Stjórna útleiðandi tölvupósti

Sending tölvupósta með sjálfgefnum stillingum Odoo

Á Odoo Online og Odoo.sh virkar sending og móttaka tölvupósta strax. Engin uppsetning er nauðsynleg.

Þegar gagnagrunnur er búinn til er undirlénið company-name.odoo.com notað til að senda og taka á móti tölvupósti. Afhendingarhlutfall er hámörkun með DNS-stillingum Odoo.

Þessi stilling er stýrt með kerfisbreytunni mail.default.from_filter. Ef lén sendanda passar ekki við gildi þessarar breytu er tilkynningarfangið notað í staðinn. Hægt er að skilgreina mörg gildi í þessari kerfisbreytu: aðskilin með kommum, lén eða full tölvupóstföng eru öll leyfð. Þegar útleiðandi póstþjónn hefur verið stilltur er kerfisbreytan ekki lengur höfð í huga og notað er FROM-síun póstþjónsins.

Tölvupóstar eru sendir með catchall@company-name.odoo.com sem reply-to netfang. Að auki eru afhendingarvillur sendar á bounce@company-name.odoo.com.

Nota sérsniðið lén til að senda tölvupóst

Hægt er að stilla gagnagrunn þannig að hann noti sérsniðið lén; þá eru öll sjálfgefin tölvupóstföng byggð á því léni. Ef sérsniðið lén er company-name.com verður sendandafangið notifications@company-name.com, reply-to verður catchall@company-name.com og bounce verður bounce@company-name.com. Hægt er að nota sérsniðið lén bæði með póstþjónum Odoo og ytri póstþjóni.

Hér er gert ráð fyrir að þú eigir sérsniðið lén. Ef ekki, þarf að kaupa það hjá lénsveitu, t.d. GoDaddy, Namecheap eða öðrum þjónustuaðila.

Nota sérsniðið lén með póstþjóni Odoo

Á Odoo Online eða Odoo.sh eru ákveðnar DNS-stillingar á sérsniðna léninu nauðsynlegar til að tryggja góða afhendingu.

Fyrsta skref er að setja upp SPF og DKIM til samræmis við póstþjón Odoo.

Næst þarf að skrá sérsniðna lénið sem alias-lén fyrirtækis. Veldu fyrirtækið, opnaðu Stillingar og bættu sérsniðna léninu við í reitinn Alias-lén.

Eftir að alias-léni hefur verið bætt við, smelltu á táknið oi-arrow-right (innri tengill) til að tengja fleiri fyrirtæki við lénið ef þarf. Virkjaðu forritarastillingu til að breyta sjálfgefnum aliasum ef vill:

• Bounce Alias: pósthólfið sem safnar afhendingarvillum og fyllir rauða umslagið á samsvarandi skilaboðum.
• Catchall Alias: sjálfgefið pósthólf til að miðstýra öllum svörum.
• Default From Alias: sjálfgefið sendandafang.

Öll tölvupóst-alias (t.d. tengd CRM eða Helpdesk teymum) þurfa að eiga samsvarandi pósthólf á póstþjóni hins sérsniðna léns.

Til að taka á móti tölvupósti inn í Odoo-gagnagrunninn í samsvarandi spjalli (CRM, reikningar, sölupantanir o.s.frv.) þarf að nota eitt af eftirfarandi þremur aðferðum:

• Endurbeining/framsending,
• Innlendir póstþjónar,
• MX-skírteini (krefst ítarlegrar tæknikunnáttu)

Notkun sérsniðins léns þýðir að ákveðnir local-part hlutar gætu verið notaðir af Odoo við póstsendingar.

Sending tölvupósta með ytri SMTP-þjóni

Til að bæta ytri SMTP-þjóni við Odoo skaltu opna Stillingar og virkja Nota sérsniðna póstþjóna undir kaflanum Tölvupóstar. Smelltu svo á Vista efst á síðunni.

Farðu aftur í kaflann Tölvupóstar, smelltu á Útleiðandi póstþjónar og síðan Nýtt til að stofna færslu fyrir útleiðandi póstþjón. Flestir reitir eru hefðbundnar stillingar fyrir SMTP-tengingu; notaðu gildin frá póstveitunni þinni.

Þegar búið er að fylla út, smelltu á Prófa tengingu. Taktu eftir að heppnuð prófun tryggir ekki endilega að tölvupóstur fari út, þar sem takmarkanir geta verið hjá veitunni. Ráðlagt er að skoða leiðbeiningar þjónustuveitunnar.

Local-part gildi

Hér eru mismunandi local-part gildi sem Odoo getur notað til póstsendinga. Hugsanlega þarf að hvítlista þau á póstþjóninum þínum:

• Alias Domain Bounce Alias (sjálfgefið gildi = bounce),
• Alias Domain Default From (sjálfgefið gildi = notifications),
• sjálfgefið admin-fang admin@company-name.odoo.com eða, ef breytt, nýja gildið),
• sjálfgefið Odoobot-fang odoobot@company-name.odoo.com eða, ef breytt, nýja gildið),
• sértækt FROM sem er skilgreint á herferð í póstmarkaðssetningu,
• sértækt FROM sem hægt er að skilgreina í tölvupóstsniðmáti.

Uppsetning ólíkra þjónn­a fyrir viðskipta- og fjöldapósta

Sérsniðnir póstþjónar

Hægt er að senda viðskipta-pósta (transactional) og fjöldapósta (mass mailing) um aðskilda póstþjóna í Odoo. Þannig fara dagleg samskipti, tilboð og reikningar til viðskiptavina sem viðskipta-póstar. Fjöldapóstar, þar með talið hópsending reikninga eða tilboða, eru meðhöndlaðir af forritunum Marketing Automation eða Email Marketing.

Virkjaðu fyrst forritarastillingu og farðu í Stillingar → Tæknilegt → Email: Útleiðandi póstþjónar. Bættu þar við tveimur færslum fyrir útleiðandi póstþjóna, einum fyrir viðskipta-pósta og öðrum fyrir fjöldapósta. Gefðu viðskiptaþjóninum lægra gildi í Forgangur (t.d. 1) en fjöldapóstþjóninum (t.d. 2) svo viðskipta-póstar fái forgang.

Farðu nú í Email Marketing → Configuration → Settings, virkjaðu Sérpóstþjónn og veldu viðeigandi póstþjón. Odoo notar póstþjóninn með lægsta forgangsgildi fyrir viðskipta-pósta og þann sem er valinn hér fyrir fjöldapósta.

FROM-síun

Reiturinn FROM Filtering gerir kleift að nota tiltekinn útanfarandi póstþjón eftir því hvaða From netfang eða lén Odoo sendir fyrir hönd. Gildið verður að vera lén eða fullt netfang sem samsvarar netfangi sendanda og er treyst af útanfarandi póstþjónustuaðila.

Ef FROM-sía er ekki notuð fara tölvupóstarnir út með tilkynningarfanginu.

Þegar tölvupóstur er sendur úr Odoo er eftirfarandi röð notuð til að velja útanfarandi póstþjón:

• Fyrst leitar Odoo að þjóni sem hefur sama gildi í FROM-síu og From-gildið (þ.e. netfangið) sem er skilgreint í útstreymispóstinum. Þessi stilling hentar vel ef allir notendur fyrirtækis deila sama léni en hafa mismunandi local-part (hlutann fyrir @).

• Ef enginn þjónn finnst út frá fyrsta skilyrði, leitar Odoo að fyrsta þjóni sem hefur ekkert FROM-síugildi. Netfangið verður þá yfirskrifað með tilkynningarfanginu.
• Ef enginn þjónn finnst út frá öðru skilyrði, notar Odoo fyrsta þjóninn og netfangið verður yfirskrifað með tilkynningarfanginu.

• Ef enginn póstþjónn er til staðar styðst Odoo við gildi kerfisbreytu.

Einnig er hægt að nota póstþjón Odoo fyrir viðskipta-/kerfispósta samhliða fjöldapósti.

Nota ytri póstþjón og sjálfgefinn póstþjón Odoo

Á Odoo Online og Odoo.sh eru gagnagrunnar ræstir með SMTP-póstþjóni Odoo. Ef enginn útanfarandi póstþjónn er stilltur verður sjálfgefinn SMTP-póstþjónn Odoo notaður.

Nota sérsniðið lén með ytri póstþjóni

Líkt og í fyrri kafla gæti þurft rétta uppsetningu til að tryggja að ytri póstþjónn megi senda tölvupósta með sérsniðna léninu þínu. Skoðaðu heimildir þjónustuaðilans til að setja rétt upp viðeigandi DNS-færslur (SPF, DKIM og DMARC). Listi yfir algengustu þjónustuaðila er í boði.

Hömlur á gáttum

Gátt 25 er lokuð af öryggisástæðum á Odoo Online og Odoo.sh. Prófaðu þess í stað gátt 465, 587 eða 2525.

Gervilén

Catchall-lénið er fyrirtækjabundið. Sjálfgefið deila öll fyrirtæki undirléni Odoo (t.d. company-name.odoo.com), en hvert fyrirtæki getur haft eigið sérsniðið póstlén.

Þegar þróunarhamur er virkur má finna valkosti fyrir gervilén með því að fara í Stillingar → Tæknilegt → Tölvupóstur: Gervilén.

Reiturinn Default From Alias má innihalda local-part netfangsins (sjálfgefið notifications) eða fullt netfang. Stilltu hann til að ákvarða FROM-hausinn í póstunum þínum. Ef fullt netfang er notað verða allir útstreymispóstar yfirskrifaðir með þessu netfangi.

Tilkynningakerfi

Þegar tölvupósti er svarað úr spjallinu (chatter) geta viðskiptavinir svarað beint. Ef viðskiptavinur svarar beint er svarið skráð í sama spjall og myndar þannig þráð sem tengist færslunni.

Þegar svarið berst notar Odoo skráða fylgjendur (út frá áskriftartegundum) til að senda þeim tilkynningu með tölvupósti eða í pósthólf Odoo, eftir stillingum notanda.

Nota eitt netfang fyrir alla útstreymispósta

Til að þvinga hvaðan póstur er sendur, virkjaru þróunarham og ferð í Stillingar → Tæknilegt → Tölvupóstur: Gervilén. Í Default From Alias seturðu local-part eða fullt netfang sem gildi.