AI – sjálfvirk röðun skjala

Odoo AI sjálfvirknivinnsla skjala gerir kleift að flokka, beina og vinna skjöl með gervigreind. Hún dregur úr handvirkri vinnslu skjala eins og reikninga, samninga, NDA (trúnaðar­samninga) og tryggingagagna með því að flokka þau sjálfkrafa í möppur, draga út lykilupplýsingar og hrinda af stað viðskiptaaðgerðum.

Þetta er hannað fyrir umfangsmiklar, endurteknar skjalaferlar þar sem hraði, nákvæmni og rekjanleiki skipta máli – en samt með möguleika á handvirkri íhlutun þegar þess gerist þörf.

Uppsetning

Til að nota AI sjálfvirknivinnslu skjala þarf eftirfarandi að vera til staðar:

• Forritið Skjöl er uppsett og rétt aðgangsréttindi komin á.
• Viðeigandi forrit eru uppsett, t.d. Bókhald, Innkaup, Sala o.s.frv. Hvaða forrit eru uppsett hefur áhrif á hvaða fyrirmæli eru beitt á skjölin.

Yfirlit yfir forritið Skjöl

Forritið Skjöl er miðlægt skjalastjórnunarkerfi, líkt og sameiginlegt drif. Það er að lágmarki skipulagt í eftirfarandi vinnusvæði (hægt er að bæta við fleiri):

• Allt: sýnir allar möppur og skrár sem notandinn hefur aðgang að.
• Fyrirtæki: inniheldur möppur og skrár sem eru sameiginlegar fyrir fyrirtækið. Aðgangur ræðst af aðgangsréttindum sem skilgreind eru fyrir möppu og skrá.
• Drifið mitt: persónulegt vinnusvæði notanda til að skipuleggja og nálgast skrár og möppur sem hann á eða hefur hlaðið upp.
• Deilt með mér: inniheldur skrár sem hefur verið deilt með notandanum, en eru ekki hluti af yfirvöldum möppum sem hann hefur aðgang að.

Skjöl fara venjulega úr Innhólfi yfir í skipulagðar möppur þar sem AI sjálfvirkni og viðskiptaaðgerðir eru framkvæmdar.

Yfirlit: AI sjálfvirk röðun

AI sjálfvirk röðun (Auto-Sort) virkar á möppustigi. Hver mappa í forritinu Skjöl getur haft sín eigin sjálfvirknifyrirmæli, þannig að hægt er að hanna skjalaflæði sem endurspegla innri ferla. Í stað einnar víðtækrar reglu er sjálfvirknin stigvaxandi: skjöl koma inn í möppu, AI metur þau samkvæmt fyrirmælum möppunnar og framkvæmir síðan samsvarandi aðgerð.

Stilling fyrirmæla

Farðu í forritið Skjöl og veldu möppu úr trénu vinstra megin. Smelltu svo á táknið „Aðgerðir“ (tannhjól) efst á síðunni og veldu „AI – sjálfvirk röðun“ í fellivalmyndinni.

Í sprettiglugganum „Hvað á AI að gera?“ skaltu semja fyrirmæli sem útskýra hvernig skýra eigi skjölin og hvað eigi að gerast næst.

Fyrir neðan fyrirmælin, smelltu á reitinn „Hvaða aðgerðir má AI framkvæma?“ og veldu eina eða fleiri aðgerðir úr fellivalmyndinni. Fáanlegar aðgerðir ráðast af uppsettum forritum.

Með þessum leiðbeiningum getur AI flutt skjöl í aðra möppu, bætt við merkjum, kveikt á aðgerðum eða búið til viðskiptafærslur, svo sem reikninga eða birgjareikninga. Þannig verður hver mappa bæði geymslustaður og ákvarðanapunktur í ferlinu.

Þegar aðalfyrirmæli eru stillt er hægt að bæta inn undantekningum eða staðfestingarskrefum áður en aðallógíkin keyrir. Til dæmis má fyrst athuga hvort tiltekinn nauðsynlegur reitur sé til staðar í skjalinu áður en sjálfvirknan heldur áfram.

Byrjaðu á að athuga hvort skráin innihaldi eitt skjal eða fleiri skjöl saman. Notaðu fyrir þetta reitinn: Telst margsíðna. Ef hann er satt (true), bættu við merkinu „Á að kljúfa“ og hættu þar. Þannig vitum við að við þurfum fyrst að kljúfa hana handvirkt í aðskildar skrár. Ef hann er ósatt (false), haltu áfram með venjulegt ferli.