Stöðugar vöruumbætur
Stöðugar umbætur eru almenn hugmyndafræði sem á að hjálpa einstaklingum og fyrirtækjum að bæta sig og afrakstur vinnunnar sífellt.
Ýmsar aðferðir falla undir þessa nálgun, m.a. kaizen, six sigma og lean. Þó skrefin séu ólík er markmiðið það sama: að koma á ferli þar sem umbætur eru stöðugt markmið, ekki einskiptis áfangi.
Kaflarnir hér að neðan sýna hvernig Odoo má nota til að innleiða fjögur almenn skref sem mörg vinsæl umbótaferli eiga sameiginleg. Einnig eru hlekkir á stillingarleiðbeiningar. Síðasti kafli sýnir dæmi um hvernig fyrirtæki gæti sett upp þessar Odoo-lausnir.
Mikilvægt
Stöðugar umbætur eru ekki ein lausn sem hentar öllum. Flestar aðferðir hafa fjögur til sex skref, en réttri innleiðingu fylgir að hanna kerfi sniðið að þörfum hvers fyrirtækis.
Þetta er styrkur, ekki takmörkun, því aðferðin er sveigjanleg og aðlagast flestum tilfellum. Sérstaklega á Odoo vel við þessa sveigjanleika, þar sem það má stilla fyrir nær hvaða verkferla sem er.
Munið að efnið hér að neðan eru aðeins dæmi um hvernig Odoo mætti nota. Litið ætti á þau sem upphafspunkt, en ekki fastmótaða uppskrift sem allir þurfa að fylgja.
Greina vandamál
Áður en umbætur hefjast þarf að finna hvar þeirra er þörf. Þar kemur greining vandamála við sögu. Tvö bestu Odoo-forritin til að greina vandamál í vörum eða ferlum eru Helpdesk og Quality.
Helpdesk
Helpdesk er hentugt til að taka við ábendingum utan frá, t.d. frá viðskiptavinum. Það er gert með því að virkja eina eða fleiri aðferðir til móttöku miða, svo sem tölvupóstforsát, spjall á vef og vefeyðublöð.
Með þessum leiðum geta viðskiptavinir sent inn ábendingar um vandamál sem starfsmaður í Helpdesk-teymi fer yfir. Eftir yfirferðina getur viðkomandi ákveðið frekari aðgerðir til að leysa málið, t.d. að stofna gæðaviðvörun.
Quality
Quality er hentugt til að taka við ábendingum innan fyrirtækisins, t.d. frá starfsfólki.
Ein leið er að setja upp gæðaeftirlitspunkt (QCP). QCP býr til gæðaskoðanir sjálfvirkt með reglulegu millibili og hvetur starfsfólk til að skoða og staðfesta gæði vöru.
Ef mál kemur upp getur starfsmaður stofnað gæðaviðvörun til að láta gæðateymi vita. Einnig má stofna gæðaviðvörun óháð QCP ef starfsmaður uppgötvar vandamál án þess að hafa verið beðinn um athugun. Þetta hentar vel þegar þjónustufulltrúi fær ábendingu í miða frá viðskiptavini og lætur gæðateymi vita.
Stinga upp á umbótum
Þegar vandamál hefur verið greint þarf að leggja fram hugmyndir að lausnum. Líkt og við greiningu vandamála er Quality gagnlegt til að leggja til umbætur. Að auki má nota PLM (Product Lifecycle Management) í þessum tilgangi.
Quality
Þegar stofnuð er gæðaviðvörun til að vekja athygli gæðateymis á máli, má nota flipana Leiðréttandi aðgerðir og Forvarnaraðgerðir til að leggja til hvernig megi bregðast við.
Flipinn Leiðréttandi aðgerðir er fyrir tillögu að lagfæringu á þeim hlutum sem orðið hafa fyrir áhrifum. Dæmi: „Herðið boltana betur svo sætið haldist á sínum stað“.
Flipinn Forvarnaraðgerðir er fyrir tillögu að því hvernig fyrirbyggja megi að málið komi upp aftur. Dæmi: „Ekki herða skrúfur of mikið, annars striplast þær“.
Gæðateymið sem fer yfir viðvörunina sér þessar tillögur og getur tekið mið af þeim við ákvörðun um viðbrögð.
PLM
PLM-forritið er notað til að stýra líftíma vöru frá útgáfu og milli útgáfa. Því hentar það til að prófa hugmyndir að vöruumbótum.
Með verkfræðilegum breytingabeiðnum geta vöru- og verkfræðiteymi búið til nýjar útgáfur af BoM fyrir vörur, bætt við eða fjarlægt tiltekna íhluti eða verkþætti eftir þörfum. Vörur sem unnar eru eftir þessum BoMs fara í yfirferðarferli til að staðfesta árangur breytinganna.
Innleiða aðgerðir
Innleiðing aðgerða felst í að hrinda fyrirhuguðum lausnum úr hugmyndafasanum í framkvæmd. PLM heldur áfram að nýtast hér, þar sem það má stilla til að uppfæra BoM. Forritið Field Service má einnig nota hjá sumum fyrirtækjum til að bæta vörur sem þegar hafa verið seldar viðskiptavinum.
PLM
Þegar breytingar á BoM hafa farið í gegnum rétta yfirferð má samþykkja þær og taka uppfærða BoM í notkun. Það er gert með því að stilla eitt ECO-yfirferðarstig til að beita breytingunum á BoM, og þá verður uppfærða BoM tiltæk fyrir nýjar MOs.
BoMs vöru má áfram uppfæra eftir þörfum. Útgáfustýring í PLM auðveldar stýringu allra útgáfa tiltekinnar BoM.
Field Service
PLM er frábær leið til að breyta BoMs. Slíkar breytingar ná þó einungis til vara sem framleiddar eru eftir nýju BoM. Ef gölluð vara hefur þegar verið seld viðskiptavini gæti þurft að gera við (eða uppfæra) þá vöru.
Í slíkum tilvikum má nota Field Service til að skipuleggja verk á vettvangi. Þá er hægt að senda tæknimenn (eða annað starfsfólk) til viðskiptavinar til að leysa vandamál með vöru.
Yfirfara aðgerðir
Yfirferð aðgerða er þar sem „stöðugi“ hluti stöðugra umbóta kemur inn, því hún gerir fyrirtækinu kleift að meta ákvarðanir fyrri skrefa. Í raun er hér farið aftur á upphafspunkt ferlisins til að finna og leysa fleiri vandamál.
Það þýðir að Helpdesk og Quality ættu aftur að vera notuð til að taka við ábendingum frá viðskiptavinum og starfsfólki. Annað forrit sem getur nýst á þessu stigi er Surveys.
Kannanir
Eftir að breytingar hafa verið innleiddar á vöru eða ferli getur verið skynsamlegt að óska beint eftir endurgjöf frá viðskiptavinum, í stað þess að bíða eftir að þeir hafi frumkvæði. Þannig má leiða í ljós athugasemdir sem viðskiptavinir hefðu annars ekki deilt.
Ein besta leiðin til að gera þetta er með forritinu Kannanir. Að búa til könnun og senda hana til viðskiptavina sem fá uppfærða vöru eykur líkurnar á að fá viðeigandi endurgjöf um vöruna.
Athugið
Wood Hut er framleiðandi vandaðra viðarvara. Þau leggja metnað í að framleiða vörur í sem hæstum gæðum og leita stöðugt leiða til að bæta bæði vörurnar og ferlana sem notaðir eru til að framleiða þær.
Wood Hut notar Odoo-vettvanginn til að stýra öllum þáttum í framleiðslu, afgreiðslu og ánægju viðskiptavina. Þau hafa þróað sérsniðið umbótaferli vöru sem nýtir Helpdesk, Quality, |PLM| og Manufacturing forritin.
Ein vinsælasta vara Wood Hut er frakkahengið þeirra. Það er úr eik og viðskiptavinir lýsa því sem „stílhreinu og fáguðu“. Nýleg endurgjöf um frakkahengið hefur þó bent á gæðavandamál sem gera endurskoðun á núverandi framleiðsluferli nauðsynlega.
Umbótaferlið hefst þegar þjónustuteymið fær þjónustubeiðni í Helpdesk frá viðskiptavini sem á í vandræðum með frakkahengi sem hún keypti. Viðskiptavinurinn, Abigail Peterson, hefur komist að því að frakkahengið dettur um koll þegar fleiri en fimm frakkar hanga á því. Þetta er verulegt vandamál, þar sem hengið hefur nóga hanka fyrir sex frakka.
Marc, þjónustufulltrúinn sem fékk beiðnina, opnar Quality og býr til nýja gæðaviðvörun. Hann merkir Framleiðslugæðateymið og úthlutar Julie Andreson sem gæðastarfsmaninum sem ber ábyrgð á viðvöruninni.
Julie fer yfir viðvörunina og ræðir við teymið sitt um bestu leiðina áfram. Þau ákveða að nauðsynlegt sé að endurskoða |BoM| vörunnar til að koma í veg fyrir að vandamálið komi upp aftur, sem Julie skráir á flipanum Leiðréttandi aðgerðir í gæðaviðvöruninni.
Því næst sendir Julie skilaboð til vörutæknifræðingsins Joe Kazan í spjalli gæðaviðvörunarinnar til að vekja athygli hans. Joe opnar |PLM| forritið og býr til nýtt |ECO|, þar sem hann lýsir vandanum með frakkahengið og leggur til að breyting á |BoM| vörunnar kunni að vera nauðsynleg.
Joe smellir á Hefja endurskoðun og síðan á snjallhnappinn Endurskoðun til að opna útgáfu tvö af |BoM| frakkahengisins. Þetta |BoM| var búið til samhliða |ECO| og er í geymslu þar til það er samþykkt.
Eftir nokkrar prófanir kemst Joe að því að það styrkir frakkahengið að bæta við stoðstöng úr málmi, þannig að hengið haldi sex eða fleiri frökkum án þess að detta. Hann uppfærir |BoM| til að bæta stoðstönginni við sem íhlut og bætir við auka aðgerð til að tryggja að hún verði sett upp í framleiðsluferlinu. Að lokum skilur hann eftir skilaboð í spjalli |ECO| og lætur yfirmann sinn, Jose, vita að það sé tilbúið til yfirferðar.
Jose fer yfir breytingarnar og staðfestir að þær leysi vandann með frakkahengið á skilvirkan hátt. Hann færir |ECO| á stigið Samþykkt, sem gerir útgáfu tvö af |BoM| frakkahengisins að núgildandi útgáfu.
Nú er uppfærða |BoM| valið sjálfkrafa í hvert sinn sem stofnað er |MO| til að framleiða frakkahengi. Wood Hut hefja framleiðslu á hinu betrumbætta frakkahengi og endurgjöf viðskiptavina staðfestir að nýja útgáfan hafi leyst vandamálið sem var í forveranum.
Með Odoo-vettvangnum hefur Wood Hut innleitt heildstætt umbótaferli fyrir vöru. Þar sem lykilþættir ferlisins (endurgjöf viðskiptavina, gæðaeftirlit o.s.frv.) eru ávallt virkir, er hægt að endurnýta það til að uppfæra vörur og ferla stöðugt.