Reikningar til viðskiptavina

Reikningur til viðskiptavinar er skjal sem fyrirtæki gefur út fyrir seldar vörur og/eða þjónustu. Hann skráir viðskiptakröfur þegar þær eru sendar til viðskiptavina. Reikningar geta innihaldið gjaldfallnar greiðslur fyrir vörur og/eða þjónustu, virka söluskatta, flutnings- og umsýslugjöld og önnur gjöld. Odoo styður fjölbreytta ferla fyrir reikningagerð og greiðslur.

Frá drögum að rekstrarreikningi felur ferlið í sér nokkur skref eftir að vörur (eða þjónusta) hafa verið pantaðar/sendar (eða veittar) til viðskiptavinar, eftir reikningsstefnu:

• Stofnun reiknings
• Staðfesting reiknings
• Sending reiknings
• Greiðsla og jöfnun
• Eftirfylgni greiðslna
• Skýrslugerð

Stofnun reiknings

Drög að reikningi má stofna beint út frá skjölum eins og sölupöntunum eða innkaupapöntunum, eða handvirkt úr dagbókinni Reikningar til viðskiptavina á Yfirliti bókhalds.

Reikningur þarf að innihalda nauðsynlegar upplýsingar svo viðskiptavinur geti greitt fljótt fyrir vörur og þjónustu. Gakktu úr skugga um að eftirfarandi reitir séu rétt útfylltir:

• Viðskiptavinur: Þegar viðskiptavinur er valinn sækir Odoo sjálfkrafa upplýsingar af korti viðskiptavinar, eins og reikningsfang, sjálfgefna greiðsluskilmála, skattstöðu, viðskiptakröfu-reikning o.fl., á reikninginn. Til að breyta þessum gildum fyrir þennan tiltekna reikning, breyttu þeim beint á reikningnum. Til að breyta þeim fyrir framtíðarræikninga, breyttu gildunum á korti tengiliðar.
• Dagsetning reiknings: Ef hún er ekki stillt handvirkt er þessi reitur sjálfvirkt stilltur á dagsetningu staðfestingar.
• Gjalddagi eða greiðsluskilmálar: Til að tilgreina hvenær viðskiptavinur þarf að greiða reikninginn.
• Dagbók: Stillist sjálfkrafa og má breyta ef þarf.
• Gjaldmiðill: Ef gjaldmiðill reikningsins er annar en gjaldmiðill fyrirtækis birtist gengi sjálfkrafa.

Í flipanum Reikningslínur:

• Vara: Smelltu á Bæta við línu, leitaðu síðan að vöru og veldu hana.
• Magn
• Verð
• Skattar (ef við á)

Til að fara í vörusafnið og skoða allar vörur á skipulegan hátt, smelltu á Vörulisti. Þegar vörur og magn hafa verið valin, smelltu á Til baka á reikning til að snúa aftur á reikninginn; valdar vörur birtast þá í línunum.

Flipinn Bókhaldsfærslur sýnir bókhaldsfærslurnar sem verða til. Viðbótarupplýsingar á reikningi, svo sem Tilvísun viðskiptavinar, Greiðslutilvísun, Skattstaða, Incoterms o.fl., má bæta við eða breyta í flipanum Annað.

Staðfesting reiknings

Smelltu á Staðfesta þegar reikningur er tilbúinn. Staða reiknings breytist í Bókað og bókhaldsfærsla stofnast út frá stillingu reikningsins. Við staðfestingu úthlutar Odoo hverjum reikningi einstöku númeri úr skilgreindri númeraröð.

Sending reiknings

Til að stilla æskilega aðferð fyrir Sendingu reiknings hjá viðskiptavini, farðu í Bókhald --> Viðskiptavinir --> Viðskiptavinir og veldu viðskiptavininn. Í flipanum Bókhald á tengiliðnum skaltu velja æskilega aðferð Sending reiknings í hlutanum Reikningar til viðskiptavina.

Til að senda reikninginn til viðskiptavinar, farðu aftur á skrá reikningsins og gerðu eftirfarandi:

1. Smelltu á Senda.
2. Ef sjálfgefið skjalauglit hefur ekki verið sérsniðið birtist sprettigluggi Stilla útlit skjals. Stilltu útlitið og smelltu á Halda áfram.

   Athugið

   • Hægt er að breyta útliti skjals hvenær sem er í almennum stillingum.
   • Til að bæta við QR-kóða fyrir greiðslur í bankaappi á reikninginn skaltu virkja valkostinn QR-kóði í glugganum Stilla útlit skjals. Til að breyta þessum valkosti, farðu í Bókhald --> Uppsetning --> Stillingar, skrunaðu niður í hlutann Greiðslur viðskiptavina og virkjaðu/afvirkjaðu QR-kóðar.
3. Í glugganum Senda:
   • Ef æskileg aðferð Sending reiknings var stillt á tengiliðnum er hún valin sjálfgefið. Veldu aðra ef þarf.
   • Ef engin æskileg aðferð Sending reiknings var stillt á tengiliðnum, veldu aðferðina sem á að nota til að senda reikninginn til viðskiptavinar.
4. Smelltu á Senda ef valkosturinn með tölvupósti er valinn, eða smelltu á Hlaða niður.

Senda marga reikninga

Til að senda marga reikninga, farðu í Bókhald --> Viðskiptavinir --> Reikningar, veldu þá í Reikningar listayfirlitinu og smelltu á Senda. Glugginn Senda sýnir fjölda valinna reikninga sem verða sendir með tölvupósti.

Eftir að hafa smellt á Senda bætist borði við valda reikninga til að sýna að þeir séu hluti af sendingarlotu í vinnslu. Þetta hjálpar til við að koma í veg fyrir að ferlið sé ræst aftur handvirkt, þar sem það getur tekið nokkurn tíma að ljúka sérstaklega stórum lotum.

Til að skoða alla reikninga sem hafa ekki enn verið sendir, farðu í Bókhald --> Viðskiptavinir --> Reikningar. Í Reikningar listayfirlitinu skaltu smella í leitarstikuna og sía á Ekki sent.

Greiðsla og jöfnun

Í Odoo telst reikningur Greiddur þegar tilheyrandi bókhaldsfærsla hefur verið jöfnuð á móti samsvarandi bankafærslu.

Eftirfylgni greiðslna

Eftirfylgniaðgerðir Odoo hjálpa fyrirtækjum að fylgja eftir reikningum viðskiptavina. Hægt er að stilla mismunandi aðgerðir til að minna viðskiptavini á að greiða ógreidda reikninga, eftir því hversu seint greiðsla er. Þessar aðgerðir eru bundnar saman í eftirfylgnistig sem virkjast þegar reikningur er kominn ákveðinn fjölda daga fram yfir gjalddaga. Ef margir ógreiddir reikningar eru hjá sama viðskiptavini eru aðgerðir framkvæmdar á þeim sem er elstur.

Skýrslugerð

Skýrslur viðskiptaaðila

Yfirlit viðskiptaaðila

Skýrslan Yfirlit viðskiptaaðila sýnir stöðu viðskiptavina og birgja. Til að opna hana, farðu í Bókhald --> Skýrslur --> Yfirlit viðskiptaaðila.

Aldursskipting viðskiptakrafna

Til að skoða ógreidda reikninga viðskiptavina og tengda gjalddaga skaltu nota skýrsluna Aldursskipting viðskiptakrafna. Til að opna hana, farðu í Bókhald --> Skýrslur --> Aldursskipting viðskiptakrafna.

Aldursskipting viðskiptaskulda

Til að skoða ógreidda reikninga birgja og tengda gjalddaga skaltu nota skýrsluna Aldursskipting viðskiptaskulda. Til að opna hana, farðu í Bókhald --> Skýrslur --> Aldursskipting viðskiptaskulda.

Rekstrarreikningur

Rekstrarreikningur sýnir sundurliðun tekna og gjalda.

Efnahagsreikningur

Efnahagsreikningur dregur saman eignir, skuldir og eigið fé fyrirtækis á tilteknum tímapunkti.