Raddpóstur og hljóðskilaboð

Umsýsla raddpósts er mikilvæg fyrir öll fyrirtæki. Auðvelt aðgengi að skilaboðum og yfirsýn yfir ósvöruð símtöl skiptir máli. Upptaka hljóðskilaboða, t.d. þakkir fyrir að hafa samband eða leiðbeiningar um rétta innval, er líka góð leið til að persónugera samskipti og móta upplifun viðskiptavinar.

Hér er farið yfir uppsetningu á raddpósti og hljóðskilaboðum í Axivox stjórnsíðunni.

Stilla almennt tungumál

Til að byrja að nota raddpóst og hljóðskilaboð í Axivox þarf fyrst að stilla almennt tungumál í stillingum stjórnsíðunnar. Farðu á manage.axivox.com. Eftir innskráningu skaltu fara í Settings → Global language (e.g.: voicemail messages,...).

Veldu tungumál: Francais, English, Espanol eða Deutsch.

Smelltu síðan á Vista og að lokum Virkja breytingar efst til hægri á síðunni Almennar stillingar til að virkja breytinguna í rekstri.

Virkja raddpóst

Til að notandi geti notað raddpóst í Axivox verður raddpóstsvirkni að vera virkjuð í stjórnsíðunni. Farðu á manage.axivox.com og skráðu þig inn sem stjórnandi.

Í vinstri valmynd Axivox stjórnborðsins, farðu í Notendur.

Opnaðu síðan viðkomandi notanda sem á að virkja raddpóst fyrir. Undir hlutanum Raddpóstur skaltu opna fellivalmyndina og velja Já.

Að lokum skaltu Vista breytinguna og smella á Virkja breytingar efst til hægri.

Raddpóstur

Næsta skref er að setja upp einstök raddpósthólf í Axivox stjórnsíðunni. Farðu á manage.axivox.com og skráðu þig inn. Fara síðan í Voicemails í vinstri valmynd.

Ef raddpóstur var virkjaður í notandaprófíl samkvæmt ferlinu Virkja raddpóst, þá er raddpósthólf sjálfkrafa búið til á síðunni Voicemails.

Stofna raddpósthólf handvirkt

Til að stofna nýtt raddpósthólf handvirkt, smelltu á Add a voicemail á síðunni Voicemails. Eða breyttu fyrirliggjandi hólfi með því að smella á Edit lengst til hægri við hólf á síðunni Voicemails.

Hið handvirkt stofnaða raddpósthólf þarf að tengja við innhringingarnúmer til að geta tekið á móti skilaboðum. Farðu í Incoming numbers í vinstri valmynd. Smelltu svo á Edit lengst til hægri við það númer sem tengja á raddpóstinn við.

Í reitnum Destination type for voice call opnarðu fellivalmyndina og velur Voicemail. Opnaðu svo fellivalmyndina á næstu línu sem heitir Voicemail og veldu raddpósthólfið sem var stofnað handvirkt.

Ef við á skaltu færa inn netfang í reitinn Destination email address for Incoming SMS til að taka á móti textaskilaboðum sem send eru á viðkomandi innhringingarnúmer. Sum númer (Bandaríkin +1) í Axivox geta tekið á móti textaskilaboðum frá einstaklingum og sjálfvirkum númerum.

Ef þessum reit er skilið auðum er notað sjálfgefið viðtökunetfang (stillt í upphafi ferlisins við handvirka stofnun raddpósts).

Þegar öllum stillingum er lokið skaltu smella á Vista og síðan á Virkja breytingar efst til hægri til að virkja breytingarnar í rekstri.

Tilkynningar

Nú, þegar raddpóstur berst í sjálfvirkt uppsett eða handvirkt tengt raddpósthólf, er sent tölvupóst á netfang notandans eins og það er skráð á síðunni Voicemails eða í notandaprófíl Axivox.

Þessar upplýsingar finnurðu með því að fara í Users í vinstri valmynd og smella á Edit við viðkomandi notanda.

Áframsending í raddpóst

Í Axivox eru fjölmargar áframsendingarstillingar fyrir hvern notanda. Farðu á manage.axivox.com og skráðu þig inn.

Farðu síðan í Users í vinstri valmynd.

Opnaðu notandann sem bæta á áframsendingum við. Opnaðu svo flipann Forwardings.

Ef notandi er upptekinn í símtali eða fjarverandi er í þessum flipa valkosturinn Send to voicemail as a last resort í reitunum Forwarding on no answer og Forwarding on busy.

Ef hakað er við Send to voicemail as a last resort, og áframsendingaraðgerðirnar í viðkomandi köflum bera ekki árangur, er hringjanda beint í raddpósthólfið sem er sett á notandann.

Þegar öllum stillingum er lokið skaltu smella á Vista og síðan á Virkja breytingar efst til hægri til að virkja breytingarnar.

Hljóðskilaboð

Hægt er að bæta við hljóðskilaboðum áður en símtal er svarað til að upplýsa um biðtíma á afhendingum, vöruframboð eða aðrar mikilvægar kynningarupplýsingar.

Til að taka upp hljóðskilaboð í Axivox, farðu á manage.axivox.com og skráðu þig inn.

Smelltu svo á Audio messages í vinstri valmynd. Á síðunni Audio messages skaltu smella á Add a message.

Sláðu inn Heiti og smelltu á Vista.

Eftir að þú smellir á Vista ertu færð(ur) aftur á aðalsíðuna Audio messages, þar sem nýju skilaboðin birtast á listanum.

Tvær leiðir eru til að búa til hljóðskilaboðin: annað hvort taka þau upp í gegnum síma, eða slá inn texta og velja vélrænan lesara til að lesa þau.

Skrá hljóðskilaboð

Til að taka upp hljóðskilaboð í gegnum síma, smelltu á appelsínugulan hnappinn Taka upp / hlusta, sem er hægra megin við viðeigandi skilaboð í listanum á síðunni Hljóðskilaboð.

Þá birtist sprettigluggi Taka upp / hlusta á skilaboð. Þaðan er upptakan framkvæmd í gegnum eina af útstöðvum notandans. Í reitnum Útstöð (extension) sem á að nota fyrir stjórnun skilaboða opnaðu fellivalmyndina og veldu þá útstöð sem Axivox á að hringja í til að taka upp skilaboðin.

Smelltu svo á OK til að hefja símtalið.

Þegar tengst er upptökulínu Axivox leiðbeinir frönsk rödd um eftirfarandi valkosti:

1. Ýttu á 1 til að taka upp skilaboð.
2. Ýttu á 2 til að hlusta á núverandi skilaboð.

Veldu 1 eða 2 eftir því hvort til sé skilaboð fyrir þessa færslu sem þarf að skoða áður en ný upptaka er gerð.

Taktu upp ný hljóðskilaboð eftir að hafa ýtt á 1, og ýttu síðan á # til að ljúka upptöku.

Franska röddin birtist aftur með upphaflegum valkostum:

1. Ýttu á 1 til að taka upp skilaboð.
2. Ýttu á 2 til að hlusta á núverandi skilaboð.

Ýttu á # til að ljúka símtalinu.

Skrifa hljóðskilaboð

Til að slá inn texta og velja talgervla sem les textann, farðu í Hljóðskilaboð í valmyndinni vinstra megin.

Á síðunni Hljóðskilaboð skaltu velja bláa hnappinn Textaskilaboð við hliðina á samsvarandi Heiti hljóðskilaboðsins sem textinn á að tengjast.

Þá birtist sprettigluggi Breyta texta í skilaboð.

Í sprettiglugganum Breyta texta í skilaboð skaltu opna fellivalmyndina við reitinn Rödd og velja í hvaða rödd Texti á að vera lesinn.

Eftir að velja Rödd og skrifa skilaboðin í reitinn Texti, smelltu á Búa til til að búa til hljóðskrána.

Textinn er lesinn á sama tungumáli og hann er skrifaður í reitnum Texti. Ef tungumálið í reitnum Rödd er annað, verður notaður hreimur við lesturinn.

Smelltu loks á Vista til að vista hljóðskilaboðin.

Til að virkja breytingarnar, smelltu á Virkja breytingar efst til hægri á skjánum.

Biðtónlist

Axivox býður upp á að bæta sérsniðinni biðtónlist í símtöl þegar hringjandi bíður eftir svarsímtali. Til að bæta biðtónlist í stjórnborð Axivox, farðu á manage.axivox.com og skráðu þig inn.

Smelltu síðan á Biðtónlist í valmyndinni vinstra megin; þá birtist sprettigluggi Breyta biðtónlist.

Í sprettiglugganum Breyta biðtónlist, smelltu á hnappinn Velja skrá til að velja MP3- eða WAV-skrá til innsendingar.

Þegar skráin hefur verið valin sýnir Framvinda-stikan stöðu innsendingar. Þegar þessu er lokið má loka glugganum með því að smella á Loka.

Þegar breytingum er lokið, smelltu á Virkja breytingar efst til hægri á skjánum.