Flytja út og inn gögn

Í Odoo er stundum nauðsynlegt að flytja út eða inn gögn til skýrslugerðar eða til að breyta gögnum. Þetta skjal fjallar um útflutning og innflutning gagna til og frá Odoo.

Flytja út gögn úr Odoo

Við vinnu með gagnagrunn er stundum nauðsynlegt að flytja gögn út í sérstaka skrá. Það getur hjálpað við skýrslugerð, þó Odoo bjóði sérhæfð skýrslutól í hverju forriti.

Í Odoo er hægt að flytja út gildi úr hvaða reit sem er á hvaða færslu sem er. Opnaðu listayfirlit með tákninu (Listi) á atriðunum sem þarf að flytja út og veldu síðan færslurnar sem á að flytja út. Til að velja færslu, hakaðu við gátreitinn við hliðina á viðkomandi færslu. Smelltu að lokum á Aðgerðir og veldu Flytja út.

Þegar smellt er á Flytja út birtist sprettigluggi, Flytja út gögn, með nokkrum valkostum fyrir útflutning gagna:

1. Ef hakað er við Mig langar að uppfæra gögn (útflutningur samhæfður innflutningi) sýnir kerfið aðeins reiti sem hægt er að flytja inn. Þetta er gagnlegt þegar uppfæra þarf fyrirliggjandi færslur. Þetta virkar sem síuvalkostur. Ef ekki er hakað við birtast mun fleiri reitir, þar sem þá sjást allir reitir, ekki aðeins þeir sem hægt er að flytja inn.
2. Hægt er að flytja út á tvennu sniði: .csv og .xls. Í .csv eru atriði aðskilin með kommu, en .xls inniheldur upplýsingar um öll vinnublöð í skrá, bæði efni og snið.
3. Þetta eru reitirnir sem hægt er að flytja út. Notaðu (Sýna undirsvið) til að birta fleiri undirsvið. Notaðu Leit til að finna tiltekna reiti. Til að nota Leit sem best, smelltu á öll (Sýna undirsvið) til að birta alla reiti.
4. Hnappurinn (Velja reit) er notaður til að bæta reitum við listann Reitir í útflutningi.
5. (Röðun) vinstra megin við valda reiti er hægt að nota til að færa reiti upp og niður og þannig breyta röð í útflutningsskránni. Dragðu og slepptu með (Röðun).
6. (Fjarlægja reit) er notað til að fjarlægja reiti. Smelltu á (Fjarlægja reit) til að fjarlægja reitinn.
7. Fyrir endurtekna skýrslur er gagnlegt að vista útflutningssniðmát. Veldu alla nauðsynlega reiti og smelltu á fellivalmynd sniðmáta. Smelltu síðan á Nýtt sniðmát og gefðu sniðmátinu einkvæmt heiti. Smelltu á (disklingur) til að vista stillinguna. Næst þegar sama listi þarf að flytja út skaltu velja viðeigandi vistað sniðmát í fellivalmyndinni.

Flytja inn gögn í Odoo

Innflutningur gagna í Odoo er sérstaklega gagnlegur við innleiðingu eða þegar þarf að uppfæra gögn í magni. Hér er útskýrt hvernig á að flytja inn gögn í Odoo gagnagrunn.

Ábending

Ef forritara hamur er virkjaður breytast sýnilegar innflutningsstillingar í vinstri valmynd. Þá birtist Advanced valmynd. Þar eru tveir valkostir: Rekja sögu við innflutning og Leyfa samsvörun með undirsviðum.

Ef módelið notar openchatter setur Rekja sögu við innflutning upp áskriftir og sendir tilkynningar við innflutning, en hægir á innflutningnum.

Ef Leyfa samsvörun með undirsviðum er valið eru öll undirsvið innan reits notuð til samsvörunar undir Odoo-reitur við innflutning.

Byrja

Hægt er að flytja inn gögn í hvaða viðskiptaeiningu Odoo sem er með Excel (.xlsx) eða CSV (.csv) sniði. Þetta á m.a. við um: tengiliði, vörur, bankayfirlit, færslubókhald og pantanir.

Opnaðu yfirlit þeirrar einingar sem á að flytja gögn inn í, smelltu á (Aðgerðir) og veldu í fellivalmyndinni (Flytja inn færslur).

Smelltu á Flytja inn sniðmát fyrir viðskiptavini í miðju síðunnar til að sækja sniðmát og fylla það með gögnum fyrirtækisins. Slík sniðmát má flytja inn með einum smelli þar sem reitasamsvörun er fyrirfram skilgreind.

Til að hlaða upp niðurhalaða sniðmátinu eða fyrirliggjandi skrá, farðu svona að:

1. Smelltu á Hlaða upp gagnaskrá og veldu skránna.
2. Aðlagaðu Sniðstillingar eftir þörfum (einungis fyrir CSV-skrár).
3. Gakktu úr skugga um að öll gögn í Dálkur í skrá séu rétt samsvöruð við viðeigandi Odoo-reit og laus við villur.
4. (Valfrjálst) Smelltu á Hlaða inn gagnaskrá til að endurhlaða sömu skrá eða hlaða inn annarri.
5. Smelltu á Prófa til að sannreyna að gögnin séu gild.
6. Smelltu á Flytja inn.

Aðlaga sniðmát

Innflutningssniðmát eru til staðar í innflutningstólinu fyrir algengustu gögnin (tengiliði, vörur, bankayfirlit o.s.frv.). Opna má þau í hvaða töflureiknisforriti sem er (*Microsoft Office*, *OpenOffice*, *Google Drive* o.fl.).

Eftir að sniðmátið hefur verið sótt skaltu gera eftirfarandi:

• Bæta við, fjarlægja og raða dálkum þannig að þeir passi gagnabyggingunni.
• Mælt er eindregið með að fjarlægja ekki dálkinn Ytra auðkenni (ID) (sjá af hverju í næsta kafla).
• Settu einkvæmt ID á hverja færslu með því að draga ID-röðunina niður í dálkinum Ytra auðkenni (ID).

Athugið

Þegar nýr dálkur er bætt við getur Odoo hugsanlega ekki varpað honum sjálfkrafa ef heiti hans passar ekki við neinn reit í Odoo. Hægt er að varpa nýjum dálkum handvirkt þegar innflutningur er prófaður. Leitaðu í fellivalmyndinni að samsvarandi reit.

Notaðu síðan heiti þessa reits í innflutningsskránni til að tryggja árangursríka innflutninga í framtíðinni.

Flytja inn úr öðru forriti

Ytra auðkenni (ID) er einkvæmt auðkenni fyrir línu. Hægt er að nota Ytra auðkenni (ID) úr fyrra hugbúnaði til að auðvelda flutning yfir í Odoo.

Að setja ID er ekki skylda við innflutning, en gagnlegt í mörgum tilvikum:

• Uppfæra innflutt gögn: flytja sama skrá inn oftar en einu sinni án þess að búa til tvítekningar.
• Flytja inn tengireiti.

Til að endurskapa tengsl milli mismunandi færslna er ráðlagt að nota einkvæma auðkennið úr upprunalega forritinu og varpa því á dálkinn Ytra auðkenni (ID) í Odoo.

Þegar önnur færsla er flutt inn sem tengist þeirri fyrstu, notaðu XXX/ID (XXX/External ID) fyrir upphaflega einkvæma auðkennið. Hægt er einnig að finna þessa færslu með heiti hennar.

Vantar reit til að para við dálk

Odoo reynir sjálfvirkt að álykta reitategund fyrir hvern dálk í innflutningsskránni, byggt á fyrstu tíu línum skrárinnar.

T.d., ef dálkur inniheldur eingöngu tölur, eru aðeins reitir af gerðinni heiltala boðnir sem valkostir.

Þótt þetta sé oft gagnlegt getur það brugðist, eða dálkur verið varpaður á reit sem ekki er boðinn sjálfgefið.

Ef þetta gerist, hakaðu við valkostinn Sýna reiti tengdra reita (ítarlegt); þá birtist fullkominn listi af reitum fyrir hvern dálk.

Breyta sniði gagna við innflutning

Þegar CSV-skrá er flutt inn, býður Odoo upp á valkosti í Snið.

Til að sjá hvaða dagsetningasnið Odoo fann í skránni, skoðaðu Dagsetningasnið sem birtist þegar smellt er á valkosti undir skráarvalinu. Ef sniðið er rangt, breyttu því í æskilegt snið með því að nota ISO 8601 sem skilgreiningu.

Flytja inn tölur með gjaldmiðilsmerkjum

Odoo styður að fullu tölur með sviga til að tákna mínusmerki, sem og tölur með gjaldmiðilsmerkjum. Odoo greinir einnig sjálfvirkt hvaða þúsunda- og tugabrotaaðgreinir er notaður. Ef notað er gjaldmiðilsmerki sem Odoo þekkir ekki, kann talan ekki að þekkjast og innflutningur bilar.

Dæmi um studdar tölur (með töluna „þrjátíu og tvö þúsund“):

• 32.000,00
• 32000,00
• 32,000.00
• -32000.00
• (32000.00)
• $ 32.000,00
• (32000.00 €)

Dæmi sem virka ekki:

• ABC 32.000,00
• $ (32.000,00)

Forskoðunartafla innflutnings birtist ekki rétt

Sjálfgefið er forskoðun innflutnings stillt með kommum sem dálkaaðgreini og gæsalöppum sem textaaðgreini. Ef CSV-skráin er með aðrar stillingar, breyttu valkostum í Snið (birtist undir stiku Flytja inn CSV-skráar eftir að skráin hefur verið valin).

Breyta CSV-sniði í töflureikni

Þegar CSV-skrár eru breyttar og vistaðar í töflureiknisforritum, eru svæðisstillningar tölvunnar notaðar fyrir aðgreini og textaaðgreini. Odoo mælir með OpenOffice eða LibreOffice, þar sem bæði forrit gera kleift að breyta öllum þremur valkostum (í LibreOffice: Vista sem (gluggi) → Haka við „Breyta síusniði“ → Vista).

Í Microsoft Excel er hægt að breyta kóðun við vistun (Vista sem (gluggi) → fellivalmynd „Verkfæri“ → flipinn „Kóðun“).

Mismunur á Gagnagrunns-ID og Ytra auðkenni

Sumir reitir skilgreina tengsl við annan hlut. Til dæmis er land tengiliðar tenging við færslu í hlutnum „Land“. Þegar slíkir reitir eru fluttir inn þarf Odoo að endurskapa tengsl milli ólíkra færslna. Til að aðstoða við slíkan innflutning býður Odoo þrjár aðferðir.

T.d., til að vísa í land tengiliðar, býður Odoo þrjá ólíka reiti til innflutnings:

• Land: heiti eða kóði lands
• Land/Gagnagrunns-ID: einkvæmt Odoo-ID fyrir færslu, skilgreint af PostgreSQL ID dálknum
• Land/Ytra auðkenni: ID þessarar færslu eins og hún er vísað til í öðru forriti (eða í .XML-skránni sem flutti hana inn)

Fyrir landið Belgíu má t.d. nota eitt af eftirfarandi:

• Land: Belgium
• Land/Gagnagrunns-ID: 21
• Land/Ytra auðkenni: base.be

Eftir þörfum fyrirtækisins má nota eina af þessum þremur leiðum til að vísa í færslur í tengslum. Dæmi um hvenær nota á hvora leiðina:

• Nota Land: auðveldast þegar gögn koma úr CSV-skrám sem hafa verið búnar til handvirkt.
• Nota Land/Gagnagrunns-ID: ætti sjaldan að nota. Er aðallega notað af forriturum; helsti kosturinn er að forðast árekstra (mörg heiti geta verið eins, en Gagnagrunns-ID er alltaf einkvæmt).
• Nota Land/Ytra auðkenni: notaðu ytra auðkenni þegar gögn eru flutt inn úr þriðja aðila forriti.

Þegar ytri auðkenni eru notuð, skaltu flytja inn CSV-skrár með dálknum Ytra auðkenni (ID) sem skilgreinir ytra auðkenni hverrar færslu sem er flutt inn. Þá er hægt að vísa í þá færslu með dálkum á borð við Reitur/External ID. Eftirfarandi tvær CSV-skrár sýna dæmi fyrir vörur og flokka þeirra.

• CSV-skrá fyrir flokka
• CSV-skrá fyrir vörur

Flytja inn tengireiti

Odoo-hlutur tengist alltaf fjölda annarra hluta (t.d. vara tengist vöruflokkum, eigindum, birgjum o.s.frv.). Til að flytja inn slík tengsl þarf fyrst að flytja inn færslur hins tengda hlutar, úr viðeigandi listavalmynd.

Hægt er að gera þetta annaðhvort með heiti tengdrar færslu eða með ID, eftir aðstæðum. Gera er ráð fyrir ID þegar tvær færslur bera sama heiti. Í slíkum tilfellum skal bæta / ID aftan við dálkheitið (t.d. fyrir vöruheiti og -eiginleika: Product Attributes / Attribute / ID).

Valkostir þegar margir mögulegir samsvarendur finnast fyrir reit

Ef til dæmis tveir vöruflokkar hafa undirflokk með heitinu Sellable (t.d. Misc. Products/Sellable og Other Products/Sellable), stöðvast staðfesting, en samt er hægt að flytja inn gögnin. Odoo mælir þó gegn því, því annars tengjast öll gögnin fyrsta Sellable-flokknum sem finnst á listanum Vöruflokkur (Misc. Products/Sellable). Í staðinn mælir Odoo með að breyta gildum í öðru af tvíteknu tilvikunum eða stilla stigskipan vöruflokka.

Ef fyrirtækið vill ekki breyta uppsetningu vöruflokka er mælt með að nota Ytra auðkenni (External ID) fyrir þennan reit, „Flokkur“.

Flytja inn many2many-tengireiti

Merki skulu aðgreind með kommu, án bils. Til dæmis, ef viðskiptavinur á að tengjast báðum merkjunum: Manufacturer og Retailer, þarf að skrá Manufacturer,Retailer í sama dálk í CSV-skránni (kommu-aðgreind gildi).

• CSV-skrá fyrir Manufacturer, Retailer

Flytja inn one2many-tengsl

Ef flytja á inn sölupöntun með nokkrum pöntunarlínum þarf sér röð í CSV-skránni (kommu-aðgreind gildi) fyrir hverja pöntunarlínu. Fyrsta pöntunarlína er á sömu röð og upplýsingarnar um pöntunina. Viðbótarlínur þurfa viðbótarröð þar sem pöntunarreitirnir eru tómir.

Flytja inn myndskrár

Til að flytja inn myndskrár ásamt hlaðinni CSV- eða Excel-skrá, farðu svona að:

1. Bættu heitum myndskráa við viðeigandi Mynd-dálk í gagnaskránni.
2. Hladdu upp gagnaskránni eða endurhlaða henni með því að smella á Load Data File.
3. Smelltu á Upload your files undir hlutanum Files to import.
4. Veldu viðeigandi myndskrár. Fjöldi valinna skráa birtist við hliðina á hnappnum.
5. Smelltu á Test til að sannreyna að öll gögn séu gild.
6. Smelltu á Import. Við innflutning framkvæmir Odoo skráarvottun til að tengja hlaðnar myndir sjálfvirkt við gagnaskrána. Ef ekkert samsvarar eru gögnin flutt inn án mynda.

Flytja inn færslur oftar en einu sinni

Ef innflutt skrá inniheldur einn af dálkunum: External ID eða Database ID, eru færslur sem þegar hafa verið fluttar inn uppfærðar í stað þess að vera nýskapaðar. Þetta er mjög gagnlegt, því þá er hægt að flytja sömu CSV-skrá (kommu-aðgreind gildi) inn aftur og aftur, eftir að hafa gert breytingar á milli innflutninga.

Odoo sér sjálft um að búa til eða uppfæra hverja færslu, eftir því hvort hún er ný eða ekki.

Með þessu er hægt að nota Inn-/útflutningsverkfæri Odoo til að uppfæra hóp færslna í töflureikni.

Gildi ekki gefið upp fyrir tiltekinn reit

Ef ekki eru gefin upp gildi fyrir alla reiti í CSV-skránni, úthlutar Odoo sjálfgefnum gildum á alla ótilgreinda reiti. Ef aftur á móti reitir eru settir sem tómir í CSV-skránni (kommu-aðgreind gildi), setur Odoo tómt gildi í reitinn í stað sjálfgefins gildis.

Flytja út/inn mismunandi töflur úr SQL-kerfi yfir í Odoo

Ef flytja þarf inn gögn úr mismunandi töflum þarf að endurskapa tengsl á milli færslna í ólíkum töflum. Til dæmis, ef fyrirtæki og einstaklingar eru flutt inn, þarf að endurskapa tengsl einstaklings við það fyrirtæki sem hann vinnur hjá.

Til að halda utan um tengsl milli taflna skaltu nota External ID (ytra auðkenni) í Odoo. External ID færslu er einkvæmt auðkenni hennar í öðru kerfi. External ID verður að vera einkvæmt yfir allar færslur allra hluta. Gott er að setja forskeyti með nafni forrits eða töflu (t.d. ‘company_1’, ‘person_1’ í stað ‘1’).

Dæmi: Gert er ráð fyrir SQL-gagnagrunni með tveimur töflum sem á að flytja inn: fyrirtæki og einstaklingar. Hver einstaklingur tilheyrir einu fyrirtæki, þannig að tenging við fyrirtækið þarf að vera endursköpuð.

Prófaðu þetta dæmi með sýnishorni af PostgreSQL-gagnagrunni.

Fyrst, flyttu út öll fyrirtæki og External ID þeirra. Í PSQL, keyrðu þessa skipun:

> copy (select 'company_'||id as "External ID",company_name as "Name",'True' as "Is a Company" from companies) TO '/tmp/company.csv' with CSV HEADER;

Þessi SQL-skipun býr til eftirfarandi CSV-skrá (kommu-aðgreind gildi):

External ID,Name,Is a Company
company_1,Bigees,True
company_2,Organi,True
company_3,Boum,True

Til að búa til CSV-skrá fyrir einstaklinga tengda fyrirtækjum, notaðu eftirfarandi SQL-skipun í PSQL:

> copy (select 'person_'||id as "External ID",person_name as "Name",'False' as "Is a Company",'company_'||company_id as "Related Company/External ID" from persons) TO '/tmp/person.csv' with CSV

Hún skilar eftirfarandi CSV-skrá (kommu-aðgreind gildi):

External ID,Name,Is a Company,Related Company/External ID
person_1,Fabien,False,company_1
person_2,Laurence,False,company_1
person_3,Eric,False,company_2
person_4,Ramsy,False,company_3

Í þessari skrá vinna Fabien og Laurence hjá fyrirtækinu Bigees (company_1), og Eric vinnur hjá Organi. Tengsl einstaklinga og fyrirtækja eru byggð á External ID fyrirtækjanna. External ID er með forskeyti af heiti töflunnar til að forðast árekstra milli auðkenna einstaklinga og fyrirtækja (person_1 og company_1 sem bæði höfðu auðkennið 1 í upprunalega gagnagrunninum).

Báðar skrárnar eru tilbúnar til innflutnings í Odoo án breytinga. Eftir innflutning þessara tveggja CSV-skráa (kommu-aðgreind gildi) verða til fjórir tengiliðir og þrjú fyrirtæki (fyrstu tveir tengiliðirnir tengjast fyrsta fyrirtækinu). Mundu að flytja fyrst inn fyrirtækin og síðan einstaklingana.

Uppfæra gögn í Odoo

Hægt er að uppfæra fyrirliggjandi gögn í magni með innflutningi, svo lengi sem ytra auðkenni er óbreytt.

Undirbúa útflutning gagna

Til að uppfæra gögn með innflutningi skaltu fyrst fara á gögnin sem á að uppfæra og velja táknið (Listi) til að virkja listayfirlit. Vinstra megin í listanum, merktu við gátreitinn hjá þeim færslum sem á að uppfæra. Smelltu síðan á Aðgerðir og veldu Flytja út í fellivalmyndinni.

Í sprettiglugganum Flytja út gögn, merktu við gátreitinn: Ég vil uppfæra gögn (innflutningssamræmdur útflutningur). Þetta bætir sjálfkrafa Ytra auðkenni (External ID) við útflutninginn. Að auki takmarkar það listann Reitir til útflutnings við einungis þá reiti sem hægt er að flytja inn.

Veldu nauðsynlega reiti í útflutninginn með valkostunum í sprettiglugganum og smelltu síðan á Flytja út.

Flytja inn uppfærð gögn

Eftir útflutning skaltu gera nauðsynlegar breytingar í skránni. Þegar hún er tilbúin má flytja hana inn með því að fylgja sama ferli og við venjulegan gagnainnflutning.