Notendur, aðgangsréttindi og innskráning

Þessi síða hjálpar þér þegar notandi kemst ekki inn í Odoo, fær aðgangsvillu eða sér annað en hann á að sjá. Hún sýnir líka hvernig þú stofnar notanda fyrir nýjan starfsmann, setur notanda þess sem hættir í geymslu, notar tvíþætta auðkenningu og gefur viðskiptavini aðgang að Mínum síðum.

Notandi fær aðgangsvillu eða sér ekki valmynd

Hvað gæti valdið þessu

• Notandann vantar réttindi í forritinu sem gögnin tilheyra, til dæmis eftir að ný viðbót var sett upp eða þegar hann tekur við nýju verkefni.
• Réttindi voru þrengd á einum stað og það stöðvar aðgerð annars staðar. Dæmi: þegar réttur til að stofna tengiliði var tekinn af notendum gátu þeir ekki lengur skráð athafnir á tengiliði.
• Skjalið tilheyrir öðru fyrirtæki en því sem notandinn er að vinna í.
• Valmynd sést ekki: þá sýnir Odoo enga villu heldur felur valmyndina, því notandinn hefur ekki réttindi til að lesa gögnin á bak við hana.

[Skjámynd: glugginn Aðgangsvilla með lista yfir hópa sem mega framkvæma aðgerðina]

Hvað þú getur athugað

1. Lestu villugluggann Aðgangsvilla. Textinn er á ensku og segir hvaða tegund gagna og hvaða aðgerð var stöðvuð (lesa, breyta, stofna eða eyða). Ef hann telur upp hópa undir This operation is allowed for the following groups þarf notandinn að vera í einum þeirra.
2. Opnaðu Stillingar ‣ Notendur og fyrirtæki ‣ Notendur, veldu notandann og opnaðu flipann Aðgangsréttindi. Berðu stig hans í viðkomandi forriti saman við hópana í villuglugganum, hækkaðu stigið ef hann á að hafa aðganginn og vistaðu.
3. Ef villan nefnir annað fyrirtæki, skiptu yfir í það fyrirtæki í fyrirtækjavalinu efst til hægri og reyndu aftur.
4. Ef valmynd vantar, athugaðu stig notandans í forritinu sem valmyndin tilheyrir. Dæmi: valmyndin Fjárhagur ‣ Innheimtukröfur birtist aðeins notendum sem hafa að minnsta kosti stigið Reikningagerð í línunni Fjárhagur á flipanum Aðgangsréttindi.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef þú finnur ekki hvaða réttindi vantar, ef notandinn er með rétt stig en fær samt villu, eða ef villan kom fyrst upp eftir uppfærslu eða nýja viðbót. Sendu með:

• skjámynd af öllum villuglugganum, líka textanum neðst,
• nafn notandans og hvað hann var að gera,
• hvenær villan kom upp,
• númer eða heiti skjalsins sem hann var að opna.

Notandi sér of mikið eða má gera of mikið

Hvað gæti valdið þessu

• Notandinn er með hlutverkið Kerfisstjóri, sem veitir aðgang að Stillingum og leyfir honum að breyta réttindum annarra notenda.
• Notandinn er með hærra stig en hann þarf í einhverju forriti, til dæmis Kerfisstjóri í Sölu.
• Nýir notendur fá sjálfkrafa þau réttindi sem skráð eru í stillingunni Sjálfgefin aðgangsréttindi. Ef þau eru víð fær hver nýr notandi víðan aðgang.
• Flipinn Aðgangsréttindi stýrir aðgangi eftir forritum og stigum. Takmarkanir eftir verslun, deild eða einstökum reitum og hnöppum eru ekki valkostir þar.

[Skjámynd: flipinn Aðgangsréttindi á notanda með Hlutverk og stigum í hverju forriti]

Hvað þú getur athugað

1. Opnaðu notandann í Stillingar ‣ Notendur og fyrirtæki ‣ Notendur og flipann Aðgangsréttindi.
2. Í reitnum Hlutverk skaltu velja Notandi nema hann eigi að stjórna kerfinu.
3. Veldu fyrir hvert forrit lægsta stig sem dugar og ekkert stig fyrir forrit sem hann á ekki að nota. Dæmi: sölumaður sem á ekki að sjá pantanir annarra sölumanna fær stigið User: Own Documents Only í línunni Sala. Vistaðu.
4. Til að nýir notendur fái minni aðgang frá byrjun skaltu opna Stillingar ‣ Almennar stillingar, finna hlutann Heimildir og smella á Sjálfgefin aðgangsréttindi.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband þegar takmarka þarf aðgang umfram það sem flipinn Aðgangsréttindi býður upp á, til dæmis að starfsfólk verslunar sjái aðeins sölu sinnar verslunar, að aðeins tilteknir notendur sjái fjárhag eða að hnappur sé falinn fyrir flestum. Sendu með:

• lista yfir hlutverkin, til dæmis afgreiðslufólk, verslunarstjóra og bókara,
• fyrir hvert hlutverk: hvað það á að sjá og hvað það á að geta gert,
• hvaða notendur tilheyra hverju hlutverki.

Notandi kemst ekki inn eða man ekki lykilorðið

Hvað gæti valdið þessu

• Notandinn man ekki lykilorðið eða því hefur verið breytt.
• Hlekkurinn í tölvupóstinum er útrunninn eða hefur þegar verið notaður. Hlekkir til að setja eða endurstilla lykilorð gilda í takmarkaðan tíma og hætta að virka um leið og notandinn skráir sig inn.
• Notandinn notar gamalt bókamerki eða ranga vefslóð.
• Vandinn er í vafranum hjá einum notanda, til dæmis hvítur skjár eftir innskráningu.
• Odoo-appið í Android-síma virkar ekki.
• Notandinn hefur verið settur í geymslu.

Hvað þú getur athugað

1. Á innskráningarsíðunni smellir notandinn á Endursetja lykilorð, slær inn netfangið sitt og fær tölvupóst með hlekk til að velja nýtt lykilorð.
2. Ef hlekkurinn sést ekki á innskráningarsíðunni skaltu opna Stillingar ‣ Almennar stillingar og kveikja á Endursetja lykilorð í hlutanum Heimildir.
3. Kerfisstjóri getur líka sent hlekkinn: opnaðu notandann í Stillingar ‣ Notendur og fyrirtæki ‣ Notendur, opnaðu flipann Öryggi og smelltu á Send Password Reset. Ef notandinn hefur aldrei skráð sig inn er hnappurinn Senda boðspóst efst á notandanum í staðinn.
4. Ef notandinn fær villuna Ógildur nýskráningartóki þegar hann opnar hlekkinn er hlekkurinn útrunninn eða þegar notaður. Sendu honum nýjan.
5. Athugaðu hvort notandinn sé í geymslu með síunni Óvirkir notendur í notendalistanum. Notandi í geymslu getur hvorki skráð sig inn né fengið hlekk.
6. Gakktu úr skugga um að notandinn opni rétta vefslóð. Ef hann notar bókamerki úr eldra kerfi skaltu láta hann fá rétta slóð hjá kerfisstjóra fyrirtækisins.
7. Ef aðeins einn notandi lendir í vandanum skaltu prófa huliðsglugga (private window) eða annan vafra, eða hreinsa vafrakökur fyrir Odoo.
8. Ef Odoo-appið í Android-síma virkar ekki skaltu hreinsa skyndiminni appsins. Einnig má opna Odoo í vafra símans og velja Setja upp forrit í notendavalmyndinni efst til hægri, þegar vafrinn býður upp á það.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef enginn hjá fyrirtækinu kemst inn sem kerfisstjóri, ef tölvupósturinn með hlekknum berst ekki þótt netfangið sé rétt, eða ef villa birtist þegar beðið er um nýtt lykilorð. Sendu með:

• netfang eða notandanafn notandans,
• hvenær hann reyndi að skrá sig inn,
• nákvæman villutexta og skjámynd,
• hvaða tæki, vafra eða app hann notar.

Nýr starfsmaður fær ekki aðgang

Hvað gæti valdið þessu

• Enginn notandi hefur verið stofnaður fyrir hann. Skrá í forritinu Starfsfólk er ekki notandi og veitir ekki innskráningu.
• Boðspósturinn barst ekki eða hlekkurinn í honum er útrunninn.
• Notandinn hefur ekki réttindi í forritinu sem hann á að vinna í. Dæmi: hann birtist ekki í reitnum Söluaðili á sölupöntun nema hann hafi réttindi í appinu Sala.

Hvað þú getur athugað

1. Opnaðu Stillingar ‣ Notendur og fyrirtæki ‣ Notendur og smelltu á Nýtt.
2. Skráðu nafn starfsmannsins og settu netfangið hans í reitinn Innskrá. Netfangið er notandanafnið hans og þangað fer boðspósturinn.
3. Á flipanum Aðgangsréttindi skaltu velja Hlutverk og stig í hverju forriti sem hann á að nota.
4. Vistaðu. Odoo sendir boðspóst sjálfkrafa á netfangið.
5. Ef boðspósturinn berst ekki eða hlekkurinn er útrunninn skaltu opna notandann og smella á Senda boðspóst efst á notandanum. Hnappurinn sést þar til notandinn skráir sig inn í fyrsta sinn.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef villa birtist þegar þú vistar nýjan notanda, eða ef boðspósturinn berst ekki þótt þú hafir sent hann aftur og netfangið sé rétt. Sendu með nákvæman villutexta, skjámynd og netfang nýja notandans.

Starfsmaður er hættur en getur enn skráð sig inn

Hvað gæti valdið þessu

• Notandi hans er enn virkur. Notandi sem er ekki í geymslu getur skráð sig inn þótt starfsmaðurinn sé hættur.
• Starfsmaðurinn var gerður óvirkur í forritinu Starfsfólk án þess að hakað væri við Related User. Þá fer notandinn hans ekki í geymslu.

Hvað þú getur athugað

1. Opnaðu notandann í Stillingar ‣ Notendur og fyrirtæki ‣ Notendur.
2. Smelltu á Aðgerðir (tannhjólið), veldu Setja í geymslu og staðfestu.
3. Notandinn getur þá ekki lengur skráð sig inn og hlekkir sem hann hefur fengið til að setja lykilorð hætta að virka. Skjöl og saga sem tengjast honum haldast óbreytt.
4. Ef starfsmaðurinn kemur aftur skaltu velja síuna Óvirkir notendur, opna notandann og velja Taka úr geymslu undir Aðgerðir.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef villa birtist þegar þú setur notanda í geymslu, eða ef þú hefur spurningar um fjölda notenda á reikningi frá Exigo. Sendu með nafn notandans og skjámynd af villunni.

Viðskiptavinur fær ekki aðgang að Mínum síðum eða sér þar röng skjöl

Hvað gæti valdið þessu

• Annar notandi notar þegar netfang tengiliðsins, líka ef sá notandi er í geymslu. Þá birtist rautt tákn við netfangið (Netfang er þegar tekið af öðrum notanda) og hnappurinn Virkja aðgang sést ekki.
• Tveir tengiliðir eru skráðir með sama netfangi. Aðgangurinn er þá tengdur öðrum þeirra en reikningarnir hinum.
• Boðspósturinn barst ekki viðskiptavininum.
• Tengiliður með aðgang sér alla bókaða reikninga og pantanir fyrirtækisins sem hann er skráður undir. Ef hann er skráður undir rangt fyrirtæki sér hann skjöl þess fyrirtækis, og reikningar á tengilið utan fyrirtækis hans sjást ekki.

[Skjámynd: glugginn Stjórna mínum síðum með hnöppunum Virkja aðgang og Bjóða aftur]

Hvað þú getur athugað

1. Opnaðu tengiliðinn í appinu Tengiliðir, smelltu á Aðgerðir (tannhjólið) og veldu Veita aðgang að mínum síðum. Ef þú opnar fyrirtæki birtast allir tengiliðir þess í glugganum.
2. Í glugganum Stjórna mínum síðum skaltu athuga netfangið og smella á Virkja aðgang við tengiliðinn. Hann fær tölvupóst með hlekk til að velja lykilorð.
3. Ef netfangið er þegar tekið skaltu leita að því í notendalistanum, líka með síunni Óvirkir notendur. Ef það tilheyrir eldri eða tvíteknum tengilið skaltu sameina tengiliðina; annars skaltu nota annað netfang.
4. Ef boðið barst ekki skaltu smella á Bjóða aftur við tengiliðinn í sama glugga.
5. Ef viðskiptavinur sér ekki reikning skaltu athuga hvort reikningurinn sé bókaður og á fyrirtæki hans eða tengilið undir því, og hvort tengiliðurinn með aðganginn sé skráður undir rétta fyrirtækinu í reitnum Fyrirtæki.
6. Til að loka aðgangi tengiliðs skaltu smella á Afturkalla aðgang í sama glugga.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef aðgangurinn virkjast ekki, ef hann hverfur aftur eða ef viðskiptavinur sér skjöl sem tilheyra öðrum. Sendu með nafn og netfang tengiliðsins, númer skjalsins sem málið snýst um og skjámynd.

Tvíþætt auðkenning og sjálfvirk útskráning

Hvað gæti valdið þessu

• Notandi hefur skipt um síma eða eytt auðkenningarforritinu og fær ekki kóðann.
• Kóðinn sem notandinn slær inn er ekki sá nýjasti sem forritið sýnir.
• Þegar tvíþætt auðkenning er gerð að skilyrði fá notendur sem hafa ekki auðkenningarforrit kóða í tölvupósti við innskráningu. Ef pósturinn berst ekki komast þeir ekki inn.
• Sjálfvirk útskráning eftir óvirkni er sjálfgefið ekki virk. Hún krefst viðbótarinnar auth_timeout.

[Skjámynd: flipinn Öryggi á notanda með Send Password Reset og Tvíþætt auðkenning]

Hvað þú getur athugað

1. Notandi kveikir sjálfur á tvíþættri auðkenningu: hann opnar notendavalmyndina efst til hægri, velur My Preferences, opnar flipann Öryggi og smellir á Virkja 2FA. Hann staðfestir lykilorðið, skannar QR-kóðann með auðkenningarforriti í símanum og slær inn kóðann sem forritið sýnir.
2. Til að gera tvíþætta auðkenningu að skilyrði skaltu opna Stillingar ‣ Almennar stillingar, haka við Enforce two-factor authentication í hlutanum Heimildir, velja Employees only eða Allir notendur og vista. Allir notendur nær líka til viðskiptavina á Mínum síðum.
3. Ef notandi hefur misst símann skaltu opna notandann í Stillingar ‣ Notendur og fyrirtæki ‣ Notendur, opna flipann Öryggi og smella á Óvirkja við reitinn Tvíþætt auðkenning. Odoo biður þig að staðfesta lykilorðið þitt. Notandinn skráir sig svo inn og setur tvíþætta auðkenningu upp aftur.

Hvenær á að hafa samband við Exigo

Hafðu samband ef þú vilt sjálfvirka útskráningu eftir óvirkni, ef enginn kerfisstjóri kemst inn til að óvirkja tvíþætta auðkenningu, eða ef notendur fá ekki kóða í tölvupósti. Sendu með nafn notandans, hvenær hann reyndi að skrá sig inn og skjámynd.