Tegundir leyfa

Eitt af því fyrsta sem þarf að stilla í Time Off appinu eru tegundir leyfa.

Þegar starfsmenn óska eftir leyfi þurfa þeir að tilgreina tegund leyfis, eins og veikindaleyfi, orlof o.s.frv. Tegund leyfis ræður m.a. því hvernig beiðnin er gerð (klukkustundir, hálfir dagar eða dagar) og hvernig hún er samþykkt.

Til að skoða núverandi tegundir leyfa: Farðu í Time Off appið → Configuration → Time Off Types. Tegundir leyfa birtast í listayfirliti.

Time Off appið kemur með sex forstilltum tegundum leyfa: Launað leyfi, Veikindaleyfi, Ólaunað, Jöfnunardagar, Aukafrí og Aukatímar. Hægt er að breyta þeim eða nota þær óbreyttar.

Búa til tegund leyfis

Til að búa til nýja tegund leyfis: Farðu í Time Off appið → Configuration → Time Off Types. Smelltu síðan á New til að opna tómt eyðublað fyrir Time Off Type. Fylltu síðan inn eftirfarandi upplýsingar.

Almennar upplýsingar

Hér eru grunnupplýsingar um leyfistegundina. Fylltu út efst á eyðublaðinu:

• Tegund leyfis: Settu heiti leyfisins, t.d. Orlof eða Sorgarleyfi.
• Tegund lengdar: Veldu í hvaða sniði er óskað eftir leyfinu með því að smella á viðeigandi rofareit. Valkostir eru:
  • Dagur: Hægt er að óska einungis eftir heilum dögum (8 klst.).
  • Hálfur dagur: Hægt er að óska einungis eftir hálfum dögum (4 klst.).
  • Klukkustundir: Hægt er að óska eftir leyfi í klukkustundum.
• Telst sem: Í fellivalmynd, veldu hvort leyfistegundin teljist til ávinnsluáætlana. Veldu Vinnutími ef leyfið telst með, eða Fjarvera ef það telst ekki með í neina ávinnslu.
• Tilkynna til mannauðs: Veldu notanda sem fær tilkynningar og ber ábyrgð á að samþykkja beiðnir og úthlutanir fyrir þessa tilteknu leyfistegund. Ef autt, er engum tilkynnt.
• Fyrirtæki: Ef mörg fyrirtæki eru til í gagnagrunninum og þessi leyfistegund á aðeins við um eitt þeirra, veldu fyrirtækið í fellivalmynd. Ef autt, á leyfistegundin við um öll fyrirtæki. Þessi reitur birtist einungis í Fjölfyrirtæki-gagnagrunni.
• Land: Ef mörg lönd eru tengd gagnagrunninum og leyfistegundin á aðeins við í einu landi, veldu landið í fellivalmynd. Ef autt, á hún við í öllum löndum. Þessi reitur birtist einungis í gagnagrunni með mörgum löndum.

Beiðnir um leyfi

Hér er skilgreint hvernig samþykktir eru meðhöndlaðar fyrir beiðnir um þessa leyfistegund.

Veldu hvaða Samþykkt er krafist fyrir leyfistegundina. Valkostir:

• Engin þörf: Engar samþykktir þarf þegar óskað er eftir þessu leyfi. Beiðnin er sjálfkrafa samþykkt.
• Af leyfayfirmanni: Einungis tilgreindur leyfayfirmaður, skilgreindur í reitnum Tilkynna til mannauðs, þarf að samþykkja. Sjálfgefinn valkostur.
• Af samþykkjanda starfsmanns: Einungis tilgreindur samþykkjandi starfsmanns fyrir leyfi, skilgreindur á flipanum Stillingar á stafsmannaskránni, þarf að samþykkja.
• Af samþykkjanda starfsmanns og leyfayfirmanni: Bæði tilgreindur samþykkjandi starfsmanns og leyfayfirmaður þurfa að samþykkja.

Úthlutunarbeiðnir

Hér er skilgreint hvernig beiðnir um úthlutun eru meðhöndlaðar fyrir þessa leyfistegund.

• Krefst úthlutunar: Virkjaðu gátreitinn ef leyfið þarf að vera úthlutað til starfsmanna. Afvirkjaðu ef má óska eftir leyfi án fyrirfram úthlutaðs leyfis. Ef afvirkjað birtast engir aðrir valkostir í hlutanum Úthlutunarbeiðnir.
• Leyfa beiðnir starfsmanna: Hakaðu við ef starfsmaður má óska eftir meira leyfi en hefur verið úthlutað.

  Ef starfsmenn eiga ekki að mega biðja um meira leyfi en úthlutað var, skildu reitinn óhakaðan.

  Dæmi: Tíu dögum er úthlutað til starfsmanns fyrir þessa leyfistegund og valkosturinn Leyfa beiðnir starfsmanna er virkur. Starfsmaður vill taka tólf daga orlof. Hann má senda beiðni um tvo viðbótardaga, þar sem valkosturinn er virkur.

  Mikilvægt

  Mikilvægt: Að óska eftir viðbótarleyfi tryggir ekki að leyfið verði veitt.

• Samþykkt: Veldu hvaða samþykktri er krafist fyrir úthlutanir á þessari leyfistegund.
  • Engin þörf: Engar samþykktir þarf þegar óskað er eftir viðbótarúthlutun. Beiðnin er sjálfkrafa samþykkt.
  • Af leyfayfirmanni: Einungis tilgreindur leyfayfirmaður, skilgreindur í Tilkynna til mannauðs, þarf að samþykkja. Sjálfgefið val.
  • Af samþykkjanda starfsmanns: Einungis tilgreindur samþykkjandi starfsmanns fyrir leyfi, skilgreindur á flipanum Upplýsingar um starf á starfsmannaskránni, þarf að samþykkja.
  • Af samþykkjanda starfsmanns og leyfayfirmanni: Bæði tilgreindur samþykkjandi starfsmanns og leyfayfirmaður þurfa að samþykkja.

Stillingar

Hér eru aðrar stillingar fyrir leyfistegundina, að frátöldum samþykktum og úthlutunum.

• Hunsa almenna frídaga: Virkjaðu ef almennir frídagar eiga ekki að teljast með í leyfisbeiðnum.

  Dæmi: Starfsmaður í Bandaríkjunum biður um frí í vikunni sem 4. júlí fellur á, samtals fimm daga. Þar sem 4. júlí er almennur frídagur er beiðnin sjálfkrafa leiðrétt í fjóra orlofsdaga og einn almennan frídag, í stað fimm orlofsdaga. Frídagurinn er því hunsaður og starfsmaður þarf ekki að nota eigið orlof fyrir almenna frídaga.

  Þetta minnkar aukavinnu fyrir notendur; þeir geta sent eina beiðni fyrir alla vikuna í stað tveggja aðskildra, eina fyrir dagana fyrir frídaginn og aðra fyrir dagana eftir frídaginn.

• Fela á stjórnborði: Virkjaðu ef þessi leyfistegund á ekki að birtast á stjórnborði.
• Krefjast fylgiskjals: Virkjaðu ef starfsmaður verður að hengja skjöl við leyfisbeiðni, t.d. við langtímaveikindi eða kviðdómsskyldu.
• Draga frá aukatímum: Virkjaðu ef taka á mið af unnum aukatímum starfsmanns við útreikning á leyfisbeiðni.

  Dæmi: Ef starfsmaður vinnur tvo aukatíma í vikunni og óskar eftir fimm klst. leyfi, dragast tveir aukatímar frá beiðninni. Leyfisbeiðnin notar því aðeins þrjár klst. af ávinnslu starfsmanns.

• Telst með í ávinnslu: Virkjaðu ef þessi leyfistegund á að teljast með sem vinnutími við útreikning á ávinnsluáætlun. Sjálfgefið virkt.
• Leyfa beiðni ofan á: Virkjaðu ef starfsmaður má óska eftir viðbótarleyfi sem leggst ofan á þessa leyfistegund.

Neikvæð heimild

Virkjaðu Leyfa neikvæða heimild ef starfsmenn eiga að geta beðið um meira frí en þeir eiga, þannig að jafnvægið verði neikvætt. Ef þetta er virkjað birtist reiturinn Allt að. Í þessum reit skráir þú hámarksfjölda neikvæðra daga sem má leyfa.

Laun

Ef frítýpan á að stofna vinnufærslur í forritinu Laun, veldu Tegund vinnufærslu úr fellivalmynd.

Birtingarvalkostir

• Litur: Veldu lit sem notaður er á yfirliti Frí.
• Táknmynd: Veldu táknmynd sem notuð er á yfirliti Frí.