Stuðningssímtöl með Odoo Phone

Odoo Phone er gagnlegt verkfæri fyrir þjónustuteymi til að hafa samband við viðskiptavini sem þurfa aðstoð. Með Phone-forritinu má bæta ánægju viðskiptavina, draga úr stuðningskostnaði og leyfa þjónustufulltrúum að vafra um Odoo-gagnagrunn á meðan þeir eru í símtali.

Í stað þess að vera bundnir skrifborði geta þjónustufulltrúar tekið símtöl hvar sem þeir hafa aðgang að Phone-appinu í Odoo.

Skrá inn í stuðningsröð

Ef símtalabiðraðir eru settar upp, hefst vaktin með því að skrá sig inn í biðröð.

Smelltu á (Sýna Softphone) efst til hægri í Odoo. Smelltu svo á (lyklaborð), sláðu inn tengikóða fulltrúa og smelltu á (sími).

Þegar þjónustufulltrúi hringir tengikóða fulltrúa heyrist stutt skilaboð sem staðfesta að hann sé skráður inn í biðröðina. Þaðan fær fulltrúinn símtöl í samræmi við stefnu símtalabiðraðar stjórnanda. Þegar símtal berst birtist Phone-viðmótið neðst til hægri með símanúmeri hringjanda og nafni ef númerið er tengt við prófíl viðskiptavinar.

Hringja í viðskiptavin úr stuðningsmiða

Sem hluti af daglegum verkum getur þjónustufulltrúi þurft að hringja í viðskiptavini með opna miða. Með Odoo Phone getur fulltrúinn verið áfram í Odoo-gagnagrunninum allan tíman.

Á forsíðu gagnagrunnsins: Opnaðu Helpdesk-forritið, farðu inn í þjónustuborð og opnaðu miða. Ef engin símtalsaðgerð er þegar áætluð, smelltu á Aðgerðir í samskiptaglugga miðans (chatter), stilltu Tegund aðgerðar á Símtal, fylltu út restina af eyðublaðinu og smelltu á Skipuleggja.

Hér eru þrír máta til að hringja:

• Færðu bendil yfir reitinn Sími á miðanum og smelltu á Hringja.
• Smelltu á símanúmer viðskiptavinar í samskiptaglugga miðans.
• Efst til hægri, smelltu á (Sýna Softphone) til að opna Phone-viðmótið. Á flipanum Aðgerðir, veldu símtalið og smelltu síðan á (sími) neðst í viðmótinu.

Vinna meðan á símtali stendur

Þegar símtal hefst getur þjónustufulltrúi haldið áfram að vafra um Odoo. Í Phone-viðmótinu eru einnig flýtitákn til að framkvæma algengar aðgerðir, t.d. senda tölvupóst eða opna prófíl viðskiptavinar. Sjá nánar um gögn sem þjónustufulltrúi getur nálgast í símtali.

Fulltrúinn getur einnig framkvæmt eftirfarandi í símtali:

• (framsenda): Framsenda símtalið til annars teymismeðlims.
• (hljóðnemi): Þagna (slökkva á hljóði) hjá sér í símtali.
• (bið): Setja hringjanda á bið.

Fylgja eftir símtali

Phone-viðmótið getur sinnt mörgum algengum eftirfylgniverkum, en hægt er að fara um Odoo fyrir aðgerðir sem ekki eru í viðmótinu.

Dæmi um eftirfylgni sem hægt er að gera beint úr Phone-viðmótinu:

• Senda eftirfylgnitölvupóst með bilanaleitarskrefum með (bréfapoki).
• Uppfæra póstfang viðskiptavinar með því að smella á (notandi) til að opna prófíl hans.
• Skipuleggja annað símtal með því að smella á (klukka), stilla Tegund aðgerðar á Símtal og fylla út rest.

Ljúka stuðningssímtali

Til að ljúka símtalinu, smelltu á rauða (sími) neðst til hægri í Phone-viðmótinu. Þá er símtalið skráð í samskiptaglugga miðans.

Ef það hefur ekki þegar verið gert, merktu símtalsaðgerðina lokið. Farðu í samskiptaglugga miðans, finndu hlutann Áætlaðar aðgerðir og smelltu á Merkja lokið á áætluðu símtali til að fjarlægja það af flipanum Næstu aðgerðir í Phone-viðmótinu.

Skrá sig út úr stuðningsröð

Þegar vakt lýkur, eða við hlé, er hægt að skrá sig út úr símtalabiðröðinni.

Smelltu á (Sýna Softphone) efst til hægri í Odoo. Smelltu svo á (lyklaborð), sláðu inn aftengikóða fulltrúa og smelltu á (sími).

Þegar hringt er í aftengikóða fulltrúa heyrist stutt skilaboð sem staðfesta að viðkomandi sé skráður út úr biðröðinni. Eftir það fær fulltrúinn ekki fleiri stuðningssímtöl fyrr en hann skráir sig inn aftur.