Þýskaland

Bókhald

Reikningaskrá

Odoo styður bæði SKR03 og SKR04 reikningaskrár. Þegar nýr Odoo Online gagnagrunnur er stofnaður er SKR03 sett upp sjálfgefið.

Til að staðfesta hvaða pakki er uppsettur: Farðu í Bókhald --> Uppsetning --> Stillingar og athugaðu reitinn Pakki undir kaflanum Landsaðlögun.

Skýrslur

Eftirfarandi þýsku sértæku skýrslur eru í Odoo Enterprise:

• Efnahagsreikningur
• Rekstrarreikningur
• Skattaskýrsla (Umsatzsteuervoranmeldung)
• EC Sales List
• Intrastat

Útflutningur færslna úr Odoo í DATEV

Ef einhver af þýsku landsaðlögunarpökkunum er uppsettur geturðu flutt bókhaldsfærslur úr Odoo í DATEV úr höfuðbókinni.

Tegundir útflutnings eru tvær: fyrst DATEV ATCH, síðan DATEV DATA.

1. DATEV ATCH

Farðu í Bókhald --> Skýrslugerð --> Höfuðbók, smelltu á hnappinn Aðgerðir og veldu Datev ATCH (zip).

Hladdu upp niðurhals ZIP-skránni í gegnum DATEV Belegtransfer hugbúnaðinn.

2. DATEV DATA

Farðu í Bókhald --> Skýrslugerð --> Höfuðbók, smelltu á hnappinn Aðgerðir og veldu Datev DATA (zip).

Sendu niðurhals ZIP-skrána til skattaráðgjafa. Hann ætti að flytja ZIP-skrána inn í DATEV Rechnungswesen.

Ræddu við skattaráðgjafann hversu oft hann þarfnast þessara skráa.

GoBD-samræmi

GoBD stendur fyrir Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Í stuttu máli er þetta leiðarvísir um rétta stjórnun og geymslu bóka, færslna og gagna á rafrænu formi, sem og aðgang að gögnum, sem skiptir máli fyrir þýsku skattyfirvöldin, skattframtöl og ársreikning.

Þessi viðmið voru skrifuð og gefin út af þýska fjármálaráðuneytinu (BMF) í nóvember 2014. Frá janúar 2015 hafa þau orðið staðall og leyst af hólmi fyrri venjur sem tengdust tölvuvæddu bókhaldi. Nokkrar breytingar voru gerðar af BMF árið 2019 og í janúar 2020 til að skýra atriði vegna þróunar stafrænna lausna (skýjahýsing, pappírslaus fyrirtæki o.s.frv.).

Hvernig GoBD tengist bókhaldshugbúnaði

GoBD er bindandi fyrir fyrirtæki sem þurfa að leggja fram bókhald, þar á meðal smá og meðalstór fyrirtæki, sjálfstætt starfandi og frumkvöðla, gagnvart skattyfirvöldum. Þar með er skattgreiðandinn sjálfur alfarið ábyrgur fyrir fullkominni og tæmandi varðveislu gagna sem skipta máli fyrir skattlagningu (framangreindra fjármála- og tengdra gagna).

Burtséð frá hugbúnaðarkröfum þarf notandinn að tryggja innra eftirlitskerfi (í samræmi við 146. gr. skattalaga):

• stýring aðgangsréttinda;
• aðskilnaður verka og ábyrgðar;
• innsláttarprófanir (villuboð, skynsemisathuganir);
• samsvaranir og afstemmingar við færsluskráningu;
• vinnslu- og ferlieftirlit; og
• ráðstafanir til að koma í veg fyrir vísvitandi eða óviljandi manipulation á hugbúnaði, gögnum eða skjölum.

Notandinn þarf að úthluta verkefnum innan fyrirtækisins á viðeigandi stöður (stýring) og sannreyna að verkefni séu unnin rétt og að fullu (eftirlit). Niðurstöður þessa eftirlits þarf að skrá (skjalfesting) og ef villur finnast við eftirlit þarf að grípa til viðeigandi ráðstafana til úrbóta (forvarnir).

Öryggi gagna

Skattgreiðandi verður að tryggja kerfið gegn hvers konar gagnatapi vegna eyðingar, fjarlægingar eða þjófnaðar gagna. Ef færslur eru ekki nægilega varðar telst bókhaldið ekki vera í samræmi við GoBD-leiðbeiningarnar.

Þegar færslur hafa verið endanlega bókaðar er ekki lengur hægt að breyta þeim eða eyða þeim í gegnum forritið.

• Ef Odoo er notað í skýi eru reglulegar afritanir hluti af Odoo Online þjónustunni. Auk þess er hægt að sækja regluleg afrit og geyma á ytri kerfum.

  Sjá einnig

  Odoo Cloud Hosting - Service Level Agreement

• Ef þjónninn er rekinn staðbundið ber notandinn ábyrgð á að koma upp nauðsynlegu öryggisafritakerfi.

Ábyrgð hugbúnaðarframleiðandans

Þar sem GoBD á aðeins við um skattgreiðandann er ógerningur að gera hugbúnaðarframleiðanda ábyrgan fyrir nákvæmri og samræmdri skjalfestingu á fjármálagögnum notenda. Hann getur eingöngu útvegað nauðsynleg verkfæri svo notandinn geti uppfyllt þær hugbúnaðartengdu leiðbeiningar sem lýst er í GoBD.

Að tryggja samræmi með Odoo

Lykilorðin í samhengi við GoBD eru: rekjanlegt, sannprófanlegt, rétt, skýrt og samfellt. Í stuttu máli þarftu skjalavörslu sem stenst endurskoðun, og Odoo gefur þér tæki til að ná öllum þessum markmiðum:

1. Rekjanleiki og sannprófun

   Hvert skjal í Odoo ber stimpil um höfund, stofndag, breytingardag og hver breytti. Auk þess eru viðeigandi reitir raknir. Þannig sést í tímalínu (chatter) viðkomandi hlutar hvaða gildi var breytt, af hverjum.

2. Heildstæðni

   Öll fjárhagsgögn verða að vera skráð í kerfið, án gloppna. Odoo tryggir að engar gloppur séu í númeraröð fjárhagslegra viðskipta. Notandi ber ábyrgð á að færa inn öll fjárhagsgögn. Þar sem flest fjárhagsgögn í Odoo myndast sjálfkrafa, ber notandinn engu að síður ábyrgð á að færa inn alla reikninga frá birgjum og aðrar aðgerðir að fullu.

3. Nákvæmni

   Odoo tryggir, með réttri uppsetningu, að réttar reikningsgrunnbækur séu notaðar. Eftirlitsferlar milli innkaupapantana og sölupantana og samsvarandi reikninga endurspegla raunverulegan rekstur. Notandi ber ábyrgð á að skanna og tengja pappírsreikning birgis við viðeigandi færslu í Odoo. Odoo Documents hjálpar til við að sjálfvirknivæða þetta verk.

4. Tímabær bókun og skráning

   Þar sem flest fjárhagsgögn í Odoo verða til við viðskiptagerninga (t.d. er reikningur bókaður við staðfestingu), tryggir Odoo tímanlega færsluskráningu sjálfgefið. Notandi ber ábyrgð á að færa inn alla innkomna birgjareikninga tímanlega, sem og aðrar aðgerðir.

5. Skipulag

   Fjárhagsgögn í Odoo eru, samkvæmt skilgreiningu, í röð og má raða þau eftir flestum reitum líkansins. GoBD krefst ekki tiltekinnar röðunar, en kerfið þarf að tryggja að þriðji aðili finni tiltekna færslu fljótt. Odoo tryggir þetta sjálfgefið.

6. Óbreytanleiki

   Með þýskri staðfærslu Odoo er Odoo stillt sem staðall þannig að hægt sé að uppfylla kröfu um óbreytanleika án frekari sérsníðinga.

GoBD-útflutningur

Við fjárhagslegt eftirlit geta skattyfirvöld óskað eftir þremur aðgangsstigum að bókhaldskerfinu (Z1, Z2, Z3). Þessi stig spanna allt frá beinum aðgangi að kerfinu til afhendingar gagna á gagnageymslu.

Ef gögn eru afhent á gagnageymslu, krefst GoBD ekki ákveðins sniðs. Það getur t.d. verið XLS, CSV, XML, Lotus 123, SAP-snið, AS/400-snið o.fl. Odoo styður CSV- og XLS-útflutning fjárhagsgagna sjálfgefið. GoBD mælir með útflutningi í sérstöku XML-grunduðu GoBD-sniði (sjá „Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung” §3), en það er ekki bindandi.

Frávik frá kröfum

Ef brot á sér stað má reikna með sekt og dómsúrskurði um innleiðingu tiltekinna úrbóta.

Kassakerfi

Tæknilegt öryggiskerfi

Kassensicherungsverordnung (lög um vernd gegn fölsun stafrænnar skráningar) kveður á um að rafræn skráningarkerfi – þar með talin kassakerfi – skuli vera búin tæknilegu öryggiskerfi (einnig kallað TSS eða TSE).

Odoo býður upp á samhæfa þjónustu með aðstoð fiskaly, skýjalausnar.

Stillingar

Settu upp einingarnar Germany - Certification for Point of Sale (l10n_de_pos_cert) og Germany - Certification for Point of Sale of type restaurant (l10n_de_pos_res_cert).

Skráning fyrirtækis hjá skattyfirvöldum

Til að skrá fyrirtækið þitt: Opnaðu Stillingar, smelltu á Uppfæra upplýsingar undir hlutanum Fyrirtæki, og fylltu út eftirfarandi reiti:

• Heiti fyrirtækis
• Heimilisfang
• VSK
• St.-Nr. (Steuernummer) þetta númer úthlutar skattyfirvöld hverjum skattskyldum aðila (t.d. 2893081508152).
• W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) þetta er varanlegt auðkennisnúmer fyrir aðila í atvinnurekstri.

Þú getur síðan skráð fyrirtækið þitt í gegnum fiskaly með því að opna flipann Fiskaly og smella á hnappinn Fiskaly Registration.

Þegar skráningu er lokið birtast nýir reitir:

• Fiskaly Organization ID vísar til auðkennis fyrirtækisins þíns hjá fiskaly.
• Fiskaly API Key og Fiskaly API Secret eru aðgangslyklarnir sem kerfið notar til að nálgast þjónustur fiskaly.

Búðu til tæknilegt öryggiskerfi og tengdu við kassakerfi

Til að nota kassakerfi í Þýskalandi: Farðu í Kassakerfi → Stillingar → Kassakerfi, veldu það kassakerfi sem á að breyta og hakaðu við Create TSS undir hlutanum Fiskaly API.

Þegar TSS hefur verið stofnað með góðum árangri finnur þú:

• TSS ID, sem er auðkenni TSS hjá fiskaly, og
• Fiskaly Client ID, sem vísar til kassakerfisins þíns hjá fiskaly.

DSFinV-K-útflutningur

Í hvert skipti sem þú lokar kassalotu eru upplýsingar um pantanir sendar til DSFinV-K-þjónustu fiskaly.

Ef kemur til úttektar geturðu flutt út gögnin sem send voru til DSFinV-K með því að fara í Kassakerfi → Pantanir → DSFinV-K Exports → Nýtt.

Eftirfarandi reitir eru skyldir:

• Upphafstími: flytja út gögn með dagsetningu sem er jöfn eða seinni en tiltekinn upphafstími
• Loktími: flytja út gögn með dagsetningu sem er jöfn eða fyrri en tiltekinn loktími

Hafðu reitinn Kassakerfi auðan til að flytja út gögn úr öllum kassakerfum; tilgreindu eitt ef þú vilt eingöngu flytja út gögn fyrir þetta tiltekna kassakerfi.

Þegar útflutningur hefur verið ræstur og er í vinnslu ætti reiturinn Staða að sýna Í bið. Smelltu á Uppfæra stöðu til að athuga hvort hann sé tilbúinn.