Stjórna innkomnum skilaboðum
Innkomin skilaboð eru tölvupóstar sem berast í Odoo gagnagrunn. Hvaða aðili sem er getur sent tölvupóst á netfangssamnefni (alias) sem búið er til í gagnagrunninum, eða svarað tölvupósti sem áður var sendur úr gagnagrunninum á grundvelli reply-to hausins.
Netfangssamnefni (aliases)
Samnefni tengd ákveðnum forritum
Sum forrit hafa sín eigin samnefni (söluteymi, þjónustuver, verkefni o.s.frv.). Þessi samnefni eru notuð til að:
- Búa til færslu þegar tölvupóstur er sendur beint á samnefnið,
- Taka við svörum við tölvupósti sem upphaflega var sendur frá færslu.
Dæmi
Í dæminu hér að ofan mun sending tölvupósts á info@company-name.odoo.com búa til nýja tækifæri eða nýjan leiðarmann sem er sjálfkrafa úthlutað á viðkomandi söluteymi. Ef tölvupóstur er sendur úr spjallþræði (chatter) á fyrirliggjandi tækifæri, verður reply-to info@company-name.odoo.com. Svarið verður birt í réttum spjallþræði samkvæmt message-id hausnum.
Catchall
Ef forrit er ekki með samnefni er notað almennt varasamnefni: catchall. Tölvupóstur sendur úr spjallþræði hefur svarfang stillt á þetta catchall-samnefni. Svar sent á catchall er birt í réttum spjallþræði þökk sé message-id hausnum.
Sjálfgefið er að staðarhlutinn catchall verði notaður. Virkjaðu þróunarham og farðu í Stillingar → Tæknileg → Tölvupóstar: Alias Domains til að nálgast stillingarnar.
Tölvupóstur á catchall þarf alltaf að vera svar við fyrri tölvupósti sem sendur var úr gagnagrunninum. Ef tölvupóstur er sendur beint á catchall, fær sendandinn eftirfarandi skilaboð:
Athugasemd
Netfangið info@company-name.com sem sýnt er á skjámyndinni hér að ofan er netfangið sem er stillt á fyrirtækið. Þegar þróunarhamur er virkjaður á fyrirtækjasniði verða fleiri stillingarmöguleikar sýnilegir (s.s. catchall og bounce). Hægt er að breyta þessu með því að smella á innri tengil netfangslénisins. Almennt er ekki mælt með því að breyta þessum stillingum nema sérstakar þarfir krefjist þess, þar sem það hefur áhrif á öll svör við tölvupóstum sem áður voru sendir.
Dæmi
Hægt er að stilla samnefni á söluteymi í CRM-forritinu. Þegar viðskiptavinur svarar tölvupósti sem kemur úr CRM-forritinu er reply-to info@company-name.odoo.com.
Þegar tölvupóstur er sendur úr Tengiliðaforritinu er svarfangið catchall@company-name.odoo.com þar sem ekkert samnefni er á tengiliðalíkaninu.
Athugasemd
Mælt er með því að hafa staðarhluta catchall og bounce óbreyttan. Ef þessum gildum er breytt munu eldri tölvupóstar sendir úr gagnagrunninum enn hafa gömlu staðarhlutana. Þetta gæti leitt til þess að svör berist ekki rétt inn í gagnagrunninn.
Bounce
Á sama hátt og catchall-samnefnið er notað til að búa til svarfang, er bounce-samnefnið notað til að búa til return-path tölvupóstsins. Return-path er notaður þegar ekki er hægt að afhenda tölvupóst til viðtakanda og villa er send til sendanda.
Sjálfgefið er að nafnið bounce verði notað. Virkjaðu þróunarham og farðu í Stillingar → Tæknileg → Tölvupóstar: Alias Domains til að nálgast stillingarnar.
Athugasemd
Á Odoo Online, þegar sjálfgefinn sendingarpóstsþjónn er notaður, er return-path-fangið þvingað á gildið bounce@company-name.odoo.com óháð því gildi sem er stillt sem bounce-samnefni.
Þegar villa kemur upp berst tilkynning og hún birtist sem rautt umslag í spjallþræðinum. Í sumum tilvikum getur rauða umslagið aðeins innihaldið skilaboðin no error, sem þýðir að um er að ræða villu sem Odoo gat ekki meðhöndlað.
Tilkynning birtist einnig við Discuss-táknið á yfirlitsstikunni.
Dæmi
Ef netfang viðtakanda er rangt, mun smella á rauða umslagið í spjallþræðinum gefa villuboð sem inniheldur ástæðu bilunarinnar.
Taka við tölvupóstum með sjálfgefinni stillingu Odoo
Á Odoo Online og Odoo.sh eru netfangssamnefni, svarföng og bounce-föng forstillt. Þessi föng nota alias-lénið sem er sjálfkrafa bætt við staðlaðan gagnagrunn.
Dæmi
Að gera ráð fyrir að vefslóð gagnagrunnsins sé https://mydatabase.odoo.com, er alias-lénið mydatabase.odoo.com sjálfkrafa búið til. Catchall og bounce er hægt að nota og föngin eru catchall@mydatabase.odoo.com og bounce@mydatabase.odoo.com.
Ef CRM-forritið er uppsett og söluteymi með samnefnið info er búið til, er hægt að nota info@mydatabase.odoo.com strax. Sama á við um öll önnur samnefni sem búin eru til í öðrum forritum.
Lénið gagnagrunnsins er tilbúið til notkunar til að taka við tölvupóstum án frekari stillinga.
Nota mörg Odoo undirléni
Á Odoo Online er eina Odoo undirléni það sem er skilgreint við stofnun gagnagrunnsins.
Á Odoo.sh er hægt að nota mörg Odoo undirléni. Í stillingum greinar er hægt að bæta við fleiri Odoo undirlénum svo framarlega sem þau eru ekki þegar notuð í annarri grein. Þessi léni þarf síðan að bæta við alias-léni til að fyrirtæki geti notað þau.
Nota sérsniðið lén fyrir innkominn tölvupóst
Alias-lénið verður að vera valið í almennum stillingum. Ef þú ert með mörg fyrirtæki þarf hvert og eitt að vera stillt.
Öll samnefni munu nota þetta sérsniðna lén. Svör á líkön þar sem samnefni er stillt fara til [alias]@my-custom-domain.com. Svör á önnur líkön fara á catchall í gegnum catchall@my-custom-domain.com.
Mikilvægt
Ef tölvupóstar eru sendir með tölvupóstþjónum Odoo á meðan sérsniðið lén er notað, fylgdu þá leiðbeiningunum „Nota sérsniðið lén með tölvupóstþjóni Odoo".
Þar sem þetta sérsniðna lén er notað eru allir tölvupóstar sem nota samnefni (svör, bounce og bein sending) sendir á netfang lénisins. Þeir berast því á tölvupóstþjóninn sem tengdur er léninu (MX-færsla). Til að birta þá í spjallþræðinum eða búa til nýjar færslur þarf að sækja þessa innkomna tölvupósta inn í Odoo gagnagrunninn.
| Aðferð | Kostir | Gallar | |
|---|---|---|---|
| Framsendingar | Framsendingar | Auðvelt að setja upp, tölvupóstar eru sendir beint í gagnagrunninn. | Hvert samnefni gagnagrunns þarf að vera stillt sérstaklega. |
| Innkominn póstsþjónn | Innkominn póstsþjónn | Gerir kleift að geyma afrit af tölvupóstinum í pósthólfinu (með IMAP). Gerir kleift að búa til færslur í valið líkan. | Fer eftir CRON, sem þýðir að tölvupóstar eru ekki sóttir strax í gagnagrunninn. Hvert samnefni gagnagrunns þarf að vera stillt sérstaklega. |
| MX-færsla | MX-færsla | Aðeins þarf að búa til eina færslu til að öll samnefni virki rétt. | Krefst notkunar undirléns. Krefst ítarlegrar tæknilegrar þekkingar. |
Mikilvægt
Fyrir innbyggða gagnagrunna (on-premise) krefjast framsendinga- og MX-færsluaðferðirnar einnig stillingar á póstgáttarforskriftinni (mail gateway script). Að fara í gegnum þessa forskrift krefst ítarlegrar tæknilegrar og innviðaþekkingar.
Mikilvægt
Skoðaðu skjölun þjónustuaðilans þíns til að fá nákvæmari upplýsingar um hvernig á að meðhöndla aðferðirnar sem lýst er hér að neðan.
Framsendingar
Ef gagnagrunnurinn er hýstur á Odoo Online eða Odoo.sh, er mælt með því að nota tilvísanir (redirections). Þær gera kleift að taka á móti skilaboðum án tafar í gagnagrunninn.
Það er skylda að beina catchall og bounce-tölvupóstfangi yfir á Odoo-undirlénsins gagnagrunninn. Öll önnur samnefni (aliases) sem eru í notkun verða einnig að vera beind þangað.
Dæmi
Með einu söluteymi þarf eftirfarandi tilvísanir:
catchall@company-name.com→catchall@company-name.odoo.combounce@company-name.com→bounce@company-name.odoo.cominfo@company-name.com→info@company-name.odoo.com
Mikilvægt
Sumir þjónustuaðilar biðja um að staðfesta tilvísunina með því að senda hlekk á marktölvupóstfangið. Þetta getur verið vandamál fyrir catchall og bounce þar sem þau eru ekki notuð til að búa til færslur.
- Breyttu catchall-gildinu á póstfangslénsinu. Þróunarhamur verður að vera virkur til að fá aðgang að þessum valmynd. Til dæmis má breyta því úr
catchallítemp-catchall. Þetta gerir kleift að notacatchallsem staðbundinn hluta annars samnefnis. - Opnaðu forrit sem notar samnefni. Til dæmis inniheldur CRM samnefni fyrir hvert söluteymi. Stilltu
catchallsem staðbundinn hluta samnefnis söluteymisins. - Staðfestingarpósturinn mun búa til færslu í CRM-forritinu. Tölvupósturinn sem sendur er verður sýnilegur í samskiptastreyminu (chatter), sem gerir þér kleift að staðfesta tilvísunina.
- Gleymdu ekki að breyta samnefni söluteymisins og catchall-gildinu á póstfangslénsinu aftur í það sem það var áður en þú hófst þessa aðferð.
Athugasemd
Annar valkostur við tilvísanir er framsending (forwarding). Með framsendingu verður tölvupóstfangið sem sendir áfram skráð sem sendandi, en með tilvísunum er upprunalegi sendandinn alltaf sá sami.
Móttökupóstþjónar
Eins og getið er um hér að ofan, er mælt með því að nota tilvísanir til að taka á móti tölvupósti í Odoo. Hins vegar er einnig hægt að setja upp móttökupóstþjóna. Þessi aðferð felur í sér að búa til móttökupóstþjón fyrir hvert pósthólf á þjóninum þínum — catchall, bounce og öll samnefni gagnagrunnsins — til að sækja alla innkomna tölvupósta. Móttökupóstþjónar eru búnir til með því að fara í Stillingar → Tæknilegt → Tölvupóstur: Móttökupóstþjónar.
Mikilvægt
Við mælum með því að nota IMAP-samskiptareglur frekar en POP, þar sem IMAP sækir alla ólesna tölvupósta, en POP sækir alla sögu tölvupóstanna og merkir þá síðan sem eydda í pósthólfinu þínu.
Ábending
Einnig er hægt að tengja pósthólf í gegnum Gmail með Google OAuth eða Outlook með Microsoft Azure OAuth.
Óháð þeirri samskiptareglu sem valin er, eru tölvupóstar sóttir með því að nota tímasettu aðgerðina Mail: Fetchmail Service.
Að auki gefur notkun móttökupóstþjóns í Odoo tækifæri til að búa til nýjar færslur í tilteknu líkani. Hver móttökupóstþjónn getur búið til færslur í öðru líkani.
Dæmi
Tölvupóstar sem berast á task@company-name.com eru sóttir af Odoo-gagnagrunninum. Allir sóttir tölvupóstar munu búa til nýtt verkefnaverkefni í gagnagrunninum.
MX-færsla
Þriðji valkosturinn er að búa til MX-færslu í DNS-svæðinu þínu sem tilgreinir þann póstþjón sem sér um tölvupósta sem sendir eru á lénið þitt. Þekking á háþróaðri tækni er nauðsynleg.
Mikilvægt
Þessi stilling virkar aðeins með undirléni á Odoo Online eða Odoo.sh-innviðunum (t.d. @mail.mydomain.com). Beindu MX-færslunni frá sérsniðna undirlénsinu að Odoo-undirléni gagnagrunnsins þíns, t.d. frá mail.mydomain.com til dbname.odoo.com.
Hér að neðan eru settar fram nokkrar upplýsingar eftir hýsingargerð:
Odoo Online
Sérsniðna undirlénsið verður að bæta við í Odoo-gáttina þína.
Óendanlegar tölvupóstlykkjur
Í sumum tilvikum geta óendanlegar póstlykkjur myndast. Odoo veitir nokkra vernd gegn slíkum lykkjum og tryggir að sami sendandi geti ekki sent of marga tölvupósta sem myndu búa til færslur á samnefni á tilteknum tíma.
Sjálfgefið getur tölvupóstfang sent allt að 20 tölvupósta á 120 mínútum. Ef fleiri tölvupóstar eru sendir, eru þeir lokaðir og sendandinn fær eftirfarandi skilaboð:
Til að breyta sjálfgefna hegðuninni, virkjaðu þróunarham, farðu síðan í Stillingar → Tæknilegt → Færibreytur: Kerfisfæribreytur til að bæta við tveimur færibreytum.
- Fyrir fyrstu færibreytuna, sláðu inn
mail.gateway.loop.minutessem Lykil og veldu fjölda mínútna sem Gildi (120er sjálfgefin hegðun). - Fyrir aðra færibreytuna, sláðu inn
mail.gateway.loop.thresholdsem Lykil og veldu fjölda tölvupósta sem Gildi (20er sjálfgefin hegðun).
Mikilvægt
Þessar færibreytur eru aðeins notaðar til að koma í veg fyrir stofnun nýrra færslna. Þær koma ekki í veg fyrir svör sem bætast við samskiptastreymið (chatter).
Kerfisfæribreyta fyrir leyfilegt samnefnislén
Samnefni fyrir móttöku eru stillt í Odoo-gagnagrunninum til að búa til færslur með því að taka á móti innkomnum tölvupóstum. Til að skoða samnefni sem eru stillt í Odoo-gagnagrunninum, virkjaðu fyrst þróunarham. Farðu síðan í Stillingar → Tæknilegt → Samnefni.
Eftirfarandi kerfisfæribreyta, mail.catchall.domain.allowed, stillt með leyfilegum samnefnisléngildum aðskildum með kommum, síar rétt heimilisfærð tölvupósta til samnefna. Með því að stilla lénin sem samnefnið getur búið til miða, leiðir, tækifæri o.s.frv. fyrir, er komið í veg fyrir ranga jákvæðni þar sem tölvupóstföng með aðeins forskeytið (local-part) en ekki lénið eru til staðar.
Í sumum tilvikum hafa samsvörun fundist í Odoo-gagnagrunninum þegar tölvupóstur berst með sama samnefnisforskeytið og öðruvísi léni á innkomna tölvupóstfanginu. Þetta á við um sendanda, viðtakanda og CC-tölvupóstföng á innkomnum tölvupósti.
Dæmi
Þegar Odoo tekur á móti tölvupóstum með commercial-samnefnisforskeytinu í sendanda, viðtakanda eða CC-tölvupóstföngum (t.d. commercial@example.com), meðhöndlar gagnagrunnurinn tölvupóstinn ranglega sem fullt commercial-samnefni með öðruvísi léni og býr þar af leiðandi til miða/leiðir/tækifæri o.s.frv.
Til að bæta við kerfisfæribreytunni mail.catchall.domain.allowed, virkjaðu fyrst þróunarham. Farðu síðan í Stillingar → Tæknilegt → Kerfisfæribreytur. Smelltu á Nýtt. Sláðu síðan inn mail.catchall.domain.allowed í reitinn Lykill.
Næst, í reitinn Gildi, bættu við lénum aðskildum með kommum. Vistaðu handvirkt með Vista og kerfisfæribreytan tekur strax gildi.
Uppgötvun á innkomnum tölvupóstum byggð á staðbundnum hluta
Þegar nýtt samnefni er búið til er valkostur til að virkja Uppgötvun á innkomnum tölvupóstum byggð á staðbundnum hluta. Ef þetta er virkjað, þarf Odoo aðeins að staðbundni hlutinn (local-part) að passa til að beina innkomnum tölvupósti. Ef þessi eiginleiki er slökktur, þarf Odoo að heilt tölvupóstfang að passa til að beina innkomnum tölvupósti.