Bókhald og reikningagerð

Odoo Invoicing er sjálfstætt app til að búa til reikninga, senda þá til viðskiptavina og stýra greiðslum. Það sér einnig um ferla sem tengjast birgjareikningum. Accounting-appið er hins vegar heildstæð bókhaldslausn sem gerir hið sama og bætir við eiginleikum eins og stöðluðum fjárhagsskýrslum, bankaafstemmingu, fjárhagsáætlunum, eignum o.fl.

Tvöfalt bókhald

Odoo býr sjálfkrafa til allar undirliggjandi dagbókarfærslur fyrir allar bókhaldsaðgerðir (t.d. sölureikninga, birgjareikninga, pantanir úr kassakerfi (POS), útgjöld, mat á birgðum o.s.frv.).

Odoo notar tvöfalt bókhald; hver færsla þarf samsvarandi og gagnstæða færslu á öðrum reikningi, þar sem annar er debet og hinn kredit. Þetta tryggir nákvæma og samræmda skráningu og að bókhaldið sé ávallt í jafnvægi.

Rekstrargrunnur og greiðslugrunnur

Bæði rekstrargrunns- og greiðslugrunnað bókhald er stutt í Odoo. Þannig má færa tekjur og gjöld annaðhvort þegar viðskiptin eiga sér stað (rekstrargrunnur) eða þegar greitt er eða greiðsla berst (greiðslugrunnur).

Fjölfyrirtæki

Mörgum fyrirtækjum má stýra í sömu gagnagrunni. Hvert fyrirtæki hefur sinn eigin reikningslykil, en reikninga má deila, sem er gagnlegt þegar skoðaðar eru samstæðuskýrslur. Notendur geta skoðað færslur og skýrslur frá mörgum fyrirtækjum samtímis, en geta aðeins unnið í bókhaldi eins fyrirtækis í senn.

Fjölmyntuumhverfi

Fjölmyntuumhverfi með sjálfvirkum gengisuppfærslum til að einfalda alþjóðaviðskipti er í boði í Odoo. Öll viðskipti eru skráð í sjálfgefnum gjaldmiðli fyrirtækisins; ef færsla er í öðrum gjaldmiðli geymir Odoo bæði virði í gjaldmiðli fyrirtækisins og virði í gjaldmiðli færslunnar. Odoo myndar gengishagnað og -tap eftir að bókhaldsfærslur hafa verið stemmdar saman.

Útibú

Móður fyrirtæki og útibú þeirra er hægt að stjórna innan eins gagnagrunns, með sameiginlegum bókhalds- og skýrslureglum, m.a. eftirfarandi:

• Reikningslykill móðurfyrirtækisins, aðalgjaldmiðill og skattar gilda fyrir öll útibú.
• Útibú geta haft sínar eigin dagbækur og tengdar færslur.
• Móðurfyrirtækið heldur utan um sameiginlegt reikningsár, þannig að læsinga- og lokunardagsetningar þess gilda fyrir öll útibú. Útibú geta þó sett fyrri lokunardagsetningar ef þörf er á.
• Móðurfyrirtækið hefur aðgang að öllum skýrslum, sölureikningum, birgjareikningum o.s.frv. frá útibúum sínum, á meðan hvert útibú sér aðeins eigin gögn.

Skýrslugerð

Móðurfyrirtækið sameinar bókhaldsaðgerðir allra útibúa og veitir miðlæga yfirsýn yfir fjárhagsskýrslur, s.s. rekstrar- og efnahagsreikninga.

VSK

Hvert fyrirtæki og útibú verður að hafa sín eigin lögformlegu gögn, m.a. VSK-númer ef við á. Eftir því hvernig skipulagi er háttað geta útibú deilt VSK-númeri móðurfyrirtækis eða haft sitt eigið, sem leiðir til sameiginlegra eða aðskilinna VSK-skila.

Þessi sveigjanlega uppsetning gerir notendum kleift að útbúa stakar skýrslur og skattaskil fyrir hverja einingu ef þörf krefur.

Alþjóðleg viðmið

Odoo Bókhald styður yfir 100 lönd og býður stöðluð verkfæri og ferla sem gilda á öllum svæðum. Landssértækar einingar eru innifaldar til að uppfylla staðbundin bókhaldsákvæði. Skattstaðfærslur sjá um svæðisbundnar kröfur, t.d. reikningslykla, skatta eða aðrar lagaskyldur.

Viðskiptakröfur og -skuldir

Sjálfgefið er einn reikningur skilgreindur fyrir færslur viðskiptakrafna og annar fyrir færslur viðskiptaskulda. Þar sem viðskipti tengjast tengiliðum er hægt að keyra skýrslur fyrir hvern viðskiptavin eða birgi.

Skýrslan Partner Ledger sýnir stöðu viðskiptavina og birgja. Farðu í Accounting --> Reporting --> Partner Ledger.

Skýrslugerð

Eftirfarandi fjárhagslegar skýrslur eru tiltækar og uppfærast í rauntíma:

VSK-uppgjör

Í VSK-uppgjöri reiknar Odoo allar bókhaldsfærslur fyrir tiltekið VSK-tímabil og notar heildartölur til að ákvarða VSK-skuldbindingu.

Bankasamstilling

Bankasamstilling tengist beint við banka til að flytja færslur sjálfvirkt inn í gagnagrunninn. Hún gefur yfirsýn yfir sjóðstreymi án þess að skrá sig inn í netbanka eða bíða eftir bankayfirlitum á pappír.

Birgðamat

Odoo styður bæði lotubundið (handvirkt) og stöðugt (sjálfvirkt) birgðamat. Tiltæ aðferðir eru Staðalverð, Meðalkostnaður (AVCO) og Fyrstur inn, fyrstur út (FIFO).

Óráðstafað eigið fé

Óráðstafað eigið fé er hluti tekna sem fyrirtæki heldur eftir. Odoo reiknar afkomu yfirstandandi árs í rauntíma, þannig að hvorki þarf lokafærslur né yfirfærslu við árslok. Staða rekstrarreiknings skilst sjálfkrafa yfir á efnahagsreikning.

Bókhaldsfyrirtæki

Hægt er að virkja haminn Bókhaldsfyrirtæki með því að fara í Bókhald --> Uppsetning --> Stillingar. Þegar hann er virkur:

• Hægt er að breyta röðunarnúmeri skjala á öllum skjölum;
• Reiturinn Samtals (m/vsk) birtist til að flýta fyrir og stýra skráningu með því að útbúa línur sjálfvirkt með réttri bókhaldslyklu og skatti;
• Dagsetning reiknings og Dagsetning birgjareiknings eru forfylltar við skráningu færslu;
• Valmöguleikinn Flýtiskráning er í boði fyrir sölureikninga og birgjareikninga.

Deila reikningum með utanaðkomandi endurskoðendum

Odoo býður upp á fleiri leiðir til að deila reikningum og birgjareikningum með utanaðkomandi endurskoðanda, m.a. að veita aðgangsheimildir að gagnagrunni, senda afrit af reikningum dagbókar sjálfvirkt á tilgreint netfang og hala niður ZIP-skrám sem innihalda alla reikninga og alla birgjareikninga.

Aðgangsheimildir endurskoðanda

Til að veita endurskoðanda fyrirtækisins aðgang skaltu bæta honum við sem nýjum notanda og stilla viðeigandi aðgangsheimildir í hlutanum Bókhald til að opna aðgang að fjárhagsgögnum fyrirtækisins:

• Bókhald: Veldu Stjórnandi.
• Banki: Heimila staðfestingu bankareikninga.

Fyrir Fjölfyrirtæki skal stilla viðeigandi aðgang.

Senda afrit af reikningum dagbókar

Dagbækur af gerðinni sala og innkaup geta sent alla reikninga sína og birgjareikninga á utanaðkomandi netföng. Gögnin eru send á XML-sniði.

Til að stilla dagbók þannig að hún sendi færslur sjálfvirkt á tiltekið netfang, gerðu eftirfarandi:

1. Farðu í Bókhald --> Uppsetning --> Dagbækur.
2. Opnaðu viðkomandi dagbók.
3. Í flipanum Ítarlegar stillingar, settu netfang í reitinn Senda afrit á.

Útflutningur í ZIP

Hægt er að flytja hópa af reikningum og birgjareikningum út í ZIP-skrár. Til að flytja út í ZIP, gerðu eftirfarandi:

1. Farðu í Bókhald --> Viðskiptavinir --> Reikningar eða Bókhald --> Birgjar --> Birgjareikningar.
2. Veldu þau skjöl sem eiga að fara í ZIP-skrána.
3. Opnaðu valmyndina Prenta og veldu Flytja út ZIP.

Eftir útflutning er hægt að senda ZIP-skrána til utanaðkomandi endurskoðanda til að veita aðgang að öllum upplýsingum reikninga og birgjareikninga.