Loka miðum
Eftir að vinna er lokið á miða í Helpdesk appinu er hægt að loka honum á nokkra vegu. Handvirk lokun leystra miða heldur flæðinu uppfærðu, en sjálfvirk lokun óvirkra miða kemur í veg fyrir óþarfa teppandi mál. Ef viðskiptavinir mega loka eigin miðum minnkar ruglingur um hvort mál teljist leyst eða ekki. Þetta eykur afkastagetu stuðningsteyma og ánægju viðskiptavina.
Loka leystum miðum handvirkt
Eftir því sem vinna á miða miðar áfram er honum færð í næsta stig í flæðinu. Þegar málið er leyst er miðinn færður í fellt stig. Það merkir miðann sem lokaðan.
Til að fella stig: Farðu í Helpdesk yfirlitið og opnaðu teymi til að sjá flæðið. Færðu bendilinn yfir heiti stigsins og smelltu svo á tannhjólstáknið (gear) sem birtist efst til hægri í Kanban-dálkinum fyrir það stig.
Viðvörun
Með því að smella á tannhjólið birtist líka valkosturinn að fella (Fold) stigið. Sá valkostur fellir stigið tímabundið til að einfalda Kanban-sýn. Þetta lokar ekki miðum á þessu stigi og fellir ekki stigið varanlega. Ef fella þarf stig svo miðum sé hægt að merkja sem lokað, haltu áfram samkvæmt skrefunum hér fyrir neðan.
Veldu Breyta í valmyndinni sem birtist. Það opnar stillingar stigsins. Hakaðu við gátreitinn Fellt í Kanban og smelltu síðan á Vista og loka til að staðfesta breytingar. Nú marka miðarnir sem lokaðir um leið og þeir komast á þetta fellda stig.
Loka óvirkum miðum sjálfkrafa
Miðum sem hafa verið óvirkir í tiltekinn tíma má loka sjálfkrafa. Þá eru þeir færðir á fellt stig.
Farðu á stillingasíðu teymisins: Helpdesk --> Stillingar --> Helpdesk teymi. Undir Sjálfsafgreiðsla virkjarðu Sjálfvirk lokun.
Ef aðeins eitt stig teymisins er fellt í Kanban-sýn er það sjálfvalið í reitnum Færa í stig. Ef teymið er með fleiri en eitt fellt stig er það stig sem er fyrst í flæðinu sjálfgefið fyrir þennan reit. Ef ekkert stig er fellt er sjálfgefið val síðasta stig flæðisins.
Reiturinn Eftir daga án virkni er sjálfgefið 7, en hægt er að breyta því ef þörf er á.
Viðvörun
Reiturinn Eftir daga án virkni tekur ekki vinnudagatalið með í reikninginn þegar fylgst er með óvirkni miða.
Ef aðeins ákveðin stig eiga að telja með við talningu óvirknidaga má bæta þeim við í reitinn Í stigum.
Dæmi
Flæði teymis er búið til með eftirfarandi stigum:
NewIn ProgressCustomer FeedbackClosed
Miðar geta setið á stiginu Customer Feedback, því þegar mál er leyst bregðast viðskiptavinir ekki alltaf strax við. Þá má loka miðum sjálfvirkt. Hins vegar geta miðarnir á stigunum New og In Progress verið óvirkir vegna úthlutunar eða álags. Sjálfvirk lokun á þeim miðum gæti valdið því að mál fari óleyst.
Því yrðu stillingar fyrir Sjálfvirka lokun settar svona:
- Sjálfvirk lokun: virkt
- Færa í stig:
Solved - Eftir
7daga án virkni - Í stigum:
Customer Feedback
Virkja að viðskiptavinir geti lokað eigin miðum
Með því að virkja stillinguna Lokun af viðskiptavinum geta viðskiptavinir lokað eigin miðum þegar þeir telja að máli sé lokið.
Farðu í Helpdesk --> Stillingar --> Helpdesk teymi og veldu teymi. Á stillingasíðu teymisins, farðu í hlutann Sjálfsafgreiðsla og hakaðu við Lokun af viðskiptavinum.
Eftir að lokunarstillingar hafa verið virkjaðar birtist hnappurinn Loka miða fyrir viðskiptavini þegar þeir skoða miðann sinn í Mínar síður (þjónustugátt).
Athugið
Viðskiptavinir geta skoðað miðana sína með því að smella á tengilinn Skoða miðann sem þeir fá í tölvupósti. Tengillinn er innifalinn í sniðmátinu Request Acknowledgment, sem er sjálfgefið bætt við fyrsta stig teymis. Þessi tengill krefst ekki aðgangs að þjónustugátt til að skoða eða svara miða.
Viðskiptavinir með aðgang að þjónustugátt geta skoðað miðana sína undir .