Ársuppgjör

Ársuppgjör er lykilatriði til að tryggja nákvæmni í bókhaldi, uppfylla kröfur laga, taka upplýstar ákvarðanir og tryggja gagnsæi í skýrslugerð.

Fjárhagsár

Sjálfgefið er fjárhagsár 12 mánuðir og lýkur 31. desember. Lengd og lokadagsetning geta þó verið breytileg vegna menningarlegra, stjórnsýslulegra og efnahagslegra sjónarmiða.

Til að breyta þessum gildum: Farðu í Bókhald --> Uppsetning --> Stillingar. Undir kaflanum Fjárhagsár breytirðu reitnum Síðasti dagur ef þörf er á.

Ef tímabilið er lengra eða styttra en 12 mánuðir, virkjaðu Fjárhagsár og Vista. Farðu aftur í kaflann Fjárhagsár og smelltu Fjárhagsár. Smelltu svo á Nýtt, gefðu því Heiti og stilltu bæði Upphafsdag og Lokadag.

Gátlisti fyrir árslok

Áður en lokað er

Áður en fjárhagsári er lokað skaltu ganga úr skugga um að allt sé rétt og uppfært:

• Gakktu úr skugga um að allir bankareikningar séu fullkomlega jafnaðir til áramóta og að lokajöfnuðir í bókum stemmi við stöðuyfirlit banka.
• Staðfestu að allir útgefndir reikningar til viðskiptavina og reikningar frá birgjum hafi verið búnir til og að öllum drögum hafi verið annaðhvort staðfest eða hætt við, eftir þörfum.
• Tryggðu réttmæti allra útgjalda og staðfestu þau.
• Athugaðu að allar móttækar greiðslur hafi verið skráðar og staðfestar.
• Lokaðu öllum bráðabirgðareikningum.
• Gakktu úr skugga um að lán séu rétt skráð fyrir sjálfvirka niðurgreiðsluútreikninga.
• Yfirfarðu vanskilaskuldir og -kröfur eldri en 60 daga og mettu hvort þörf sé á varúðarliðum eða afskriftum vafasamra krafna.
• Bókfærðu allar afskriftir og færslur vegna frestaðra tekna.

Að loka fjárhagsári

Til að loka fjárhagsárinu:

• Keyrðu skattaskýrslu og sannreyndu að allar skattaupplýsingar séu réttar.
• Jafnaðu alla reikninga á efnahagsreikningi:
  • Uppfærðu bankajöfnuði í Odoo til að endurspegla raunverulega stöðu samkvæmt bankayfirlitum.
  • Jafnaðu allar færslur á reiðufjár- og bankareikningum með því að keyra skýrslurnar aldursgreindar viðskiptakröfur og aldursgreindar viðskiptaskuldir.
  • Gerðu úttekt á öllum reikningum og skildu eðli og tilgang allra færslna, þar með talið lána og fastafjármuna.
  • Valkvætt: Paðaðu greiðslur til að staðfesta opna birgjareikninga og viðskiptavinareikninga gegn greiðslum. Þó þetta sé valkvætt getur það auðveldað árslok ef allar greiðslur og reikningar eru jafnaðar; þannig má mögulega finna villur í kerfinu.

Í framhaldinu yfirfer bókari líklega efnahagsliði og bókfærsur vegna:

• handvirkra lokaaðgerða ársins,
• verka í vinnslu,
• afskriftafærslna,
• lána,
• skattalegra leiðréttinga,
• o.s.frv.

Við úttekt ársloka getur bókari prentað pappírsafrit af öllum efnahagsliðum (t.d. lánum, bankareikningum, fyrirframgreiðslum, söluskattsyfirlitum) til að bera saman við stöður sem skráðar eru í Odoo.

Læsa öllu

Með því að setja læsingardagsetningu er komið í veg fyrir breytingar á öllum bókuðum færslum með bókhaldsdagsetningu á eða fyrir læsingardagsetninguna. Einnig er komið í veg fyrir að bóka nýjar færslur með bókhaldsdagsetningu á eða fyrir læsingardagsetninguna. Í slíkum tilvikum stillir kerfið sjálfkrafa bókhaldsdagsetningu á daginn eftir læsingardagsetninguna.

Til að stilla dagsetningu Læsa öllu: Farðu í Bókhald --> Bókhald --> Læsa dagsetningum. Í glugganum Læsa bókhaldsfærslum seturðu dagsetninguna fyrir Læsa öllu og Vista.

Eftir að Læsa öllu dagsetning hefur verið stillt má gera undantekningu ef breyting er nauðsynleg.

Undantekning frá læsingu

Notendur með stjórnanda aðgangsréttindi að Bókhaldsappinu geta búið til undantekningar. Gerðu svo:

1. Eftir að hafa stillt og vistað læsingardagsetningu skaltu fara í Bókhald --> Bókhald --> Læsa dagsetningum. Í glugganum Læsa bókhaldsfærslum fjarlægirðu dagsetninguna Læsa öllu.
2. Í borðanum Undantekning velurðu hvort undantekningin eigi að gilda fyrir mig (núverandi notanda) eða fyrir alla, og hversu lengi hún á að gilda.
3. Hægt er að bæta við Ástæðu fyrir þessari undantekningu.
4. Allar þessar upplýsingar skrást í athugasemdasvæði (chatter) á fyrirtækisskrá.

Afkoma yfirstandandi árs

Í lok fjárhagsárs er fyrirtæki nær undantekningarlaust með hagnað eða tap sem reiknast með því að leggja saman tekju- og gjaldareikninga rekstrarreiknings. Odoo birtir niðurstöðu ársins N sem hreyfanlega línu með heitinu Niðurstaða færð áfram í prófjöfnuði og höfuðbók ársins N+1. Til að hreinsa þessa hreyfanlegu línu skaltu stofna handvirka bókhaldsfærslu árið N fyrir lokauppgjör ársins með því að nota reikning af gerðinni Afkoma yfirstandandi árs.

Jöfnun prófjöfnuðar

Prófjöfnuður er sjálfkrafa alltaf í jafnvægi (debitar jafngilda krediti) þar sem hann tekur saman allar dagbókarfærslur sem sjálfar eru í jafnvægi. Hins vegar flytja reikningar efnahagsreiknings (eignir, skuldir og eigið fé) stöðuna áfram milli reikningsára, en rekstrarreikningar (tekjur, gjöld og úthlutunarreikningar) núllstillast við upphaf nýs reikningsárs. Þessi mismunur myndi annars raska prófjöfnuði, nema fyrir kvika línu – Flutt niðurstaða – sem tímabundið jafnar þetta þar til gerð er skýr, handvirk dagbókarfærsla til að úthluta hagnaði eða tapi. Þegar skýr færsla er bókuð á reikning afkomu yfirstandandi árs við árslok, „hlutleysist“ þessi kvika lína og prófjöfnuðurinn er þá í jafnvægi með raunverulegum bókhaldsfærslum. Ekki er nauðsynlegt að gera þessa handvirku færslu strax við lok reikningsárs, þar sem prófjöfnuðurinn er alltaf í jafnvægi; en þegar afkoma fyrirtækisins er tilbúin til úthlutunar kemur þessi handvirka færsla í stað hinnar kviku línu.

Úthlutunarreikningar (afkoma yfirstandandi árs)

Úthlutunarreikningar (einnig nefndir eftir tegund sinni, afkoma yfirstandandi árs) eru notaðir til að ráðstafa hagnaði eða tapi fyrirtækis, hvort sem er í varasjóði, arð eða aðrar ráðstafanir. Helstu atriði um þessa reikninga og virkni þeirra:

• Árleg núllstilling: Líkt og tekju- og gjaldareikningar á rekstrarreikningi núllstillast upphafsstöður úthlutunarreikninga í byrjun reikningsárs.
• Birting á rekstrarreikningi: Þessir reikningar birtast neðst á rekstrarreikningi.
• Engin áhrif á afkomu: Ólíkt tekju- og gjaldareikningum hafa þessir reikningar ekki áhrif á útreikning hreinnar afkomu.
• Mótreikningar á efnahagsreikningi: Einungis mótreikningar þeirra færslna sem debet- eða kreditfærast á úthlutunarreikninga (t.d. arðgreiðsluskylda eða varasjóðsreikningar) birtast á efnahagsreikningi. Þetta tryggir skýra aðgreiningu milli ferlisins við að ráðstafa afkomu og tilkominna skulda eða eigin fjár.

Handvirk dagbókarfærsla

Til að taka saman tekjur og gjöld og skipta út kviku línunni Flutt niðurstaða fyrir skýra færslu sem jafnar prófjöfnuðinn, búðu til handvirka dagbókarfærslu svona:

1. Farðu í Bókhald --> Bókhald --> Færslubókhald.
2. Smelltu á Nýtt.
3. Bættu við Tilvísun, t.d. Ársuppgjör [ÁR], og skiptu [ÁR] út fyrir yfirstandandi ár.
4. Stilltu Bókhaldsdagsetningu á lok reikningsársins sem hagnaður/tap tilheyrir.
5. Á flipanum Bókhaldsfærslur bætir þú við nauðsynlegum úthlutunarlínum. Við hagnað: debet á einn eða fleiri úthlutunarreikninga (afkoma yfirstandandi árs). Við tap: kredit á einn eða fleiri úthlutunarreikninga (afkoma yfirstandandi árs). Í báðum tilvikum skal fjárhæð samtals jafngilda fjárhæð á kviku línunni Flutt niðurstaða í prófjöfnuði fyrir árið eftir það ár sem hagnaðurinn/tapið varð til.
6. Bættu við einni eða fleiri línum til viðbótar sem kreditfærast (við hagnað) eða debetfærast (við tap) á einn eða fleiri áfangareikninga til að jafna færsluna. Eftir staðfærslu og aðstæðum geta þetta verið aðrir úthlutunarreikningar (afkoma yfirstandandi árs), reikningar eigin fjár, reikningar skammtímaskulda eða sambland þeirra. Samtala þessara lína verður að jafna línu(nar) úr liðnum á undan.
7. Smelltu á Bóka.

Ársuppgjör

Til að ljúka reikningsárslokum og ganga frá ársuppgjöri, farðu á stjórnborð Bókhalds og smelltu á Skattaskil á dagbókinni Skattaskil. Einnig má fara í Bókhald --> Bókhald --> Skattaskil.

Í þessari sýn eru birt í tímaröð öll óafgreidd skil, þar á meðal skattaskil, fyrirframgreiðslur (byggt á reikningslegri staðfærslu) og ársuppgjör. Óafgreitt Ársuppgjör fylgir tveimur skrefum: yfirferð og innsending. Færslan Ársuppgjör inniheldur:

• Tímabil (ár).
• Frestdagsetningu.
• Viðkomandi fyrirtæki og útibú (ef við á).
• Verkþrep, s.s. Yfirfara og Senda inn, sem verða græn þegar þeim er lokið.
• Aðgerðahnappa fyrir lykilverk.
• Valmynd með (lóðréttum þrípunkti) fyrir fleiri valkosti.

Yfirferð

Til að hefja yfirferð á árslokauppgjöri, smelltu á línuna fyrir árslokauppgjör. Síðan árslokaathuganir birtir eftirfarandi, eftir því hvaða staðfærsla er virk:

• Aldursgreining viðskiptaskulda eftir tengilið: Farðu yfir skuldir án tengiliðs.
• Aldursgreining viðskiptakrafna eftir tengilið: Farðu yfir kröfur án tengiliðs.
• Bankasamræming: Samræmdu allar bankafærslur fram til ársloka.
• Frestaðar færslur: Gakktu úr skugga um að upphafs- og lokadagsetningar séu réttar á birgjareikningum og sölureikningum.
• Úthlutun afkomu: Eftir leiðréttingar, færðu uppsafnaða niðurstöðu yfir á reikning í eigin fé.
• Fjármunir: Gakktu úr skugga um að eignir séu rétt skráðar til sjálfvirkrar afskriftar.
• Lán: Gakktu úr skugga um að lán séu rétt skráð fyrir sjálfvirka afborgunarútreikninga.
• Handvirkar leiðréttingar: Ljúktu nauðsynlegum handvirkum leiðréttingum og innri prófunum.
• Engar drögfærslur: Farðu yfir og bókaðu sölureikninga, birgjareikninga og færslur í drögum á tímabilinu, eða breyttu bókhaldsdagsetningu þeirra.
• Vanskil viðskiptaskulda: Farðu yfir skuldir eldri en 60 daga og mettu þörf fyrir varúð vegna óvissra skuldbindinga.
• Vanskil viðskiptakrafna: Farðu yfir kröfur eldri en 60 daga og mettu þörf fyrir varúð vegna vafasamra krafna eða vænts útlánataps samkvæmt IFRS 9.
• Heildarviðskiptakröfur: Staðfestu að samtala aldursgreindra krafna jafngildi stöðu viðskiptavinareikninga.
• Heildarviðskiptaskuldir: Staðfestu að samtala aldursgreindra skulda jafngildi stöðu birgjareikninga.

Sumar athuganir eru framkvæmdar sjálfvirkt, aðrar minna á lykilverklag til yfirferðar. Hver athugun hefur eftirfarandi stöðu:

• Yfirfarið (grænt): Athugun í lagi.
• Til yfirferðar (grátt): Aðgerð krafist áður en hægt er að merkja sem Yfirfarið eða Eftirlit.
• Frávik (rautt): Sjálfvirk athugun fann vandamál. Tveir kostir:
  • Smelltu á kortið fyrir misheppnaða athugun til að laga vandamálið.
  • Smelltu á Frávik og veldu Yfirfarið eða Eftirlit til að sleppa athugun án þess að laga vandamálið.

Þegar allar athuganir eru komnar í stöðuna Yfirfarið eða Eftirlit, smelltu á Staðfesta til að ljúka skrefinu Yfirferð. Árslokauppgjörið má þá senda inn.

Senda inn

Þegar VSK-skýrsla hefur lokið skrefinu Yfirferð, smelltu á Senda inn.

Ef sprettigluggi Leiðbeiningar um innsendingu birtist, eftir staðfærslu, fylgdu staðbundnum Leiðbeiningum og smelltu á Merkja sem sent inn.