Reikningsferli

Eftir eðli reksturs og hvaða forrit þú notar eru til mismunandi leiðir til að sjálfvirknivæða útgáfu viðskiptavinareikninga í Odoo. Yfirleitt býr kerfið til reikningsdrög (með upplýsingum úr öðrum skjölum eins og sölupöntunum eða samningum) og bókari þarf aðeins að staðfesta drögin og senda reikninga í lotu (með venjulegum pósti eða tölvupósti).

Eftir eðli reksturs geturðu valið eina af eftirfarandi leiðum til að búa til reikningsdrög:

Sala

Sölupöntun ‣ Reikningur

Í flestum fyrirtækjum býr sölufólk til tilboð sem verða að sölupöntunum þegar þau eru samþykkt. Þá eru reikningsdrög búin til út frá sölupöntun. Þú hefur ýmsa valkosti, t.d.:

• Reikna handvirkt: notaðu hnapp á sölupöntun til að búa til drög að reikningi
• Reikna fyrir afhendingu: gefa út reikning fyrir alla pöntunina áður en afhending er ræst
• Reikna út frá afhendingu: sjá næsta kafla

Reikningur fyrir afhendingu er yfirleitt notaður í vefverslun þegar viðskiptavinur greiðir við pöntun og afhent er eftir á (fyrirframgreitt).

Fyrir flesta aðra notkun er mælt með að reikna handvirkt. Það gerir sölumanni kleift að stofna reikning eftir þörfum með valkostum: reikna fyrir alla pöntun, reikna hlutfall (fyrirframgreiðsla), reikna valdar línur, reikna fasta fyrirframgreiðslu.

Þetta ferli hentar bæði þjónustu og vörum.

Sölupöntun ‣ Afhending ‣ Reikningur

Smásala og vefverslanir reikna gjarnan út frá afhendingum, frekar en sölupöntunum. Þetta hentar þar sem afhent magn getur verið annað en pantað magn, t.d. í matvælum (reiknað út frá raunverulegum kg).

Ef afhent er hluta af pöntun er aðeins reiknað fyrir það sem var afhent. Ef þú gerir eftirpantanir (hlutaafhending og afgangur síðar) fær viðskiptavinur tvo reikninga, einn fyrir hvora afhendingu.

Vefverslunarpöntun ‣ Reikningur

Vefverslunarpöntun mun einnig stofna pöntun þegar hún er greidd að fullu. Ef þú leyfir greiðslu með ávísun eða bankmillifærslu býr Odoo aðeins til pöntun og reikningur verður stofnaður þegar greiðsla berst.

Samningar

Hefðbundnir samningar ‣ Reikningar

Ef þú notar samninga geturðu stofnað reikning út frá tíma og efni, útgjöldum eða föstum þjónustu-/vörulínum. Í hverjum mánuði stofnar sölumaður reikning miðað við það sem unnið hefur verið í samningnum.

Liðir geta verið:

• fastar vörur/þjónusta sem koma úr sölupöntun tengdri þessum samningi
• keypt efni (sem þú endurreiknar)
• tími og efni byggt á tímaskýrslum eða innkaupum (undirverktaka)
• útgjöld eins og ferðalög og gisting sem eru endurreiknuð til viðskiptavinar

Þú getur reiknað í lok samnings eða stofnað millireikninga. Þetta er algengt hjá þjónustufyrirtækjum sem reikna að mestu út frá tíma og efni. Fyrirtæki sem reikna á föstu verði nota yfirleitt hefðbundna sölupöntun.

Áskriftarsamningar ‣ Reikningar

Fyrir áskriftir er reikningur stofnaður reglubundið, sjálfvirkt. Tíðni reikninga og hvaða þjónusta/vörur eru reiknaðar er skilgreint í samningnum.

Annað

Stofna reikning handvirkt

Notendur geta einnig stofnað reikninga handvirkt án þess að nota samninga eða sölupöntun. Þetta er mælt með ef þú þarft ekki að stýra söluferlinu (tilboðum) eða afhendingu vara/þjónustu.

Jafnvel þótt þú stofnir reikning úr sölupöntun getur þurft að stofna reikninga handvirkt í undantekningartilvikum:

• ef þú þarft að stofna endurgreiðslu
• ef þú þarft að veita afslátt
• ef þú þarft að breyta reikningi sem var búinn til úr sölupöntun
• ef þú þarft að reikna eitthvað sem tengist ekki kjarnarekstri

Endurnúmerun reikninga

Hægt er að endurnúmera reikninga, en með eftirfarandi takmörkunum:

1. Virkni virkar ekki ef færslur eru eldri en lásdagsetning.
2. Virkni virkar ekki ef númeraraðir fara ekki saman við mánuð færslunnar.
3. Hún virkar ekki ef númeraröðin leiðir til tvítekningar.
4. Röðun reikninga helst óbreytt.
5. Nothæft fyrir þá sem hafa notað númeraraðir úr öðru hugbúnaði og vilja halda áfram á núverandi ári án þess að byrja upp á nýtt.

Greining reikninga með sjónrænni stafatúlkun (OCR)

Greining reikninga er ferlið að umbreyta hefðbundnum pappírsreikningum sjálfvirkt í rafræn reikningsform í bókhaldinu þínu.

Odoo notar OCR og gervigreind til að þekkja innihald skjala. Birgjareikningar og viðskiptavinareikningsform eru búin til og fyllt út sjálfkrafa út frá skönnuðum reikningum.