Gestir

Í Frontdesk forritinu er gestur hver sem er sem er ekki starfsmaður (t.d. viðgerðarmaður, starfssækjandi, endurskoðandi o.s.frv.). Hægt er að skrá komu og brottför gesta í öryggisskyni, svo til staðar sé nákvæmt yfirlit yfir hverjir eru á staðnum.

Gestalisti

Til að sjá heildaryfirlit yfir innskráða gesti: Farðu í Frontdesk → Gestir.

Allir gestir birtast í listayfirliti með eftirfarandi upplýsingum sem voru skráðar við innskráningu:

• Nafn: nafn gestsins.
• Fyrirtæki gests: fyrirtækið sem gesturinn kemur frá.
• Sími: símanúmer gestsins.
• Drykkur*: drykkurinn sem gesturinn óskaði eftir.
• Gestgjafi: sá sem gesturinn bíður eftir að hitta.
• Innskráning: dagsetning og tími þegar gesturinn skráði sig inn.
• Útskráning*: dagsetning og tími þegar gesturinn skráði sig út. Í sjálfgefnu yfirliti sjást aðeins gestir með stöðuna Innskráð eða Áætlað. Gestir með útskráningartíma sjást aðeins ef sían Í dag er fjarlægð.
• Tímalengd: sá tími sem gesturinn hefur verið innskráður.
• Stöð: sú stöð þar sem gesturinn skráði sig inn.
• Staða: staða gestsins. Valkostir eru Innskráð, Áætlað, Útskráð eða Hætt við.
• Netfang*: netfang gestsins.
• Fyrirtæki*: fyrirtækið sem gesturinn heimsækir. Þessi reitur er aðeins aðgengilegur í fjölfyrirtækja gagnagrunni.

* Þessir reitir sjást ekki í sjálfgefnu Gestir listayfirliti. Virkja þarf þá með (stilla) tákninu efst til hægri í listanum.

Lengst til hægri við heiti dálkanna á síðunni Gestir er ónefndur dálkur þar sem hægt er að uppfæra stöðu gesta.

Þegar gestur fer, smelltu á Útskrá til að uppfæra skráningu gestsins og skrá dagsetningu og tíma brottfarar.

Ef áætlaður gestur kemur og hann skráði sig ekki inn á Frontdesk kioski, er hægt að skrá hann inn beint af þessum lista með því að smella á Innskrá til að skrá komu.

Við hliðina á ónefnda stöðudálknum birtist hnappurinn Drykkur afgreiddur, en aðeins ef sá gestur óskaði eftir drykk.

Þegar drykkurinn hefur verið afgreiddur, smelltu á Drykkur afgreiddur til að merkja að drykkurinn hafi verið afhentur gestinum. Hnappurinn hverfur eftir að verið hefur smellt á hann.

Lengst til hægri á línunni birtist hnappurinn Prenta gestamiða aðeins fyrir áætlaða gesti. Smelltu á þennan hnapp til að hlaða niður PDF-skrá með gestamiða. Miðinn sýnir dagsetningu og tíma innskráningar, nafn og fyrirtæki gestsins, hver er heimsóttur og lógó fyrirtækisins sem er heimsótt.

Ef einhver dálkur er ekki sýnilegur, eða ef óskað er að fela sýnilegan dálk, smelltu á (stilla) táknið aftast á efstu línu. Þá opnast fellivalmynd með dálkavalkostum sem hægt er að virkja eða slökkva á. (haka) tákn bendir til að dálkurinn sé sýnilegur.

Áætlaðir gestir

Þegar búist er við gestum, t.d. starfssækjendum, opinberum starfsmönnum eða nýjum birgjum, er gagnlegt að skrá upplýsingar um gesti fyrirfram. Þegar þeir mæta geta þeir notað valkostinn Flýtiskráning á kioski í stað þess að slá inn allar upplýsingar við komu.

Skráðu væntanlega gesta fyrirfram með því að stofna áætlaðan gest í Frontdesk.

Til að stofna áætlaðan gest: Farðu í Frontdesk → Gestir og smelltu á Nýtt. Sláðu síðan inn sömu upplýsingar og fyrir aðra gesti á formið sem opnast. Einu skyldureitirnir eru Nafn gestsins og Stöð sem hann á að mæta á.

Ferli gesta

Innskráning gesta

Þegar gestur kemur í móttöku fer hann að Frontdesk kioski og smellir á Innskrá. Upplýsingarnar sem beðið er um ráðast af uppsetningu þeirrar Frontdesk stöðvar. Ef reitur er skylduskráningar birtist rauð stjarna (*). Gesturinn verður að fylla út alla skyldureiti til að geta skráð sig inn.

Þegar öllum upplýsingum hefur verið slegið inn, snertir gesturinn hnappinn Innskrá.

Innskráning áætlaðra gesta

Þegar áætlaður gestur kemur að Frontdesk kioski, birtist spjaldið Flýtiskráning hægra megin á skjánum með spurningunni: Ertu einn af þessum? Fyrir neðan er listi yfir alla gesti sem eru skráðir til komu þann dag.

Smelltu á viðeigandi nafn í listanum til að skrá inn.

Drykkir

Ef drykkir hafa verið skilgreindir fyrir stöðina birtist staðfestingarskjár eftir að ýtt er á Innskrá með spurningunni: Viltu fá eitthvað að drekka?

Gesturinn getur valið Já, takk eða Nei, takk.

Ef valið er Já, takk birtist val á drykkjum með forstilltum kostum. Gesturinn velur þá það sem hann vill, eða smellir á Ekkert, takk neðst á skjánum ef hann vill ekkert.

Ef valinn var drykkur birtist skeytið: Takk fyrir skráningu! Drykkurinn er á leiðinni.

Tilkynningar

Þegar gestur hefur skráð sig inn fær sá sem er heimsóttur, og aðrir notendur sem eru stilltir til að fá tilkynningar um innskráningar á kioski, tilkynningu. Tilkynningin er send með tölvupósti, SMS-skilaboðum, Discuss spjalli, eða samsetningu þessara leiða.

Ef gestur óskaði eftir drykk eru notendur sem eru stilltir sem Fólk til að tilkynna á drykkjaskránni látnir vita í gegnum Discuss. Skilaboðin sem birtast eru: (Visitor Name) var að skrá sig inn. Óskaði eftir (Drink Name).

Þegar drykkurinn hefur verið afhentur ber þeim sem afhenti drykkinn að merkja hann sem afgreiddan.

Til að merkja drykk sem afgreiddan: Farðu í Frontdesk → Stöðvar og veldu viðkomandi stöðukort sem sýnir (#) drykkir til að afgreiða.

Þá opnast listi yfir alla gesti sem eru innskráðir á þeirri stöð og bíða drykkjar. Smelltu á hnappinn Drykkur afgreiddur aftast á línu viðkomandi gests. Eftir að hafa merkt drykkinn sem afgreiddan hverfur gesturinn af listanum.

Útskráning

Þegar gestur hefur lokið erindum sínum og yfirgefið húsnæðið er mikilvægt að skrá hann út til að tryggja rétta skráningu.

Farðu í Frontdesk → Stöðvar og opnaðu það stöðvarspjald sem sýnir (#) Drykkir til að bera fram. Þá opnast listi yfir alla gesti sem eru nú skráðir inn á þeirri stöð.

Smelltu á hnappinn Útskrá við lok línunnar fyrir gestinn sem fór. Þegar hann er skráður út hverfur hann af listanum.