaðinn upp birtist PDF skjalið hægra megin á skjánum og auðveldar að fylla inn upplýsingar.
- Reikninga má greina (digitize) til sjálfvirkrar útfyllingar og tengja við innkaupapantanir til að yfirskrifa OCR-gögn með fyrirliggjandi upplýsingum úr innkaupapöntun.
- Þjónustur eins og greining skannaðra eða PDF birgjareikninga í Odoo krefjast IAP-eininga (In‑App Purchase).
Til að bóka reikninga sjálfvirkt frá völdum birgjum skaltu fara í og velja viðkomandi birgi. Í flipanum Bókhald, undir Almennt, stilltu Sjálfbóka reikninga á eitt af eftirfarandi:
- Alltaf
- Spyrja eftir 3 staðfestingar án breytinga
- Aldrei
Útfylling birgjareiknings
Hvort sem reikningur er stofnaður handvirkt eða sjálfvirkt skal ganga úr skugga um að eftirfarandi reitir séu rétt útfylltir:
- Birgir: Odoo fyllir sjálfkrafa inn upplýsingar út frá tengiliðakorti birgis og fyrri innkaupapöntunum og reikningum.
- Tilvísun birgjareiknings: Bættu við tilvísun sölupöntunar frá birgi. Þessi reitur er notaður til að tengja vörur þegar þær berast.
- Sjálf-fylling: Veldu eldri reikning/innkaupapöntun til að fylla skjöl sjálfvirkt. Reiturinn Birgir þarf að vera fylltur áður.
- Dagsetning reiknings: Veldu útgáfudag skjalsins.
- Dagsetning bókunar: Uppfærðu bókunardag ef þarf.
- Tilvísun greiðslu: Reiturinn Minnistexti inniheldur sjálfkrafa greiðslutilvísun þegar greiðsla hefur verið skráð.
- Banki viðtakanda: Reikningsnúmerið sem greiðsla fer á. Þessi reitur er nauðsynlegur fyrir magngreiðsluskrár (s.s. NACHA og SEPA).
- Gjalddagi eða Greiðsluskilmálar verða að vera tilgreindir.
- Dagbók: Veldu í hvaða dagbók á að færa reikninginn og í hvaða gjaldmiðli.
Í flipanum Reikningslínur:
- Til að opna vöruskrána, smelltu á Vöruskrá.
- Veldu vörur og magn og smelltu svo á Til baka í reikning; valdar atriðalínur birtast þá á birgjareikningnum.
- Uppfærðu Magn, Verð og Skatta/VSK ef þarf.
Ábending
Ef línan á reikningnum samsvarar ekki vöru í gagnagrunninum, smelltu á Bæta við línu og sláðu inn lýsingu án þess að tengja við vöru.
Athugið
Hugsanlegt er að útgefna verði marga reikninga fyrir sömu innkaupapöntun ef birgir er í eftirpöntun og sendir reikninga eftir því sem vörur eru afgreiddar, eða ef hann sendir hlutareikninga eða óskar eftir innborgun. Í slíkum tilvikum geta margir reikningar haft sömu Tilvísun birgjareiknings.
Staðfesta birgjareikning
Smelltu á Staðfesta þegar skjalið er tilbúið. Staða breytist í Bókað og færsla stofnast í Færslubókhaldi út frá upplýsingum reikningsins. Við staðfestingu úthlutar Odoo hverjum birgjareikningi einstöku númeri úr skilgreindri röð.
Athugið
Eftir staðfestingu er ekki lengur hægt að breyta birgjareikningi. Smelltu á Setja aftur í drög ef gera þarf breytingar.
Afreikningur
Afreikningur er vinnuferli þar sem viðskiptavinur stofnar birgjareikning fyrir hönd birgja og sendir þeim afrit til skráningar. Þá þarf birgir ekki að senda viðskiptavininum reikning og þetta er algengt þar sem viðskiptavinur hefur áreiðanlegri viðskiptagögn. Þetta flýtir einnig greiðslum þar sem viðskiptavinur þarf ekki að bíða eftir að birgir gefi út reikning.
Odoo styður útgáfu birgjareikninga vegna afreiknings og kreditreikninga vegna afreiknings; senda má þau með tölvupósti og í gegnum Peppol.
Stillingar
Til að stilla afreikning í Odoo skaltu fyrst búa til sér innkaupadagbók eingöngu fyrir afreikning:
- Farðu í .
- Smelltu á Nýtt.
- Settu Heiti dagbókar og stilltu Tegund á Innkaup.
- Í flipanum Ítarlegar stillingar, virkjaðu Afreikning.
Sjá einnig
Stofna afreikning
Afreikninga má stofna bæði handvirkt og sjálfvirkt. Þegar afreikningur er stofnaður skaltu annaðhvort gera það beint úr afreiknings-innkaupadagbókinni á Stjórnborði bókhalds eða stilla Dagbók reikningsins handvirkt á þá dagbók.
Athugið
Raðnúmer afreikninga inniheldur gagnagrunnsauðkenni (internal ID) samstarfsaðilans þannig að raðnúmerið er einstakt á hvern samstarfsaðila.
Senda afreikning
Eftir að hafa stofnað og staðfest afreikning skaltu smella á Senda. Í sprettiglugganum Senda velurðu sendingaraðferðir (t.d. með tölvupósti, með pósti og/eða í gegnum Peppol) og smellir á Senda.
Athugið
- Ef senda á afreikninga í gegnum Peppol skaltu fyrst stilla Peppol-skráningu og staðfesta síðan að birgirinn sé skráður í Peppol. Farðu í og farðu í gegnum staðfestingu tengiliðar.
- Ekki styðja allir Peppol tengipunktar afreikning. Staðfestu við birgja að þeirra tengipunktur geri það.
Greiðslur og jöfnun
Til að skrá greiðslu, smelltu á Greiða. Í glugganum Greiða velurðu Dagbók, Greiðslumáta, Upphæð og Gjaldmiðil.
Ef Greidd upphæð er lægri en samtala eftirstöðva á birgjareikningi, er um hlutagreiðslu að ræða og reiturinn Greiðslumismunur sýnir ógreidda stöðu.
Reiturinn Skýring fyllist sjálfkrafa ef Greiðsluviðmiðun hefur verið stillt rétt á birgjareikningnum. Ef reiturinn er auður, settu inn reikningsnúmer birgja sem viðmiðun.
Smelltu síðan á Búa til greiðslu. Borðinn Í greiðslu/Hlutagreitt birtist á reikningnum þar til hann er jöfnaður og staðan færist í Greitt.
Sjá einnig
Aldursgreindar viðskiptaskuldir
Fyrir yfirlit yfir opna birgjareikninga og eindaga: Farðu í .
Smelltu á táknið (hægri ör) við hvern birgi til að skoða nánar alla ógreidda reikninga hans, þar með talda eindaga og upphæðir.
Athugið
Smelltu á PDF eða XLSX til að búa til PDF- eða XLSX-skrá.