Vinnuferli

Odoo Kassakerfi gerir bæði stofnun og stillingu kassakerfis mögulega, sem og daglega rekstraraðgerðir. Þær fela í sér opnun kassa og afgreiðslu sölufærslna, skráningu og úthlutun viðskiptavina, meðhöndlun skilanna og endurgreiðslna, umsýslu sjóðsvélar/kassaskúffu og lokun kassa.

Stofna POS

Ef ekkert kassakerfi er til á gagnagrunninum birtist safn POS-korta á stjórnborði Kassakerfis. Hvert kort táknar rekstrartegund. Smelltu á kort til að búa til POS með forsniðnum stillingum sem henta þeirri tegund. Þessum stillingum má breyta síðar eftir þörfum.

Til að stofna fleiri POS eða byrja frá grunni skaltu fara í Kassakerfi --> Stillingar --> Kassar, smella á Nýtt og gefa heiti. Smelltu síðan á Stillingar > Stillingar til að fullstilla kassakerfið.

Opna POS-stillingar

Til að fara í almennar stillingar kassakerfis skaltu fara í Kassakerfi --> Stillingar --> Stillingar. Opnaðu svo fellivalmyndina Kassakerfi og veldu það POS sem á að stilla.

Opna kassann

Kassaviðmótið skiptist í þrjú svæði: vörulista, körfu til að sjá vörur í pöntun, og talnaborð fyrir aðgerðir. Þegar POS er fullkomlega uppsett og stillt skaltu fylgja þessum skrefum til að opna kassann:

1. Farðu í Kassakerfi --> Stjórnborð.
2. Á viðeigandi POS-korti skaltu smella á Opna kassa.
3. Í Opnunarglugga (sprettiglugga) skaltu staðfesta að Upphafssjóður sé réttur.
4. Smelltu á Opna kassa.

Í haus kassaviðmótsins:

• Smelltu á Kassi til að fara í daglegar POS-aðgerðir, eins og sölu, endurgreiðslur o.fl.
• Smelltu á Pantanir til að fara í yfirlitsskjá POS-pantana og sækja fyrri eða virkar pantanir.
• Smelltu á táknið (plús) til að leggja núverandi pöntun til hliðar og hefja nýja.
• Smelltu á pöntunarnúmer til að skipta á milli virkra pantana.
• Leitaðu að vörum í leitarreitnum.
• Smelltu á táknið (strikamerki) til að nota vefmyndavél sem strikamerkjalesara.
• Smelltu á sniðmynd notanda til að skipta á milli starfsmanna, að því gefnu að fjölstarfsmannastjórnun sé virkjuð.
• Smelltu á táknið (hamborgaravalmynd) til að nálgast ítarlegri valkosti og til að loka kassanum.

Selja vörur

Til að selja vörur í POS-kassanum skaltu gera eftirfarandi:

1. Smelltu á vörur til að bæta þeim í körfuna.
   • Til að breyta magni skaltu smella á Magn og slá inn fjölda á talnaborðinu.
   • Til að bæta við afslætti skaltu smella á % og slá inn afsláttinn á talnaborðinu.
   • Til að breyta vöruverði skaltu smella á Verð og slá inn nýtt upphæð á talnaborðinu.
2. Veldu eftir þörfum viðskiptavin eða bættu við athugasemd við pöntunina.
3. Þegar pöntunin er tilbúin skaltu smella á Greiðsla til að fara á greiðsluskjá.
4. Veldu greiðslumáta og sláðu inn upphæð ef þarf.
5. Smelltu á Staðfesta.

Þegar greiðsla hefur gengið í gegn má prenta eða senda kvittun til viðskiptavinar.

Til að halda áfram í næstu pöntun skaltu smella á Ný pöntun á kvittunarskjánum.

Skrá og úthluta viðskiptavinum

Skráning viðskiptavina er nauðsynleg til að safna vildarpunktum og veita umbun, beita sjálfkrafa úthlutuðum verðlista eða búa til og prenta reikninga.

Til að stofna viðskiptavini úr POS-kassanum:

1. Smelltu á Viðskiptavinur.
2. Smelltu á Búa til.
3. Sláðu inn upplýsingar um viðskiptavin og smelltu á Vista.

Til að stofna viðskiptavini í bakenda:

1. Farðu í Kassakerfi --> Pantanir --> Viðskiptavinir.
2. Smelltu á Nýtt.
3. Fylltu inn upplýsingar viðskiptavinar og vistaðu.

Til að úthluta viðskiptavini á pöntun í kassanum eða á greiðsluskjánum skaltu smella á Viðskiptavinur og velja viðkomandi viðskiptavin. Til að velja annan viðskiptavin skaltu smella á nafn núverandi viðskiptavinar á talnaborðinu og velja síðan annan.

Senda markpóst

Tengiliðaupplýsingar viðskiptavina, t.d. símanúmer eða tölvupóstfang, eru vistaðar sjálfkrafa þegar kvittanir eru sendar með tölvupósti, SMS eða WhatsApp. Þær má svo nýta t.d. í markaðsherferðir.

Til að senda markpóst handvirkt úr bakenda Kassakerfis skaltu gera eftirfarandi:

1. Farðu í Kassakerfi --> Pantanir --> Pantanir.
2. Smelltu á POS-pöntun og opnaðu flipann Aukaupplýsingar.
3. Í flokknum Tengiliðaupplýsingar skaltu smella á táknið (tölvupóstur) eða táknið (WhatsApp) við hlið útfylltra reita Tölvupóstur eða Farsími.

Opna yfirlit pantana

Yfirlit pantana gerir þér kleift að skoða, leita og sækja pantanir úr POS-viðmótinu. Til að opna það skaltu smella á Pantanir í haus POS-viðmótsins.

Til að sía pantanir eftir stöðu, smelltu á fellivalmyndina Virkar og veldu eitt af eftirfarandi:

• Virkar: Pantanir sem eru í vinnslu. Þetta felur í sér pantanir merktar Í vinnslu, sem og pantanir á stigunum Greiðsla eða Kvittun (þ.e. pantanir þar sem kvittun hefur verið send viðskiptavini með tölvupósti).
• Greitt: Greiddar pantanir.
• Hætt við: Pantanir sem hefur verið hætt við á netvettvöngum í gegnum UrbanPiper.

Einnig er hægt að leita að pöntunum eftir t.d. Kvittunarnúmeri, Dagsetningu eða Viðskiptavini.

Til að fara á milli síðna skaltu smella á táknin fa-caret-left eða fa-caret-right (ör, „caret“).

Til að sækja pöntun inn í kassann skaltu smella á hana og síðan á Hlaða pöntun.

Skila og endurgreiða vörur

Skrefin til að vinna endurgreiðslu úr POS-kassanum ráðast af því hvort endurgreiðslan er byggð á pöntun eða sjálfstæð endurgreiðsla sem er ekki byggð á pöntun.

Í báðum tilvikum er hægt að endurgreiða upphæðina eða gefa út gjafakort fyrir endurgreidda fjárhæð.

Endurgreiðsla byggð á pöntun

Fylgdu þessum skrefum til að vinna endurgreiðslu sem byggir á pöntun:

1. Smelltu á fa-ellipsis-v (lóðrétta þrípunktamerkið) í POS-kassanum.
2. Veldu Endurgreiða. Yfirlit pantana opnast og sýnir allar Greiddar pantanir.
3. Veldu vöru(r) sem á að endurgreiða og sláðu síðan inn magn til endurgreiðslu ef þarf.
4. Smelltu á Endurgreiða til að opna greiðsluskjáinn.
5. Veldu hvernig á að afgreiða endurgreiðsluna:
   • Til að endurgreiða viðskiptavininum: Á greiðsluskjánum, veldu greiðslumáta og smelltu síðan á Staðfesta.
   • Til að gefa út gjafakort fyrir endurgreiðsluupphæðina: Á greiðsluskjánum skaltu smella á Til baka. Karfan sýnir skilaðar vörur með neikvæðu magni. Bættu síðan gjafakorti við pöntunina úr vörulistanum; upphæð þess stillist sjálfkrafa á heildarendurgreiðslu. Smelltu á Greiðsla og síðan Staðfesta.

Sjálfstæðar endurgreiðslur

Fylgdu þessum skrefum til að vinna sjálfstæða endurgreiðslu sem er ekki byggð á pöntun:

1. Veldu viðeigandi vöru í POS-kassanum.
2. Smelltu á Magn til að skrá magn til endurgreiðslu og smelltu síðan á +/- til að setja það sem neikvætt magn.
3. Smelltu á Greiðsla til að opna greiðsluskjáinn.
4. Veldu hvernig á að afgreiða endurgreiðsluna:
   • Til að endurgreiða viðskiptavininum: Á greiðsluskjánum, veldu greiðslumáta og smelltu síðan á Staðfesta.
   • Til að gefa út gjafakort fyrir endurgreiðsluupphæðina: Á greiðsluskjánum skaltu smella á Til baka. Karfan sýnir skilaðar vörur með neikvæðu magni. Bættu síðan gjafakorti við pöntunina úr vörulistanum; upphæð þess stillist sjálfkrafa á heildarendurgreiðslu. Smelltu á Greiðsla og síðan Staðfesta.

Bæta við og stýra athugasemdum

Athugasemdir gera kleift að bæta við aukaupplýsingum við tilteknar vörur í pöntun. Það eru tvær gerðir athugasemda: innri athugasemdir og athugasemdir til viðskiptavinar.

Innri athugasemdir

Innri athugasemdir eru fyrir starfsfólk (t.d. „engin tómata“ fyrir eldhúsið) og birtast ekki á kvittun viðskiptavinar.

Til að bæta við eða breyta innri athugasemd úr POS-kassanum, gerðu eftirfarandi:

1. Ef athugasemdin á við um:
   • Alla pöntunina: Gakktu úr skugga um að enginn hlutur sé valinn í körfunni og smelltu síðan á Athugasemd.
   • Tiltekinn hlut: Veldu hlutinn í körfunni og smelltu síðan á Athugasemd.
2. Bættu við eða breyttu efni athugasemdarinnar í sprettiglugga eða veldu áður skilgreint sniðmát.
3. Smelltu á Nota.

Athugasemdir til viðskiptavinar

Slíkar athugasemdir birtast á kvittunum og reikningum. Þær má t.d. nota til að skrá ábyrgðarupplýsingar fyrir dýrari hlut eða sérstakar umhirðuleiðbeiningar, s.s. „Þurkhreinsun eingöngu“.

Til að bæta við eða breyta athugasemd til viðskiptavinar úr POS-kassanum, gerðu eftirfarandi:

1. Ef athugasemdin á við um:
   • Alla pöntunina: Gakktu úr skugga um að enginn hlutur sé valinn í körfunni, smelltu á fa-ellipsis-v (lóðrétta þrípunktamerkið) og síðan á Athugasemd til viðskiptavinar.
   • Tiltekinn hlut: Veldu hlutinn í körfunni, smelltu á fa-ellipsis-v (lóðrétta þrípunktamerkið) og síðan á Athugasemd til viðskiptavinar.
2. Bættu við eða breyttu efni athugasemdarinnar í sprettiglugga eða veldu áður skilgreint sniðmát.
3. Smelltu á Nota.

Stjórna sjóðkassa

Odoo POS gerir kleift að skilgreina hvaða myntir og seðlar eru teknir við. Til að setja upp leyfðar myntir og seðla:

1. Farðu í Kassakerfi --> Stillingar --> Mynt/Sedlar.
2. Smelltu á Nýtt til að bæta við nýju gildi.
3. Veldu þann POS þar sem gildið gildir í dálkinum Kassar, eða skildu reitinn eftir auðan til að gera það aðgengilegt fyrir alla POS.

Til að skrá inn- eða útgreiðslu í sjóð sem tengist ekki sölu úr POS-kassanum:

1. Smelltu á fa-bars (hamborgaravalmynd) í POS-viðmótinu.
2. Smelltu á Inn/Út í sjóð.
3. Veldu Innborgun í sjóð eða Úttekt úr sjóði í sprettiglugganum.
4. Sláðu inn upphæðina í reitnum með gjaldmiðilstákninu.
5. Tilgreindu ástæðu fyrir inn- eða úttekt og smelltu á Staðfesta.

Loka sjóði í kassakerfi

Til að loka sjóðnum, smelltu á (hamborgaravalmynd) og síðan Loka sjóði.

Sprettigluggi Lokun sjóðs sýnir:

• Fjölda pantana og heildarupphæð á vaktinni.
• Væntanlegar upphæðir, flokkaðar eftir greiðslumáta.

Smelltu á (peningatáknið) til að skrá fjölda mynt og seðla og smelltu síðan á Staðfesta.

Smelltu á Loka sjóði til að loka sjóðnum og færa bókhaldsfærslur.

Setja hámarksfrávik

Ef talin upphæð samsvarar ekki væntanlegri upphæð birtist gluggi Greiðslumunur sem biður þig um að staðfesta frávikið. Smelltu á Halda samt áfram til að samþykkja frávikið og færa það í tiltekna dagbók fyrir sjóðsmismun.

Til að takmarka þetta geturðu komið í veg fyrir að notendur loki sjóði þegar frávik kemur upp með því að virkja Setja hámarksfrávik í hlutanum Greiðslur í stillingum POS. Settu síðan heimilað mörk í reitinn Heimilað frávik.

Eftir stillingu, ef frávik fer yfir þessi mörk, sýnir sprettigluggi heimilan þröskuld og biður notanda að hafa samband við stjórnanda til að samþykkja lokunina.