Rafræn reikningssending (EDI)

EDI, eða rafræn gagnaeyðing milli fyrirtækja, er samskiptaform þar sem viðskiptaskjöl, eins og innkaupapantanir og reikningar, eru send í stöðluðu sniði. Að senda skjöl samkvæmt EDI-staðli tryggir að móttökukerfið geti túlkað upplýsingarnar rétt. Til eru ýmis EDI-skrásnið eftir löndum.

EDI-eiginleikinn gerir fyrirtækjum kleift að sjálfvirknivæða stjórnsýsluferla. Hann getur einnig verið áskildur af stjórnvöldum í skattalegum tilgangi eða til að styðja stjórnsýsluferla. Rafræn sending skjala eins og viðskiptavinareikninga, kreditreikninga og birgjareikninga er eitt notkunartilvik EDI.

Odoo styður rafræna reikningssendingu í mörgum löndum. Sjá landssíðu fyrir nánari upplýsingar.

Stillingar

Sjálfgefið veltur sniðið sem í boði er í sendiglugganum á landi viðskiptavinar.

Til að skilgreina sérstakt rafrænt reikningssnið fyrir viðskiptavin skaltu fara í Bókhald --> Viðskiptavinir --> Viðskiptavinir, opna form viðskiptavinar, fara á flipann Bókhald og velja viðeigandi Snið í hlutanum Reikningar viðskiptavina.

Útgáfa rafræns reiknings

Frá staðfestum reikningi, smelltu á Senda. Í glugganum Prenta og senda skaltu virkja viðeigandi valkost fyrir rafræna reikningssendingu (t.d. með Peppol) og smella síðan á Senda til að búa til og hengja við samsvarandi XML-skrá fyrir rafrænan reikning.

Peppol

Peppol-netið tryggir miðlun skjala og upplýsinga milli fyrirtækja og stjórnvalda. Það er einkum notað fyrir rafræna reikningssendingu og aðgangsstaðir þess (tengingar við Peppol-netið) gera fyrirtækjum kleift að senda rafræn skjöl eins og viðskiptavinareikninga og kreditreikninga og taka á móti skjölum eins og birgjareikningum og endurgreiðslum.

Í þessu tilviki starfar Odoo bæði sem aðgangsstaður (access point) og SMP og gerir möguleg viðskipti með rafræna reikninga án þess að þurfa að senda reikninga með tölvupósti eða í pósti.

Skráning

Til að skrá sig á Peppol skaltu fara í Bókhald --> Stillingar og skruna að hlutanum PEPPOL Electronic Invoicing. Fylgdu síðan þessum skrefum:

1. Smelltu á Virkja rafræna reikningssendingu og fylltu út eftirfarandi reiti:

   • Athugaðu í fellilistanum að viðeigandi landsbundinn Peppol-endapunktsauðkennisgjafi sé valinn, og sláðu síðan inn Peppol-endapunktinn þinn (yfirleitt fyrirtækjaskráar- eða VSK-númer).
   • Tölvupóstur
   • Sími, með landsnúmeri (t.d. +32 í Belgíu)

2. Smelltu á Virkja Peppol. Skráningin fer þá í bið og er venjulega virkjuð sjálfkrafa innan dags.

   Sjá einnig

   Peppol endpoint - OpenPeppol eDEC Code Lists (opna "Participant Identifier Schemes" sem HTML-síðu)

3. Skilgreindu hvar skjöl eiga að berast:

   • Móttaka í dagbók: Veldu ef þörf er á aðra innkaupadagbók í reitnum Dagbók innkaupareikninga.
   • Móttaka í Skjöl: Veldu möppu í reitnum Vinnusvæði skjala ef margar innkaupadagbækur eru notaðar.

4. Smelltu á Vista.

Eftir þetta er hægt að senda og taka á móti öllum sölureikningum og birgjareikningum beint með Peppol.

Staðfesting tengiliðar

Áður en reikningur er sendur til tengiliðar í gegnum Peppol, vertu viss um að tengiliðurinn sé skráður þátttakandi á Peppol. Farðu svona að:

1. Farðu í Bókhald --> Viðskiptavinir --> Viðskiptavinir og opnaðu form viðskiptavinar.
2. Á Bókhald-flipanum, athugaðu eftirfarandi í hlutanum Reikningar viðskiptavina:
   • Snið rafræns reiknings: Veldu viðeigandi snið.
   • Athugaðu að viðeigandi landsbundið Peppol-endapunktsauðkenni sé valið í fellilistanum og sláðu síðan inn endapunkt viðskiptavinar, yfirleitt fyrirtækjaskráar- eða VSK-númer.
3. Til að staðfesta tengiliðinn, virkjaðu þróunarham og smelltu á Staðfesta. Staðfesting Peppol-endapunkts er merkt Gilt ef tengiliður finnst á Peppol-netinu.

Senda reikninga

Allir bókaðir reikningar sem eru tilbúnir til að senda í gegnum Peppol sjást í listayfirlitinu Reikningar á eftirfarandi vegu:

• Notaðu hnappinn stilla síur til að bæta við dálkinum Peppol-staða.
• Virkjaðu síuna Peppol Ready í leitarslánni.

Til að senda reikning til viðskiptavinar í gegnum Peppol, smelltu á Senda á staðfestum reikningi. Í glugganum Senda skaltu virkja með Peppol og smella á Senda.

Staðan uppfærist í Lokið þegar reikningarnir hafa verið afhentir aðgangsstað tengiliðar.

Taka á móti birgjareikningum

Ný skjöl sem berast í gegnum Peppol eru athuguð nokkrum sinnum á dag. Á grundvelli stillinga skráningar eru móttekin skjöl sjálfvirkt annaðhvort:

• flutt inn í innkaupadagbókina sem er stillt í hlutanum PEPPOL rafræn reikningagerð, og samsvarandi birgjareikningar búnir til sem drög;
• eða móttekin í gegnum Skjöl appið.

Móttaka birgjareikninga í Skjölum

Til að taka á móti birgjareikningum í gegnum Skjöl appið skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Í Skjölum skaltu annaðhvort búa til sérstaka möppu eða virkja miðlæga skjalastjórnun fyrir Bókhald skjöl.
2. Opnaðu Bókhald, farðu í Bókhald --> Stillingar --> Stillingar og flettu að hlutanum PEPPOL rafræn reikningagerð.
3. Í reitnum Skjalasvæði skaltu velja viðeigandi möppu.
4. Notaðu reitinn Merki skjala til að bæta merkjum við Peppol-skjöl til auðkenningar.
5. Smelltu á Vista.

Opnaðu síðan Skjöl, farðu í rétta möppu, veldu viðkomandi birgjareikninga og smelltu á Búa til birgjareikning. Þá er samsvarandi birgjareikningur búinn til.

Bæta við aukasvæðum

Odoo styður algengustu Peppol-svæðin sjálfgefið, en hægt er að senda viðbótar Peppol-gögn með rafrænum reikningum í gegnum Peppol með því að bæta við aukasvæðum á reikninginn í Studio.

Taflan hér að neðan sýnir:

• Peppol-aukasvæði sem hægt er að bæta við. Svæði í:
  • Aðalreikningur eru bætt við eyðublaðssýn reikningsins
  • Reikningslínum eru bætt við listayfirlit reikningslínunnar
• gagnategund sem verður að passa við gerð svæðis þegar svæðinu er bætt við í Studio
• nákvæmt heiti svæðis sem verður að vera slegið inn þegar svæðinu er bætt við í Studio

Til að bæta nýju svæði við eyðublaðssýn reiknings eða listayfirlit reikningslínu, eftir því sem við á, skaltu gera eftirfarandi:

1. Virkja þróunarham.
2. Fara í Bókhald --> Viðskiptavinir --> Reikningar (eða Reikningagerð --> Viðskiptavinir --> Reikningar fyrir notendur Reikningagerðar).
3. Opnaðu fyrirliggjandi reikning eða smelltu á Nýr.
4. Opnaðu Studio með því að smella á táknið (Skipta yfir í Studio).
5. Ef bætt er við svæði í listayfirlit reikningslína skaltu smella á flipann Reikningslínur og síðan Breyta listayfirliti.
6. Smelltu og dragðu svæði af gerðinni Texti eða Dagsetning úr spjaldinu vinstra megin yfir á þá staðsetningu sem óskað er í sýninni hægra megin.
7. Sláðu inn Heiti nákvæmlega eins og það birtist í dálknum Studio field label í töflunni hér að ofan og smelltu síðan utan við heitið til að sjá Tæknilegt heiti uppfærast sjálfkrafa.
8. Smelltu á Loka til að vista allar breytingar.

Aftengja Peppol-skráningu í Odoo

Aðeins ein móttökuskráning á Peppol getur verið virk fyrir hvert Peppol-endapunktakenni í senn. Til að hætta að nota Odoo sem aðgangsstað að Peppol, t.d. þegar skipt er um þjónustuveitu eða skráning er endurstilt fyrir nýjan gagnagrunn, verður fyrst að afskrá úr Peppol. Farðu í Bókhald --> Stillingar --> Stillingar, flettu niður í hlutann PEPPOL rafræn reikningagerð og smelltu á Ítarlegar stillingar. Smelltu síðan á Fjarlægja úr Peppol og staðfestu.

Eftir að verið hefur fjarlægt er Peppol-skráningunni eytt úr gagnagrunninum og ekki er lengur hægt að senda eða taka á móti skjölum í gegnum Peppol í Odoo.

Landssértækar upplýsingar um rafræna reikninga

Sjá eftirfarandi síður fyrir ítarlegar, landssértækar upplýsingar:

• Argentína
• Austurríki
• Belgía
• Brasilía
• Síle
• Kólumbía
• Króatía
• Ekvador
• Eistland
• Finnland
• Gvatemala
• Ungverjaland
• Írland
• Ítalía
• Lettland
• Litháen
• Lúxemborg
• Mexíkó
• Niðurlönd
• Noregur
• Perú
• Rúmenía
• Spánn
• Spánn – Baskaland
• Úrúgvæ