Flokkar útgjalda

Odoo Útgjöld einfalda utanumhald útgjalda. Eftir að starfsmaður skráir og sendir útgjöld í Odoo, yfirfara stjórnendur og bókhald þau. Þegar þau hafa verið samþykkt er hægt að vinna greiðslur og endurgreiða starfsmanni.

Skoða flokka útgjalda

Fyrsta skrefið í eftirfylgni útgjalda er að stilla mismunandi tegundir útgjalda fyrirtækisins (hjá Odoo sem útgjaldaflokkar). Hver flokkur getur verið eins sértækur eða almennur og þörf er á. Einnig má stilla útgjaldaflokka þannig að endurgreiðsla sé annaðhvort föst upphæð eða að heimila skráningu raunverðs.

Til að skoða sjálfgefna útgjaldaflokka: Farðu í Útgjöld → Stillingar → Flokkar útgjalda.

Sjálfgefnir flokkar gera kleift að skrá algeng útgjöld, s.s. samskiptakostnað, máltíðir, gjafir, eknar mílur og annan ferðakostnað. Fyrir útgjöld utan þessara flokka er notaður almennur flokkur, EXP_GEN. Ef fyrirtæki endurgreiðir reglulega sérstök útgjöld og vill halda þeim aðgreindum, er hægt að búa til nýja útgjaldaflokka eða breyta núverandi flokkum.

Búa til nýja útgjaldaflokka

Sumar stofnanir þurfa fleiri útgjaldaflokka en fylgja með í appinu Útgjöld. Þá er hægt að búa til nýja flokka.

Til að búa til nýjan útgjaldaflokk: Farðu í Útgjöld → Stillingar → Flokkar útgjalda. Smelltu á Nýtt og opnast þá nýtt eyðublað fyrir útgjaldaflokk.

Fylltu út eftirfarandi reiti á forminu:

• Heiti vöru: Stutt og lýsandi heiti fyrir flokkinn.
• Kostnaður: Ef starfsmenn skrá raunverulegan kostnað og fá endurgreitt það sama, skildu reitinn eftir sem 0.00. Ef alltaf á að endurgreiða ákveðna upphæð, skráðu hana hér. Ef verð er sett birtist reiturinn á með Eining sjálfgefna. Eining dugir í flestum tilvikum, en ef endurgreiðsla byggir á þyngd, lengd, rúmmáli o.s.frv., veldu samsvarandi einingu í fellivalmyndinni.

  Dæmi

  Hvenær á að setja fastan kostnað á vöru og hvenær að skilja hann eftir 0.00:

  • Máltíðir: Ef endurgreitt er fullt matverð, skildu kostnað eftir 0.00. Starfsmaður skráir upphæð reikningsins og fær endurgreitt þá upphæð. Máltíð fyrir $95.23 = endurgreiðsla $95.23.
  • Akstur: Ef greitt er föst upphæð fyrir hverja mílu, settu kostnað sem 1.00. Starfsmaður skráir fjölda ekinna mílna í Magn og fær $1.00 á mílu. 100 mílur = $100.00.
  • Dagpeningar: Ef greitt er $125.00 á dag í ferðalögum, settu kostnað sem 125.00. Þrír dagar = $375.00.

  Athugið

  Reiturinn Kostnaður er alltaf sýnilegur á eyðublaðinu, en Söluverð er aðeins sýnilegt ef valið er Söluverð undir hlutanum Endurreikna útgjöld. Annars er Söluverð falið.

• Tilvísun: Stutt auðkenni, t.d. FOOD eða TRAVEL. Þetta er notað þegar útgjöld eru send með tölvupósti.
• Flokkur: Veldu í fellivalmynd þann flokk sem útgjöldin falla undir. Ráðlagt er að nota sjálfgefinn flokk All / Expenses, nema bókhald krefjist annars.
• Fyrirtæki: Í Fjölfyrirtæki-gagnagrunni, veldu það fyrirtæki sem flokkurinn á við. Láttu reitinn tóman ef hann á við um öll fyrirtæki.
• Leiðbeiningar: Skrifaðu reglur eða lykilupplýsingar. Birðist í dálknum Athugasemd á yfirliti Flokka útgjalda.

  Dæmi

  Flokkur fyrir vinnu heiman frá gæti haft Heiti WFH og Leiðbeiningar Skjáir, stólar og annar heimanvinnubúnaður.

• Útgjaldareikningur: Ef appið Bókhald er notað, veldu þann reikning í bókhaldslyklinum (CoA) sem færa á útgjöldin á.

  Mikilvægt

  Leitaðu ráða hjá bókhaldi um réttan reikning, þar sem valið hefur áhrif á ýmis skýrsluform.

• Skattar við innkaup og Skattar við sölu: Sjálfgefinn skattur sem á við við innkaup eða sölu þessarar vöru, ef við á.

  Athugið

  Reiturinn Skattar við sölu er aðeins sýnilegur ef appið Sala er uppsett og annað hvort valkosturinn Á kostnaði eða Söluverð er valinn í hlutanum um reikningagerð.

  Ábending

  Gott er að nota skatt sem er stilltur sem Skattur innifalinn í verði. Skattar stillast sjálfkrafa ef það er virkt.

Reikningagerð

Ef appið Sala er uppsett birtist hluti fyrir reikningagerð. Þar er hægt að endurreikna útgjöld til viðskiptavina á sölupöntunum.

Ef ekki er heimilt að endurreikna útgjöld, veldu Nei. Ef heimilt er að endurreikna, veldu annað af eftirfarandi:

• Á kostnaði: Endurreiknar á því verði sem er skráð í reitnum Kostnaður.
• Söluverð: Endurreiknar á söluverði. Þá birtist reiturinn Söluverð undir Heiti vöru. Sláðu inn söluverðið.