Flýtiblað fyrir bókhald

Það sem er í eigu fyrirtækis (eign) er fjármagnað með skuldum sem endurgreiða þarf (skuldir) eða eigin fé (hagnaði, hlutafé).

Mismunur er á eignum og gjöldum:

• Eign er auðlind með fjárhagslegt gildi sem einstaklingur, fyrirtæki eða ríki á eða hefur stjórn á, með væntingu um framtíðarávinning. Eignir birtast á efnahagsreikningi. Þær eru keyptar eða skapaðar til að auka virði fyrirtækis eða styðja rekstur þess.

• Gjöld eru kostnaður við rekstur sem fyrirtæki ber til að afla tekna.

Reikningslykill

Reikningslykillinn listar alla reikninga fyrirtækisins: bæði efnahagsreikningsreikninga og rekstrarreikningsreikninga. Sérhver færsla er skráð með debet- og kreditfærslum á marga reikninga í dagbókafærslu. Að vissu leyti er reikningslykill eins og DNA fyrirtækisins!

Hver reikningur í reikningslykli tilheyrir ákveðnum flokki. Í Odoo hefur hver reikningur einkvæman kóða og fellur í einn af þessum flokkum:

• Eigið fé og víkjandi skuldir
  • Eigið fé er fé sem hluthafar leggja til til að fjármagna starfsemi fyrirtækisins.
  • Víkjandi skuldir eru fé sem þriðji aðili lánar fyrirtæki til að fjármagna starfsemi þess. Við slit fyrirtækis eru þessir aðilar endurgreiddir á undan hluthöfum.
• Fastafjármunir eru áþreifanlegir (líkamlegir) hlutir eða eignir sem fyrirtæki kaupir og nýtir við framleiðslu vöru og þjónustu. Fastafjármunir eru langtímaeignir, þ.e. með endingartíma lengri en eitt ár. Þeir fela einnig í sér fasteignir, verksmiðjur og tæki (oft nefnt „PP&E“) og eru sýndir á efnahagsreikningi sem slíkir.
• Veltufjármunir og skammtímaskuldir
  • Veltufjármunir eru línuliður á efnahagsreikningi undir Eignum og fela í sér allar eignir sem hægt er að breyta í reiðufé innan eins árs. Dæmi: reiðufé, reiðufjárhliðstæður, viðskiptakröfur, vörubirgðir, verðbréf, fyrirframgreiddar skuldbindingar og aðrar lausafjármunir.
  • Skammtímaskuldir eru skammtímafjárskuldbindingar fyrirtækis sem gjaldfalla innan eins árs. Dæmi er skuld við birgja (viðskiptaskuldir).
• Banka- og reiðufjárreikningar
  • Bankareikningur er reikningur hjá banka eða fjármálastofnun þar sem færslur milli banka og viðskiptavinar eru skráðar.
  • Reiðufjárreikningur, eða cash book, er skrá þar sem allar reiðufjárfærslur eru skráðar. Hann inniheldur bæði móttöku- og greiðsludagbækur fyrir reiðufé.
• Gjöld og tekjur
  • Gjöld eru kostnaður við rekstur sem fyrirtæki ber til að afla tekna; það sem þarf að greiða fyrir að afla einhvers. Algeng gjöld eru greiðslur til birgja, laun, húsaleiga fyrir verksmiðjur og afskriftir búnaðar.
  • Tekjur vísa almennt til fjármuna, eigna og annarra verðmæta sem berast yfir tiltekið tímabil í skiptum fyrir þjónustu eða vörur.

Dæmi

Dagbókafærslur

Allir fjármálaskjöl fyrirtækisins (t.d. reikningur, bankayfirlit, launaseðill, samningur um hlutafjáraukningu) eru skráðir sem dagbókafærsla sem hefur áhrif á marga reikninga.

Til að dagbókafærsla sé jöfnuð verða heildar debetfærslur hennar að jafnast við heildar kreditfærslur.

Jöfnun

Jöfnun er ferlið við að tengja bókhaldsfærslur á tilteknum reikningi og para saman debet og kredit.

Megintilgangurinn er að tengja greiðslur við samsvarandi reikninga til að merkja þá greidda. Þetta er gert með jöfnun á reikningi viðskiptakrafna og/eða reikningi viðskiptaskulda.

Jöfnun fer fram sjálfvirkt þegar:

• greiðslan er skráð beint á reikninginn
• tengsl milli greiðslna og reikninga finnast við samsvörun bankafærslna

Afstemming bankareiknings

Afstemming bankareiknings felur í sér að samsvara línum á bankayfirliti (frá bankanum) við færslur sem eru skráðar innanhúss (greiðslur til birgja eða frá viðskiptavinum). Fyrir hverja línu á bankayfirliti er hægt að:

• jafna við áður skráða greiðslu: greiðsla er skráð þegar móttekinn er tékkur frá viðskiptavini og síðan jöfnuð við bankayfirlitið.
• skrá sem nýja greiðslu: bókhaldsfærsla greiðslunnar er stofnuð og jöfnuð við viðkomandi reikning þegar unnið er úr bankayfirlitinu.
• skrá sem aðra færslu: bankamillifærslu, beina skuldfærslu o.s.frv.

Odoo ætti sjálfkrafa að jafna flestar færslur; aðeins fáar þurfa handvirka yfirferð. Þegar afstemmingu bankareiknings er lokið, á staða bankareiknings í Odoo að samsvara stöðu bankayfirlitsins.