Afstemming bankafærslna

Afstemming bankafærslna er ferlið við að staðfesta bankafærslur. Margar þessara færslna eru paraðar við mótliði sem tengjast viðskiptagögnum, s.s. viðskiptareikningum, birgjareikningum og greiðslum, en aðrar sem kunna að hafa engan samsvarandi mótlið (t.d. bankagjöld) má færa handvirkt eða með jöfnunarlíkönum. Afstemming bankafærslna er ekki aðeins nauðsynleg hjá flestum fyrirtækjum, hún dregur einnig úr villuhættu í fjárhagsskýrslum, hjálpar við að greina svikastarfsemi og bætir sjóðstreymisstjórnun.

Þökk sé sjálfgefnum samsvörunarreglum og sérsniðnum jöfnunarlíkönum velur Odoo samsvarandi liði sjálfkrafa þegar það á við.

Sýn bankajöfnunar

Til að opna Bank Matching sýn dagbókar skaltu fara í Stjórnborð bókhalds og annaðhvort:

• smella á heiti dagbókarinnar (t.d. Banki) eða hnappinn Færslur til að sýna allar færslur, þar með talið áður jafnaðar, eða
• smella á hnappinn x til að jafna til að sýna aðeins ójafnaðar færslur. Til að taka með áður jafnaðar færslur skaltu fjarlægja Ekki jafnað síuna úr leitarstikunni.

Bank Matching sýnin samanstendur af línum fyrir hverja færslu dagbókarinnar, þar sem nýjustu línur birtast efst. Hver færsla hefur dagsetningu, lýsingu, tengilið (ef stilltur), aðgerðahnappa og upphæð færslu. Viðbótaraðgerðir á hverri línu eru aðgengilegar með hnappnum (þrípunkta).

Færslur

Allar færslur tengjast færslubókhaldi sem debetar/kreditar aðalreikning dagbókarinnar og biðreikning hennar þar til færslan er fulljöfnuð. Þá er biðreikningnum skipt út fyrir reikning mótliðsins eða, í tilviki handvirkrar jöfnunar, valinn reikning.

Mögulegar aðgerðir

Eftir því hvaða færsla er valin eru allt að tvær tillögur tiltækar sem hnöppur, en aðrar aðgerðir má nálgast með (þrípunkta) hnappnum:

• Velja tengilið: Opna leitarútlit til að bæta tengilið við færsluna.
• Velja reikning: Opna leitarútlit til að velja handvirkt reikning og færa alla upphæð færslunnar á hann. Ef þarf, breyttu línunni til að laga upphæðina.
• Viðskiptakröfur: Færa færsluna á kröfu­reikning tengiliðsins.
• Sala: Opna listayfirlit sölupantana tengiliðsins í Tengiliður (eða fara beint í formyfirlit ef aðeins ein viðeigandi sölupöntun er til). Veldu viðeigandi sölupöntun(ir) og smelltu á Búa til reikninga, farðu síðan aftur í Bank Matching og jafnaðu reikningana með Jafna hnappnum.
• Viðskiptaskuldir: Færa færsluna á skuldareikning tengiliðsins.
• Jafna: Opna leitarútlit yfir fyrirliggjandi liði úr gögnum eins og viðskiptareikningum, birgjareikningum og greiðslum. Veldu einn eða fleiri liði til að bæta við mótliðum með samsvarandi reikningum þeirra.
• Hópgreiðslur: Opna stutt yfirlit yfir hópgreiðslur. Til að sjá allar hópgreiðslur, smelltu á Leita að fleiru .... Veldu hópgreiðslu til að bæta við mótlið fyrir hverja greiðslu í hópnum með samsvarandi reikningi hverrar greiðslu.
• jöfnunarlíkön: Öll handvirk jöfnunarlíkön sem geta átt við færsluna birtast. Smelltu á aðgerðahnapp líkansins til að mynda mótliði samkvæmt skilgreiningu líkansins.
• Hlaða upp reikningum: Hladdu upp einum eða fleiri reikningum til greiningar. Eftir greiningu eru reikningarnir tiltækir til jöfnunar með Jafna hnappnum.
• Stjórna líkönum: Opna listayfirlit jöfnunarlíkana.
• Opna færslubókhald: Opna færslubókhald þessarar færslu.
• Eyða færslu: Eyða þessari færslu.

Jafna færslur

Þegar unnt er jafnar Odoo færslur sjálfkrafa út frá gildum í reitum þeirra.

Ef enginn tengiliður er stilltur á færsluna er Lýsing færslunnar borin saman við Númer, Vísun viðskiptavinar, Vísun reiknings og Vísun greiðslu í fyrirliggjandi reikningum og greiðslum.

Ef tengiliður er stilltur á færsluna er hún pöruð við reikninga, reikninga birgja og greiðslur tengiliðsins út frá Upphæð. Eftirfarandi reglur eru notaðar í röð til að finna og beita samsvörun:

• Nákvæm samsvörun
• Afsláttar­samsvörun: fyrir gjalddaga með afslætti fyrir snemmbúnar greiðslur
• Upphæð í lýsingu: ef Upphæð reiknings finnst í Lýsingu færslunnar

Auk þess að nota þessar föstu samsvörunarreglur má para færslur sjálfvirkt með jöfnunarlíkönum. Að öðrum kosti má jafna færslur handvirkt svona:

1. Stækkaðu viðeigandi línu meðal ójafnaðra bankafærslna til að sjá alla tiltæka aðgerðahnappa.
2. Skilgreindu mótlið. Til eru nokkrir möguleikar, þar á meðal að para við fyrirliggjandi liði, velja reikning handvirkt, para við hópgreiðslur og nota hnappa jöfnunarlíkana.
3. Ef færsla verður ekki fulljöfnuð, bættu við öðrum fyrirliggjandi mótlið eða veldu reikning fyrir eftirstöðvar upphæðar.

Fyrirliggjandi liðir

Til að jafna færslur við fyrirliggjandi liði sem tengjast skjölum eins og sölureikningum, birgjareikningum og greiðslum, smelltu á aðgerðahnappinn Jafna, veldu samsvarandi bókhaldsfærslur í listanum og smelltu á Velja.

Ef upphæð bankafærslu er lægri en reikningurinn sem hún er jöfnuð við, er bankafærslan fulljöfnuð, en mismunurinn verður áfram opinn á mótfærslunni. Hægt er að láta eftirstöðvarnar liggja opnar til síðar eða merkja reikninginn sem greiddan að fullu. Til að merkja reikning sem greiddan að fullu, breyttu línunni, smelltu á greitt að fullu og Vista. Til að afturkalla þetta, breyttu línunni aftur, smelltu á hlutagreiðsla og Vista.

Ef upphæð bankafærslu er hærri en reikningurinn sem hún er jöfnuð við, er bankafærslan aðeins hlutajöfnuð. Eftirstöðvarnar er þá hægt að jafna eins og hverja aðra færslu.

Velja reikning

Ef enginn fyrirliggjandi liður samsvarar valinni færslu, geturðu samt afskrifað færsluna handvirkt: Smelltu á Velja reikning og veldu síðan viðeigandi reikning. Til að afskrifa aðeins hluta af færslunni, breyttu línunni þannig að hún endurspegli rétta upphæð og jafnaðu eftirstöðvarnar eins og hentar.

Afstemmingarlíkön

Notaðu afstemmingarlíkön til að búa til sérsniðnar reglur sem má beita sjálfkrafa eða handvirkt með sérsniðnum hnöppum fyrir aðgerðir sem oft eru endurteknar. Þessir sérsniðnu hnappar gera þér kleift að jafna bankafærslur hratt handvirkt og hægt er að sameina þá við önnur afstemmingarlíkön og mótfærslur þegar færslur eru jafnaðar.

Breyta línum og taka jöfnun til baka

Til að breyta mótfærslu skaltu opna línuna, smella á táknið (blýantur) og breyta nauðsynlegum reitum í glugganum Breyta línu.

Ef færsla er að hluta pöruð við mótfærslu, geturðu notað tengilinn til að merkja reikninginn sem greiddan að fullu eða skipta aftur yfir í hlutagreiðslu.

Til að taka jöfnun færslu til baka, eyddu öllum mótfærslum sem tengjast færslunni með því að smella á táknið (rusl).

Nettun

Nettun (einnig kölluð AP/AR jöfnun) er ferlið við að jafna innkomnar kröfur og útistandandi skuldir við sama tengilið. Með því að jafna þessar kröfur og skuldir myndast ný færslubókfærsla sem jafnar upp. Tvær megin aðstæður geta komið upp:

• Bankafærsla vegur upp á móti (annaðhvort að fullu eða að hluta) kröfum og skuldum.
• Engin bankafærsla vegur upp á móti kröfum og skuldum. Þetta getur gerst ef kröfur og skuldir vega nákvæmlega hvor aðra upp eða ef ójafnvægi er eftir.

Nettun með bankafærslum

Þegar bankafærsla vegur upp á móti (að fullu eða að hluta) innkomnum kröfum og útistandandi skuldum, skaltu jafna bankafærsluna í sýninni Bankajöfnun eins og aðra fyrirliggjandi liði:

1. Smelltu á Jafna á færslunni.
2. Veldu alla viðeigandi mótfærslur, bæði á kröfu- og skulda-megin.
3. Smelltu á Velja.
4. Ef afgangur er eftir, geta eftirfarandi aðstæður komið upp eftir atvikum:
   • Sölureikningur, birgjareikningur eða annar liður er ekki fulljöfnuð(ur) og eftirstöðvarnar má jafna á móti öðrum bankafærslum.
   • Bankafærslan sjálf er ekki fulljöfnuð og má jafna eftirstöðvarnar eins og í öðrum tilvikum.

Nettun án bankafærslna

Þegar engin bankafærsla vegur upp á móti innkomnum kröfum og útistandandi skuldum, er ekkert að jafna í sýninni Bankajöfnun. Upphæð skuldar birtist hins vegar bæði í viðskiptakröfum og viðskiptaskuldum. Til að jafna þessar skuldbindingar svo þær birtist ekki lengur í viðskiptayfirliti tengiliðarins, fylgdu þessum skrefum:

1. Farðu í Bókhald --> Bókhald --> Jafna.
2. Veldu bókhaldsfærslurnar sem skuldfæra eða kreditfæra viðskiptakröfur og viðskiptaskuldir og endurspegla skuldbindingarnar sem á að nettna.
3. Smelltu á Jafna.
4. Ef skuldbindingarnar vega ekki nákvæmlega hvor aðra upp, birtist sprettigluggi Afskriftarfærsla þar sem þú ákveður hvernig leysa skuli afganginn:
   • Veldu Leyfa hlutajöfnun til að jafna aðeins að hluta viðskiptakröfur og -skuldir og láta eftirstöðvarnar vera opnar.
   • Notaðu hnapp afstemmingarlíkans til að afskrifa afganginn.
   • Veldu Reikning handvirkt og, ef þarf, stilltu VSK, Dagbók, Lýsingu, Dagsetningu og Til yfirferðar.

Liðirnir eru þá paraðir og jafnaðir og upphæðin hverfur úr viðskiptayfirliti tengiliðarins, sem sýnir að engin greiðsla er lengur gjaldfallin vegna þessara skuldbindinga.