Tölvupóstur sem berst ekki

Hér finnur þú algengustu ástæður þess að tölvupóstur úr Odoo fer ekki út, berst ekki viðtakanda eða skilar sér ekki inn í Odoo, og hvað þú getur athugað áður en þú hefur samband við Exigo. Einnig er fjallað um tilkynningar sem þú vilt ekki fá og um það hvernig netföng fyrirtækisins eru tengd við Odoo.

Odoo er hætt að senda tölvupóst

Reikningar, tilboð og aðrir póstar fara ekki út og umslagið við skilaboðin í spjallinu (chatter) á færslunni er rautt.

Hvað gæti valdið þessu

• Tengingin við pósthólfið er útrunnin. Odoo sendir póst í gegnum pósthólf hjá póstþjónustu fyrirtækisins. Þegar Odoo er tengt við Microsoft 365 með forritaskráningu (app registration) í Azure hefur leynilykillinn (client secret) gildistíma. Þegar hann rennur út getur Odoo hvorki sent né sótt póst.
• Lykilorði eða stillingum pósthólfsins var breytt. Ef lykilorði pósthólfsins er breytt, eða stillingu fyrir Odoo er breytt eða eytt í stjórnborði póstþjónustunnar, getur Odoo ekki lengur skráð sig inn.
• Daglegu sendingarhámarki er náð. Póstþjónustan setur hámark á fjölda pósta sem pósthólfið má senda á dag. Þegar hámarkinu er náð hafnar hún frekari sendingum þann daginn.
• Slóð Odoo breyttist. Tengingin við Microsoft 365 og Google byggir á slóð Odoo. Ef Odoo fær nýtt lén þarf að uppfæra slóðina í forritaskráningunni hjá póstþjónustunni.

Hvað þú getur athugað

1. Opnaðu færsluna, til dæmis reikninginn, og smelltu á rauða umslagið við skilaboðin í spjallinu. Þá sérðu hvern viðtakanda, stöðu sendingarinnar til hans og villuboðin þar sem sending mistókst.
2. Athugaðu hvort sending mistókst til allra viðtakenda eða aðeins eins. Ef aðeins einn viðtakandi fékk ekki póstinn skaltu athuga netfangið hans eins og lýst er í næsta kafla.
3. Taktu skjámynd af villuboðunum eða afritaðu textann. Exigo þarf hann til að finna orsökina.
4. Ef fyrirtækið notar Microsoft 365 skaltu spyrja þann sem sér um Microsoft 365 hjá fyrirtækinu hvort leynilykill Odoo-forritsins í Azure sé útrunninn.
5. Ef villuboðin nefna sendingarhámark eða kvóta (quota) skaltu bíða til næsta dags.
6. Þegar orsökin hefur verið löguð skaltu senda póstinn aftur af færslunni.

[Skjámynd: rautt umslag við skilaboð í spjallinu og listinn sem opnast, með villuboðum við viðtakanda]

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Sending mistekst til allra viðtakenda.
• Nýr leynilykill hefur verið búinn til í Azure, lykilorði pósthólfsins hefur verið breytt eða lén Odoo hefur breyst. Þá þarf að setja nýju upplýsingarnar inn í Odoo.
• Póstur hætti að fara út strax eftir uppfærslu Odoo.

Láttu fylgja með: skjámynd af villuboðunum, hvenær sendingin var reynd, heiti eða númer færslunnar og hvort allar sendingar eða aðeins sumar mistakast.

Tölvupóstar berast ekki viðtakendum eða lenda í ruslpósti

Odoo sýnir enga villu, en viðtakandinn fær póstinn ekki eða finnur hann í ruslpóstmöppunni.

Hvað gæti valdið þessu

• SPF, DKIM eða DMARC vantar eða er rangt stillt. Þetta eru DNS-færslur fyrir lén fyrirtækisins. Þær staðfesta fyrir póstþjónum viðtakenda að pósturinn komi frá þjóni sem má senda fyrir hönd lénsins. Ef þær vantar eða eru rangar lendir pósturinn í ruslpósti eða skilar sér ekki.
• Breyting hjá póstþjónustu eða í DNS. Ef skipt er um póstþjónustu, þjónustu fyrir fjöldapóst eða lén, eða DNS-færslum er breytt, þarf að uppfæra SPF, DKIM og DMARC svo þær passi við nýju þjónustuna.
• Netfang sendanda passar ekki við pósthólfið. Odoo sendir póst frá netfangi notandans aðeins ef pósthólfið sem Odoo sendir í gegnum má senda frá því netfangi eða léni. Annars sendir Odoo póstinn frá sjálfgefnu sendingarnetfangi fyrirtækisins, eða póstþjónninn hafnar honum. Þetta á til dæmis við þegar notandi er með netfang á öðru léni eða ókeypis netfang eins og gmail.com.
• Ruslpóstsía viðtakandans. Póstþjónar viðtakenda beita eigin reglum og geta flokkað póst sem ruslpóst þótt SPF og DKIM standist.
• Rangt netfang á tengiliðnum. Innsláttarvilla, til dæmis punktur á röngum stað, eða gamalt netfang. Þá skilar pósturinn sér til baka eða umslagið verður rautt.
• Viðhengið er of stórt. Póstþjónustur takmarka stærð viðhengja og hafna pósti með of stóru viðhengi.
• Viðhengi opnast ekki hjá viðtakanda. Ef viðhengið opnast í Odoo en ekki hjá viðtakandanum liggur vandinn hjá póstforriti eða póstþjóni viðtakandans.

Hvað þú getur athugað

1. Smelltu á umslagið við skilaboðin í spjallinu og athugaðu stöðu sendingarinnar til viðtakandans. Ef umslagið er rautt skaltu fylgja kaflanum „Odoo er hætt að senda tölvupóst“ hér að ofan.
2. Berðu netfangið á tengiliðnum saman við rétt netfang viðtakandans: engin bil, engir aukapunktar og rétt lén.
3. Biddu viðtakandann að leita í ruslpóstmöppunni.
4. Ef pósturinn er með stórt viðhengi skaltu prófa að senda hann með minna viðhengi.
5. Ef viðtakandinn sér annað netfang sem sendanda en þitt, láttu Exigo vita. Þá þarf að fara yfir hvaða netföng pósthólf Odoo má senda frá.
6. Ef fyrirtækið skipti nýlega um póstþjónustu eða lén, eða DNS-færslum var breytt, biddu þann sem hýsir lén fyrirtækisins að setja inn SPF-, DKIM- og DMARC-færslur samkvæmt leiðbeiningum póstþjónustunnar.
7. Þú getur prófað DNS-færslurnar með verkfærum á borð við MXToolbox og Mail-Tester, sem nefnd eru á síðunni um DNS-færslur.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Margir viðtakendur hjá ólíkum fyrirtækjum fá ekki póstinn eða finna hann í ruslpósti.
• Póstur fer frá öðru netfangi en ætlast er til.
• Þú veist ekki hvaða DNS-færslur vantar eða hvaða gildi þær eiga að hafa.

Láttu fylgja með: netfang viðtakandans, hvenær pósturinn var sendur, heiti eða númer færslunnar og, ef hægt er, afrit af póstinum sem viðtakandinn fékk eða af endursendingarpóstinum, vistað sem .eml- eða .msg-skrá.

Ég fæ of margar tilkynningar frá Odoo

Þú færð tölvupóst frá Odoo í hvert sinn sem eitthvað gerist á færslu, til dæmis þegar viðskiptavinur skoðar tilboð, nýtt tækifæri berst eða athöfn er sett á þig.

Hvað gæti valdið þessu

• Þú fylgir færslunni. Sá sem stofnar færslu eða er settur á hana verður sjálfkrafa fylgjandi hennar og fær tilkynningar um hana.
• Tilkynningar koma sem tölvupóstur. Sjálfgefið fá notendur tilkynningar sendar í tölvupósti.
• Viðskiptavinur skoðaði tilboð. Þegar viðskiptavinur opnar tilboð á netinu skráir Odoo það á tilboðið og fylgjendur tilboðsins fá tilkynningu. Fylgjendur söluhópsins fá líka þessa tilkynningu fyrir tilboð hópsins.
• Tegund athafnar hefur sjálfgefinn notanda. Ef reiturinn Default User er fylltur út á tegund athafnar fara athafnir af þeirri tegund á þann notanda, og hann fær tilkynningu um hverja þeirra.
• Nýjum tækifærum úr tölvupósti er úthlutað á teymisstjóra. Í Odoo 19 fær nýtt tækifæri sem verður til úr tölvupósti teymisstjóra söluhópsins sem sölumann, nema reglubundin úthlutun sé virk. Teymisstjórinn fær þá tilkynningu um hvert tækifæri.
• Pésar. Odoo sendir reglulega pésa með lykiltölum úr rekstrinum til þeirra notenda sem eru á viðtakendalista pésans.

Hvað þú getur athugað

1. Til að hætta að fylgja færslu: smelltu á táknið með fjölda fylgjenda efst í spjallinu á færslunni og veldu Hætta að fylgja.
2. Til að fá færri tegundir tilkynninga af færslu sem þú vilt áfram fylgja: smelltu á táknið með fjölda fylgjenda og síðan á blýantinn Breyta áskrift. Taktu hakið af þeim tilkynningum sem þú vilt ekki fá, til dæmis Quotation Viewed, og smelltu á Virkja.
3. Ef þú færð tilkynningar um tilboð alls söluhópsins: opnaðu söluhópinn í Sala ‣ Stillingar ‣ Söluhópur og hættu að fylgja honum, eða breyttu áskriftinni á sama hátt. Til þess þarf stjórnandaréttindi í Sölu.
4. Til að fá tilkynningar inni í Odoo í stað tölvupósts: smelltu á myndina þína efst í hægra horninu, veldu My Preferences, veldu Fást við í Odoo í reitnum Tilkynning og vistaðu.
5. Til að hætta að fá athafnir af tiltekinni tegund: farðu í Stillingar ‣ Almennar stillingar, í hlutann Spjall, og smelltu á Tegundir athafna. Opnaðu tegundina og tæmdu reitinn Default User. Til þess þarf aðgang að Stillingum.
6. Til að hætta að fá pésa: smelltu á Afskráning neðst í pésanum. Til að slökkva á pésa fyrir alla: farðu í Stillingar ‣ Almennar stillingar, í hlutann Tölvupóstur, smelltu á Stilla tölvupósts pésa, opnaðu pésann og smelltu á Afvirkja.

[Skjámynd: fylgjendalistinn í spjallinu með Hætta að fylgja og blýantinum Breyta áskrift]

[Skjámynd: My Preferences með reitnum Tilkynning stilltum á In Odoo]

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Þú færð tilkynningu um úthlutun fyrir hvert tækifæri sem berst í tölvupósti. Þá þarf að breyta stillingu á úthlutun tækifæra í Viðskiptatengslum.
• Tilkynningar halda áfram eftir að þú hættir að fylgja færslunni og breyttir stillingunum hér að ofan.

Láttu fylgja með: skjámynd af tilkynningu sem þú vilt ekki fá og heiti færslunnar sem hún á við.

Viðskiptavinir eða birgjar fá póst sem þeir áttu ekki að fá

Viðskiptavinur eða birgir fær skilaboð sem voru ætluð starfsfólki, sjálfvirkan póst frá Odoo eða velkomupóst með innskráningarhlekk.

Hvað gæti valdið þessu

• Skrifað var með Senda skilaboð í stað Skrá athugasemd. Senda skilaboð sendir tölvupóst til allra fylgjenda færslunnar, líka viðskiptavina og birgja. Skrá athugasemd er innri athugasemd sem aðeins starfsfólk sér.
• Viðskiptavinurinn eða birgirinn er fylgjandi færslunnar. Fylgjendur fá sjálfkrafa skilaboð sem send eru á færslunni, og líka sjálfvirka pósta sem Odoo sendir fylgjendum, til dæmis um endurnýjun áskriftar.
• Utanaðkomandi tengiliður var merktur í athugasemd. Ef utanaðkomandi tengiliður er merktur með @ í innri athugasemd fær hann tölvupóst með efni athugasemdarinnar.
• Tengiliðurinn fékk aðgang að Mínum síðum. Þegar tengiliður fær aðgang að Mínum síðum (þjónustugátt) sendir Odoo honum tölvupóst með hlekk til að velja lykilorð og virkja aðganginn.

Hvað þú getur athugað

1. Notaðu Skrá athugasemd fyrir allt sem er aðeins ætlað starfsfólki, og Senda skilaboð aðeins þegar viðtakendurnir eiga að fá póstinn.
2. Áður en þú sendir skilaboð: smelltu á táknið með fjölda fylgjenda efst í spjallinu og athugaðu hverjir fylgja færslunni. Fjarlægðu þá sem eiga ekki að fá póstinn með Fjarlægja þennan fylgjanda.
3. Merktu aðeins starfsfólk með @ í innri athugasemdum.
4. Ef viðskiptavinur fékk velkomupóst: opnaðu tengiliðinn, smelltu á Aðgerðir og veldu Veita aðgang að mínum síðum. Í glugganum Stjórna mínum síðum sérðu hvort tengiliðurinn hefur aðgang, og þú getur afturkallað hann með Afturkalla aðgang.

[Skjámynd: hnapparnir Senda skilaboð og Skrá athugasemd efst í spjallinu]

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Viðskiptavinir fá velkomupóst án þess að neinn hafi veitt þeim aðgang að Mínum síðum.
• Sjálfvirkir póstar, til dæmis um áskriftir eða pantanir, fara til viðtakenda sem eiga ekki að fá þá.

Láttu fylgja með: nafn tengiliðarins, heiti eða númer færslunnar og afrit eða skjámynd af póstinum.

Innkominn póstur berst ekki inn í Odoo eða kemur tvisvar

Viðskiptavinur svarar pósti úr Odoo en svarið birtist ekki á færslunni, póstur á netfang sem á að stofna færslur í Odoo (til dæmis birgjareikninga eða fyrirspurnir) skilar sér ekki, eða sami pósturinn birtist tvisvar.

Odoo sækir innkominn póst úr pósthólfi sem er tengt við Odoo og tengir svör við rétta færslu.

Hvað gæti valdið þessu

• Tengingin við pósthólfið er útrunnin. Útrunninn leynilykill eða breytt lykilorð stöðvar móttöku á sama hátt og sendingu.
• Pósturinn var lesinn, færður eða lenti í ruslpósti. Odoo sækir aðeins ólesinn póst í innhólfi (Inbox) pósthólfsins. Póstur sem einhver opnar á undan Odoo, sem regla færir í aðra möppu eða sem póstþjónustan setur í ruslpóstmöppu berst ekki inn í Odoo.
• Svarið fór á annað netfang. Ef viðskiptavinur svarar á annað netfang en svarnetfangið sem fylgdi póstinum úr Odoo, til dæmis á persónulegt netfang starfsmanns eða netfang með innsláttarvillu, berst svarið ekki inn í Odoo.
• Netfangið er ekki tengt Odoo. Hvert netfang sem á að skila pósti inn í Odoo þarf að vera skráð sem samnefni (alias) í Odoo, og póstur á það þarf að berast í pósthólfið sem Odoo sækir úr.
• Lykkjuvörn Odoo stöðvaði póstinn. Til að koma í veg fyrir endalausar póstlykkjur hunsar Odoo póst frá sendanda sem hefur þegar stofnað 20 færslur, eða sent 20 pósta á sömu færslu, á síðustu 120 mínútum.
• Póstur er áframsendur eftir fleiri en einni leið. Ef reglur í pósthólfum fyrirtækisins áframsenda póst inn í pósthólfið sem Odoo sækir úr, til viðbótar við póst sem þegar berst þangað, verður sami pósturinn til tvisvar í Odoo.

Hvað þú getur athugað

1. Ef bæði sending og móttaka stöðvuðust á sama tíma skaltu fyrst athuga tenginguna við pósthólfið, eins og lýst er í kaflanum „Odoo er hætt að senda tölvupóst“.
2. Ef þú hefur aðgang að pósthólfinu sem Odoo sækir úr: leitaðu að póstinum þar. Ef hann er í ruslpóstmöppu eða annarri möppu skaltu færa hann í innhólfið og merkja hann ólesinn. Odoo sækir hann þá næst þegar það sækir póst.
3. Athugaðu á hvaða netfang viðskiptavinurinn sendi svarið. Biddu hann að svara póstinum sem hann fékk úr Odoo, en ekki að skrifa nýjan póst á annað netfang.
4. Ef póstur kemur tvisvar inn: biddu þann sem sér um tölvupóstinn hjá fyrirtækinu að athuga hvort reglur áframsendi póst inn í pósthólfið sem Odoo sækir úr.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Enginn innkominn póstur berst inn í Odoo, eða móttaka hætti eftir uppfærslu Odoo.
• Póstur frá tilteknum sendanda er stöðvaður af lykkjuvörninni. Hægt er að skrá sendandann sem leyfðan sendanda svo vörnin stöðvi hann ekki.
• Nýtt netfang á að skila pósti inn í Odoo.

Láttu fylgja með: netfang sendandans, netfangið sem pósturinn var sendur á, hvenær hann var sendur og, ef hægt er, afrit af póstinum vistað sem .eml- eða .msg-skrá.

Tengja netföng fyrirtækisins við Odoo eða skipta um póstþjónustu

Odoo sendir og tekur á móti pósti í gegnum pósthólf hjá póstþjónustu fyrirtækisins, til dæmis Microsoft 365 eða Google Workspace. Fyrirtækið útvegar pósthólfið og aðganginn að því, og Exigo tengir pósthólfið við Odoo.

Hvað þarf að liggja fyrir

• Sérstakt pósthólf fyrir Odoo. Notaðu sameiginlegt pósthólf, ekki persónulegt pósthólf starfsmanns. Það tekur við pósti á samnefni Odoo og Odoo sendir í gegnum það.
• Aðgangur Odoo að pósthólfinu. Fyrir Microsoft 365 er það forritaskráning í Azure (Microsoft Entra) með auðkenni (client ID) og leynilykli (client secret). Fyrir Google er það OAuth-auðkenni eða forritalykilorð (app password). Þetta setur sá upp sem hefur stjórnandaaðgang að póstþjónustunni hjá fyrirtækinu.
• DNS-færslur. SPF, DKIM og DMARC fyrir lén fyrirtækisins, samkvæmt leiðbeiningum póstþjónustunnar, settar upp hjá þeim sem hýsir lénið.
• Listi yfir netföng sem eiga að skila pósti inn í Odoo. Til dæmis netfang fyrir birgjareikninga eða fyrir fyrirspurnir, og í hvaða hluta Odoo pósturinn á að fara.

Hvað þú getur gert

1. Stofnaðu pósthólfið hjá póstþjónustunni.
2. Settu upp aðgang fyrir Odoo samkvæmt leiðbeiningunum um Azure OAuth eða Google OAuth hér fyrir neðan. Skráðu hjá þér hvenær leynilykillinn rennur út.
3. Hafðu samband við Exigo. Exigo tengir pósthólfið við Odoo, setur upp samnefnin og prófar sendingu og móttöku.
4. Biddu þann sem hýsir lénið að setja inn SPF-, DKIM- og DMARC-færslur póstþjónustunnar.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Tengja á nýtt pósthólf eða bæta við netfangi sem á að skila pósti inn í Odoo.
• Skipta á um póstþjónustu, pósthólf eða lén.
• Endurnýja á leynilykil eða lykilorð pósthólfs sem Odoo notar.

Láttu fylgja með: nafn póstþjónustunnar, netfang pósthólfsins, hvaða netföng eiga að skila pósti inn í Odoo og hver sér um lénið og tölvupóstinn hjá fyrirtækinu.