Greiðslur, kreditreikningar og afstemming

Þessi síða hjálpar þér þegar greiðsla, kreditreikningur eða afstemming banka eða kreditkorts gengur ekki eins og þú átt von á. Fyrir hvert tilvik sérðu hvað veldur því oftast, hvað þú getur athugað og hvenær og hvernig þú hefur samband við Exigo.

Ekki tekst að lesa inn kreditkortayfirlit

Þú vilt lesa kreditkortayfirlit frá bankanum inn í Odoo til að jafna kortafærslurnar við reikninga, en kortið er ekki til í Odoo, skráin hleðst ekki upp eða rangar línur lásust inn.

Hvað gæti valdið þessu

• Kortið á sér enga dagbók af gerðinni Kreditkort. Kortayfirlit er lesið inn í sína eigin dagbók, eins og bankayfirlit.
• Odoo tekur ekki við skránni eins og hún kemur frá bankanum. Þá leysist vandinn með því að vista hana sem Excel-vinnubók (.xlsx).
• Línur voru lesnar inn sem eiga ekki heima í Odoo, til dæmis úr rangri skrá, og þarf að eyða þeim.

Hvað þú getur athugað

1. Opnaðu Fjárhagur ‣ Stjórnborð og athugaðu hvort kortið á sér dagbók þar.
2. Ef dagbókina vantar, farðu í Fjárhagur ‣ Stillingar ‣ Fjárhagur ‣ Dagbækur og smelltu á Nýtt. Gefðu dagbókinni nafn í Nafn dagbókar og veldu Kreditkort í reitnum Gerð. Aðeins notendur með stjórnandaréttindi í Fjárhag sjá valmyndina Stillingar.
3. Ef Odoo tekur ekki við skránni, opnaðu hana í Excel og vistaðu hana sem Excel-vinnubók (.xlsx).
4. Í Fjárhagur ‣ Stjórnborð skaltu smella á heiti kortadagbókarinnar og svo á Hlaða upp. Veldu skrána.
5. Tengdu dálka skrárinnar við reiti í Odoo, til dæmis dagsetningu, skýringu og upphæð. Smelltu á Test til að prófa innlesturinn og svo á Flytja inn.
6. Jafnaðu hverja kortafærslu: smelltu á Jafna og veldu birgjareikninginn, eða smelltu á Set Account til að færa hana beint á lykil, til dæmis útgjöld sem enginn reikningur fylgir.
7. Til að eyða rangri línu, smelltu á ⋮ (þrír punktar) á línunni og veldu Delete Transaction. Ef línan er þegar jöfnuð þarf fyrst að taka jöfnunina af, eins og lýst er í kaflanum Greiðsla var jöfnuð við rangan reikning hér að neðan.

[Skjámynd: kortadagbók í bankaafstemmingu með hnappinum Hlaða upp og valmyndinni ⋮ opinni á einni línu]

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef ekki tekst að lesa skrána inn þótt hún sé vistuð sem .xlsx, ef þú hefur ekki aðgang að valmyndinni Stillingar eða ef þú vilt aðstoð við að setja kortið upp. Sendu póst á hjalp@exigo.is með eftirfarandi:

• kortayfirlitinu sem skrá, eins og það kom frá bankanum,
• frá hvaða banka kortið er,
• nákvæmum villutexta eða skjámynd.

Reikning þarf að kreditfæra eða kreditreikningur finnst ekki

Reikningur var rangur, vöru var skilað eða viðskiptavinur á að fá afslátt eftir á, og þú þarft að gefa út kreditreikning. Eða þú bjóst til kreditreikning en finnur hann ekki.

Hvað gæti valdið þessu

• Staðfestum reikningi er ekki breytt. Kreditreikningur er leiðin til að leiðrétta hann eða endurgreiða.
• Listinn Reikningar sýnir sjálfgefið aðeins reikninga, ekki kreditreikninga.
• Bakfærsludagur kreditreikningsins er fram í tímann. Þá bókast hann sjálfkrafa þann dag og ekki er hægt að staðfesta hann fyrr.

Hvað þú getur athugað

1. Opnaðu reikninginn í Fjárhagur ‣ Viðskiptavinir ‣ Reikningar, eða birgjareikning í Fjárhagur ‣ Birgjar ‣ Reikningar, og smelltu á Kreditreikningur efst.
2. Í glugganum sem opnast skaltu skrá ástæðuna í Ástæða birt á kreditnótu. Hafðu dagsetninguna í reitnum Bakfærsludagur ekki síðar en í dag ef kreditreikningurinn á að bókast strax.
3. Smelltu á Bakfæra til að fá drög að kreditreikningi með sömu línum og reikningurinn. Breyttu vöru, magni eða verði ef aðeins hluti er kreditfærður, og smelltu á Staðfesta.
4. Smelltu frekar á Bakfæra og stofna reikning ef þú vilt leiðrétta reikninginn, til dæmis ef hann fór á rangan viðskiptavin. Odoo staðfestir þá kreditreikninginn strax, jafnar hann á móti reikningnum og opnar ný drög að reikningi með sömu upplýsingum. Leiðréttu drögin og staðfestu þau. Ef reikningurinn var þegar greiddur losnar greiðslan frá honum. Bættu henni við nýja reikninginn með Bæta við undir Ójafnaðar greiðslur þegar hann hefur verið staðfestur.
5. Þegar kreditreikningur sem varð til með Bakfæra er staðfestur jafnar Odoo hann sjálfkrafa á móti því sem er ógreitt af reikningnum. Ef reikningurinn var þegar greiddur situr inneignin eftir hjá viðskiptavininum. Endurgreiddu hana með Greiða á kreditreikningnum, eða notaðu hana á annan reikning sama viðskiptavinar með Bæta við undir Ójafnaðar greiðslur (á birgjareikningum heitir hlutinn líka Ójafnaðar greiðslur).
6. Kreditreikninga finnurðu í Fjárhagur ‣ Viðskiptavinir ‣ Kreditreikningar og Fjárhagur ‣ Birgjar ‣ Kreditreikningar. Í listanum Reikningar sérðu þá líka ef þú fjarlægir síuna Reikningar úr leitarstikunni.

[Skjámynd: glugginn sem opnast við Kreditreikningur, með hnöppunum „Bakfæra“ og „Bakfæra og stofna reikning“]

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef Odoo segir „Ekki er hægt að bakfæra þessa reikninga:“, eða ef kreditreikningur staðfestist ekki og skilaboðin segja ekki hvers vegna. Sendu póst á hjalp@exigo.is með eftirfarandi:

• númerum reikningsins og kreditreikningsins,
• nákvæmum villutexta eða skjámynd,
• hvaða hnapp þú notaðir.

Reikningur stendur á „Í greiðsluferli“ en ekki „Greitt“

Þú skráðir greiðslu á reikning, eða viðskiptavinur greiddi með korti, en borðinn á reikningnum segir Í greiðsluferli og ekki Greitt.

Hvað gæti valdið þessu

• Greiðslan hefur verið skráð en ekki jöfnuð við færslu á bankayfirliti. Reikningurinn verður Greitt þegar greiðslan er jöfnuð við bankafærsluna.
• Bankafærslan er ekki enn komin inn í Odoo.
• Kortagreiðslur bíða þar til útgreiðsla kortafyrirtækisins hefur verið jöfnuð við þær, eins og lýst er í næsta kafla.

Hvað þú getur athugað

1. Opnaðu Fjárhagur ‣ Stjórnborð og smelltu á heiti bankadagbókarinnar.
2. Finndu bankafærsluna fyrir greiðsluna eftir dagsetningu og upphæð. Ef hún er ekki til þarf fyrst að sækja eða lesa inn bankayfirlitið.
3. Smelltu á Jafna, leitaðu eftir viðskiptavini eða upphæð, veldu línuna sem Odoo býður fyrir þessa greiðslu og smelltu á Velja.
4. Opnaðu reikninginn aftur. Borðinn segir nú Greitt.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef reikningurinn stendur enn á Í greiðsluferli eftir að bankafærslan hefur verið jöfnuð. Sendu póst á hjalp@exigo.is með eftirfarandi:

• númeri reikningsins,
• dagsetningu og upphæð bankafærslunnar,
• skjámynd af reikningnum.

Útgreiðsla frá kortafyrirtæki jafnast ekki við kortagreiðslur

Kortafyrirtækið greiðir kortagreiðslur út á bankareikninginn, en útgreiðslan jafnast ekki við greiðslurnar í Odoo og reikningarnir standa áfram á Í greiðsluferli.

Hvað gæti valdið þessu

• Útgreiðslan nær yfir margar kortagreiðslur. Þá hefur engin ein greiðsla í Odoo sömu upphæð og bankafærslan, og velja þarf þær allar á móti henni.
• Upphæð útgreiðslunnar er önnur en samtala greiðslnanna. Þá situr mismunur eftir á bankafærslunni.

Hvað þú getur athugað

1. Fáðu yfirlit frá kortafyrirtækinu sem sýnir hvaða greiðslur eru í hverri útgreiðslu.
2. Í bankaafstemmingu skaltu finna útgreiðsluna og smella á Jafna. Veldu allar kortagreiðslurnar sem hún nær yfir og smelltu á Velja.
3. Ef mismunur situr eftir, til dæmis gjöld, smelltu á Set Account og veldu lykilinn sem mismunurinn á að fara á, eða notaðu jöfnunarlíkan.
4. Þegar útgreiðslan er jöfnuð verða reikningarnir Greitt.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef útgreiðslan jafnast ekki þótt þú veljir allar greiðslurnar sem hún nær yfir, eða ef þú vilt aðstoð við jöfnunarlíkan fyrir útgreiðslurnar. Sendu póst á hjalp@exigo.is með eftirfarandi:

• dagsetningu og upphæð útgreiðslunnar,
• yfirliti kortafyrirtækisins fyrir þessa útgreiðslu,
• skjámynd af bankafærslunni í bankaafstemmingu.

Odoo finnur ekki reikninginn þegar ég jafna bankafærslu

Í bankaafstemmingu býður Odoo ekki upp á reikninginn eða birgjareikninginn sem bankafærslan á við, og hann finnst ekki heldur þegar þú smellir á Jafna.

Hvað gæti valdið þessu

• Bankafærslan hefur engan eða rangan viðskiptaaðila, og skýring hennar inniheldur ekki númer eða tilvísun reikningsins. Odoo ber skýringuna saman við númer og tilvísanir reikninga, og upphæðina við opna reikninga viðskiptaaðilans.
• Reikningurinn er þegar að fullu jafnaður, til dæmis við kreditreikning eða aðra bankafærslu. Odoo býður aðeins upp á liði sem eru ekki jafnaðir.
• Reikningurinn er í öðru fyrirtæki en bankareikningurinn. Odoo býður aðeins upp á liði úr sama fyrirtæki eða dótturfyrirtækjum þess.

Hvað þú getur athugað

1. Ef bankafærslan hefur engan viðskiptaaðila, smelltu á Set Partner og veldu viðskiptavininn eða birginn. Odoo ber þá upphæðina saman við opna reikninga hans.
2. Smelltu á Jafna og leitaðu eftir númeri reiknings, viðskiptaaðila eða upphæð. Ef greiðsla hefur þegar verið skráð á reikninginn, veldu línuna sem Odoo býður fyrir hana. Smelltu á Velja.
3. Opnaðu reikninginn og athugaðu borðann. Ef hann segir Greitt er reikningurinn þegar jafnaður við aðra færslu.
4. Ef þú ert með fleiri en eitt fyrirtæki í Odoo, athugaðu hvort reikningurinn sé í sama fyrirtæki og bankareikningurinn.
5. Á birgjareikningum skaltu skrá reikningsnúmer birgisins í reitinn Bill Reference. Þá finnur Odoo reikninginn þegar skýring bankafærslunnar inniheldur númerið.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef reikningurinn er opinn, í sama fyrirtæki og bankareikningurinn, og finnst samt ekki. Sendu póst á hjalp@exigo.is með eftirfarandi:

• dagsetningu, upphæð og skýringu bankafærslunnar,
• númeri reikningsins,
• skjámynd af bankafærslunni í bankaafstemmingu.

Reikningur er greiddur í fleiri en einni greiðslu

Viðskiptavinur greiðir reikning í hlutum, eða þú greiðir birgjareikning í tveimur greiðslum, og þú veist ekki hvernig á að skrá það. Eða lítill mismunur situr eftir á reikningi eftir greiðslu.

Hvað gæti valdið þessu

• Greiðsluglugginn leggur til alla ógreiddu upphæðina. Ef þú skráir lægri upphæð og Odoo sýnir reitinn Mismunur greiðslu þarf að velja hvað verður um mismuninn.
• Mismunurinn var látinn standa opinn þegar hann átti að afskrifast, eða öfugt.

Hvað þú getur athugað

1. Opnaðu reikninginn og smelltu á Greiða.
2. Veldu í Dagbók hvar greiðslan barst eða fór út, til dæmis banka, peninga eða kreditkort, og fylltu út reitinn Greiðsludagsetning.
3. Skráðu upphæðina sem var greidd í Upphæð.
4. Ef Odoo sýnir reitinn Mismunur greiðslu, veldu Haldið opnu til að eftirstöðvarnar standi opnar á reikningnum. Veldu Merkja sem fullgreitt aðeins ef mismunurinn verður ekki greiddur, til dæmis smá mismunur vegna sléttunar, og veldu þá lykil í Bóka mismun á.
5. Smelltu á Stofna greiðslu. Þegar næsta greiðsla berst, smelltu aftur á Greiða og skráðu hana á sama hátt.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef Odoo neitar að skrá greiðsluna og skilaboðin segja ekki hvers vegna. Sendu póst á hjalp@exigo.is með eftirfarandi:

• númeri reikningsins,
• upphæðum og dagsetningum greiðslnanna,
• nákvæmum villutexta eða skjámynd.

Greiðsla var jöfnuð við rangan reikning

Greiðsla eða bankafærsla var jöfnuð við rangan reikning, eða opin staða situr eftir á reikningi sem á að vera greiddur af því að greiðslan lenti annars staðar.

Hvað gæti valdið þessu

• Greiðslan var skráð eða jöfnuð á rangan reikning.
• Bankafærsla var jöfnuð við rangan reikning í bankaafstemmingu.

Hvað þú getur athugað

1. Opnaðu reikninginn sem greiðslan var ranglega jöfnuð við. Ef greiðslan birtist neðst á reikningnum með upplýsingatákni, smelltu á táknið og svo á Afjafna reikning. Greiðslan losnar frá reikningnum en henni er ekki eytt.
2. Opnaðu rétta reikninginn. Ef greiðslan er frá sama viðskiptavini birtist hún undir Ójafnaðar greiðslur (á birgjareikningum heitir hlutinn líka Ójafnaðar greiðslur). Smelltu á Bæta við.
3. Ef bankafærsla var jöfnuð við rangan reikning, opnaðu hana í bankaafstemmingu, smelltu á × aftast í línunni sem hún var jöfnuð við og jafnaðu hana svo upp á nýtt með Jafna.

[Skjámynd: upplýsingagluggi greiðslu á reikningi með hnöppunum Afjafna reikning og Sýn]

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef villuboð birtast þegar þú afjafnar, ef greiðslan birtist ekki með upplýsingatákni á reikningnum, eða ef greiðslan var skráð á rangan viðskiptavin. Sendu póst á hjalp@exigo.is með eftirfarandi:

• númerum reikningsins sem greiðslan var jöfnuð við og þess sem hún á að fara á,
• dagsetningu og upphæð greiðslunnar,
• nákvæmum villutexta eða skjámynd.

Kreditreikningur varð til án þess að ég bæði um hann

Kreditreikningur birtist í Odoo sem enginn bjó til með hnappinum Kreditreikningur, til dæmis þegar reikningur var gerður úr sölupöntun.

Hvað gæti valdið þessu

• Reikningur var gerður úr sölupöntun þar sem meira hafði verið reikningsfært en afhent, til dæmis eftir að vöru var skilað, eða magn pöntunarinnar lækkað eftir að reikningur var gerður. Odoo býr þá til drög að kreditreikningi fyrir mismuninum í stað reiknings.
• Smellt var á Bakfæra og stofna reikning þegar reikningur var kreditfærður. Þá staðfestir Odoo kreditreikning strax og býr til ný drög að reikningi.
• Birgir sendi rafrænan kreditreikning. Hjá fyrirtækjum með viðbót Exigo fyrir rafræna reikninga berst hann sjálfkrafa inn í Odoo sem drög að kreditreikningi birgis.

Hvað þú getur athugað

1. Opnaðu kreditreikninginn og lestu spjallið (chatter). Þar sést úr hvaða sölupöntun eða reikningi hann var búinn til.
2. Ef hann kom úr sölupöntun, opnaðu pöntunina í Sala ‣ Pantanir ‣ Pantanir og berðu saman dálkana Afhent og Reikningsfært. Þar sem Reikningsfært er hærra en Afhent verður næsti reikningur úr pöntuninni að kreditreikningi.
3. Drög eru ekki bókuð. Staðfestu ekki kreditreikning sem varð til úr sölupöntun fyrr en þú hefur athugað magnið á pöntuninni.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef ekkert af þessu skýrir kreditreikninginn. Sendu póst á hjalp@exigo.is með eftirfarandi:

• númeri kreditreikningsins,
• hvenær hann birtist og hvað þú varst að gera þá,
• númeri sölupöntunarinnar eða reikningsins sem hann tengist, ef við á.