Skrá og rukka tíma

Odoo Helpdesk gerir teymum kleift að skrá þann fjölda klukkustunda sem fer í vinnu við mál og rukka viðskiptavin fyrir þann tíma. Með samþættingu við forritin Sales, Timesheets, Project og Accounting er hægt að rukka þegar verki er lokið, eða jafnvel fyrirfram.

Stilla eiginleika fyrir skráningu og rukkun tíma

Áður en hægt er að gefa út reikning til viðskiptavinar fyrir þjónustu þarf að virkja Track & Bill Time fyrir hvert Helpdesk-teymi sérstaklega.

Virkja skráningu og rukkun tíma á Helpdesk-teymi

Til að skoða og virkja Track & Bill Time á Helpdesk-teymi: Farðu í Helpdesk → Configuration → Helpdesk Teams. Veldu síðan teymi af listanum eða stofnaðu nýtt. Þá opnast stillingasíða teymisins.

Á stillingasíðunni, flettu að kaflanum Track & Bill Time. Merktu við gátreitina Tímaskráningar og Tímagjald.

Eftir að Tímaskráningar hefur verið virkjað birtist nýtt svið, Verkefni.

Verkefnið sem er valið hér er það sem allar tímaskráningar fyrir mál þessa teymis skrást á. Opnaðu fellivalmyndina Verkefni og veldu verkefni.

Til að stofna nýtt verkefni fyrir tímaskráningarnar: opnaðu fellivalmyndina Verkefni, sláðu inn heiti verkefnisins og smelltu svo á Stofna í fellivalmyndinni.

Stilla þjónustuvörur

Þegar Tímagjald er virkjað bætist ný vara við í Sales sem heitir Service on Timesheets. Hana er að finna í Sales → Products → Products. Leitaðu að Service on Timesheets í leitinni. Þessi vara er notuð þegar rukka á fyrir eftirá greidda þjónustu eftir að verki er lokið.

Veldu Service on Timesheets á vörusíðunni. Þá opnast ítarlegt vörueyðublað. Varann er stillt með Vörutegund = Þjónusta og Reikningsstefna = Byggt á tímaskráningum. Gerðu nauðsynlegar breytingar á vörunni, t.d. Kostnaður eða Söluverð.

Til að rukka fyrir þjónustu áður en verki er lokið (forsgreidd þjónusta) þarf að stofna aðra vöru með annarri reikningsstefnu.

Til að stofna nýja þjónustuvöru: farðu í Sales → Products → Products og smelltu á Nýtt. Þá opnast tómt vörueyðublað.

Á nýju vörueyðublaði: skráðu Heiti vöru, settu Vörutegund = Þjónusta og settu Reikningsstefna = Forsgreitt/fast verð. Þetta þýðir að hægt er að búa til reikning og fá greiðslu fyrir vöruna áður en nokkrar tímaskráningar hafa verið skráðar fyrir þjónustuna.

Að lokum skaltu setja Söluverð og tryggja að Eining sé Klukkustundir.

Reikna forskeytta þjónustu

Þegar þjónusta er seld á föstu verði má stofna reikning áður en vinna hefst. Þá er notuð þjónustvaran með Reikningsstefnu stillta á Forsgreitt/fast verð, eins og lýst er hér að ofan.

Stofna sölupöntun með forgreiddri vöru

Til að rukka viðskiptavin fyrir forgreidda þjónustu skaltu fyrst stofna sölupöntun með þjónustuvörunni. Farðu í Sales → Orders → Quotations og smelltu á Nýtt til að opna tómt tilboð.

Fylltu tilboðið út með upplýsingum um viðskiptavin.

Farðu í flipann Pöntunarlínur og smelltu á Bæta við vöru. Veldu síðan forsgreiddu þjónustuvöruna sem þú stilltir í þjónustuvörum. Uppfærðu Magn með fjölda klukkustunda.

Eftir að hafa uppfært aðrar nauðsynlegar upplýsingar skaltu staðfesta tilboðið. Það breytir tilboðinu í sölupöntun (SO).

Búa til og senda reikning fyrir forgreidda þjónustu

Eftir að SO hefur verið staðfest skaltu smella á hnappinn Búa til reikning. Þá opnast sprettigluggi Búa til reikning(a).

Ef engin fyrirframgreiðsla er innheimt má láta Gerð vera Venjulegur reikningur. Sé fyrirframgreiðsla innheimt, veldu annað hvort Fyrirframgreiðsla (prósenta) eða Fyrirframgreiðsla (föst fjárhæð).

Þegar nauðsynlegum upplýsingum hefur verið fyllt inn skaltu smella á Búa til drög.

Reikningnum er síðan hægt að senda til viðskiptavinar til greiðslu.

Stofna Helpdesk-mál fyrir forgreidda þjónustu

Til að stofna Helpdesk-mál fyrir forgreidda þjónustu: Farðu í Helpdesk og smelltu á Mál til að opna Kanban-flæði teymisins. Smelltu á Nýtt til að stofna nýtt mál.

Á tómu málsformi: settu Titil máls og skráðu Viðskiptavin.

Þegar nafn viðskiptavinar er sett inn fyllist reiturinn Lína sölupöntunar sjálfkrafa með nýjustu forgreiddu pöntunarlínu sem á eftir ónotaðar klukkustundir.

Skrá klukkustundir á Helpdesk-mál

Vinnutími við Helpdesk-mál er skráður á flipanum Tímaskráningar á viðkomandi máli.

Á málsforminu: farðu á Tímaskráningar, smelltu á Bæta við línu, veldu Starfsmann, bættu við Lýsingu á verki og skráðu Unnar klst.

Þegar nýjum línum er bætt við Tímaskráningar uppfærast Eftirstandandi klst. á SO neðst til hægri á flipanum sjálfkrafa.

Athugið

Ef fjöldi klukkustunda á Tímaskráningar fer fram úr seldum klukkustundum verður Eftirstandandi klst. á SO rauður.

Eftir því sem klukkustundum er bætt við á Tímaskráningar uppfærast þær sjálfkrafa í reitnum Afhent á SO.

Reikna eftirá greidda þjónustu

Þegar rukkað er út frá raunverulegum tíma er ekki hægt að stofna reikning fyrr en heildarfjöldi klukkustunda sem þarf til að leysa málið hefur verið skráður á tímaskráningu. Þá er notuð þjónustuvöran með Reikningsstefnu = Byggt á tímaskráningum, sem stofnast sjálfkrafa þegar Tímagjald er virkjað.

Búðu til sölupöntun fyrir tíma­skráða þjónustu

Til að reikningsfæra viðskiptavini fyrir eftirásamþykkta þjónustu skaltu fyrst búa til |SO| með vörunni „Service on Timesheets“. Farðu í Sala > Pantanir > Tilboð. Smelltu svo á Nýtt til að opna tómt tilboðsform.

Fylltu út tilboðið með upplýsingum um viðskiptavin.

Á flipanum Pöntunarlínur skaltu smella á Bæta við vöru. Veldu vöruna Service on Timesheets. Eftir að hafa uppfært aðrar nauðsynlegar upplýsingar, staðfestu tilboðið.

Búðu til hjálparborðsmiða fyrir tíma­skráða þjónustu

Til að skrá tímaskráningu fyrir tíma­skráða þjónustu skaltu fara í Hjálparborð og velja viðeigandi teymi.

Ef þegar er til miði fyrir málið, veldu hann í Kanban-yfirliti til að opna eyðublað miðans. Ef enginn miði er til fyrir þetta mál, smelltu á Nýtt til að stofna nýjan miða og skrá nauðsynlegar upplýsingar um viðskiptavin á tóma eyðublaðið.

Eftir að hafa valið eða búið til miða skaltu fara í fellivalmyndina Sölupöntunarlína. Veldu |SO| sem var búin til í fyrra skrefi.

Skráðu stuðningstíma á miða

Til að geta búið til reikning fyrir vöru sem byggir á tímaskráningu þarf að skrá tíma. Á þessum tímapunkti telst þjónustan afhent. Til að skrá tíma fyrir þessa þjónustu skaltu opna flipann Tímaskráning á miðanum.

Smelltu á Bæta við línu til að skrá nýja færslu. Veldu Starfsmaður í fellivalmynd og skráðu tímann í dálkinn Unnar klst.

Endurtaktu þessi skref þar til öllum tímaskráningum hefur verið komið fyrir.

Búðu til reikning fyrir skráðar klukkustundir á miða

Ef ekki vantar frekari tímaskráningar skaltu búa til reikning og senda viðskiptavininum.

Til þess skaltu fara aftur í |SO| með því að smella á snjallhnappinn Sölupöntun efst á miðanum.

Áður en reikningur er búinn til skaltu staðfesta að talan í dálknum Afhent samsvari samtölu Unnar klst. í flipanum Tímaskráning á miðanum.

Smelltu síðan á Búa til reikning. Þá opnast sprettigluggi Búa til reikning(a).

Ef engin fyrirframgreiðsla er innheimt má láta gerð reiknings vera Venjulegur reikningur. Ef fyrirframgreiðsla er innheimt, veldu annaðhvort Fyrirframgreiðsla (prósenta) eða Fyrirframgreiðsla (föst upphæð).

Þegar nauðsynlegar upplýsingar hafa verið skráðar skaltu smella á Búa til drög. Þá er hægt að yfirfara, breyta og senda reikninginn til viðskiptavinar til greiðslu.