Stjórna mótteknum tölvupóstum
Innkomin skilaboð eru tölvupóstur sem berst í Odoo-gagnagrunn. Hver sem er getur sent tölvupóst á dulnefni (alias) sem er búið til í gagnagrunninum eða svarað pósti sem áður var sendur úr gagnagrunninum, út frá reply-to hausnum.
Tölvupóstdulnefni
Líkansbundin dulnefni
Sumar smáforrit (t.d. söluteymi, hjálparborð, verkefni) hafa sín sértæku dulnefni. Þau eru notuð til að:
- Búa til færslu þegar póstur er sendur beint á dulnefnið,
- Taka á móti svörum við pósti sem upphaflega var sendur frá færslu.
Dæmi
Í dæminu hér að ofan mun póstur á info@company-name.odoo.com búa til nýtt tækifæri eða nýtt leið sem er sjálfkrafa úthlutað á viðkomandi söluteymi. Sé póstur sendur úr spjalli á fyrirliggjandi tækifæri verður reply-to stillt á info@company-name.odoo.com. Svarið birtist í rétta spjallinu samkvæmt message-id hausnum.
Catchall
Ef smáforrit er ekki með dulnefni er notað almennt varadulnefni: catchall. Póstur sem er sendur úr spjalli er með svarfangi stilltu á þetta catchall dulnefni. Svar á catchall birtist í rétta spjallinu þökk sé message-id hausnum.
Sjálfgefið er fyrri hlutinn catchall notaður. Virkjaðu þróunarham og farðu í Stillingar --> Tæknilegt --> Tölvupóstar: Lén dulnefna til að opna stillingarnar.
Póstur á catchall þarf alltaf að vera svar við pósti sem áður var sendur úr gagnagrunninum. Ef póstur er sendur beint á catchall fær sendandinn eftirfarandi skilaboð:
Athugið
Netfangið info@company-name.com sem sést á skjámyndinni er netfangið sem skráð er á fyrirtækið. Í þróunarham á fyrirtækjaskrá opnast viðbótarstillingar (s.s. catchall og bounce). Hægt er að breyta þeim með því að smella á innri tengil við netfangslénið. Ekki er almennt ráðlagt að breyta þessum stillingum nema sérstakar ástæður séu fyrir hendi, þar sem það hefur áhrif á öll svör við áður sendum póstum.
Dæmi
Hægt er að stilla dulnefni á söluteymi í CRM appinu. Þegar viðskiptavinur svarar pósti sem kemur frá CRM appinu, er reply-to info@company-name.odoo.com.
Þegar póstur er sendur úr Contacts appinu er svarfangið catchall@company-name.odoo.com vegna þess að ekkert dulnefni er á tengiliðalíkaninu.
Athugið
Ráðlagt er að halda fyrri hluta catchall og bounce óbreyttum. Ef gildið er breytt munu eldri póstsendingar úr gagnagrunninum áfram vísa í fyrri gildi, sem getur valdið því að svör berist ekki rétt inn í gagnagrunninn.
Bounce
Eins og catchall er notað til að byggja svarfang, er bounce dulnefnið notað til að stilla return-path póstsins. Return-path er notað þegar pósti er ekki hægt að koma til skila og villuskilaboð eru send til sendanda.
Sjálfgefið er nafnið bounce notað. Virkjaðu þróunarham og farðu í Stillingar --> Tæknilegt --> Tölvupóstar: Lén dulnefna til að opna stillingarnar.
Athugið
Á Odoo Online, þegar sjálfgefinn útstreymispóstþjónn Odoo er notaður, er return-path netfangið þvingað í bounce@company-name.odoo.com óháð því hvaða gildi er stillt sem bounce dulnefni.
Þegar villa á sér stað kemur tilkynning fram sem rautt umslag í spjallinu. Í sumum tilvikum getur rauða umslagið aðeins innihaldið skilaboðin no error, sem þýðir að um villu er að ræða sem Odoo gat ekki meðhöndlað.
Tilkynning birtist einnig á Discuss-tákninu á leiðsögustikunni.
Dæmi
Ef netfang viðtakanda er rangt fæst nánari skýring með því að smella á rauða umslagið í spjallinu; þar kemur fram ástæðan fyrir biluninni.
Taka á móti tölvupósti með sjálfgefnum stillingum Odoo
Á Odoo Online og Odoo.sh eru dulnefni, svarföng og bounce netföng forstillt. Þessi netföng nota dulnefnislén sem bætist sjálfkrafa við staðlaðan gagnagrunn.
Dæmi
Gera má ráð fyrir að slóð gagnagrunnsins sé https://mydatabase.odoo.com; þá er dulnefnislénið mydatabase.odoo.com búið til sjálfkrafa. Hægt er að nota catchall og bounce sem catchall@mydatabase.odoo.com og bounce@mydatabase.odoo.com.
Ef CRM appið er uppsett og söluteymi með dulnefninu info er búið til, er hægt að nota info@mydatabase.odoo.com strax. Sama gildir um önnur dulnefni sem eru búin til í öðrum smáforritum.
Lénið gagnagrunnsins er tilbúið til að taka á móti pósti án frekari stillinga.
Nota mörg Odoo-undirlén
Á Odoo Online er aðeins það Odoo-undirlén sem var skilgreint við stofnun gagnagrunns.
Á Odoo.sh er hægt að nota fleiri en eitt Odoo-undirlén. Í stillingum greinarinnar má bæta við Odoo-undirlénum svo lengi sem þau eru ekki þegar í notkun á annarri grein. Þessum lénum þarf síðan að bæta við dulnefnislén til að fyrirtæki geti notað þau.
Nota sérsniðið lén fyrir innkomin skilaboð
Dulnefnislénið þarf að vera valið í almennum stillingum. Ef þú ert með fjölfyrirtæki þarf að stilla hvert fyrirtæki.
Öll dulnefni nota þetta sérsniðna lén. Svör á líkönum sem hafa stillt dulnefni fara á [alias]@my-custom-domain.com. Svör á önnur líkön fara á catchall í gegnum catchall@my-custom-domain.com.
Mikilvægt
Ef póstur er sendur með póstþjónum Odoo á meðan sérsniðið lén er notað, fylgdu leiðbeiningunum „Using a custom domain with Odoo’s email server“.
Þar sem þetta sérsniðna lén er notað, berast allir póstarnir sem nota dulnefni (svör, bounce og beinar sendingar) á netföng í því léni. Þeir eru því afhentir póstþjóninum sem tengdur er léninu (MX-færsla). Til að birta þá í spjallinu eða búa til nýjar færslur þarf að sækja þessa innkomnu pósta inn í Odoo-gagnagrunninn.
| Aðferð | Kostir | Gallar |
|---|---|---|
| Endurbeiningar |
|
|
| Innkomandi póstþjónar |
|
|
| MX-færsla |
|
|
Mikilvægt
Fyrir on‑premise gagnagrunna krefjast aðferðirnar með endurbeiningu og MX-færslu jafnframt stillingar á mail gateway script. Notkun á þessu skriftu krefst ítarlegrar tæknilegrar og innviðaþekkingar.
Mikilvægt
Leitaðu í leiðbeiningum hýsingaraðila þíns fyrir nánari upplýsingar um hvernig framkvæma eigi aðferðirnar hér að neðan.
Endurbeiningar
Ef gagnagrunnurinn er hýstur á Odoo Online eða Odoo.sh er mælt með endurbeiningum. Þær tryggja að skilaboð berist tafarlaust inn í gagnagrunninn.
Viðvörun
Við stillingu á endurbeiningum í Microsoft 365 (Exchange Online) geta tæknilegar takmarkanir haft áhrif. Sumir notendur hafa greint frá því að Microsoft 365 styðji ekki raunverulega endurbeiningu heldur aðeins áframsendingu, sem kann að hegða sér öðruvísi en Odoo krefst fyrir póstleiðir.
Frekari upplýsingar um stillingar í Microsoft Exchange: Microsoft Learn.
Skylt er að endurbeina catchall- og bounce-netföngum á Odoo-undirlén gagnagrunnsins. Öllum öðrum alias-um þarf einnig að endurbeina.
Dæmi
Með einu söluteymi þarf eftirfarandi endurbeiningar:
catchall@company-name.com→catchall@company-name.odoo.combounce@company-name.com→bounce@company-name.odoo.cominfo@company-name.com→info@company-name.odoo.com
Mikilvægt
Sumir póstveitendur krefjast þess að staðfesta endurbeiningu með hlekk sem er sendur á viðtakanda. Þetta veldur vanda fyrir catchall og bounce þar sem þau búa ekki til færslur.
- Breyttu gildinu fyrir catchall á léninu fyrir póst-alias. developer-mode þarf að vera virkt til að sjá þetta valmyndaratriði. Til dæmis má breyta úr
catchallítemp-catchall. Þetta gerir kleift að notacatchallsem local-part annars alias. - Opnaðu app sem notar alias. Til dæmis er í CRM alias fyrir hvert söluteymi. Stilltu
catchallsem local-part á alias-i söluteymis. - Staðfestingarpósturinn mun búa til færslu í CRM-appinu. Pósturinn sést í spjallinu og þannig er hægt að staðfesta endurbeininguna.
- Mundu að endursetja alias söluteymisins og catchall-gildið á léninu, nákvæmlega eins og áður.
Valkostur við endurbeiningar er áframsending. Við áframsendingu er netfangið sem áframsendir póstinn skráð sem sendandi, en með endurbeiningu helst upprunalegi sendandinn.
Mikilvægt
Við notkun á endurbeiningu til að meðhöndla innkomandi póst getur þurft viðbótarstillingar til að tryggja rétta hegðun.
Sumir póstveitendur, s.s. Gmail, krefjast þess að endurbeiningarvistfangið sé staðfest áður en póstur er endurbeint; annars virkar endurbeiningin ekki.
Ef endurbeining er notuð í stað innkomandi póstþjóns getur alias birst með léninu @yourdb.odoo.com nema Local-part based incoming detection sé virk á viðkomandi alias. Þessi stilling er undir Stillingar --> Tæknilegt --> Aliasar.
Innkomandi póstþjónar
Eins og áður segir er mælt með endurbeiningum til að taka á móti tölvupósti í Odoo. Hægt er þó að setja upp innkomandi póstþjóna. Þá þarf að búa til innkomandi póstþjón fyrir hvert pósthólf á þjóninum þínum, þ.m.t. catchall, bounce og alla alias-a gagnagrunnsins, til að sækja allan innkomandi póst.
Viðvörun
Eiginleikinn Incoming Mail Servers í Odoo er hannaður fyrir sameiginleg pósthólf (t.d. sales@yourcompany.com eða support@yourcompany.com) til að leiða skilaboð í sölutrektir teyma, þjónustumiða eða skjöl.
Notkun persónulegra netfanga (t.d. mitchell.admin@yourcompany.com) sem innkomandi póstþjóna er ekki mælt með. Það getur aukið öryggisáhættu, valdið óæskilegri leiðingu skilaboða, persónuverndarvanda og erfiðleikum við að samstilla svör rétt.
Innkomandi póstþjónar eru búnir til undir Stillingar --> Tæknilegt --> Tölvupóstur: Innkomandi póstþjónar.
Mikilvægt
Við mælum með IMAP fram yfir POP, þar sem IMAP sækir alla ólesna pósta en POP sækir alla póstsögu og merkir þá síðan sem eydda í pósthólfinu.
Ábending
Einnig er hægt að tengja pósthólf með Gmail með Google OAuth eða Outlook með Microsoft Azure OAuth.
Óháð valinni samskiptareglu eru póstar sóttir með tímasettri aðgerðinni Mail: Fetchmail Service.
Að auki gefur innkomandi póstþjónn í Odoo tækifæri til að búa til nýjar færslur í tilteknu líkani. Hver póstþjónn getur búið til færslur í mismunandi líkani.
Dæmi
Póstar sem berast á task@company-name.com eru sóttir af Odoo-gagnagrunninum. Allir sóttir póstar búa til nýtt verk í verkefnakerfinu.
MX-færsla
Þriðji valkosturinn er að búa til MX-færslu í DNS-svæðinu þínu sem tilgreinir póstþjón sem annast póst til lénsins. Mikil tæknileg þekking er nauðsynleg.
Mikilvægt
Þessi uppsetning virkar aðeins með undirlén á Odoo Online eða Odoo.sh innviðum (t.d. @mail.mydomain.com). Vísarðu MX-færslunni frá sérsniðna undirléninu á Odoo-undirlén gagnagrunnsins, t.d. úr mail.mydomain.com í dbname.odoo.com.
Eftirfarandi atriði gilda eftir hýsingartegund:
Sérsniðið undirlén þarf að bæta við á Odoo Portal.
Sérsniðið undirlén þarf að bæta við stillingar verkefnisins:
Óendanlegar póstlykkjur
Í sumum tilvikum geta myndast óendanlegar póstlykkjur. Odoo veitir vörn gegn slíkum lykkjum og tryggir að sami sendandi geti ekki sent of marga pósta sem myndu búa til færslur á alias á tilteknu tímabili.
Sjálfgefið getur netfang sent allt að 20 pósta á 120 mínútum. Ef fleiri póstar eru sendir eru þeir stöðvaðir og sendandi fær eftirfarandi skilaboð:
Til að breyta sjálfgefinni hegðun, virkjaðu developer-mode, farðu svo í Stillingar --> Tæknilegt --> Færibreytur: Kerfisfæribreytur og bættu við tveimur færibreytum.
- Fyrir fyrstu færibreytuna, settu
mail.gateway.loop.minutessem Lykil og veldu fjölda mínútna sem Gildi (120er sjálfgefið). - Fyrir aðra færibreytuna, settu
mail.gateway.loop.thresholdsem Lykil og veldu fjölda tölvupósta sem Gildi (20er sjálfgefið).
Kerfisbreyta fyrir leyfð lén samheita
Samheiti fyrir móttöku pósts eru stillt í Odoo gagnagrunninum til að búa til færslur út frá innkomnum tölvupóstum. Til að skoða samheiti í gagnagrunninum skaltu fyrst virkja forritaraham. Farðu síðan í Stillingar appið → Tæknilegt → Samheiti.
Eftirfarandi kerfisbreyta, mail.catchall.domain.allowed, með leyfðum lénum aðskildum með kommum, tryggir að aðeins rétt vísaður póstur á samheiti verði tekinn til greina. Með því að tilgreina á hvaða lénum samheitið má búa til beiðni/lead/tækifæri o.s.frv., eru rangir jákvæðir samleikir útilokaðir þegar aðeins forliður póstfangs (en ekki lénið) samsvarar samheitinu.
Í sumum tilvikum hafa orðið samleikir í gagnagrunninum þegar móttekinn er póstur þar sem sami forliður samheitis er til staðar en á öðru léni. Þetta á við í reitum sendanda, viðtakanda og CC (afrit) í innkomnum pósti.
Dæmi
Þegar Odoo fær póst með forliðnum commercial í sendanda, viðtakanda eða CC (t.d. commercial@example.com), getur gagnagrunnurinn ranglega túlkað póstinn sem fullt samheiti commercial á öðru léni og þar með búið til beiðni/lead/tækifæri o.s.frv.
Til að bæta við kerfisbreytunni mail.catchall.domain.allowed skaltu fyrst virkja forritaraham. Farðu síðan í Stillingar appið → Tæknilegt → Kerfisbreytur. Smelltu á Nýtt og sláðu inn mail.catchall.domain.allowed í reitinn Lykill.
Settu síðan lénin í reitinn Gildi, aðskilin með kommum. Vistaðu handvirkt; kerfisbreytan tekur gildi strax.
Greining á móttöku byggð á hlutanum fyrir @
Þegar búið er til nýtt samheiti er hægt að virkja valkostinn Greining á móttöku byggð á hlutanum fyrir @ (local-part). Ef virkt, krefst Odoo aðeins samsvörunar á hlutanum fyrir @ til að beina innkomnum pósti. Ef óvirkt, þarf allt póstfangið að samsvara til að beina innkomnum pósti.