Bandaríkin

Launavæðing fyrir Bandaríkin nær yfir útreikninga launa starfsmanna, þar á meðal launatengda skatta bæði starfsmanna og vinnuveitenda. Hún tekur mið af reglum á alríkis- og fylkisstigi.

Eftirfarandi fylki eru innifalin í þessari staðfærslu:

• California (CA)
• New York (NY)
• Texas (TX)
• Florida (FL)
• Colorado (CO)
• Alabama (AL)
• Washington (WA)
• Nevada (NV)
• Vermont (VT)
• Illinois (IL)
• Virginia (VA)
• Washington, D.C. (DC)
• Arizona (AZ)
• Idaho (ID)
• Oregon (OR)
• North Carolina (NC)

Áður en þú stillir staðfærslu Bandaríkjanna skaltu skoða almenna skjölun fyrir launavinnslu, sem nær yfir grunnupplýsingar fyrir allar staðfærslur og sameiginlegar stillingar og reiti.

Forrit og einingar

Settu upp eftirfarandi einingar til að fá alla eiginleika launavæðingar fyrir Bandaríkin:

Almennar stillingar

Fyrst þarf að stilla fyrirtækið. Farðu í Stillingar forritið -> Notendur & Fyrirtæki -> Fyrirtæki. Veldu viðkomandi fyrirtæki af listanum og stilltu eftirfarandi reiti:

• Heiti fyrirtækis: Sláðu inn heiti fyrirtækis.
• Heimilisfang: Fylltu út fullt heimilisfang, þar með talið Borg, Fylki, Póstnúmer og Land.

  Mikilvægt

  Fylkið sem valið er í heimilisfangi fyrirtækisins er sjálfgefið skráð sem vinnustaður starfsmanns og er notað til að reikna launaskatta.

• Skattanúmer: Sláðu inn EIN fyrirtækisins.
• Auðkenni fyrirtækis: Sláðu inn fylkisauðkenni fyrirtækisins.
• Gjaldmiðill: Sjálfgefið er valið USD. Ef ekki, veldu USD í fellivalmynd.
• Sími: Sláðu inn símanúmer fyrirtækisins.
• Netfang: Sláðu inn netfang fyrir almenn samskipti.

Starfsfólk

Allir starfsmenn sem eru greiddir þurfa að hafa starfsmannaspjöld sín uppsett fyrir launavæðingu Bandaríkjanna. Viðbótarreitir bætast við eftir að gagnagrunnur hefur verið stilltur fyrir Bandaríkin.

Til að uppfæra starfsmannaspjald, opnaðu forritið Employees og opnaðu viðkomandi starfsmann. Stilltu nauðsynlega reiti á starfsmannaspjaldinu í viðeigandi flipum.

Flipinn Vinna

Sláðu inn Vinnustaðarheimilisfang starfsmanns í kaflanum Staðsetning á Vinna flipanum.

Flipinn Persónuupplýsingar

Gakktu úr skugga um að starfsmaðurinn hafi að minnsta kosti einn traustan bankareikning skráðan í reitnum Bankareikningar í kaflanum Einkatengiliður.

Þessir reikningar eru notaðir til að greiða laun með sjálfvirkni í gegnum NACHA greiðsluskrá. Ekki er hægt að vinna laun fyrir starfsmenn án trausts bankareiknings. Ef enginn traustur bankareikningur er stilltur birtist viðvörun á stjórnborði Launa og villa kemur upp þegar reynt er að keyra laun.

Gakktu einnig úr skugga um að gildt SSN nr. sé skráð í kaflanum Ríkisborgararéttur. Síðustu fjórar tölur SSN birtast á launaseðlum starfsmanns.

Flipinn Laun

Kaflinn Yfirlit samnings

Þessi kafli inniheldur upplýsingar sem ráða launaútreikningum. Gakktu úr skugga um að eftirfarandi reitir séu stilltir:

• Samningur: Gildistíma launakjara má uppfæra eftir þörfum.
• Launategund: Veldu hvernig starfsmanni er greitt.
  • Veldu Föst laun fyrir launamenn sem fá sömu upphæð í hverri launatímabil.
  • Veldu Laun á tíma fyrir starfsmenn sem eru greiddir eftir unnum tímum.

  Ábending

  Stilltu sjálfgefið Launategund í tegund launastrúktúrs til að geta stillt marga starfsmenn í einu. Hægt er að víkja frá sjálfgefnu á einstökum starfsmönnum ef undantekningar þarf.

• Tegund samnings: Ákvarðar hvernig starfsmaður er greiddur og flokkaður, t.d. Launamaður – undanþeginn, Launamaður – ekki undanþeginn, Tímakaup.

  Mikilvægt

  Þessi reitur birtist á launaseðlum. Sums staðar er krafist að launaseðlar sýni hvort starfsmaður sé undanþeginn eða ekki undanþeginn yfirvinnu. Gakktu úr skugga um að valið sé í samræmi við lög í viðkomandi fylki.

• Launaflokkur: Veldu United States: Employee. Þetta skilgreinir hvenær starfsmanni er greitt, sjálfgefna vinnudagskrá hans og hvaða tegund vinnufærslu á við.

Kaflinn Dagskrá

• Uppspretta vinnufærslna: Skilgreinir hvernig vinnufærslur eru myndaðar fyrir laun á tilteknu launatímabili. Valkostir:
  • Vinnutafla: Byggt á úthentri vinnudagskrá starfsmanns (t.d. 40 klst. á viku).
  • Viðvera: Byggt á samþykktum inn- og útstigum í forritinu Attendances.
  • Áætlanir: Byggt á skipulögðum vöktum í forritinu Planning.
• Aukastundir: Hakaðu við til að leyfa forritinu Attendances að bæta við öllum auka vinnufærslum sem starfsmaður skráir.
• Vinnutímar: Veldu sjálfgefna vinnudagskrá í fellivalmynd. Þetta skiptir sérstaklega máli fyrir starfsmenn sem geta fengið greidda yfirvinnu (yfirleitt tímakaupsstarfsmenn, ekki launamenn).

W-2 eyðublað

W-2 er árlegt skattframtalseyðublað sem sýnir laun, skatta og ávinninga starfsmanns. Starfsmenn nota það til að skila skattframtali. Valkostirnir hér að neðan samsvara gátreitum í reit 13 á W-2 eyðublaði. Hakaðu við það sem á við um starfsmanninn.

• Lögbundinn starfsmaður: Hakaðu við ef starfsmaður er undanþeginn tekjuskatti en greiðir FICA gjöld.
• Lífeyrisáætlun: Hakaðu við ef starfsmaður greiðir í lífeyrisáætlun á vegum vinnuveitanda.
• Greitt veikindaleyfi frá þriðja aðila: Hakaðu við ef starfsmaður er í áætlun þar sem veikindagreiðslur kunna að koma frá þriðja aðila (t.d. tryggingafélagi) á árinu.

W-4 eyðublað

W-4 er eyðublað hjá IRS sem ákvarðar alríkisstaðgreiðslu skatts af launum starfsmanns, sem vinnuveitandi skilar beint til IRS.

Stilltu alla viðeigandi reiti fyrir starfsmanninn í þessum kafla.

Skattskil ríkis

Hjúskaparstaða starfsmanns hefur áhrif á launaskatta. Stilltu eftirfarandi reiti um stöðu og eftirhald.

• Staða: Veldu í fellivalmynd alríkis skattstöðu starfsmanns. Valkostir eru Single, Married/RDP filing jointly, Married/RDP filing separately, Head of household eða Qualifying surviving spouse/RDP with child. Þetta kemur venjulega af W-4 eyðublaði starfsmanns.
• Skattstaða: Veldu í fellivalmynd ríkis skattstöðu starfsmanns, ef við á.

  Ábending

  Alríkis- og ríkisstaða þarf ekki að vera sú sama.

  Athugið

  Frá og með 2025 innheimta þessi ríki ekki tekjuskatt ríkis: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington og Wyoming. Ef til er launastaðfærsla fyrir þessi ríki eru engir samsvarandi valkostir í reitnum Skattstaða. Látið hann vera auðan.

• Eftirhaldsupphæð: Sláðu inn heildarársfjárhæð sem á að halda eftir af launum starfsmanns vegna ríkisskatta. Einungis fylla út ef starfsmaður býr í ríki sem innheimtir tekjuskatt ríkis.
• Viðbótareftirhald: Sláðu inn heildar viðbótar ársupphæð (ofan á Eftirhaldsupphæð) sem á að halda eftir af launum starfsmanns vegna ríkisskatta, ef starfsmaður býr í ríki sem innheimtir tekjuskatt ríkis.

Algeng fríðindi

Eftirfarandi flokkar fríðinda eru algengir hjá bandarískum vinnuveitendum. Fylla þarf inn samkvæmt vali starfsmanns.

Frádrættir fyrir skatt

Fríðindi fyrir skatt lækka brúttólaun starfsmanns og þar með stofn til skattútreiknings. Þau birtast fremst á launaseðli, áður en brúttólaun eru tilgreind.

Lífeyrissparnaður

Hér eru framlög starfsmanns og vinnuveitanda í 401(k) stillt. Fylltu út eftirfarandi reiti:

• 401(k): Upphæð sem tekin er af hverjum launaseðli starfsmanns. Hægt er að skrá annaðhvort hlutfall (%) af upphæð launaseðils eða fasta dollaraupphæð á seðil ($/slip).
• Mótframlag: Upphæð sem vinnuveitandi leggur á móti framlagi starfsmanns í 401(k). Hægt er að stilla sem hlutfall (%) af framlagi starfsmanns eða fasta dollaraupphæð ($/slip).
• Árlegt þak mótframlags: Ef takmörk eru á framlagi vinnuveitanda, skráðu það sem hlutfall af árstekjum/starfskjörum starfsmanns.

Heilbrigðisfríðindi

Hér eru heilsutengd framlög starfsmanns stillt. Fylltu hvern reit með þeirri upphæð sem dregin er af hverjum launaseðli starfsmanns.

Önnur fríðindi

Hér er nú einungis reiturinn Samgöngubætur (Commuter). Sláðu inn upphæð sem dregin er af hverjum launaseðli, ef við á.

Frádrættir eftir skatt

Þessir liðir teljast til frádrátta eftir skattútreikning. Þeir birtast aftarlega á launaseðli, áður en útborguð laun koma fram. Eins og er er aðeins einn reitur hér, ROTH 401(k). Sláðu inn annaðhvort hlutfall (%) af upphæð launaseðils eða fasta dollaraupphæð á seðil ($/slip) sem dregin er af launum starfsmanns og lögð inn á ROTH 401(k) reikning.

Stillingar launa

Í nokkrum hlutum Laun appsins eru sett upp launastrúktúr, strúktúrtegund, reglur og færibreytur sérhæfðar fyrir Bandaríkin.

Launastrúktúrar og strúktúrtegundir

Þegar einingin l10n_us_hr_payroll er uppsett bætist við nýr Launastrúktúr, United States: Regular Pay. Þessi strúktúr inniheldur eina Strúktúrtegund, United States: Regular Pay.

Launastrúktúrinn inniheldur allar einstakar launareglur sem segja Laun appinu hvernig reikna á launaseðla starfsmanna.

Launareglur

Til að skoða launareglurnar sem stýra launastrúktúrunum: Farðu í Laun → Stillingar → Strúktúrar og stækkaðu hópinn United States: Employee til að sjá United States: Regular Pay strúktúrtegundina. Smelltu á United States: Regular Pay til að sjá ítarlegar reglur.

Hver regla skilgreinir hvernig laun eru reiknuð, m.a. með tilliti til sölulauna, bónusa, skatta og trygginga. Rökfræðin á bak við United States: Regular Pay reglum er sem hér segir:

• Fyrstu fjórar reglurnar taka saman allar tekjur, þar á meðal grunnlaun á samningi (Grunnlaun), auk viðbótargreiðslna, s.s. Sölulaun, Þjórfé og Bónusar.
• Með því að leggja þessa innsláttarpunkta saman eru brúttólaun (Heildarlaun) reiknuð. Sú fjárhæð er grunnur fyrir launaskatta.
• Næst koma reglur um frádrátta fyrir skatt og skattskyldar tekjur, t.d. framlag í Medical tryggingar og Commuter Benefits. Eftir að Heildarlaun starfsmanns hafa verið reiknuð dregur Odoo alla frádráttarliði fyrir skatt sem skráðir eru á samning starfsmanns til að ákvarða Skattskyld laun hans.
• Því næst koma ýmsar skattareglur þar sem bæði alríkis- og ríkiseftirhald eru skilgreind. Fyrst koma alríkisreglur og síðan reglur ríkja (ef við á).

  Athugið

  Reglan um alríkiseftirhald vegna Worker's Compensation birtist eftir nokkrar ríkisbundnar eftirhaldsreglur og sést ekki á myndinni hér að ofan, en er í reglulistanum.

• Síðustu reglurnar eru frádrættir eftir skatt.
• Flipinn Önnur inntök inniheldur annað sem hefur áhrif á laun, t.d. liði sem bætast á launaseðil, eins og Þjórfé, og aðra frádráttarliði, s.s. Meðlag.
• Nettó laun starfsmanns eru þau laun sem starfsmaður fær útborguð. Formúlan er:

  Heildarlaun + Viðbótargreiðslur - Launaskattar - Almennir frádrættir

• Auk þess er sérstakur hluti í bandarískum launaútreikningi fyrir Frádrætti vinnuveitanda, sem sundurliðar þær greiðslur sem vinnuveitandi þarf að standa skil á vegna launaskatta.

  Athugið

  Reglan um frádrætti vinnuveitanda vegna Worker's Compensation birtist eftir nokkra ríkisbundna vinnuveitandafrádrætti og sést ekki á myndinni hér að ofan, en er í reglulistanum.

Færibreytur reglna

Sums konar útreikningar þurfa ákveðnar prósentur eða þök. Færibreytur reglna geta geymt gildi, annaðhvort prósentu eða fasta upphæð, sem vísað er í úr launareglum.

Flestar reglur sækja upplýsingar í færibreytumátann til að fá prósentu reglu (hlutfall) og þak (upphæð í dollurum).

Til að skoða færibreytur reglna: Farðu í Laun → Stillingar → Færibreytur reglna. Þar birtast allar færibreytur reglna ásamt tengdum Launareglum sem hægt er að opna. Leitaðu að Heiti reglu til að skoða tengdar færibreytur og breyttu ef þörf er á.

Keyra laun í Bandaríkjunum

Áður en laun eru keyrð þarf launafulltrúi að staðfesta vinnufærslur til að tryggja rétta útreikninga og finna villur. Gakktu úr skugga um að öll frí séu samþykkt og yfirvinna eðlileg.

Vinnufærslur samstillast út frá ráðningarsamningi starfsmanns. Odoo sækir í skilgreindan vinnudagatalsramma, viðveruskrár, áætlanir og samþykkt frí.

Öll misræmi eða árekstrar þarf að leysa, síðan er hægt að endurmynda vinnufærslurnar.

Þegar allt er rétt má búa til drög að launaseðlum einstaklingsbundið eða í hópum, sem í forritinu Laun heita Launahrinur.

Launakeyrsla felur í sér að tryggja rétt drag vegna launatengdra skatta, rétt nettólaun starfsmanns og að fjöldi uninna stunda endurspegli raunverulegan vinnutíma o.fl.

Þegar launahrinu er ræst, gakktu úr skugga um að tímabil, fyrirtæki og starfsmenn í hrinunni séu réttir áður en gögn eru greind eða staðfest.

Þegar drög að launaseðlum eru tilbúin, farðu yfir þau. Skoðaðu flipann Vinnudagar og Inntök og tryggðu að unnir tímar og önnur inntök séu rétt. Bættu við því sem vantar, s.s. þóknunum, þjórfé, endurgreiðslum.

Yfirfarðu síðan heildarsummur (heildarlaun, skattar starfsmanns, fríðindi, skattar vinnuveitanda, nettólaun) og smelltu á Reikna blað ef breytingar voru gerðar. Ef allt er rétt, smelltu á Staðfesta.

Bókhaldsathugun

Bókhaldsferlið við laun er tvíþætt: búa til færslubókhald og skrá greiðslur.

Stofnun færslubókhalds

Eftir að launaseðlar hafa verið staðfestir eru færslur stofnaðar annaðhvort fyrir hvern seðil eða í lotu. Færslan er fyrst búin til sem drög.

Fjórir reikningar úr bandarískum CoA fylgja launastaðfærslunni:

• 611000 Salaries & Wages: Skráir heildarlaun og hlut vinnuveitanda af launatengdum gjöldum. Hópar einnig gildi úr reglum án sértækra reikninga (t.d. fyrirtækjabundin fríðindi).
• 230100 Employee Payroll Taxes: Haldið eftir sköttum af starfsmönnum sem vinnuveitandi þarf að skila og greiða. Dálkarnir Aðili og Lýsing í færslunni sýna tiltekinn skatt.
• 230200 Employer Payroll Taxes: Hlutdeild vinnuveitanda í launatengdum sköttum sem skila þarf og greiða. Dálkarnir Aðili og Lýsing í færslunni sýna tiltekinn skatt.
• 230000 Salary Payable: Nettólaun sem skuldug eru starfsmanni.

Ef allt lítur rétt út í drögunum, bókaðu færslurnar.

Skrá greiðslur

Eftir að bókhaldsfærslur hafa verið staðfestar getur Odoo myndað greiðslur.

Hægt er að hafa Hópað eftir aðila ef aðili er tengdur launareglu.

Loka launaafgreiðslu

Ef engar villur koma upp er launakeyrslu lokið fyrir tímabilið.

Skýrslur

Bandaríska staðfærslan inniheldur nokkrar sértækar skýrslur sem veita starfsmönnum skattaupplýsingar og gera kleift að tengjast ytri aðilum, s.s. ADP.

W2 skýrsla

W2 skýrslan útbýr CSV-skrá sem gerir starfsmönnum kleift að skila W2 rafrænt hjá hugbúnaði þriðja aðila. Farðu í Laun → Skýrslugerð → Bandaríkin → W2.

Smelltu á Nýtt og opnast tómt Búa til W2 eyðublað. Stilltu Upphafsdagur og Lokadagur (yfirleitt almanaksár) og veldu Fyrirtæki ef verið er í Fjölfyrirtæki gagnagrunni.

Allar launahrinur á tímabilinu birtast í listayfirliti. Til að bæta við vöntunum, smelltu á Bæta við línu neðst og veldu skrárnar sem vantar.

Þegar tilbúið, smelltu á Mynda til að búa til CSV-skrá með samantekt allra launatengdra greiðslna á tímabilinu.

Eyðublað 941

Skýrslan Form 941 miðlar til stjórnvalda hversu miklum sambands tekjuskatti og FICA-sköttum (Medicare og Social Security) er haldið eftir af launum starfsmanna. Hún skráir einnig hlut starfsmanna í sköttum.

Til að búa til skýrsluna: Farðu í Laun → Skýrslugerð → Bandaríkin → Form 941. Smelltu á Nýtt og opnast ný Form 941 síða. Stilltu efri hluta formsins, þar með talið Fyrirtæki, Skattaár, Ársfjórðungur, Greiðsluleið til IRS (hvernig greitt er til IRS) og Innborgunartíðni og skattskuldbinding (hversu oft er greitt til IRS).

Allar launahrinur á tímabilinu birtast í listayfirliti. Til að bæta við vöntunum, smelltu á Bæta við línu neðst og veldu skrárnar sem vantar.

Þegar búið er, smelltu á Mynda; skýrslan myndast sem CSV og birtist á mælaborði Form 941. Fyrirtæki sækja síðan skrána og skila í gegnum þjónustu þriðja aðila til rafrænnar skilagjafar.

Form 940

Skýrslan Form 940 sýnir árlegt FUTA (Federal Unemployment Tax Act) sem haldið er eftir vegna launa.

Farðu í Payroll -> Reporting -> United States -> Form 940. Smelltu á Nýtt og ný síða fyrir Form 940 opnast. Stilltu upplýsingarnar efst á eyðublaðinu: Fyrirtæki, Skattaár, Launagreiðandi í einu ríki, Vinnuveitandi í mörgum ríkjum, Greitt í Credit Reduction State og Greiðslumáti IRS (hvernig fjármunum er skilað til IRS).

Allar launalotur fyrir tímabilið birtast í listayfirliti. Til að bæta við vantarandi lotum, smelltu á Bæta við línu neðst á listanum og veldu þær sem vantar.

Þegar búið er, smelltu á Búa til. Skýrslan er þá búin til sem CSV-skrá og birtist á mælaborði Form 940 skýrslunnar. Fyrirtæki sækja og senda síðan þessa skýrslu í gegnum þriðja aðila til rafrænnar innsendingar.

Flytja gögn út í forrit þriðja aðila

Skýrslan ADP Export býr til CSV-skrá sem hægt er að senda til ADP, sem sér þá um að greiða starfsmönnum.

CSV-skráin dregur saman unnar stundir starfsmanna á tilteknu tímabili og tengir við mánaðarlaun eða tímakaup. Skýrslan er unnin út frá vinnuskilum eftir að frítöku hefur verið staðfest.

Útflutningssniðið er hannað til að samsvara ADP-sniði. Þar sem fyrirtæki geta sérsniðið gáttina sína og þurft breytingar, er gögnunum ætlað að renna inn í ADP til launavinnslu.