Birgjareikningar úr tölvupósti og skönnun

Hér finnur þú algengustu vandamálin við að koma birgjareikningum inn í Odoo, hvort sem það er í tölvupósti, með upphleðslu eða með sjálfvirkri greiningu, og við að tengja þá innkaupapöntunum og vörumóttökum. Fyrir hvert vandamál sérðu hvað þú getur athugað og lagað, og hvað Exigo þarf að fá frá þér ef það dugar ekki.

Mynd eða kvittun sem ég sendi í tölvupósti er ekki lesin

Þú sendir ljósmynd af reikningi eða kvittun á netfang birgjareikninga, en Odoo les hana ekki: birgir, upphæðir og línur fyllast ekki út.

Hvað gæti valdið þessu

• Netfang dagbókarinnar les aðeins PDF- og XML-skrár. Odoo tekur við viðhengjum af öllum gerðum á netfangi innkaupadagbókarinnar, en les aðeins efni PDF- og XML-skráa. Ljósmyndir, til dæmis JPG- og PNG-skrár, eru ekki lesnar þegar þær berast í tölvupósti.

Hvað þú getur athugað

1. Ef þú getur vistað reikninginn sem PDF, til dæmis í skanna, skaltu senda PDF-skrána á netfang dagbókarinnar.
2. Til að koma mynd inn skaltu fara í Fjárhagur ‣ Birgjar ‣ Reikningar, smella á Hlaða upp og velja myndina. Odoo býr til drög að birgjareikningi úr hverri skrá.
3. Þú getur líka dregið skrána inn á innkaupadagbókina á stjórnborðinu í Fjárhag.
4. Myndir sem hlaðið er upp á þennan hátt eru greindar sjálfkrafa þegar greining birgjareikninga er stillt á Digitize automatically. Annars smellir þú á Digitize document á reikningnum.

[Skjámynd: listinn yfir birgjareikninga með hnappnum Hlaða upp]

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Mynd sem þú hleður upp með Hlaða upp er ekki lesin, eða hnappinn Digitize document vantar á reikninginn.
• PDF-skrá sem þú sendir á netfang dagbókarinnar verður ekki að reikningi. Sjá einnig kaflann um reikninga sem skila sér ekki hér að neðan.

Láttu fylgja með: gerð skrárinnar (til dæmis JPG eða PDF), hvenær hún var send eða henni hlaðið upp og númer reikningsins ef drög urðu til.

Ég finn ekki innkaupapöntunina á birgjareikningnum

Þú býrð til birgjareikning og ætlar að sækja línurnar úr innkaupapöntun, en pöntunin birtist ekki í reitnum Ljúka sjálfkrafa, eða línurnar koma inn með magninu 0.

Hvað gæti valdið þessu

• Birgirinn er ekki sá sami. Í Ljúka sjálfkrafa birtast aðeins pantanir frá sama fyrirtæki og er í reitnum Birgir á reikningnum.
• Pöntunin hefur ekki verið staðfest. Aðeins staðfestar innkaupapantanir birtast, ekki tilboðsbeiðnir.
• Búið er að reikningsfæra allt sem hægt er. Þegar Staða reiknings á pöntuninni er Að fullu reikningsfært birtist hún ekki. Drög að reikningi teljast með, svo ef drög hafa þegar verið búin til úr pöntuninni hverfur hún úr listanum.
• Vörumóttakan hefur ekki verið staðfest. Þegar Reikningsfæra á vörunni er Eftir mótteknu magni er aðeins hægt að reikningsfæra það sem hefur verið móttekið. Áður en móttakan er staðfest koma línurnar inn með magninu 0. Þjónusta fær Eftir pöntuðu magni; aðrar vörur fá sjálfgefna stillingu, sem er Eftir mótteknu magni í Odoo.
• Þig vantar aðgang að Innkaupum. Pantanir birtast aðeins í Ljúka sjálfkrafa hjá notendum með aðgang að Innkaupum. Án hans sýnir reiturinn aðeins eldri birgjareikninga, og hnappinn Purchase Matching vantar.

Hvað þú getur athugað

1. Athugaðu hvort Birgir á reikningnum sé sama fyrirtæki og á pöntuninni.
2. Opnaðu pöntunina í Innkaup ‣ Pantanir ‣ Innkaupapantanir. Á flipanum Aðrar upplýsingar sérðu reitinn Staða reiknings.
3. Berðu saman dálkana Móttekið og Reikningsfært á pöntunarlínunum. Ef ekkert hefur verið móttekið skaltu opna móttökuna með snjallhnappnum Móttaka efst á pöntuninni og smella á Staðfesta þegar vörurnar eru komnar.
4. Ef drög að reikningi eru þegar til fyrir pöntunina skaltu opna þau með snjallhnappnum Birgjareikningar á pöntuninni í stað þess að búa til nýjan reikning.
5. Þú getur líka búið reikninginn til frá pöntuninni: á staðfestri pöntun smellir þú á Upload Bill og velur skrá reikningsins. Reikningurinn verður þá til með línum pöntunarinnar og skráin fylgir honum.
6. Á reikningnum geturðu líka smellt á snjallhnappinn Purchase Matching. Þar sérðu opnar pöntunarlínur birgisins, velur línurnar og reikninginn og smellir á Para.

[Skjámynd: birgjareikningur í drögum með reitnum Ljúka sjálfkrafa og snjallhnappnum Purchase Matching]

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Pöntunin er staðfest, vörurnar hafa verið mótteknar, birgirinn er sá sami og enginn annar reikningur er til fyrir pöntunina, en hún finnst samt ekki.
• Notandi þarf aðgang að Innkaupum og enginn hjá fyrirtækinu getur breytt aðgangi.

Láttu fylgja með: númer pöntunarinnar, nafn birgisins og skjámyndir af reikningnum í drögum og af flipanum Aðrar upplýsingar á pöntuninni.

Rangur VSK eða bókhaldslykill á línu

Lína á birgjareikningi fær rangan VSK eða rangan bókhaldslykil, eða VSK kemur aftur á línuna eftir að þú breyttir honum.

Hvað gæti valdið þessu

• VSK fylgir vörunni, ekki lyklinum. Á línu með vöru sækir Odoo VSK í innkaupaskatt vörunnar. Sjálfgefinn VSK bókhaldslykilsins er aðeins notaður ef varan hefur engan innkaupaskatt.
• Lykilskipti uppfæra VSK aðeins við tvö skilyrði. Þegar þú velur annan bókhaldslykil uppfærir Odoo VSK línunnar aðeins ef nýi lykillinn hefur sjálfgefinn VSK og línan hefur enga vöru eða varan hefur engan söluskatt. Annars helst fyrri VSK á línunni, til dæmis þegar þú velur lykil án sjálfgefins VSK.
• Odoo stingur upp á lykli og VSK út frá lýsingu línunnar. Á línu án vöru leggur Odoo til lykil og VSK út frá fyrri reikningum sama birgis með svipaða lýsingu. Tillagan kemur aftur í hvert sinn sem lýsingunni er breytt, og rangur lykill á eldri reikningum endurtekur sig því.
• Lykillinn kemur úr vörunni eða vöruflokknum. Á línu með vöru notar Odoo lykilinn í reitnum Kostnaðareikningur á vörunni, annars kostnaðarlykil vöruflokksins og síðast sjálfgefinn kostnaðarlykil fyrirtækisins.
• Bókunarflokkur skiptir um skatta og lykla. Ef Bókunarflokkur er á reikningnum skiptir hann sköttum og lyklum vörunnar út fyrir aðra.

Hvað þú getur athugað

1. Veldu fyrst vöruna eða skrifaðu lýsinguna, síðan bókhaldslykilinn og VSK síðast. Ef þú breytir vöru eða lýsingu eftir á skaltu athuga lykilinn og VSK aftur.
2. Þegar þú skiptir um bókhaldslykil skaltu líka breyta VSK í dálkinum VSK á línunni.
3. Ef sama villan kemur aftur með sömu vöru skaltu opna vöruna og laga innkaupaskatt hennar og reitinn Kostnaðareikningur á flipanum Fjárhagur.
4. Athugaðu reitinn Bókunarflokkur á flipanum Aðrar upplýsingar á reikningnum.

[Skjámynd: lína á birgjareikningi með vöru, lýsingu, bókhaldslykli og VSK]

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• VSK eða lykill breytist aftur eftir að varan hefur verið leiðrétt.
• Breyta þarf innkaupaskatti eða kostnaðarlykli á mörgum vörum í einu.
• Odoo bætir óvænt við línu með VSK-mismun þegar þú bókar.

Láttu fylgja með: númer reikningsins, línuna sem um ræðir, hvaða lykil og VSK þú áttir von á og skjámynd af línunni.

Birgi, dagsetningu eða línur vantar eða þau eru röng eftir greiningu

Reikningur sem barst í tölvupósti eða var hlaðið upp er tómur, eða Odoo hefur fyllt út rangan birgi, ranga dagsetningu eða færri línur en eru á skjalinu.

Hvað gæti valdið þessu

• Greining er ekki sjálfvirk. Stillingin Birgjareikningar í hlutanum Stafræn væðing ræður því hvort Odoo greinir skjöl sjálfkrafa (Digitize automatically), aðeins þegar smellt er á hnapp (Digitize on demand only) eða aldrei (Do not digitize).
• Inneign fyrir greiningu er búin. Greining notar fyrirframgreidda inneign, eina einingu fyrir hvert skjal. Þegar hún er búin les Odoo ekki skjölin.
• Sendandi póstsins varð birgirinn. Odoo setur sem birgi tengiliðinn sem á netfang sendandans. Ef starfsmaður áframsendir póstinn notar Odoo tengilið sem á netfang í texta póstsins. Greiningin breytir ekki birgi sem er þegar kominn á reikninginn, svo ef netfang skanna eða bókhaldsþjónustu er skráð á tengilið fær hver reikningur frá því netfangi þann tengilið sem birgi.
• Birgirinn er ekki til í Odoo. Þá er reiturinn Birgir tómur eftir greiningu.
• Ein lína fyrir hvern skatt. Þegar Single Invoice Line Per Tax er virkt býr greiningin til eina línu fyrir hvern VSK-flokk í stað einnar línu fyrir hverja línu á skjalinu.

Hvað þú getur athugað

1. Farðu í Fjárhagur ‣ Stillingar ‣ Stillingar og athugaðu stillinguna Birgjareikningar í hlutanum Stafræn væðing. Ef hún er Digitize on demand only smellir þú á Digitize document á hverjum reikningi.
2. Farðu yfir reitina Birgir, Bill Reference, Dags. reiknings og línurnar áður en þú smellir á Staðfesta. Smelltu á reit til að leiðrétta hann.
3. Ef birgirinn er ekki til skaltu smella í reitinn Birgir og velja heiti birgisins í forskoðun skjalsins. Þá opnast nýr birgir með heitinu útfylltu.
4. Ef sami rangi birgirinn kemur aftur og aftur skaltu finna tengiliðinn sem á netfangið sem reikningarnir koma frá og laga netfangið á honum.
5. Ef þú vilt fá hverja línu skjalsins sér skaltu slökkva á Single Invoice Line Per Tax í hlutanum Stafræn væðing.

[Skjámynd: hlutinn Digitization í stillingum Fjárhags, með stillingunni Birgjareikningar]

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Skilaboð birtast um að inneign fyrir greiningu sé búin.
• Hnappinn Digitize document vantar, eða greining skilar engu.

Láttu fylgja með: númer reikningsins, skjalið sjálft og skjámynd af reikningnum.

Gögn úr rafrænum reikningi breyttust eða hurfu

Birgjareikningur sem kom inn sem rafrænn reikningur var réttur, en síðar vantar línur á hann, eða birgir, dagsetning eða upphæðir hafa breyst.

Hvað gæti valdið þessu

• Reikningurinn var greindur eftir á. Rafrænn reikningur kemur inn með birgi, línum og VSK úr rafræna skjalinu og þarf ekki greiningu. Ef smellt er á Digitize document og síðan Reload AI Data hreinsast reitirnir og línurnar, og Odoo fyllir þau aftur út úr PDF-skjalinu.

Hvað þú getur athugað

1. Smelltu hvorki á Digitize document né Reload AI Data á reikningum sem komu inn sem rafrænir reikningar.
2. Berðu reikninginn saman við rafræna reikninginn sjálfan með hnappnum E-Invoice PDF á reikningnum.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Gögn úr rafrænum reikningi hafa breyst eða horfið.

Láttu fylgja með: númer reikningsins, nafn birgisins og dagsetningu rafræna reikningsins.

Reikningar sem ég sendi á netfang dagbókarinnar skila sér ekki

Þú sendir eða áframsendir PDF-reikning á netfang birgjareikninga, en hann birtist ekki sem drög í Fjárhagur ‣ Birgjar ‣ Reikningar.

Hvað gæti valdið þessu

• Pósturinn fór á rangt netfang. Hver innkaupadagbók hefur sitt eigið netfang (samnefni). Reikningar verða aðeins til úr pósti sem er sendur nákvæmlega á það netfang.
• Outlook breytti viðtakandanum við áframsendingu. Outlook getur breytt netfanginu í Til-reitnum þegar reikningur er áframsendur, og þá fer pósturinn ekki á netfang dagbókarinnar.
• Pósturinn barst ekki í pósthólfið sem Odoo sækir úr. Netfang dagbókarinnar virkar aðeins ef póstur á það berst í pósthólfið sem Odoo sækir póst úr. Ef sú leið stöðvast berst enginn innkominn póstur inn í Odoo.
• Ekkert netfang er sett upp fyrir dagbókina. Ef dagbókin sýnir aðeins Configure Alias Domain í stað netfangs hefur ekkert lén verið sett upp fyrir netföng í Odoo.

Hvað þú getur athugað

1. Farðu í Fjárhagur ‣ Stillingar ‣ Fjárhagur ‣ Dagbækur og opnaðu innkaupadagbókina. Netfangið er á flipanum Ítarlegar stillingar, í hlutanum Tölvupóstur, í reitnum Netfang. Berðu það saman við netfangið sem pósturinn var sendur á.
2. Skoðaðu reikninga í drögum í Fjárhagur ‣ Birgjar ‣ Reikningar, líka þá sem eru skráðir á annan birgi en þú áttir von á, til dæmis þann sem sendi póstinn.
3. Ef þú áframsendir úr Outlook skaltu athuga í möppunni fyrir sendan póst hvort netfangið í Til-reitnum sé nákvæmlega netfang dagbókarinnar. Prófaðu að senda reikninginn sem nýjan póst með PDF-skránni í viðhengi.
4. Ef enginn innkominn póstur berst inn í Odoo, til dæmis ekki heldur svör viðskiptavina, skaltu fylgja leiðbeiningunum um innkominn póst á síðunni Tölvupóstur sem berst ekki.

[Skjámynd: innkaupadagbók, flipinn Ítarlegar stillingar með netfangi dagbókarinnar í hlutanum Tölvupóstur]

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Netfangið er rétt, pósturinn fór á það og enginn reikningur varð til.
• Dagbókin hefur ekkert netfang, eða þú vilt nýtt netfang fyrir birgjareikninga.

Láttu fylgja með: netfang sendandans, netfangið sem pósturinn var sendur á, hvenær hann var sendur, hvort hann var áframsendur og, ef hægt er, afrit af póstinum vistað sem .eml- eða .msg-skrá.

Upphæðir á reikningi og innkaupapöntun stemma ekki

Samtala birgjareiknings er önnur en samtala innkaupapöntunarinnar, eða pöntunin sýnir Reikningar á bið þótt reikningur hafi verið bókaður.

Hvað gæti valdið þessu

• Aðeins móttekið magn er reikningsfært. Með Eftir mótteknu magni koma aðeins mótteknar vörur á reikninginn. Ef hluti pöntunarinnar er ókominn er reikningurinn lægri en pöntunin.
• Eitthvað er enn óreikningsfært. Staða reiknings sýnir Reikningar á bið meðan eitthvert magn bíður reiknings: móttekið magn með Eftir mótteknu magni, pantað magn með Eftir pöntuðu magni.
• Fleiri en einn reikningur er fyrir sömu pöntun. Birgir getur sent nokkra reikninga fyrir eina pöntun, til dæmis þegar vörurnar koma í hlutum.
• Verðið á reikningnum er annað en á pöntuninni. Ef birgir hefur breytt verði er verðið á reikningnum annað en á pöntunarlínunni.
• Pöntun og reikningur eru ekki í sömu mynt. Samtölur í ólíkum myntum stemma ekki.

Hvað þú getur athugað

1. Berðu saman Móttekið og Reikningsfært á hverri línu pöntunarinnar.
2. Opnaðu alla reikninga pöntunarinnar með snjallhnappnum Birgjareikningar og berðu samtölu þeirra saman við pöntunina.
3. Athugaðu Reikningsfæra á vörunni í Innkaup ‣ Vörur ‣ Vörur, á flipanum Innkaup í hlutanum Birgjareikningar. Reiturinn sést aðeins hjá notendum með stjórnandaaðgang að Innkaupum.
4. Athugaðu hvort pöntunin og reikningurinn séu í sömu mynt.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Verðið á pöntuninni var rangt og vörurnar hafa þegar verið mótteknar, svo birgðamatið stemmir ekki.
• Pöntun er skráð tvisvar, eða með röngu magni eftir móttöku.

Láttu fylgja með: númer pöntunarinnar og reikninganna, hvaða línur stemma ekki og skjámynd af pöntunarlínunum.

Bókhaldsdagsetningin er önnur en dagsetning reikningsins

Reikningur bókast á annarri dagsetningu en stendur á honum, eða Odoo leyfir ekki að staðfesta hann og sýnir villuna The Bill/Refund date is required to validate this document.

Hvað gæti valdið þessu

• Bókhaldsdagsetningin er sjálfstæð dagsetning. Birgjareikningur hefur tvær dagsetningar: Dags. reiknings, sem er dagsetningin á skjalinu, og Bókhaldsdagsetning, sem ræður á hvaða tímabil reikningurinn bókast. Þegar reikningur með eldri dagsetningu er skráður færir Odoo bókhaldsdagsetninguna fram, svo að númeraröð dagbókarinnar haldist í tímaröð.
• Tímabilið er læst. Ef dagsetning reikningsins er á tímabili sem hefur verið læst, til dæmis eftir VSK-skil, færist bókhaldsdagsetningin á opið tímabil.
• Dagsetningu reikningsins var breytt eftir á. Odoo reiknar reitinn Bókhaldsdagsetning aftur í hvert sinn sem Dags. reiknings breytist.
• Dagsetningu reikningsins vantar. Ekki er hægt að staðfesta birgjareikning nema Dags. reiknings sé fyllt út.

Hvað þú getur athugað

1. Fylltu fyrst út Dags. reiknings.
2. Athugaðu reitinn Bókhaldsdagsetning áður en þú smellir á Staðfesta, og breyttu henni ef hún á að vera önnur. Reiturinn er opinn meðan reikningurinn er í drögum.
3. Ef reikningurinn hefur þegar verið bókaður skaltu smella á Endursetja sem drög, laga dagsetninguna og staðfesta aftur.
4. Ef tímabilið er læst skaltu lesa kaflann um VSK-tímabil á síðunni VSK-skýrslur áður en þú gerir nokkuð annað.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

• Bókhaldsdagsetningin breytist aftur eftir að þú hefur leiðrétt hana, og tímabilið er ekki læst.

Láttu fylgja með: númer reikningsins, báðar dagsetningarnar og hvenær reikningurinn var skráður.