Flytja út og inn gögn

Í Odoo er stundum nauðsynlegt að flytja gögn út eða inn, til dæmis til að búa til skýrslur eða til að gera breytingar á gögnum. Þetta skjal fjallar um útflutning og innflutning gagna í og úr Odoo.

Flytja gögn út úr Odoo

Þegar unnið er með gagnagrunn er stundum nauðsynlegt að flytja gögn út í sérstaka skrá. Þetta getur verið gagnlegt við skýrslugerð, þótt Odoo bjóði upp á nákvæmt skýrslugerðarverkfæri í hverri forritseiningu.

Í Odoo er hægt að flytja út gildi úr hvaða reit sem er í hvaða færslu sem er. Til að gera það skal virkja listayfirlitið fa-list (Listi) á þeim hlutum sem á að flytja út, og velja síðan þær færslur sem á að flytja út. Til að velja færslu skal haka við gátreitinn við hliðina á viðkomandi færslu. Smelltu að lokum á hnappinn Aðgerð og veldu fa-upload (Flytja út).

Þegar smellt er á fa-upload Flytja út birtist sprettigluggi með titlinum Flytja út gögn, með nokkrum valkostum fyrir gögnin sem á að flytja út:

1. Þegar valkosturinn Ég vil uppfæra gögn (útflutningur sem hægt er að flytja inn) er valinn sýnir kerfið aðeins þá reiti sem hægt er að flytja inn. Þetta er gagnlegt þegar uppfæra þarf fyrirliggjandi færslur. Þetta virkar eins og sía. Ef gátreiturinn er ekki hakað við sjást mun fleiri reitavalkostir, þar sem allir reitir eru sýndir, ekki aðeins þeir sem hægt er að flytja inn.
2. Við útflutning er hægt að velja á milli tveggja sniða: .csv og .xls. Í .csv skrám eru atriði aðskilin með kommu, en .xls geymir upplýsingar um öll vinnublöð í skrá, þar með talið efni og snið.
3. Þetta eru þeir hlutir sem hægt er að flytja út. Notaðu táknið fa-chevron-right (Sýna undirreiti) til að sjá fleiri undirreiti. Notaðu leitarstikuna til að finna tiltekna reiti. Til að nota leitina á skilvirkan hátt skal smella á öll fa-chevron-right (Sýna undirreiti) tákn til að birta alla reiti.
4. Hnappurinn fa-plus (Velja reit) er notaður til að bæta reitum við listann Reitir til útflutnings.
5. Táknið fa-sort (Raða) vinstra megin við valda reiti er hægt að nota til að færa reiti upp og niður og breyta þeirri röð sem þeir birtast í útflutningsskránni. Dragðu og slepptu með fa-sort (Raða) tákninu.
6. Táknið fa-trash (Fjarlægja reit) er notað til að fjarlægja reiti. Smelltu á fa-trash (Fjarlægja reit) táknið til að fjarlægja reitinn.
7. Fyrir reglulegar skýrslur er gagnlegt að vista útflutningssniðmát. Veldu alla nauðsynlega reiti og smelltu á fellivalmyndina fyrir sniðmát. Þar skal smella á Nýtt sniðmát og gefa útflutningssniðmátinu einstakt heiti. Smelltu á táknið fa-floppy-o (disklingur) til að vista stillingarnar. Næst þegar þarf að flytja út sama lista er hægt að velja viðkomandi sniðmát úr fellivalmyndinni.

Flytja gögn inn í Odoo

Innflutningur gagna í Odoo er mjög gagnlegur við innleiðingu, eða þegar þarf að uppfæra gögn í magni. Eftirfarandi skjal fjallar um hvernig á að flytja gögn inn í Odoo gagnagrunn.

Hefjast handa

Hægt er að flytja gögn inn í hvaða Odoo viðskiptahlut sem er með annaðhvort Excel (.xlsx) eða CSV (.csv) sniði. Þetta á við um: tengiliði, vörur, bankayfirlýsingar, færslubókhald og pantanir.

Opnaðu yfirlit þess hlutar sem á að flytja gögn inn í, smelltu á táknið fa-cog (Aðgerð), og veldu í fellivalmyndinni fa-upload (Flytja inn færslur).

Eftir að smellt er á Flytja inn færslur birtir Odoo sérstaka síðu með sniðmátum sem hægt er að hlaða niður og fylla inn í með eigin gögnum fyrirtækisins. Hægt er að flytja slík sniðmát inn með einum smelli, þar sem gagnakortalagning er þegar gerð. Til að hlaða niður sniðmáti skal smella á Innflutningssniðmát fyrir viðskiptavini í miðju síðunnar.

Gerðu nauðsynlegar breytingar á Sniðmöguleikum og gakktu úr skugga um að allar dálkar í Odoo reit og Skráardálkur séu villulausar. Smelltu að lokum á Flytja inn til að flytja gögnin inn.

Aðlaga sniðmát

Innflutningssniðmát eru í boði í innflutningsverkfærinu fyrir algengasta gögnin sem flytja þarf inn (tengiliðir, vörur, bankayfirlýsingar o.s.frv.). Opnaðu þau með hvaða töflureikniforrit sem er (Microsoft Office, OpenOffice, Google Drive o.s.frv.).

Þegar sniðmátið hefur verið hlaðið niður skal fylgja þessum skrefum:

• Bættu við, fjarlægðu og raðaðu dálkum til að passa best við uppbyggingu gagnanna.
• Eindregið er mælt með því að ekki fjarlægja dálkinn Ytri auðkenni (ID) (sjá ástæðuna í næsta kafla).
• Settu einstakt auðkenni fyrir hverja færslu með því að draga niður auðkennisröðunina í dálkinum Ytri auðkenni (ID).

Flytja inn úr öðru forriti

Ytri auðkenni (ID) er einstakt auðkenni fyrir línuatriði. Hægt er að nota Ytri auðkenni (ID) úr fyrra hugbúnaði til að auðvelda yfirfærslu yfir í Odoo.

Það er ekki skylda að setja auðkenni við innflutning, en það hjálpar í mörgum tilvikum:

• Uppfæra innflutning: flytja inn sömu skrá nokkrum sinnum án þess að búa til tvítekningar.
• Flytja inn tengireiti.

Til að endurskapa tengsl milli mismunandi færslna ætti að nota einstakt auðkenni úr upprunalega forritinu og kortleggja það við dálkinn Ytri auðkenni (ID) í Odoo.

Þegar annar færsla er flutt inn sem tengist þeirri fyrstu, skal nota XXX/ID (XXX/Ytri auðkenni) fyrir upprunalega einkvæma auðkennið. Þessa færslu er einnig hægt að finna með nafni hennar.

Reitur vantar til að varpa dálki

Odoo reynir með heuristic aðferð að finna tegund reits fyrir hvern dálk í innflutningsskránni, byggt á fyrstu tíu línum skrárinnar.

Til dæmis, ef dálkur inniheldur eingöngu tölur, eru aðeins reitir af gerðinni heiltala sýndir sem valkostur.

Þótt þessi hegðun sé gagnleg í flestum tilvikum, getur hún einnig mistekist, eða dálkurinn gæti verið varpað á reit sem er ekki sjálfgefið í boði.

Ef þetta gerist, hakaðu við Sýna reiti tengdra reita (ítarlegt), og þá verður tæmandi listi yfir reiti tiltækur fyrir hvern dálk.

Breyta innflutningsformi gagna

Þegar CSV-skrá er flutt inn, býður Odoo upp á Snið-valkosti.

Til að sjá hvaða dagsetningarsnið Odoo hefur fundið í skránni, athugaðu Dagsetningarsnið sem birtist þegar smellt er á valkosti undir skráavalinu. Ef sniðið er rangt, breyttu því í æskilegt snið með ISO 8601 til að skilgreina sniðið.

Flytja inn tölur með gjaldmiðilstáknum

Odoo styður að fullu tölur með sviga til að tákna neikvætt formerki, sem og tölur með gjaldmiðilstáknum tengdum við þær. Odoo greinir einnig sjálfkrafa hvaða þúsund-/aukastafaskiltákn er notað. Ef gjaldmiðilstákn sem Odoo þekkir ekki er notað, gæti það ekki verið þekkt sem tala og innflutningurinn brotnar.

Dæmi um studdar tölur (með 'þrjátíu og tvö þúsund' sem dæmi):

• 32.000,00
• 32000,00
• 32,000.00
• -32000.00
• (32000.00)
• $ 32.000,00
• (32000.00 €)

Dæmi sem mun ekki virka:

• ABC 32.000,00
• $ (32.000,00)

Forskoðunartafla innflutnings birtist ekki rétt

Sjálfgefið er að forskoðun innflutnings noti kommu sem reitaskiltákn og gæsalappir sem textaafmörkunartákn. Ef CSV-skráin hefur ekki þessar stillingar, breyttu Snið-valkostunum (sem birtast undir Flytja inn CSV-skráastikunni eftir að CSV-skráin hefur verið valin).

Breyta CSV-skráarsniði í töflureikniforritum

Þegar CSV-skrár eru breyttar og vistaðar í töflureikniforritum, eru svæðisstillingar tölvunnar notaðar fyrir skiltákn og afmörkunartákn. Odoo mælir með notkun OpenOffice eða LibreOffice, þar sem bæði forritin leyfa breytingar á öllum þremur valkostunum (úr LibreOffice-forritinu, farðu í 'Vista sem' gluggi → Hakaðu við 'Breyta síusíðustillingum' → Vista).

Microsoft Excel getur breytt kóðuninni við vistun ('Vista sem' gluggi → 'Verkfæri' fellivalmynd → Kóðunarflipi).

Munurinn á gagnagrunnsauðkenni og ytra auðkenni

Sum svæði skilgreina tengsl við annað hlutarins. Til dæmis er land tengiliðar tengill á færslu í 'Land'-hlutanum. Þegar slík svæði eru flutt inn þarf Odoo að endurskapa tengla milli mismunandi færslna. Til að auðvelda innflutning slíkra svæða, býður Odoo upp á þrjár aðferðir.

Til dæmis, til að vísa í land tengiliðar, leggur Odoo til þrjú mismunandi svæði til innflutnings:

• Land: nafn eða kóði landsins
• Land/Gagnagrunnsauðkenni: einkvæmt Odoo-auðkenni fyrir færslu, skilgreint af ID PostgreSQL-dálkinum
• Land/Ytra auðkenni: auðkenni þessarar færslu sem vísað er í í öðru forriti (eða .XML-skránni sem flutti hana inn)

Fyrir land Belgíu, til dæmis, notaðu eina af þessum þremur leiðum til innflutnings:

• Land: Belgium
• Land/Gagnagrunnsauðkenni: 21
• Land/Ytra auðkenni: base.be

Eftir þörfum fyrirtækisins, notaðu eina af þessum þremur leiðum til að vísa í færslur í tengslum. Hér er dæmi um hvenær á að nota hvora aðferð:

• Notaðu Land: þetta er auðveldasta leiðin þegar gögn koma úr CSV-skrám sem hafa verið búnar til handvirkt.
• Notaðu Land/Gagnagrunnsauðkenni: þetta ætti sjaldan að nota. Það er aðallega notað af forriturum þar sem helsti kosturinn er að fá aldrei árekstra (það geta verið margar færslur með sama nafni, en þær hafa alltaf einkvæmt gagnagrunnsauðkenni).
• Notaðu Land/Ytra auðkenni: notaðu Ytra auðkenni þegar gögn eru flutt inn úr þriðja aðila forriti.

Þegar Ytri auðkenni eru notuð, flytjið inn CSV-skrár með Ytra auðkenni (ID) dálkinum sem skilgreinir Ytra auðkenni hverrar færslu sem er flutt inn. Þá er hægt að vísa í þá færslu með dálkum eins og Reitur/Ytra auðkenni. Eftirfarandi tvær CSV-skrár veita dæmi um vörur og flokka þeirra.

• CSV-skrá fyrir flokka
• CSV-skrá fyrir vörur

Flytja inn tengslareiti

Odoo-hlutur er alltaf tengdur mörgum öðrum hlutum (t.d. vara er tengd vöruflokkum, eiginleikum, birgjum o.s.frv.). Til að flytja inn þessi tengsl þarf fyrst að flytja inn færslur tengda hlutarins, úr þeirra eigin listavalmynd.

Þetta er hægt að gera með því að nota annað hvort nafn tengdrar færslu eða auðkenni hennar, eftir aðstæðum. Auðkennið er notað þegar tvær færslur hafa sama nafn. Í slíku tilviki bættu / ID við enda dálkfyrirsagnarinnar (t.d. fyrir vörueiginleika: Product Attributes / Attribute / ID).

Valkostir fyrir margar samsvörun á reitum

Ef til dæmis eru tveir vöruflokkar með undirflokksnafnið Sellable (t.d. Misc. Products/Sellable og Other Products/Sellable), er staðfestingin stöðvuð, en gögnin gætu samt verið flutt inn. Odoo mælir þó með því að gögn séu ekki flutt inn þar sem þau verða öll tengd við fyrsta Sellable-flokkinn sem finnst í Vöruflokkum (Misc. Products/Sellable). Odoo mælir þess í stað með því að breyta gildi eins af tvítekningunum, eða stigveldi vöruflokkanna.

Ef fyrirtækið vill þó ekki breyta uppsetningu vöruflokkanna, mælir Odoo með notkun Ytri auðkennis fyrir þennan reit, 'Flokkur'.

Flytja inn many2many-tengslareiti

Merkin þarf að aðskilja með kommu, án bila. Til dæmis, ef viðskiptavinur á að vera tengdur við bæði merkin Manufacturer og Retailer, þá þarf að skrá Manufacturer,Retailer í sama dálk CSV-skrárinnar.

• CSV-skrá fyrir Manufacturer, Retailer

Innflutningur one2many tengsla

Ef fyrirtæki vill flytja inn sölupöntun með mörgum pöntunarlínum, þarf að geyma sérstaka línu í CSV-skránni fyrir hverja pöntunarlínu. Fyrsta pöntunarlínan er flutt inn á sömu línu og upplýsingarnar um pöntunina sjálfa. Allar viðbótarlínur þurfa sérstaka línu sem inniheldur engar upplýsingar í reitunum sem tilheyra pöntuninni.

Innflutningur færslna oftar en einu sinni

Ef innflutt skrá inniheldur einn af eftirfarandi dálkum: External ID eða Database ID, eru færslur sem þegar hafa verið fluttar inn breyttar í stað þess að vera búnar til að nýju. Þetta er mjög gagnlegt þar sem það gerir notendum kleift að flytja inn sömu CSV-skrána oftar en einu sinni, eftir að hafa gert breytingar á milli innflutninganna.

Odoo sér um að búa til eða breyta hverri færslu eftir því hvort hún er ný eða ekki.

Þessi eiginleiki gerir fyrirtækjum kleift að nota innflutnings-/útflutningsverkfærið í Odoo til að breyta hópi færslna í töflureikniforritum.

Gildi ekki gefið upp fyrir tiltekinn reit

Ef ekki eru öll svæði stillt í CSV-skránni, úthlutar Odoo sjálfgefið gildi fyrir hvert óskilgreint svæði. Hins vegar, ef svæði eru stillt með tómum gildum í CSV-skránni, setur Odoo tómt gildi í svæðið í stað þess að nota sjálfgefið gildi.

Útflutningur/innflutningur mismunandi taflna úr SQL-forriti yfir í Odoo

Ef flytja þarf inn gögn úr mismunandi töflum þarf að endurskapa tengsl milli færslna sem tilheyra mismunandi töflum. Til dæmis, ef fyrirtæki og einstaklingar eru fluttir inn, þarf að endurskapa tengslin milli hvers einstaklings og fyrirtækisins sem hann starfar hjá.

Til að stjórna tengslum milli taflna skal nota External ID-aðgerðina í Odoo. External ID færslu er einkvæmt auðkenni hennar í öðru forriti. External ID verður að vera einkvæmt yfir allar færslur allra hluta. Góð venja er að setja nafn forritsins eða töflunnar sem forskeyti á External ID (t.d. company_1, person_1 – í stað 1).

Sem dæmi, segjum að til sé SQL-gagnagrunnur með tveimur töflum sem flytja á inn: fyrirtæki og einstaklingar. Hver einstaklingur tilheyrir einu fyrirtæki, þannig að endurskapa þarf tengslin milli einstaklings og fyrirtækisins sem hann starfar hjá.

Prófaðu þetta dæmi með sýnishorni af PostgreSQL-gagnagrunni.

Fyrst skal flytja út öll fyrirtæki og External ID þeirra. Í PSQL, skrifaðu eftirfarandi skipun:

> copy (select 'company_'||id as "External ID",company_name as "Name",'True' as "Is a Company" from companies) TO '/tmp/company.csv' with CSV HEADER;

Þessi SQL-skipun býr til eftirfarandi CSV-skrá:

External ID,Name,Is a Company
company_1,Bigees,True
company_2,Organi,True
company_3,Boum,True

Til að búa til CSV-skrána fyrir einstaklinga tengda við fyrirtæki, notaðu eftirfarandi SQL-skipun í PSQL:

 > copy (select 'person_'||id as "External ID",person_name as "Name",'False' as "Is a Company",'company_'||company_id as "Related Company/External ID" from persons) TO '/tmp/person.csv' with CSV

Hún framleiðir eftirfarandi CSV-skrá:

External ID,Name,Is a Company,Related Company/External ID
person_1,Fabien,False,company_1
person_2,Laurence,False,company_1
person_3,Eric,False,company_2
person_4,Ramsy,False,company_3

Í þessari skrá starfa Fabien og Laurence hjá Bigees-fyrirtækinu (company_1), og Eric starfar hjá Organi-fyrirtækinu. Tengslin milli einstaklinga og fyrirtækja eru búin til með External ID fyrirtækjanna. External ID er forsett með nafni töflunnar til að forðast auðkennisárekstra milli einstaklinga og fyrirtækja (person_1 og company_1, sem deildu sama auðkenninu 1 í upprunalega gagnagrunninum).

Þær tvær skrár sem búnar voru til eru tilbúnar til innflutnings í Odoo án nokkurra breytinga. Eftir að hafa flutt inn þessar tvær CSV-skrár eru til fjórir tengiliðir og þrjú fyrirtæki (fyrstu tveir tengiliðirnir eru tengdir við fyrsta fyrirtækið). Mundu að flytja fyrst inn fyrirtækin og síðan einstaklinga.

Uppfærsla gagna í Odoo

Hægt er að uppfæra fyrirliggjandi gögn í magni með gagnainntaki, svo framarlega sem External ID er stöðugt.

Undirbúningur gagnautflutnings

Til að uppfæra gögn með innflutningi, farðu fyrst á þau gögn sem á að uppfæra og veldu (Listi)-táknið til að virkja listasýn. Lengst til vinstri á listanum, hakaðu við gátreitinn fyrir hverja færslu sem á að uppfæra. Smelltu síðan á hnappinn Aðgerðir og veldu (Flytja út) úr fellivalmyndinni.

Í glugganum Flytja út gögn sem birtist, hakaðu við gátreitinn sem heitir Ég vil uppfæra gögn (innflutningshæfur útflutningur). Þetta felur sjálfkrafa External ID með í útflutninginn. Að auki takmarkar það listann Reitir til útflutnings við að sýna aðeins þá reiti sem hægt er að flytja inn.

Veldu þá reiti sem á að hafa með í útflutningnum með valkostunum í glugganum og smelltu síðan á Flytja út.

Innflutningur uppfærðra gagna

Eftir útflutning, gerðu nauðsynlegar breytingar á gagnaskránni. Þegar skráin er tilbúin er hægt að flytja hana inn með því að fylgja sama ferli og við venjulegan gagnainntaka.