Nýir starfsmenn

Þegar nýr starfsmaður er ráðinn er fyrsta skrefið að búa til nýja starfsmannafærslu. Þessi færsla er miðlæg geymsla þar sem allar mikilvægar upplýsingar um starfsmanninn eru vistaðar, þar á meðal almennar upplýsingar, starfsferill og hæfni, ýmsar vinnuupplýsingar, persónulegar upplýsingar, skjöl og fleira.

Til að byrja skaltu opna forritið Starfsmenn og smella síðan á hnappinn Nýr efst til vinstri. Þá birtist autt starfsmannaeyðublað.

Fylltu inn nauðsynlegar upplýsingar ásamt öðrum viðeigandi upplýsingum.

Almennar upplýsingar

Starfsmannaeyðublaðið vistar sig sjálfkrafa þegar gögn eru færð inn. Hægt er að vista eyðublaðið handvirkt hvenær sem er með því að smella á valkostinn Vista handvirkt, sem er táknaður með (ský með uppávísandi ör) tákninu.

Nauðsynlegir reitir

• Nafn starfsmanns: Sláðu inn nafn starfsmannsins.
• Fyrirtæki: Veldu í fellivalmyndinni það fyrirtæki sem nýi starfsmaðurinn var ráðinn hjá, eða búðu til nýtt fyrirtæki með því að slá inn nafnið í reitinn og smella á Búa til eða Búa til og breyta... í minni fellivalmyndinni sem birtist.

Valfrjálsir reitir

• Mynd: Í myndaboxinu efst til hægri á starfsmannaeyðublaðinu skaltu smella á ✏️ (blýantur) breytingatáknið til að velja mynd til að hlaða upp.
• Starfsheiti: Sláðu inn starfsheiti starfsmannsins undir nafni hans, eða veldu það úr fellivalmyndinni í reitnum Starfsheiti hér að neðan til að fylla efri reitinn sjálfkrafa út. Reiturinn Starfsheiti undir nafni starfsmannsins er breytanlegur og þarf ekki að passa við valið í fellivalmyndinni Starfsheiti hér að neðan.

  Dæmi

  Þótt mælt sé með því að starfsheitin séu samræmd getur innsleginn texti í efri reitnum innihaldið nákvæmari upplýsingar en valið í fellivalmyndinni Starfsheiti, ef þess er óskað.

  Til dæmis, ef einhver er ráðinn í sölufulltrúastöðu sem er stillt sem Sölufulltrúi í forritinu Ráðningar, er hægt að velja það í fellivalmyndinni Starfsheiti.

  Í innslegna reitnum Starfsheiti undir reitnum Nafn starfsmanns gæti staðan verið nákvæmari, t.d. Sölufulltrúi – Áskriftir ef starfsmaðurinn einbeitir sér eingöngu að áskriftarsölu.

  
• Merki: Veldu merki úr fellivalmyndinni til að bæta við viðeigandi merkjum á starfsmanninn. Hægt er að búa til ný merki með því að slá þau inn í reitinn. Þegar merki er búið til er það tiltækt fyrir allar starfsmannafærslur. Engin takmörk eru á fjölda merkja sem hægt er að bæta við.
• Vinnusamskiptaupplýsingar: Sláðu inn Farsíma í vinnu, Vinnusíma, Vinnupóst og/eða Fyrirtæki starfsmannsins, ef þær eru ekki þegar sjálfkrafa fylltar út.
• Deild: Veldu deild starfsmannsins úr fellivalmyndinni.
• Starfsheiti: Veldu starfsheiti starfsmannsins úr fellivalmyndinni. Þegar val er gert uppfærist reiturinn Starfsheiti undir nafni starfsmannsins sjálfkrafa til að endurspegla valið starfsheiti. Þessar stöður koma úr forritinu Ráðningar og endurspegla þær starfsstöður sem eru stilltar.
• Yfirmaður: Veldu yfirmann starfsmannsins úr fellivalmyndinni.
• Leiðbeinandi: Veldu leiðbeinanda starfsmannsins úr fellivalmyndinni.
• Næsta matsdagsetning: Þessi reitur er aðeins sýnilegur ef forritið Starfsmannamat er uppsett. Dagsetningin fyllst sjálfkrafa út samkvæmt stillingum í forritinu Starfsmannamat. Hægt er að breyta þessari dagsetningu með dagatalsveljara.

Viðbótarupplýsingafliparnir

Ferilskráarflipinn

Ferilskrá

Næst skaltu slá inn starfsferil starfsmannsins í flipanum Ferilskrá. Hverja línu í ferilskránni þarf að slá inn sérstaklega. Þegar færsla er búin til í fyrsta skipti skaltu smella á Búa til nýja færslu og eyðublaðið Búa til ferilskrárlínur birtist. Eftir að færsla hefur verið bætt við er hnappurinn Búa til nýja færslu skipt út fyrir hnappinn Bæta við. Sláðu inn eftirfarandi upplýsingar fyrir hverja færslu.

• Titill: Sláðu inn titil fyrri starfsreynslu.
• Starfsmaður: Veldu starfsmanninn úr fellivalmyndinni.
• Tegund: Veldu úr fellivalmyndinni Reynsla, Menntun, Hliðarverkefni, Innbyrðis vottun, Lokið innbyrðis þjálfun, eða sláðu inn nýja tegund og smelltu á Búa til "(Tegund)".
• Birtingartegund: Veldu úr fellivalmyndinni Hefðbundin fyrir venjulega starfsreynslu, Vottun fyrir reynslu sem fengist hefur með vottun, eða Námskeið fyrir námskeið án vottunar.
• Tímabil: Sláðu inn upphafs- og lokadagsetningu starfsreynslunnar. Til að velja dagsetningu skaltu smella á fyrsta tóma reitinn til að birta dagatalssprettiglugga. Notaðu táknin < (vinstri ör) og > (hægri ör) til að fletta að æskilegum mánuði og smella síðan á daginn til að velja hann. Endurtaktu þetta ferli til að finna og velja lokadagsetninguna. Þegar æskilegar dagsetningar hafa verið valdar skaltu smella á ✔️ Nota.
• Lýsing: Sláðu inn allar viðeigandi upplýsingar í þennan reit.

Þegar allar upplýsingar hafa verið færðar inn skaltu smella á hnappinn Vista og loka ef aðeins er ein færsla til að bæta við, eða smella á Vista og nýtt til að vista núverandi færslu og búa til aðra ferilskrárlínu.

Hæfni

Hægt er að slá inn hæfni starfsmanns í flipanum Ferilskrá á sama hátt og ferilskrárlína er búin til.

Til að bæta hæfni við starfsmannafærslu þarf fyrst að stilla hæfnigerðirnar. Ef engar hæfnigerðir eru stilltar birtist hnappurinn Búa til nýja hæfni í hlutanum Hæfni í flipanum Ferilskrá. Stilltu hæfnigerðirnar áður en hæfni er bætt við starfsmannafærsluna.

Ef hæfnigerðirnar eru stilltar birtist í staðinn hnappurinn Veldu hæfni af listanum. Smelltu á hnappinn Veldu hæfni af listanum og veldu eftirfarandi upplýsingar fyrir hverja hæfni.

• Tegund færni (Skill Type): veldu tegund færni með því að smella á hringhnappinn við hliðina á viðkomandi tegund.
• Færni (Skill): eftir að hafa valið Tegund færni birtast tengdar færnigreinar í fellivalmynd. Til dæmis, ef Tungumál er valið sem Tegund færni, birtast ýmis tungumál til vals í reitnum Færni. Veldu viðeigandi fyrirfram stillta færni, eða sláðu inn nýja færni og smelltu síðan á Búa til "(ný færni)".
• Færnistig (Skill Level): fyrirfram skilgreind færnistig tengd valinni Tegund færni birtast í fellivalmynd. Veldu fyrst Færnistig, og framvindustikan uppfærist sjálfkrafa og sýnir fyrirfram skilgreinda framvindu fyrir það stig. Hægt er að breyta færnistigum og framvindu í sprettiglugganum Færnistig, sem opnast með því að smella á Innri tengil örina við hliðina á reitnum Færnistig.

Smelltu á hnappinn Vista & Loka ef aðeins á að bæta við einni færni, eða smelltu á Vista & Nýtt til að vista núverandi færslu og bæta strax við annarri færni.

Til að eyða línu úr flipanum Ferilskrá, smelltu á táknið 🗑️ (ruslafata) til að eyða færslunni. Bættu við nýrri línu með því að smella á hnappinn Bæta við við hliðina á viðkomandi hluta.

Tegundir færni

Til að geta bætt færni við starfsmannaform þarf að stilla Tegundir færni. Farðu í Starfsmenn > Stillingar > Starfsmaður: Tegundir færni til að skoða núverandi tegundir færni og búa til nýjar.

Smelltu á Nýtt og nýtt form fyrir Tegund færni opnast. Fylltu út allar upplýsingar fyrir nýju tegundina. Endurtaktu þetta fyrir allar nauðsynlegar tegundir færni.

• Tegund færni (Skill Type): sláðu inn heiti tegundarinnar. Þetta er yfirflokkur fyrir sértækari færnigreinar og ætti að vera almennt orðað.
• Færni (Skills): smelltu á Bæta við línu og sláðu inn Heiti nýju færninnar, endurtaktu síðan fyrir allar aðrar færnigreinar.
• Stig (Levels): smelltu á Bæta við línu og sláðu inn Heiti stigsins. Smelltu síðan í reitinn Framvinda og sláðu inn prósentu (0–100) fyrir það stig. Endurtaktu fyrir öll viðbótarstig eftir þörfum.
• Sjálfgefið stig (Default Level): smelltu á víxlana á stigslínunni til að stilla það stig sem sjálfgefið. Venjulega er lægsta stigið stillt sem sjálfgefið, en hægt er að velja hvaða stig sem er. Víxlinn verður grænn og gefur til kynna að þetta sé sjálfgefið stig færninnar. Aðeins eitt stig getur verið sjálfgefið.

  Dæmi

  Til að bæta við stærðfræðifærni, sláðu inn Stærðfræði í reitinn Heiti. Næst, í reitnum Færni, sláðu inn Algebra, Diffur- og heildareikningur og Hornafræði. Að lokum, í reitnum Stig, sláðu inn Byrjandi, Meðalgóður og Sérfræðingur, með Framvindu sem 25, 50 og 100 í þeirri röð. Smelltu síðan á Stilla sjálfgefið á línunni Byrjandi til að gera þetta að sjálfgefnu færnistigi.

  

Formið Tegund færni vistar sjálfkrafa þegar gögn eru slegin inn.

Flipinn Vinnuupplýsingar

Í flipanum Vinnuupplýsingar er að finna sérstakar starfstengdar upplýsingar um starfsmanninn. Þar eru skráðar vinnuáætlun, ýmis hlutverk, hverjir samþykkja beiðnir hans (frí, vinnustundir og útgjöld), fjarvinnutímaáætlun og upplýsingar um vinnustaðsetningu.

Smelltu á flipann Vinnuupplýsingar til að opna þennan hluta og sláðu inn eftirfarandi upplýsingar fyrir nýja starfsmanninn:

• Staðsetning (Location): veldu Vinnuaðsetur úr fellivalmyndinni. Til að breyta aðsetrinu, haltu músarbendlinum yfir fyrstu línuna (ef fleiri línur eru til staðar) til að birta Innri tengil örina. Smelltu á Innri tengil örina til að opna fyrirtækjaformið og gera breytingar.

  Notaðu brauðmylsnutengla til að fara aftur á nýja starfsmannaformið þegar því er lokið.

  Ef þörf er á nýju vinnuaðsetri, sláðu það inn í reitinn og smelltu síðan á Búa til (nýtt aðsetur) til að bæta við aðsetrinu, eða Búa til og breyta... til að bæta við nýja aðsetrinu og breyta aðsetursforminu.

• Samþykktaraðilar (Approvers): til að sjá þennan hluta þarf notandinn að hafa annaðhvort Stjórnandi eða Yfirmaður: Stjórna öllum starfsmönnum réttindi í forritinu Starfsmenn. Notaðu fellivalmyndirnar til að velja þá notendur sem bera ábyrgð á samþykki Útgjalda, Frítímabeiðna, Vinnustundafærslna og Mætingarskráningar starfsmannsins.

  Haltu músarbendlinum yfir einhverja af valkostunum til að birta Innri tengil örina.

  Smelltu á Innri tengil örina til að opna form með Nafni, Netfangi, Fyrirtæki, Síma, Farsíma og Sjálfgefið vöruhús reitum samþykktaraðilans. Hægt er að breyta þessum upplýsingum ef þörf krefur.

  Notaðu brauðmylsnutengla til að fara aftur á nýja starfsmannaformið þegar því er lokið.

  Mikilvægt

  Notendur sem birtast í fellivalmyndinni fyrir hlutann Samþykktaraðilar verða að hafa Stjórnandi réttindi stillt fyrir viðkomandi mannauðshlutverk.

  Til að athuga hverjir hafa þessi réttindi, farðu í Stillingar > Notendur > Stjórna notendum. Smelltu síðan á starfsmann og athugaðu hlutann Mannauður í flipanum Aðgangsréttindi.

  • Til að notandi geti birst sem samþykktaraðili fyrir Útgjöld, verður hann að hafa annaðhvort Samþykktaraðili hóps, Samþykktaraðili allra eða Stjórnandi stillt fyrir hlutverkið Útgjöld.
  • Til að notandi geti birst sem samþykktaraðili fyrir Frí, verður hann að hafa annaðhvort Yfirmaður: Stjórna öllum beiðnum eða Stjórnandi stillt fyrir hlutverkið Frí.
  • Til að notandi geti birst sem samþykktaraðili fyrir Vinnustundir, verður hann að hafa annaðhvort Stjórnandi, Yfirmaður: Stjórna öllum samningum eða Stjórnandi stillt fyrir hlutverkið Launagreiðslur.
• Fjarvinna (Remote Work): notaðu fellivalmyndina til að velja sjálfgefna staðsetningu sem starfsmaðurinn vinnur frá hvern dag vikunnar. Sjálfgefnir valkostir eru Heima, Skrifstofa eða Annað.

  Hægt er að slá inn nýja staðsetningu í reitinn og smella síðan á Búa til (ný staðsetning) til að bæta við staðsetningunni, eða Búa til og breyta... til að bæta við nýju staðsetningunni og breyta forminu.

  Þegar breytingum er lokið, smelltu á Vista & Loka og nýja staðsetningin er bætt við og fyllir út reitinn.

  Skildu reitinn eftir auðan (Ótilgreint) fyrir frídaga eins og laugardag og sunnudag.

  Athugasemd

  Einnig er hægt að bæta við eða breyta vinnustaðsetningum með því að fara í Starfsmenn > Stillingar > Starfsmaður: Vinnustaðsetningar. Til að breyta staðsetningu, smelltu á núverandi staðsetningu og gerðu breytingar á forminu.

  Smelltu á Nýtt til að búa til nýja staðsetningu og sláðu síðan inn eftirfarandi upplýsingar á formið. Allir reitir eru nauðsynlegir.

• Vinnustaðsetning (Work Location): sláðu inn heiti staðsetningarinnar. Þetta getur verið almennt eða nákvæmt eftir þörfum, t.d. Heima eða Bygging 1, annar hæð.
  • Work Address: veldu heimilisfang staðsetningarinnar úr fellivalmyndinni.
  • Cover Image: smelltu á táknið til að velja forsíðumynd. Valkostirnir eru húsatákn, skrifstofubyggingartákn og GPS-staðsetningartákn.
  • Company: veldu fyrirtækið sem staðsetningin tilheyrir úr fellivalmyndinni. Núverandi fyrirtæki er sjálfgefið í þessum reit.

• Schedule: veldu Working Hours og Timezone fyrir starfsmanninn. Örin Internal Link opnar nákvæma sýn á dagleg vinnutíma. Hér er hægt að breyta eða eyða vinnutímunum.

  Athugasemd

  Working Hours eru tengd vinnuáætlunum fyrirtækisins og starfsmaður getur ekki haft vinnutíma sem fara út fyrir vinnuáætlun fyrirtækisins.

  Sérhver vinnuáætlun er fyrirtækissértæk. Þess vegna þarf hvert fyrirtæki í fjölfyrirtækjagagnagrunni að hafa eigin vinnuáætlanir stilltar.

  Ef vinnutímar starfsmanns eru ekki stilltir sem vinnuáætlun hjá fyrirtækinu er hægt að bæta við nýjum vinnuáætlunum eða breyta þeim sem fyrir eru.

  Hægt er að breyta vinnutímum í forritinu Payroll, þar sem þeir eru nefndir Working Schedules.

  Nánari upplýsingar um hvernig á að búa til eða breyta Working Schedules í forritinu Payroll er að finna í skjölun Payroll.

• Planning: veldu hlutverk úr fellivalmyndinni fyrir bæði Roles og Default Role reitina. Ef Default Role er valið sem hlutverk bætist það sjálfkrafa við listann yfir Roles.

Flipinn Persónulegar upplýsingar

Engar upplýsingar í flipanum Private Information eru nauðsynlegar til að búa til starfsmann, en sumar upplýsingar í þessum hluta geta verið mikilvægar fyrir launadeild fyrirtækisins. Til að vinna launaseðla rétt og tryggja að allar frádráttarheimildir séu reiknaðar með, ætti að slá inn persónulegar upplýsingar starfsmannsins.

Hér eru slegnar inn upplýsingar um Private Contact, Family Status, Emergency-tengilið, Education, Work Permit og Citizenship starfsmannsins. Reitir eru fylltir út með fellivalmynd, gátmerki eða beinum innslátti.

• Private Contact: sláðu inn Private Address, Email og Phone starfsmannsins. Sláðu síðan inn Bank Account Number starfsmannsins með fellivalmyndinni.

  Ef bankinn er ekki þegar stilltur (sem er algengasta tilfellið þegar nýr starfsmaður er búinn til) skaltu slá inn bankareikningsnúmerið og smella á Create and edit... Eyðublað til að búa til bankareikningsnúmer opnast. Fylltu inn nauðsynlegar upplýsingar og smelltu á Save & Close.

  Veldu síðan æskilegt Language starfsmannsins úr fellivalmyndinni. Sláðu síðan inn Home-Work Distance í reitinn. Þessi reitur er aðeins nauðsynlegur ef starfsmaðurinn fær einhvers konar ferðakostnað greiddan.

  Að lokum skaltu slá inn upplýsingar um bílnúmer starfsmannsins í reitinn Private Car Plate.

• Family Status: veldu núverandi Marital Status úr fellivalmyndinni: Single, Married, Legal Cohabitant, Widower eða Divorced. Ef starfsmaðurinn á framfærslubörn skaltu slá inn fjölda þeirra í reitinn Number of Dependent Children.
• Emergency: sláðu inn Contact Name og Contact Phone númer neyðartengiliðar starfsmannsins í viðkomandi reiti.
• Education: veldu hæsta menntunarstig starfsmannsins úr fellivalmyndinni Certificate Level. Sjálfgefnir valkostir eru Graduate, Bachelor, Master, Doctor eða Other. Sláðu inn Field of Study og heiti School í viðkomandi reiti.
• Work Permit: ef starfsmaðurinn hefur starfsleyfi skaltu slá inn upplýsingarnar í þennan hluta. Sláðu inn Visa No (vegabréfsáritunarnúmer) og/eða Work Permit No (starfsleyfisnúmer) í viðkomandi reiti.

  Notaðu dagatalsveljara til að velja Visa Expiration Date og/eða Work Permit Expiration Date til að slá inn gildistíma.

  Ef til staðar er, skaltu hlaða upp stafrænum eintaka af Work Permit-skjalinu. Smelltu á Upload your file, flettu að starfsleyfiskránni í skráaflakkara og smelltu á Open.

• Citizenship: þessi hluti inniheldur allar upplýsingar sem tengjast ríkisfangi starfsmannsins. Sumir reitir nota fellivalmynd, eins og Nationality (Country), Gender og Country of Birth.

  Reiturinn Date of Birth notar dagatalsveljara til að velja dagsetningu. Smelltu fyrst á heiti mánaðarins, síðan á árið til að fá aðgang að árabilum. Notaðu örvarnar < (vinstri) og > (hægri) til að fletta að réttu áribili og smelltu á árið. Smelltu síðan á mánuðinn og að lokum á daginn til að velja dagsetninguna.

  Sláðu inn upplýsingar í reitina Identification No (kennitala/auðkennisnúmer), Passport No (vegabréfsnúmer) og Place of Birth.

  Að lokum, ef starfsmaðurinn er ekki búsettur í landinu sem hann starfar í, skaltu haka við gátreitinn við hliðina á Non-resident.

  Athugasemd

  Eftir staðfæringarstillingum geta aðrir reitir verið til staðar. Til dæmis, fyrir Bandaríkin er reiturinn SSN No (Social Security Number) til staðar.

Flipinn HR stillingar

Þessi flipi inniheldur ýmsa reiti með mismunandi upplýsingum eftir því í hvaða landi fyrirtækið er staðsett. Mismunandi reitir eru stilltir fyrir mismunandi staðsetningar, en sumir hlutar birtast óháð staðsetningu.

• Staða: veldu Starfsmannategund og, ef við á, Tengdan notanda með fellivalmyndunum. Valkostirnir fyrir Starfsmannategund eru: Starfsmaður, Nemandi, Þjálfanemi, Verktaki eða Sjálfstæður verktaki.

  Mikilvægt

  Starfsmenn þurfa ekki endilega að vera notendur. Starfsmenn teljast ekki með í Odoo áskriftargjaldi, en notendur teljast með í gjaldinu. Ef nýr starfsmaður á einnig að vera notandi, verður notandinn að vera stofnaður sérstaklega.

  Þegar starfsmaðurinn hefur verið stofnaður, smelltu á ⚙️ (tannhjól) táknið og veldu síðan Stofna notanda. Þá birtist Stofna notanda eyðublað.

  Sláðu inn Nafn og Netfang. Veldu síðan Fyrirtæki úr fellivalmyndinni.

  Sláðu inn Símanúmer og Farsímanúmer í viðeigandi reiti.

  Ef mynd er tiltæk, smelltu á Breyta táknið (sem lítur út eins og ✏️ (blýantur)) neðst til vinstri í myndaboxinu, sem er staðsett efst til hægri á eyðublaðinu.

  Skráaflakkarinn opnast. Flettu að skránni og smelltu á Opna til að velja hana. Smelltu að lokum á Vista þegar allar upplýsingar hafa verið færðar inn. Starfsmannafærslunni verður sjálfkrafa uppfærð og nýstofnaði notandinn mun birtast í reitnum Tengdur notandi.

  Einnig er hægt að stofna notendur handvirkt. Nánari upplýsingar um hvernig á að bæta við notanda handvirkt er að finna í skjalinu Notendur.

• Mæting/Kassakerfi/Framleiðsla: hér er hægt að slá inn PIN-númer og Merkingarauðkenni starfsmanns, ef við á. Smelltu á Búa til við hliðina á Merkingarauðkenni til að mynda auðkenni sjálfkrafa. PIN-númerið er notað til að skrá sig inn og út úr kíoski Mætingarforritsins og í sölukerfi.
• Launagreiðslur: ef við á, sláðu inn Skráningarnúmer starfsmanns í þennan hluta. Aðrir liðir sem birtast í þessum reit geta verið mismunandi eftir staðbundinni stillingu. Auk þess geta aðrir hlutar birst í þessum flipa eftir staðsetningu. Mælt er með því að hafa samráð við launadeild og/eða bókhaldsdeild til að tryggja að þessi hluti, sem og aðrir hlutar tengdir launagreiðslum sem kunna að birtast, séu fylltir út rétt.
• Stillingar forrits: sláðu inn Markmið um reikningsfærðan tíma starfsmanns fyrir stigatöflu reikningsfærðs tíma í Vinnustundaskráningarforritinu. Sláðu síðan inn Tímakostnað á sniðinu XX.XX. Þetta er tekið með í reikninginn þegar starfsmaðurinn vinnur við vinnustöð. Ef við á, sláðu inn númer Flotabílakorts.

Skjöl

Öll skjöl tengd starfsmönnum eru geymd í Skjalaforriti. Fjöldi tengdra skjala birtist í Skjöl flýtitakkanum ofan við starfsmannafærsluna. Smelltu á flýtitakkann til að fá aðgang að öllum skjölum.

Nánari upplýsingar er að finna í skjölum um Skjalaforritið.